Vastus pöördumisele

Grete Lehemaa Teema: FW: Intervjuu Delfi Meediale From: Grete Lehemaa Sent: Friday, October 4, 2024 5:38 PM To: 'Mariann Renee Vilbre' <[email protected]> Subject: RE: Intervjuu Delfi Meediale Tere! Saadan vastuse päringule. Dokumentide säilitamisega kaasneb alati vastutus ja kohustused olenevalt dokumendi sisust. Kui dokumendid sisaldavad isikuandmeid või juurdepääsupiiranguga teavet, siis peab asutus või organisatsioon tagama selle, et teavet hoitakse turvaliselt ning see ei jõuaks kõrvaliste isikuteni. Isikuandmete säilitamise puhul kehtib põhimõte, et säilitada tuleb ainult nii palju kui vajalik ja nii vähe kui võimalik. See tähendab mh seda, et kui dokument enam vajalik ei ole ja selle säilitamiseks ei ole ka seadusest tulenevat kohustust, siis tuleks dokument hävitada. Nii tegutsedes väheneb ka teabe ja isikuandmete lekkimise oht. Hävitamise kord tuleneb dokumendi sisust, kuid oluline on nii füüsiliste kui ka digitaalsete dokumentide puhul, et need tuleb hävitada viisil, mis tagab, et neid ei ole edaspidi võimalik taastada. Hävitamist reguleerivad erinevad seadused. Näiteks isikuandmete kaitse seadus (IKS), mis reguleerib isikuandmeid sisaldavate dokumentide töötlemist ja nende hävitamist. Arhiiviseadus määrab, kuidas tuleb arhiivmaterjalidega ümber käia jne. Dokumentide säilitamise tähtajad ja kord võivad tulla ka mitmesugustest seadustest. Näiteks sätestab töölepingu seaduse § 5 lg 5, et tööandja säilitab töölepingu kirjalikku dokumenti selle kehtivuse ajal ning kümme aastat töölepingu lõppemisest arvates. Tähtis on aga, et kui säilitustähtaeg möödub, siis oleks dokumentide hävitamise kord organisatsioonisiseselt reguleeritud, näiteks kasvõi kodukorras. Iga organisatsioon peab järgima oma dokumentide haldamise ja hävitamise poliitikat, mis arvestab vastava organisatsiooni dokumentide spetsiifikat ja seadusandlikke nõudeid. Tervitades Grete Lehemaa Avalike suhete nõunik [email protected] +372 6274136 ERAELU KAITSE JA RIIGI LÄBIPAISTVUSE EEST Tatari 39 | 10134 Tallinn | Ees LinkedIn I Facebook I Youtube 1