Tähelepanu juhtimine

ERAELU KAITSE JA RIIGI LÄBIPAISTVUSE EEST Lp Kristin Hollo 31.10.2024 nr 2.1-1/24/1068-2613-2 Maarjamaa Hariduskolleegium [email protected] Tähelepanu juhtimine Andmekaitse Inspektsioon (AKI) sai pöördumise, mille kohaselt võimaldab Teie asutus töötajatele sõidukompensatsiooni vaid GPS-seadme paigaldamisel nende isiklikesse sõiduautodesse. Isikuandmeteks on igasugune teave tuvastatud või tuvastatava füüsilise isiku kohta. Seega olukorras, kus GPS-seadmega varustatud sõiduvahendi kasutaja (nt töötaja) on tuvastatav, on isikuandmeteks ka GPS-seadmete alusel kogutud andmed. Igasuguseks isikuandmete töötlemiseks peab olema õiguslik alus. Õiguslik alus isikuandmete töötlemiseks saab tuleneda isikuandmete kaitse üldmääruse (IKÜM) artiklist 6 (nt õigustatud huvi, nõusolek, juriidiline kohustus, huvide kaitsmine jm). AKI hinnangul on töösuhetes isikuandmete töötlemisel töötaja nõusolekule tuginemine problemaatiline. Nõusolekut ei saa lugeda vabatahtlikult antuks olukorras, kus inimene ning andmetöötleja on ebavõrdses olukorras, sh olukorras, kus on vähetõenäoline, et isik andis nõusoleku vabatahtlikult. Töölepingu seaduse § 1 järgi on töölepinguline suhe alluvussuhe, kus tööandjal on teatud võim töötaja üle, seal hulgas õigus töötajat juhtida ja kontrollida. See paneb aga tööandjale andmete töötlemisel kohustuseks nõusoleku puhul tõendada, et nõusolek on antud vabatahtlikult, vastasel juhul ei ole nõusolek kehtiv. Nõusolek on IKÜM tähenduses andmesubjekti vabatahtlik, konkreetne, teadlik ja ühemõtteline tahteavaldus, millega ta kas avalduse vormis või selget nõusolekut väljendava tegevusega nõustub enda kohta käivate isikuandmete töötlemisega. Seega olukorras, kus tööandja lihtsalt annab töötajale teada, et edaspidi toimub kulude kompenseerimine läbi digitaalse sõidupäeviku ja GPS-seadme kasutamise, ei saa seda pidada tingimustele vastavaks nõusolekuks. Seega tuleb tööandjal tagada olukord, kus töötajatel on reaalne võimalus oma nõusolekut andmete töötlemiseks mitte anda või hiljem tagasi võtta. Seda on kõige parem teostada läbi alternatiivi loomise ehk et säilib võimalus sõidupäevikut esitada ka ilma jälgimisseadme kasutamiseta. Väga oluline on silmas pidada, et töötaja ei tohi tunda, et teda survestatakse jälgimisseadet kasutama. Näiteks ei tohiks selle võimaluse kasutamist propageerida ja samas rõhutada, kui halb teine variant oleks nii tööandjale kui ka töötajale endale või öelda, et muul juhul kasutage ühistransporti. Lisaks õiguslikule alusele on andmetöötlejal kohustus järgida muuhulgas ka IKÜM artiklis 5 sätestatud põhimõtteid, sh lg 1 punktis a, b ja c sätestatut: - töötlemine on seaduslik, õiglane ja isikule läbipaistev; Tatari tn 39 / 10134 Tallinn / 627 4135 / [email protected] / www.aki.ee / registrikood 70004235  - eesmärgi piirang – isikuandmeid kogutakse täpselt ja selgelt kindlaksmääratud ning õiguspärastel eesmärkidel; - võimalikult väheste andmete kogumine – isikuandmed on asjakohased, olulised ja piiratud sellega, mis on vajalik nende töötlemise eesmärgi seisukohalt. Isikuandmeid võib koguda vaid ulatuses, mis on vajalik määratletud eesmärkide saavutamiseks. Isikuandmete töötleja peab andmete töötlemisel alati eelnevalt ka hindama, kas andmetöötlus on ikka tõesti eesmärgi täitmiseks vajalik ning kas just sellises ulatuses. Lisaks peaks olema piiratud nende isikute ring, kes GPS andmetele juurde pääsevad, näiteks ei tohiks teostada töötajate reaalajas jälgimist, kuna GPS-iga autode jälgimine on üpris riivav isikuandmete töötlemine. Läbipaistvuse põhimõte eeldab, et kogu isikuandmete töötlemisega (sh GPS-seadmete kasutamisega) seotud teave ja sõnumid on lihtsalt kättesaadavad, arusaadavad ning selgelt sõnastatud. Inimeste teavitamist reguleerivad täpsemalt IKÜM artiklid 12–13, mis kohustavad andmetöötlejat koostama konkreetsed andmekaitsetingimused.1 On äärmiselt oluline, et isikliku sõiduauto kulude kompenseerimise kord on asutuse juhendites/kordades reguleeritud ning töötajad on sellega kurssi viidud. Tulenevalt IKÜM art 5 lg 1 punktist f tagatakse isikuandmete töötlemisel isikuandmete asjakohane turvalisus, kasutades asjakohaseid tehnilisi või korralduslikke meetmeid. Kõik organisatsioonid, kes oma tegevuse käigus isikuandmetega kokku puutuvad, on kohustatud tagama, et nende juures töödeldakse isikuandmeid turvaliselt. See tähendab muu hulgas, et infosüsteemides olevaid isikuandmeid kasutatakse ainult sel eesmärgil, mille jaoks nad kogutud on, ning keegi ei pääse andmetele ligi omakasupüüdlikel või pahatahtlikel eesmärkidel ega pelgast uudishimust. Selleks, et ära hoida isikuandmete väärkasutamist ning tagada, et tagantjärele oleks võimalik kindlaks teha, kes, millal ja miks infosüsteemis andmeid vaadanud või kasutanud on, peab elektroonilise andmetöötluse puhul pidama logikirjeid isikuandmete töötlemise kohta. Kui kasutuses on mõni digitaalne sõidupäeviku lahendus, soovitan digitaalse sõidupäeviku teenusepakkujaga väga täpselt kokku leppida kõik andmete töötlemist puudutavad aspektid (kui palju koguvad, kaua säilitavad, kus hoiavad jne) Teie asutuse vajadusi arvesse võttes. Sõidupäeviku süsteemid erinevad selle poolest, kas andmed salvestatakse seadmesse või teenusepakkuja serverisse. AKI-le teadaolevalt pakutakse Eestis ka sellist GPS-l põhinevat sõidupäeviku seadet, mis salvestab andmed autos olevasse seadmesse, kust töötaja ise laeb andmed edasi arvutisse ning märgib ära töösõidud. Samas pakutakse ka selliseid sõidupäevikuteenuseid, kus kõik andmed edastatakse reaalaajas teenust pakkuva ettevõtte serverisse, mis võimaldab töötaja reaalajas jälgimist. Tulenevalt IKÜM-st tuleb eelistada süsteeme, mis koguvad andmeid ainult sellises ulatuses, mis on eesmärkide täitmiseks vajalik ning ilma reaalajas jälgimise võimaluseta. Nii nagu ma ka eelpool välja tõin, siis rõhutan veelkord, et peab säilima alternatiiv sõitude kohta arve pidamiseks ka üldse ilma GSP-s seadmeteta - töötaja peab sellisel juhul ise kõik sõidud käsitsi sisestama. Kokkuvõtvalt, digitaalse sõidupäeviku kasutamine on lubatud, kui see toimub vabatahtlikkuse alusel ning töötajale säilib alternatiiv. Näiteks kui kasutatavas lahenduses on võimalik andmeid sisestada ka käsitsi, ilma GPS-jälgimist kasutamata või töötajal on võimalik ise sõidupäevikut pidada. Juhul, kui sellist alternatiivi ei ole, siis ainult GPS-seadme kasutamine lubatav ei ole. Eelnevast tulenevalt palume - vaadata üle ja hoolega läbi mõelda sõidukulude hüvitamise kord ning viia see vastavusse õigusaktidest tulenevate nõuetega; - koostada andmetöötluse läbipaistvuse tagamiseks andmekaitsetingimused; 1 Andmekaitsetingimuste koostamisest saab täpsemalt lugeda AKI kodulehelt: https://www.aki.ee/isikuandmed/andmetootlejale/andmekaitsetingimuste-koostamisest. 2 (3)  - selgitada oma töötajatele GPS-seadmete kasutamise ja sõidukulude hüvitamise nõudeid. Kahtluse korral võib Andmekaitse Inspektsioon teostada ilma ette teatamata kontrolli 2, et veenduda, kas kaamerate kasutamine vastab eeltoodud tingimustele. Käesolevale tähelepanu juhtimisele Andmekaitse Inspektsioon vastust ei oota. Lugupidamisega Mona-Reti Pavlov jurist peadirektori volitusel 2 Isikuandmete kaitse seaduse § 57 koosmõjus korrakaitseseaduse §-de 50 ja 51 alusel. 3 (3)