Kultuuriministeeriumi kommunikatsioonipõhimõtete kinnitamine

KANTSLERI KÄSKKIRI Tallinn 13.10.2020 nr 216 Kultuuriministeeriumi kommunikatsioonipõhimõtete kinnitamine Kultuuriministri 28.01.2014 käskkirja nr 36 „Volituse andmine“ punkti 1.2. alusel 1. Kinnitan Kultuuriministeeriumi kommunikatsioonipõhimõtted (lisatud). 2. Tunnistan kehtetuks kantsleri 02.11.2018 käskkirja nr 19 „Kultuuriministeeriumi kommunikatsioonipõhimõtete kinnitamine“. (allkirjastatud digitaalselt) Tarvi Sits  Kinnitatud Kantsleri 13.10.2020 käskkirjaga nr 216 KULTUURIMINISTEERIUMI KOMMUNIKATSIOONIPÕHIMÕTTED Sisukord 1. VÄÄRTUSED..........................................................................................................................3 2. KOM TEAVITUSTÖÖ KESKSE VASTUTAJANA ..............................................................4 3. SISEKOMMUNIKATSIOON. ÜLDISED PÕHIMÕTTED ...................................................5 4. VÄLISKOMMUNIKATSIOON. ÜLDISED PÕHIMÕTTED................................................6 4.1 MEEDIASUHTLUSE KORD ...............................................................................................6 4.2 TEAVITUSTÖÖ KVALITEEDI HINDAMINE JA PARANDAMINE ..............................7 LISA 1. SISETEABE LIIKUMINE ........................................................................................8 LISA 2. VÄLISTEABE LIIKUMINE ....................................................................................9 LISA 3. VEEBIDE TÄITMISE KORD ................................................................................10 LISA 4. MEEDIASUHTLUSE MEELESPEA .....................................................................11 1. VÄÄRTUSED Kultuuriministeeriumi (edaspidi ministeerium) kommunikatsioonipõhimõtted on dokument, mis annab aluse ministeeriumi sisekommunikatsioonile ning suhtlemisele avalikkusega. Põhiväärtused ministeeriumi kommunikatsioonitegevuste planeerimisel ja rakendamisel on:  AVATUS ministeerium on kommentaarideks kättesaadav ja pidevas valmisolekus dialoogiks avalikkusega. Ministeerium edastab teavet, mis on kontrollitud;  HOOLIVUS ministeerium ei suhtle kellegagi jõupositsioonilt. Otsuste põhjusi ja mõjusid suudetakse arusaadavalt selgitada;  OPERATIIVSUS ministeerium arvestab meediapäringutele vastamisel ajafaktorit ega viivita põhjendamatult;  PROAKTIIVSUS ministeerium jagab informatsiooni ning algatab avalikke ja valdkondlikke arutelusid ise;  UUENDUSMEELSUS ministeerium jagab informatsiooni siht- ja sidusgruppidele just neile kõige sobivamas vormis, arendades ajaga kaasas käivaid infokanaleid. Kommunikatsioonitöötajad on kursis uuemate suundadega valdkonnas ning arendavad enda praktilisi tööoskusi. Ministeeriumi kommunikatsioon jaguneb sise- ja väliskommunikatsiooniks, mida vaadeldakse dokumendis eraldi peatükkides. 2. KOM TEAVITUSTÖÖ KESKSE VASTUTAJANA Kommunikatsiooniosakonna (edaspidi ka KOM) põhimääruse järgi on ministeeriumi kommunikatsiooniprotsesside peavastutaja kommunikatsiooniosakond, luues võimalused info liikumiseks. Ministeeriumi teavitustööle annavad sisu kõik ministeeriumi teenistujad, osaledes aktiivselt kommunikatsiooniprotsessis. KOM on ministeeriumi juhtimise instrument, kõigile teenistujatele lahutamatu tugistruktuur ja kompetentsirakk, viies vajalikud tegevused ellu. KOM-i teenusteportfelli kuulub:  ministeeriumi sise- ja väliskommunikatsiooni planeerimine;  ministeeriumi avaldamiseks mõeldud sõnumite koostamine ja kooskõlastamine koostöös kõneisikutega;  ministeeriumi teenistujate nõustamine kommunikatsioonis ja nende kompetentside täiendamine koolitusplaani koostamisel osalemise kaudu;  vajaduspõhiselt haldusala asutuste kommunikatsioonialane nõustamine ning koolituste organiseerimine kaks korda kalendriaastas;  ministeeriumi internetikanalite (intranet Pesa, kodulehe, sotsiaalmeedia kanalite) haldamine, nende täitmine ühtsete põhimõtete järgi (vt lähemalt LISA 2. VÄLISTEABE LIIKUMINE)  ministeeriumi tekstimaterjalide toimetamis- ja/või tõlketööde korraldamine;  valitsuskommunikatsiooni koordinatsioonikogust tulenevate põhimõtete järgimine ja toetamine ministeeriumis;  ministeeriumi visuaalse kommunikatsiooni ühtsuse tagamine;  ministeeriumi kingituste ideekorje läbiviimine ja ettepanekute esitamine järgnevaks kalendriaastaks;  KOM-i tööplaanist tulenevate sündmuste toimumise tagamine ning korraldustöös vastutava rolli kandmine. 3. SISEKOMMUNIKATSIOON. ÜLDISED PÕHIMÕTTED Toimiv sisekommunikatsioon on ministeeriumi juhtimise osa, mis aitab saavutada ministeeriumi strateegilisi eesmärke. Avatud sisemine inforuum ja info jagamise korrapärasus paneb aluse ministeeriumi ühtsele ja läbipaistvale organisatsioonikultuuri kujunemisele, sh väliskommunikatsioonile. KOM loob võimalused informatsiooni süsteemseks liikumiseks. Informatsiooni jagatakse korrapäraselt mitmete kanalite kaudu kokku lepitud korra järgi (vt lähemalt LISA 1. SISETEABE LIIKUMINE). Sisekommunikatsiooni põhimõtted toetavad ministeeriumi iga teenistuja õigust ja võimalust informatsiooni saada ja jagada, seda kasutada ning diskussioonides osaleda. Seeläbi saab iga teenistuja mõjutada ministeeriumi tööprotsesse ja arenguid. Sisekommunikatsiooni põhimõtete rakendamisega peab olema tagatud:  ministeeriumi iga teenistuja informeeritus organisatsioonis toimuvast;  informatsiooni liikumine nii horisontaalselt kui ka vertikaalselt;  informatsiooni ajakohasus, piisavus ja korrapärasus;  organisatsioonis liikuvate sõnumite ühtsus. 4. VÄLISKOMMUNIKATSIOON. ÜLDISED PÕHIMÕTTED Ministeeriumi väliskommunikatsiooni põhimõtted lähtuvad asutuse missioonist, visioonist ja väärtustest, valitsuskommunikatsiooni töö põhimõtetest ning üldtunnustatud hea avaliku suhtlemise tavadest. Väliskommunikatsiooni kvaliteet ja kiirus sõltuvad ministeeriumi sisese informatsiooni liikumisest. KOM-i juht on lisatud dokumendihaldussüsteemi Delta (edaspidi DHS) töövoogudesse kooskõlastajaks (väljaminevad kirjad, põhitegevuse käskkirjad). KOM on kaasatud kõigisse olulistesse organisatsiooni või sellest väljapoole puutuvate oluliste protsesside või muudatuste ettevalmistustöösse. Informatsiooni edastamisel avalikkusele lähtutakse järgmistest seisukohtadest:  KOM lähtub teavitustegevuste planeerimisel ministeeriumi tööplaanist ning koalitsioonileppest ja Vabariigi Valitsuse tegevusprogrammist tulenevatest eesmärkidest;  igasugune informatsioon, millele pole seatud juurdepääsupiirangut, on avalik informatsioon;  kultuuri-, lõimumis- ja spordipoliitika katussõnumite ning kaugemate eesmärkide esiletoomine on ministeeriumi kommunikatsiooni pidev pärisosa, mis aitab luua ministeeriumi tegevusele ja otsustele laiema konteksti;  kõik ministeeriumi juhtkonna liikmed ja sisunõunikud on kõneisikud ning nad on avatuse põhimõtte kohaselt kättesaadavad kommentaarideks oma valdkonda puudutavates küsimustes, kui need on avalikkuse põhjendatud huviorbiidis;  KOM lükkab ümber ministeeriumi või selle teenistujate tegevuse kohta avalikkusesse sattunud faktivead. 4.1 MEEDIASUHTLUSE KORD KOM kehtestab meediasuhtluse korra:  kõiki meediapäringuid ja muid avalikkusele suunatud sõnumeid koordineerib ja vahendab avalikkusele KOM;  ajakirjanikega suhtlemisel kehtib võrdse kohtlemise printsiip;  kõik ministeeriumi kõneisikud teavitavad oma esinemisest meedias ning soovitavalt ka ministeeriumi põhitegevust puudutavatest sissekannetest sotsiaalmeedia isiklikel kontodel, kui seda võib vaadelda mõttelise osana ministeeriumi teavitustööst, varem KOM-i;  KOM kujundab avalikke sõnumeid koostöös sisuosakondadega ning koostab nendega valdkondlikud katussõnumid, sõnumikaardid ja teavituskavad;  teenistujate avalikud kommentaarid intervjuud andes või meediapäringule vastamisel lähtuvad kooskõlastatud seisukohtadest;  infopäringutele vastatakse operatiivselt, arvestades eri meediaväljaannetele iseloomuliku töötempoga;  kõik meediapäringud ja nende vastused säilitatakse KOM-i meedialogis, meediapäringuid DHS-is ei registreerita.  kriisiolukorra puhul lähtutakse teavituste planeerimisel kriisikommunikatsiooni üldpõhimõtetest (https://riigikantselei.ee/et/valitsuskommunikatsioon). 4.2 TEAVITUSTÖÖ KVALITEEDI HINDAMINE JA PARANDAMINE KOM seab eesmärgiks hinnata ja planeerida edasist teavitustööd, tuginedes eelkõige eksperdihinnangutele, erialastele kogemustele ja parimale praktikale. Kvantitatiivne analüüs on põhjendatud, et hinnata avaliku huvi dünaamikat ministeeriumi tegevuse vastu eri perioodide võrdluses. Teavitustöös on abiks rutiinsed uuringud või analüüsid. Sagedus Tegevus Märkused Üle aasta Ministeeriumi töörahulolu- Uuringus kommunikatsiooni uuring puudutavad küsimused, seos sisekommunikatsiooniga, peavastutaja personalibüroo Kaks korda aastas (aprill ja Kokkuvõte ministeeriumi Teeb monitooringupartner oktoober) kajastumisest meedias KOM-i antud suuniste järgi. poolaasta jooksul, Sisu avaldatakse planeeritud fookuste ministeeriumi teenistujatele, järelhindamine seos väliskommunikatsiooni planeerimisega Iga päev Meediamonitooring Teeb KOM, sisu avaldatakse ministeeriumi teenistujatele, seos väliskommunikatsiooni planeerimisega, regulaarne tagasiside kõneisikutele ja teistele teenistujatele; vältimatu kriisikommunikatsiooni olukorras, kui tihedust suurendatakse Vajaduspõhine Kaasusanalüüs Teeb KOM või monitooringupartner, kommunikatiivsed erijuhtumid, sisu avaldatakse organisatsioonile või vajalikele teenistujatele; seos väliskommunikatsiooni parendamisega, järelduste tegemisega toimunust Vajaduspõhine Kvantitatiivne analüüs Teeb KOM, iseloomustab kommunikatsiooniprotsessi korrapärasust eri perioodide võrdluses LISA 1. SISETEABE LIIKUMINE Tabelis on loetletud ministeeriumi sisesed teabekanalid, -platvormid või -vormid, mida haldab või kasutab KOM nii kommunikatsioonistrateegia kui ka KOM-i põhimäärusest tulenevate eesmärkide täitmiseks. Eri kanalid on integreeritud ja võimendavad antavat teavet. Vorm Sisu intranet Pesa organisatsiooni keskne teabekanal infole, mis ei ole kriitilise viivitamatu edastamisvajadusega; sisu loovad kõik teenistujad (LISA 3. VEEBIDE TÄITMISE KORD) Päevik ministeeriumi infokiri, ilmub teenistujatele e-postiga ja intranetti igal tööpäeval hiljemalt kell 10.00 e-post igapäevase operatiivse või kriitilise edastamisvajadusega teabe jagamine teenistujatele aadressil [email protected] ning informatsiooni talletamine intranetti; isiklikul meilikontol rakendatakse äraolekul täpne teadaanne asendaja ja asenduse perioodi kohta koosolekud infokoosolekud eri tasanditele (majakoosolek üle nädala, kantsleri koosolek ja ministri koosolek igal nädalal, teemakoosolekud vajaduse järgi)  LISA 2. VÄLISTEABE LIIKUMINE KOM-i juhitav väliskommunikatsioon on suunatud avalikkusele. Loetelu arvestab nende olulisust ministeeriumi kommunikatsioonipõhimõtete täitmisel. Vorm Sisu kodulehekülg www.kul.ee  avalik informatsioon, viited eri menetluskeskkondadesse, selgitused ja operatiivsed teadaanded pressiteade  kõige laiemat avalikku huvi puudutava teabe kandja, ministeeriumi tegevuse selgitamise vorm  isikustatud kõneisiku tsitaadiga, teate edastaja ja kõneisiku kontaktandmete ning vajaliku taustainfoga  ülesehitus ja vormistusreeglid tulenevad KOM-i seatud sisustandardist ning valitsusasutuste ühtse visuaalse identiteedi põhimõtetest  pressiteated tõlgitakse vajaduse järgi nii vene kui ka inglise keelde sündmused  pressikonverents  briifing  KOM-i tööplaanist tulenevad sündmused infokiri  igakuine, v.a juuli ja august  adressaadid pressilist, kultuuriasutused, registreerunud soovijad  aktuaalsed seadusloome ja kultuuripoliitilised proaktiivsed käsitlused, eelistatud sõnumi ja lühiintervjuu vorm  ilmub e-kirjana ning avaldatakse ministeeriumi kodulehel ja intranetis  tõlge vene keelde sotsiaalmeedia kanalid Facebook  ametlikule informatsioonile pehmem lisaväärtus  uudiste jagamise võimalus  ei postitata üle kahe uudise päevas  osalemine valdkondlikult olulistes debattides  sihtrühm haldusala töötajad ja kultuurihuvilised inimesed Instagram  fotogaleriid ja videod välismaal toimuvatest eesti kultuurile olulistest sündmustest  täidavad kultuuriesindajad Flickr  fotogaleriide avaldamise võimalus üldsusele Youtube  abikanal videote avaldamiseks ja hoidmiseks LISA 3. VEEBIDE TÄITMISE KORD Kõigi elektrooniliste kanalite (intraneti, kodulehe, sotsiaalmeedia) administreerimisõigusi haldab ja vajaduse korral jagab KOM. Väliste teabekanalite täitmisel lähtutakse keskse haldamise põhimõttest. Intraneti puhul on kord paindlikum. Intranet Pesa Intranet Pesa intra.kul.ee on ministeeriumi sisese informatsiooni keskne väljund ja platvorm, kus tehakse kättesaadavaks personaliinfo, ministeeriumi sisene uudisvoog, tööjuhendid, korrad jne. KOM tagab, et kõigis ministeeriumi tugiosakondades oleksid isikud, kes võivad täiendada uudisvoogu iseseisvalt. Valdkondliku teabe lisamise ja uuendamise eest vastutab iga struktuuriüksus ise, edastades informatsiooni koos võimalike lisamaterjalidega KOM-ile. Informatsiooni korrektse ülespaneku ja stiiliühtsuse ning võimalikult funktsionaalsed arendused tagab KOM. Iga teenistuja saab aktiivselt osaleda intraneti sisu loomises, andes KOM-ile tagasisidet intraneti sisu või funktsionaalsuste kohta. Kodulehekülg Ministeeriumi kodulehekülg https://www.kul.ee/ on keskne välise teabe platvorm. Kodulehe sisu lisamise ja uuendamise eest vastutab KOM. Valdkondliku teabe lisamise ja uuendamise kohta edastab mistahes struktuuriüksuse teenistuja informatsiooni koos võimalike lisamaterjalidega KOM-i, kes tagab informatsiooni korrektse ülespaneku, stiiliühtsuse ja võimalikult funktsionaalsed arendused. Sotsiaalmeedia Kõiki ministeeriumi ametlikke sotsiaalmeedia kanaleid haldab ja täidab KOM. Teenistujad lepivad KOM-iga enne kokku avalikus huviorbiidis olevate teemade kajastamise vormi sotsiaalmeedias. Ka isiklikel sotsiaalmeedia kontodel avaldatav tööalane sisu kuulub ministeeriumi ametlike kanalite huviorbiiti, mistõttu on soovitav KOM-i kajastustest teavitada, et teateid vajaduse korral tugevdada või toetada. LISA 4. MEEDIASUHTLUSE MEELESPEA Ministeerium kui valitsusasutus on ajakirjanduse pideva tähelepanu all. Kui ministeeriumi kõneisikuga kontakteerub ajakirjanik otse:  ole avatud, tee kindlaks ajakirjaniku nimi, millist väljaannet ta esindab ning mida soovitakse teada;  teavita meediapäringust alati KOM-i, kes aitab vajaduse korral vastuseid koostada;  küsimustele ei tule vastata kohe. Materjalidega tutvumisele, faktide täpsustamisele jm viidates võid vastamiseks paluda mõistliku lisaaja ning kontakteeruda veidi hiljem;  faktitäpsuse huvides on alati soovitatav trükiväljaannetelt paluda küsimusi e-kirja teel, sest meediasuhtluse kogu ajaloo talletab KOM meedialogis;  vajaduse korral tuleb ajakirjanikule käsitletava teema mõistmiseks olulisi nüansse selgitada konfidentsiaalselt (off-the-record), rõhutades informatsiooni tundlikkust, seadusest tulenevaid või muid kaalukaid põhjusi, kuid alati arvesta, et ka selliselt jagatud informatsioon võib jõuda avalikkuse ette;  ajakirjanikuga vestlemisel korda teema põhisõnumeid ja juhi neile tähelepanu;  küsimuste suunatuse või neis peituvate hinnangute puhul sõnasta probleem ümber ja lähtu ametlikest seisukohtadest, ole valmis sama teemat korduvalt selgitama;  kui sul on soov trükiväljaandes ilmuv käsitlus enne ilmumist üle lugeda, ütle seda enne kommentaaride andmist;  ametliku informatsiooni andmisest keeldumist pead põhjendama (seadusest tulenevad põhjused, täpsem allikavalik vms). Võid ajakirjanikul soovitada täiendavate selgituste saamiseks pöörduda näiteks mõne sobivama allika poole;  faktivigade puhul või muude sisuliste probleemide ilmnemisel suhtleb väljaandega KOM;  sa ei ole kohustatud intervjuud andma, kui see ei puuduta sinu tööd;  eraisikuna meedias esinedes (k.a ministeeriumisse mittepuutuvates teemades) tuleb ajakirjanikule seda selgelt väljendada. Sel juhul ei presenteerita meedias sinu ametipositsiooni ministeeriumis;  teadmisega, et iga avaldatud mõtet võidakse avalikus meediaruumis korduvalt tsiteerida, toimi targalt ka sotsiaalmeedia kanalites ning avalikes internetifoorumites.