Auditi lõpparuande edastamine

Norra finantsmehhanism 2014-2021 Ettevõtluse ja Innovatsiooni Sihtasutuse kui Norra finantsmehhanismi rakendusüksuse juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit Audit nr JKS-52/2022 Lõpparuanne 14.02.2023 EIS-i kui Norra finantsmehhanismi rakendusüksuse juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – lõpparuanne Auditi lõpparuanne edastatakse: Hr Lauri Lugna, Ettevõtluse ja Innovatsiooni Sihtasutus, rakendusüksus Hr Kristjan Järvan, Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium, programmioperaator Hr Martin Karro, Riigi Tugiteenuste Keskus, Riiklik Kontaktasutus Hr Urmo Merila, Riigi Tugiteenuste Keskus, korraldusasutus Pr Karin Viikmaa, Riigi Tugiteenuste Keskus, sertifitseerimisasutus Pr Laura Pikkoja, Riigi Tugiteenuste Keskus, Riiklik Kontaktasutus LÜHIÜLEVAADE Rahandusministeeriumi finantskontrolli osakond (edaspidi FKO) viis vastavalt 2022. aasta tööplaanile läbi auditi Ettevõtluse ja Innovatsiooni Sihtasutuse (edaspidi EIS)1 kui rakendusüksuse (edaspidi RÜ) Norra finantsmehhanismist finantseeritava EE-Innovation/Green ICT (edaspidi Green-ICT) programmi juhtimis- ja kontrollisüsteemi (edaspidi JKS) tõhususe hindamiseks rakendusperioodil 2014-2021. Auditi eesmärk oli anda hinnang EIS Norra finantsmehhanismist 2014-2021 finantseeritud Green ICT programmi mittehankijatest toetuse saajate ostude kontrollimise tõhususele. Kuivõrd Norra finantsmehhanismi 2014-2021 rakendusmääruses2 (edaspidi rakendusmäärus) ja juhendites eraldi JKS põhinõudeid kehtestatud ei ole, tuginesid FKO audiitorid hinnangute andmisel järgmistele Euroopa Komisjoni väljatöötatud JKS põhinõuetele3: põhinõue nr 4 „Piisavad ja asjakohased juhtkonna kontrollid (piiratud ulatuses)“ ja põhinõue nr 5: „Piisav kontrolljälg (piiratud ulatuses)“. Auditi ulatuses olid EIS-i kui Norra finantsmehhanismi RÜ kontrollitoimingud Green ICT programmist toetust saanud projektide üle. Hinnangu andmisel EIS-i JKS-ile tuginesid FKO audiitorid toimingute käigus kogutud tõendusmaterjalidele ja auditi tulemusena tehtud tähelepanekutele. KOKKUVÕTE AUDITI TULEMUSTEST Audiitorid jõudsid järeldusele, et EISi kui Norra finantsmehhanism 2014-2021 Green ICT programmi rakendusüksuse JKS toimib, kuid mõningad parandused on vajalikud (II kategooria4 ). Auditi raames tehti oluline tähelepanek (4.1) Programmioperaatorile ja Riiklikule Kontaktasutusele seoses õigusliku raamistiku rakendamise ja täiendamise vajadusega, mida ilmestavad tähelepanekutes 4.2 ja 4.4 toodud puudused, mis omavad audiitorite hinnangul finantsmõju. 1 Ettevõtluse Arendamise Sihtasutus ja Sihtasutus KredEx liideti 2022.a jooksul. Uue organisatsiooni juriidiline nimi on alates 2022. a jaanuarist Ettevõtluse ja Innovatsiooni Sihtasutus. 2 Norra välisministeeriumi poolt 23.09.2016. aastal vastu võetud 25.10.2021. a ja 21.04.2022. a muudetud rakendusmäärus Regulation on the implementation of the Norwegian Financial Mechanism 2014-2021 3 Põhinõuded ja hindamiskriteeriumid tuginevad EL Nõukogu määrusele 1303/2013 (art 124(5)) ning EK poolt välja töötatud juhendmaterjalil „Guidance for the Commission and Member States on a common methodology for the assessment of management and control systems in the Member States (2014-2020 programming period)“ (EGESIF_14-0010-final; 18/12/2014) 4 I kategooria – JKS toimib hästi; II kategooria – JKS toimib, kuid mõningad parandused on vajalikud; III kategooria – JKS toimib osaliselt, mistõttu on olulised parandused vajalikud; IV kategooria – JKS olulises osas ei toimi. 2 EIS-i kui Norra finantsmehhanismi rakendusüksuse juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – lõpparuanne Auditi käigus selgusid RÜ kontrolliprotseduuride puudused: 1. RÜ ei kontrolli piisavalt toetuse saaja võtmeisikute ja projektijuhtide ning toodete/teenuste pakkujate omavahelisi seoseid (pettuse risk). 2. RÜ ei kontrolli piisavalt detailselt pakkumuste vastavust pakkumuskutses toodud tehnilisele kirjeldusele – puudub kindlustunne, kas edukaks tunnistatud pakkumus siiski vastab pakkumuskutses esitatud nõuetele. 3. RÜ ei jälgi hindamiskriteeriumite ja pakkumuste esitamise tähtaegade olemasolu ning nende järgimist – pakkumusi on välja valitud muudel alusel kui pakkumuskutses kirjas või on edukas pakkumus saabunud peale pakkumuste esitamise tähtaega. Põhinõuetele antud hinnangud on toodud aruande B-osas ning hinnangute koondtabel aruande lisas 1. Auditi käigus tehti järgmised olulised 5 tähelepanekud: Kokku testisime 12 hanget/toetuse saaja ostu ning auditi käigus tehti RÜ-le 3 olulist ja üks 1 väheoluline koondtähelepanek, mitteabikõlblikke kulusid tuvastati summas 241 517 eurot. Ühtlasi juhime tähelepanu Green ICT programmi projektiaudititele nr NOR_EMP-13/2022 ja NOR_EMP-15/2022, mis tõid välja sama tüüpi probleemid huvide konfliktiga ning osadele pakkujale eeliste loomisega. Oluline tähelepanek nr 4.1: Norra rakendusmääruse mittehankijate ostude täielikku ja õiglast konkurentsi ning hinnavõrdlust puudutavad sätted ei ole Green ICT programmis kehtestatud/jõustatud. Green ICT programmi mittehankijate kontroll ei keskendu vastavatele Norra rakendusmääruses sätestatud punktidele ja finantskorrektsiooni tegemiseks ei ole (üheselt mõistetavaid) aluseid. Oluline tähelepanek nr 4.2 – Rakendusüksusel on jäänud tuvastamata, et toetuse saaja 3D Technologies R&D AS ei ole konsultatsiooni- ja tarkvara arendusteenuste hanke läbiviimisel taganud täielikku ja õiglast konkurentsi ning on huvide konflikti eirates ostnud teenust ettevõttest, mille ainuomanik ja juhatuse liige on toetuse saaja projektijuht. Tuvastatud mitteabikõlblik kulu 142 480 eurot, millest mitteabikõlblik toetus 71 077,23 eurot. Väheoluline tähelepanek nr 4.3: Rakendusüksusel on jäänud tuvastamata, et osad toetuse saajad ei ole võimaldanud täielikku ja õiglast konkurentsi pakkujate vahel ja tõhusat hinnavõrdlust ning on ostnud tooteid ja teenuseid pakkumuste alusel, mis ei vastanud pakkumuskutses toodud nõuetele. Oluline tähelepanek nr 4.4: Rakendusüksus ei ole tuvastanud, et toetuse saajad on jätnud pakkumuskutsetes pakkumuste hindamiskriteeriumid ja/või pakkumuste esitamise tähtajad märkimata või on kohaldanud erinevatele pakkujatele erinevaid tähtaegu, sh aktsepteerinud minevikus olevaid tähtaegu. Tuvastatud mitteabikõlblik kulu auditeeritud projektides kokku 99 037 eurot, millest mitteabikõlblik toetus 23 466,13 eurot. Oluline tähelepanek nr 5.1 – Rakendusüksuse kontrolliprotseduurid ja kontrolljälg Green ICT programmist finantseeritud projektides läbiviidud hangete/ostude rakendusmääruse artikli 8.15 lg 3 ja 4 nõuetele vastavuse hindamiseks ei ole piisavad. Audit on läbi viidud kooskõlas / vastavuses rahvusvaheliste siseauditeerimise kutsetegevuse standarditega. Auditi lõpparuanne avalikustatakse Rahandusministeeriumi koduleheküljel. Auditi töörühm tänab EIS töötajaid meeldiva koostöö ja osutatud abi eest auditi läbiviimisel. 5 Olulised tähelepanekud on tähelepanekud, mis viitavad auditeeritava asutuse juhtimis- ja kontrollisüsteemides esinevatele puudustele (nt sisaldavad süsteemset viga), mis mõjutavad oluliselt RÜ ülesannete täitmist. Olulised tähelepanekud nõuavad auditeeritava asutuse juhtkonnalt kiiret reageerimist ja tähelepanekutes viidatud puuduste lahendamist. Väheolulised tähelepanekud on tähelepanekud, mis viitavad auditeeritava asutuse juhtimis- ja kontrollisüsteemides esinevatele puudustele (nt sisaldavad juhuslikku viga), mis ei mõjuta oluliselt RÜ ülesannete täitmist. Väheolulised tähelepanekud nõuavad auditeeritava asutuse juhtkonnalt reageerimist. 3 EIS-i kui Norra finantsmehhanismi rakendusüksuse juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – lõpparuanne Kinnitame lõpparuande 40 leheküljel. Auditi eest vastutav isik, Auditi juht (piiratud ulatuses): auditi juht (piiratud ulatuses) (allkirjastatud digitaalselt) (allkirjastatud digitaalselt) Kaisa Kallas Liina Võrklaev Finantskontrolli osakonna Finantskontrolli osakonna II auditi talituse juhataja II auditi talituse audiitor Auditi eest vastutav isik (piiratud ulatuses): (allkirjastatud digitaalselt) Kaur Siruli Finantskontrolli osakonna juhataja 4 EIS-i kui Norra finantsmehhanismi rakendusüksuse juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – lõpparuanne SISUKORD LÜHIÜLEVAADE ..................................................................................................................................................... 2 SISUKORD ............................................................................................................................................................. 5 A - OSA .................................................................................................................................................................. 6 1. KOKKUVÕTE AUDITI LÄBIVIIMISEST ............................................................................................................ 6 2. TAUSTINFO ......................................................................................................................................... 10 B-OSA .................................................................................................................................................................. 13 TÄHELEPANEKUD .................................................................................................................................. 13 Oluline süsteemi tähelepanek 4.1: Norra rakendusmääruse mittehankijate ostude täielikku ja õiglast konkurentsi ning hinnavõrdlust puudutavad sätteid ei ole Green ICT programmis kehtestatud/jõustatud. Green ICT programmi mittehankijate kontroll ei keskendu vastavatele Norra rakendusmääruses sätestatud punktidele ja finantskorrektsiooni tegemiseks ei ole (üheselt mõistetavaid) aluseid. .............................................................. 13 Oluline tähelepanek 4.2 – Rakendusüksusel on jäänud tuvastamata, et toetuse saaja 3D Technologies R&D AS (edaspidi 3D Technologies) ei ole projekti nr 2014-2021.1.02.20-0055 (edaspidi projekt) konsultatsiooni- ja tarkvara arendusteenuste hanke läbiviimisel taganud täielikku ja õiglast konkurentsi ning on huvide konflikti eirates ostnud teenust ettevõttest, mille ainuomanik ja juhatuse liige on toetuse saaja projektijuht. Tuvastatud mitteabikõlblik kulu 142 480 eurot, millest mitteabikõlblik toetus 71 077,23 eurot. ............................................ 18 Väheoluline tähelepanek 4.3 – Rakendusüksusel on jäänud tuvastamata, et osad toetuse saajad ei ole järginud rakendusmääruse artikli 8.15 lg 1, 3 ja 4 nõudeid, muuhulgas ei ole võimaldanud täielikku ja õiglast konkurentsi pakkujate vahel ja tõhusat hinnavõrdlust ning on ostnud tooteid ja teenuseid pakkumuste alusel, mis ei vastanud täielikult pakkumuskutses toodud nõuetele. ....................................................................................................... 25 Oluline tähelepanek 4.4 – Rakendusüksus ei ole tuvastanud, et toetuse saajad on jätnud pakkumuskutsetes pakkumuste hindamiskriteeriumid ja/või pakkumuste esitamise tähtajad märkimata või on kohaldanud erinevatele pakkujatele erinevaid tähtaegu, sh aktsepteerinud minevikus olevaid tähtaegu. Tuvastatud mitteabikõlblik kulu auditeeritud projektides kokku 99 037 eurot, millest mitteabikõlblik toetus 23 466,13 eurot. ............................. 29 Oluline tähelepanek 5.1 – Rakendusüksuse kontrolliprotseduurid ja kontrolljälg Green ICT programmist finantseeritud projektides läbiviidud hangete/ostude rakendusmääruse artikli 8.15 lg 3 ja 4 nõuetele vastavuse hindamiseks ei ole alati olnud piisavad. .............................................................................................................. 36 LISA 1 – KOONDHINNANG AUDITEERITAVA ASUTUSE JKS-ILE ........................................................................... 40 5 EIS-i kui Norra finantsmehhanismi rakendusüksuse juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – lõpparuanne A - OSA 1. Kokkuvõte auditi läbiviimisest Auditi läbiviimise Norra finantsmehhanism 2014-2021 rakendusmääruse artikli 5.5 lõikes 1 on sätestatud, et alus auditeeriv asutus: (b) tagab, et iga programmi puhul viiakse läbi vähemalt üks audit, veendumaks selle juhtimis- ja kontrollsüsteemi tõhusas toimimises. Sama määruse artikli 5.1 kohaselt tagavad abisaajariigi poolt Norra finantsmehhanismi 2014–2021 jaoks kehtestatud juhtimis- ja kontrollisüsteemid aruandekohustuse, säästlikkuse, tulemuslikkuse ja tõhususe põhimõtete järgimise. Rahandusministeeriumi finantskontrolli osakonna 2022. aasta tööplaan. Auditi läbiviija(d) Auditi töörühma kuulusid Rahandusministeeriumi finantskontrolli osakonna II auditi talituse juhtivaudiitor Liina Võrklaev (auditi juht) ja audiitor Katrin Vaher. Auditi eest vastutav isik on Rahandusministeeriumi finantskontrolli osakonna II auditi talituse juht Kaisa Kallas. Piirangud auditi läbiviimisel: 1. Toetuse saaja Sunly OÜ/ Rexplorer OÜ projektiga nr 2014-2021.1.02.19-0014 "ReFinder" - renewable energy map application“ seotud auditi toimingute järelevalve ja kvaliteedi kontrolli ülesandeid täitis Rahandusministeeriumi finantskontrolli osakonna juhataja Kaur Siruli. 2. Toetuse saaja Roofit Solar Energy OÜ-ga seotud projekti nr 2014-2021.1.02.20- 0058 „PROJEKT nr 1 "Roofit.solar process innovation for developing software and automated production line (Roofit.solar tarkvara ja tootmisliini protsessiinnovatsiooni projekt)" ja projekti nr 2014-2021.1.02.20-0059 „PROJEKT nr 2 „Roofit.solar tootearendus“ auditi toiminguid teostas I auditi talituse audiitor Katrin Vaher ja auditi juhi ülesandeid täitis nimetatud projekti puhul II auditi talituse juhataja Kaisa Kallas. Auditi toimingute Audit viidi läbi ajavahemikul 02.06.2022. a kuni 10.02.2023. a, sh kohapealsed toimingud läbiviimise aeg teostati 14.06.2022.a Auditi ulatus Auditi tulemusena annab Rahandusministeeriumi finantskontrolli osakond hinnangu EIS kui RÜ JKS-i tõhususele Norra finantsmehhanism 2014-2021 Green ICT programmi rakendamisel perioodil 2014-2021. Hinnangu andmiseks analüüsisid ning testisid FKO audiitorid EISi kui RÜ JKS-i vastavust järgmistele põhinõuetele6: - Põhinõue nr 4: „Piisavad ja asjakohased juhtkonna kontrollid (piiratud ulatuses, hindamiskriteeriumid 4.3.3- 4.3.6; 4.3.8; 4.3.13; 4.3.14; 4.3.36; 4.3.43); - Põhinõue nr 5: „Piisav kontrolljälg (piiratud ulatuses, hindamiskriteerium 5.1.2). 6 EK määrusele 480/2014 ning EK poolt välja töötatud juhendmaterjalile „Guidance for the Commission And Member States on a common methodology for the assessment of management and control systems in the Member States“ (EGESIF_14-0010 18/12/2014). 6 EIS-i kui Norra finantsmehhanismi rakendusüksuse juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – lõpparuanne Läbiviidud auditi Auditi eesmärgi saavutamiseks viisid audiitorid läbi järgmised auditi toimingud: toimingud - põhinõuete 4 ja 5 ulatuses EIS protseduurireeglite piisavuse ja tõhususe hindamine RÜ ülesannete täitmiseks ning kontrolliprotseduuri reeglite järgimise testimine. - JKS auditi kohapealsed toimingud EIS-is toimusid 14.06.2022.a. Audiitorid kohtusid Green ICT programmi elluviimise eest vastutava EIS töötajaga tutvustamaks JKS auditi eesmärke, auditi ulatust, metoodikat. Kohtumise käigus said audiitorid ülevaate Green ICT programmi elluviimise hetkeseisust, projektide elluviimise jälgimisest ja teostatavatest kontrollitoimingutest, tuvastatud rikkumistest, toetuse väljamaksete mahust. Lisaks teostasid audiitorid EIS-is kohapealsed kontrollitoimingud veendumaks, et EIS-il on oma infosüsteemis või Struktuuritoetuse keskregistris SFOS (edaspidi SFOS) olemas auditi valimisse sattunud Green ICT programmist finantseeritud projektide mittehankijatest toetuse saajate korraldatud hangete/ostude kohta olemas pakkumuskutsed, pakkumused ja kuluaruande kontroll-lehed. - Testisid auditi ulatusse sattunud Green ICT projektide puhul, kas mittehankijatest toetuse saajad on vältinud üle 20 000 euro maksumusega7 hangete/ostude korraldamisel pakkumuste võtmist pakkujatelt, millised on kas juhatuse liikmete, osanike, nõukogu liikmete kaudu seotud toetuse saaja juhatuse liikmete, osanike, nõukogu liikmete, projektijuhtide või võtmeisikutega. - Analüüsisid auditi ulatusse sattunud Green ICT projektide puhul kas hangete/ostude läbiviimine on toimunud rakendusmääruse artikkel 8.15 lg 3 ja lg 4 nõuetega kooskõlas sh võimaldades täielikku ja õiglast konkurentsi potentsiaalsete pakkujate vahel, näiteks tõhusa hinnavõrdluse teel, ja tagades Norra finantsmehhanismi 2014–2021 ressursside optimaalse kasutuse: kas hanke alusdokumentides on tuvastatav hanke eseme kirjeldus mahus, mis võimaldab pakkumuse esitamist; kas pakkumuskutses/lähteülesandes on sätestatud asjakohased pakkumuste hindamiskriteeriumid ja neist ka lähtutakse; kas edukas pakkumus vastab pakkumuskutses/lähteülesandes toodud nõuetele, kas pakkumuse hindamine on olnud läbipaistev ja kolmandale osapoolele arusaadav; kas pakkumuste võtmisel on välditud huvide konflikti; kas pakkumuskutsed/lähteülesanded on edastatud kõigile potentsiaalsetele pakkujatele samaaegselt ja esitatud sama info; kas pakkumuste esitamiseks antud tähtaeg on mõistlik; kas kõik vähemalt kolm pakkumust laekusid tähtaegselt ja enne lepingu sõlmimist olid kolm asjakohast pakkumust olemas. - Küsisid välja Green ICT programmi puhul kasutusel olevad kuluaruande kontroll- lehed ning analüüsisid kuivõrd nimetatud kontroll-lehtedel kasutusel olevad kontrollküsimused katavad ära rakendusmääruse artikkel 8.15 lg 3 ja lg 4 nõuete- järgimisega seotud teemad. - Kõrvutasid auditi leide, EIS kuluaruande kontroll-lehti ja EIS Seotud isikute kontrollimise juhist tuvastamaks põhjusi, miks on mittehankijatest toetuse saajate hangete/ostude läbiviimisel esinenud puudused jäänud EIS-il märkamata. - Võrdlesid EIS kuluaruande kontroll-lehtedel olevaid küsimusi ja KAMIN ning selle lisas 1 toodud soovitusi mittehankijatest toetusesaajate hangete/ostude kontrollimiseks ning tuvastasid, milliseid punkte ei ole EIS pidanud vajalikuks kuluaruande kontroll-lehele lisada.8 7 Ilma käibemaksuta. 8 Eksisteerib risk, et osad toetuse saajate eksimused võivad olla seetõttu jäänud tuvastamata. 7 EIS-i kui Norra finantsmehhanismi rakendusüksuse juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – lõpparuanne - Analüüsisid EIS kuluaruande kontroll-lehtede täitmise piisavust ja seda kas kontrollidest on jäänud piisav kontrolljälg, mis võimaldab ka kolmandal isikul veenduda, milliseid andmeid, millises ulatuses kontrolliti ja millisele järeldusele jõuti. - Võrdlesid RTK poolt 2022.a I poolaastal läbiviidud Green ICT programmi kontrollitoimingute tulemusi ja FKO audiitorite auditi leide. - Koostasid tähelepanekud tuvastatud puuduste kohta ning ettepanekud JKS täiendamiseks. Auditi läbiviimisel lähtuti Rahandusministeeriumi finantskontrolli osakonna väljatöötatud „Perioodi 2014-2020 JKS auditi käsiraamatus“ sätestatud metoodikast. Valimi Auditi käigus koostati testimiseks valim, mille eesmärgiks oli anda hinnang mittehankijatest moodustamine toetuse saajate ostude kontrollimise tõhususele EIS poolt. Audiitor teostas auditi valimi moodustamiseks järgmised toimingud: 1. Genereeris 25.05.2022.a struktuuritoetuste kesksüsteemi SFCS väljavõtte Norra finantsmehhanismist 2014-2021 programmi „Green ICT“ finantseeritud kulude kohta ning sai tulemuseks 1552 kulureaga väljavõtte, milles abikõlblike kulude kogumaksumus oli 18 332 464,15 eurot. 2. JKS audit keskendub ainult mittehankijatest toetuse saajate hangete/ostude EIS poolse kontrolli tõhususele, mistõttu programmi juhtimiskulud ja riigiasutustest toetuse saajate projektide kulud ei kuulunud auditi ulatusse ja võeti kuluridade loendist välja. Välja jäeti kõik projektid, milliseid on FKO oma seniste auditite käigus juba auditeerinud ja väikeprojektidega seotud kulud, sest nende puhul ei olnud tegemist hangete/ostudega mahus üle 20 000 euro. 3. Peale eelnimetatud toiminguid jäi mittehankijatest toetuse saajate hangete/ostudega seotud kuluridu kuluridade üldkogumisse 483, milliste abikõlblike kulude maksumus oli 5 697 347,37 eurot. 4. Järgnevalt grupeeriti kuluread projektide kaupa ja järjestati projektid lähtuvalt sisseostetavate toodete/teenuste kogumaksumusest. Otsustati auditeerida üheksat mittehankijast toetuse saaja projekti, milliste raames sisseostetavate toodete/teenuste maht oli maksumuselt suurim. 5. Auditi ulatusse otsustati arvata toetuse saajate tehingud juhul kui kuluridade väljavõte näitas, et ühelt pakkujalt on ostetud tooteid või teenuseid üle 20 000 euro maksumuses. Nimetatud toimingute tulemuse arvati testimisse 8 ettevõtte 9 projekti 12 pakkujaga sõlmitud lepingute ulatuses, mille kogumaksumus oli 5 205 628,06 eurot. 6. Auditi toimingud teostati järgmiste toetuse saajate hangete/ostude kohta: Toote müüja või teenuse Projekti number Toetuse saaja ettevõte osutaja 2014-2021.1.02.20-0055 3D Technologies R&D AS Osaühing Interest Marketing 2014-2021.1.02.20-0058 Roofit Solar Energy OÜ Codeborne OÜ 8 EIS-i kui Norra finantsmehhanismi rakendusüksuse juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – lõpparuanne 2014-2021.1.02.20-0059 Roofit Solar Energy OÜ TÜV Rheinland LGA Products GmbH 2014-2021.1.02.20-0060 Thermory AS Ceetec A/S 2014-2021.1.02.20-0060 Thermory AS Jartek Invest OY 2014-2021.1.02.20-0069 Osaühing Estover Piimatööstus Saksa Automaatika OÜ 2014-2021.1.02.20-0069 Osaühing Estover Piimatööstus AcRef OÜ 2014-2021.1.02.20-0073 Aktsiaselts Modera UAB Andresen Soft 2014-2021.1.02.20-0078 Aktsiaselts Chemi-Pharm Thorsteel OÜ Shanghai Kesi Packaging 2014-2021.1.02.20-0078 Aktsiaselts Chemi-Pharm Machinery Co., Ltd 2014-2021.1.02.20-0096 UpSteam Eesti OÜ OÜ Singleton Group 2014-2021.1.02.20-0097 Rexplorer OÜ Helmes AS Lisaks analüüsisid audiitorid kuluaruande kontroll-lehti, sh nii neid, millel oleks EIS pidanud rakendusmääruse artikli 8.15 lg 3 ja lg 4 nõuete suhtes ilmnenud rikkumised välja tooma kui neid, kus rikkumisi ei olnud. - Norra finantsmehhanismi 2014-2021 rakendusmäärus; Õiguslik raamistik ja olulisemad - Eesti – Norra Koostööprogramm „Green ICT“ põhitoetusskeemi kord ja tingimused dokumendid, (edaspidi TAT); millele tugineti - Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) nr 1303/2013 (edaspidi ÜSM)9; - Euroopa Komisjoni 14.5.2019 otsus, millega kehtestati suunised riigihanke-eeskirjade rikkumise korral liidu rahastatavate kulude suhtes tehtavate finantskorrektsioonide kindlaks määramiseks; - Euroopa Komisjoni Suunis huvide konflikti vältimiseks ja käsitlemiseks finantsmääruse raames (2021)C 121(01); - Perioodi 2014-2020 struktuuritoetuse seadus (edaspidi STS); - Riigihangete seadus; - Vabariigi Valitsuse määrus nr 143 „Perioodi 2014–2020 struktuuritoetusest hüvitatavate kulude abikõlblikuks lugemise, toetuse maksmise ning 9 Juhtimis- ja kontrollsüsteemi auditis hinnatud põhinõuded ja hindamiskriteeriumid tuginevad EL Nõukogu määrusele 1303/2013 (art 124(5)) ning EK poolt välja töötatud juhendmaterjalil „Guidance for the Commission and Member States on a common methodology for the assessment of management and control systems in the Member States (2014-2020 programming period)“ (EGESIF_14-0010-final; 18/12/2014) 9 EIS-i kui Norra finantsmehhanismi rakendusüksuse juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – lõpparuanne finantskorrektsioonide tegemise tingimused ja kord“ (edaspidi ühendmäärus) ja ühendmääruse seletuskirjad; - KA miinimumnõuded taotluste menetlemise, toetuse väljamaksmise ja elluviimise kontrollimisele (KAMIN); - EIS Tööprotseduuride kirjeldus, töökord P3 „Kontrolltoimingud10 Auditeerimise Rahvusvahelised siseauditeerimise kutsetegevuse (IIA) standardid standardid Piirangud Aastatel 2014–2021 Euroopa Majanduspiirkonna finantsmehhanismist ja Norra finantsmehhanismist vahendite taotlemise ja kasutamise tingimused ja kord § 11 lg 1 punkt 3 sätestab: programmioperaator osutab järelevalve, auditi või hindamise tegijale igakülgset abi, sealhulgas tagab talle viivitamata ligipääsu esitatud andmete õigsuse kontrollimiseks kõigile programmi rakendamisega seotud dokumentidele ja informatsioonile ning õiguse viibida programmioperaatori välistoetuse kasutamisega seotud ruumides ja territooriumil. Et programmioperaator Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium on andnud Green ICT programmi elluviimislepinguga programmi rakendamisega seonduvad kohustused üle EIS- le, siis on kontrollitoimingud läbi viidud EIS JKS-i hinnates. Eelnevast tulenevalt järeldavad audiitorid, et kõik auditi käigus esitatud andmed ning muu suuline ja kirjalik teave kajastavad RÜ JKS-i korrektselt ja tegelikkusele vastavalt ning on piisavad auditi eesmärgis toodud hinnangu andmiseks. Täiendava, audiitoritele mitteesitatud / mitteteadaoleva informatsiooni korral oleksid audiitorite järeldused võinud olla teistsugused. Järeltoimingud Auditeeritaval tuleb arvestada auditi aruande B-osas esitatud tähelepanekute ja soovitustega. Soovituste rakendamise osas annab Riiklik Kontaktasutus tagasisidet SFOS-i vahendusel. Lõpliku hinnangu soovituste elluviimisele annab auditeeriv asutus. Vajadusel viiakse läbi järelaudit. 2. Taustinfo Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium on Green ICT programmioperaatoriks RÜ määramine määratud Norra Kuningriigi ja Eesti Vabariigi vahel sõlmitud Vastastikkuse mõistmise memorandumi alusel 09.05.2017.a11. Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi ja EIS vahel on sõlmitud 15.10.2018.a Green ICT programmi elluviimisleping nr 24.4-6/17-0524/8622. Auditi ulatusse Käesoleva auditi ulatuses olid eraõiguslikest juriidilistest isikutest toetuse saajad, kes ei ole kuulunud toetuse hankijad, nö mittehankijad. Mittehankijad on toetuse saajad, kes üldjuhul ei pea järgima saajad RHS-i tervikuna, kuid Green ICT programmi puhul tuleb neil järgida rakendusmääruse artikkel 8.15 lg 3 ja lg 4 nõudeid ja Green ICT TAT-i punktides 21.1.21, 21.1.22, 21.1.23 toodud tingimusi . 10 Peamiselt versioon 8, mis kehtib alates 07.06.2021.a 11 Memorandumit on muudetud 21.06.2019.a, kuid nimetatud vastutust käsitlevat punkti ei ole muudetud. 10 EIS-i kui Norra finantsmehhanismi rakendusüksuse juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – lõpparuanne Auditi ulatusse kuulunud Green ICT TAT punkti 21.1.21. kohaselt on toetuse saaja kohustatud täitma kõiki asjakohaseid kohalikke, siseriiklikke ja Euroopa Liidu õigusakte (sealhulgas, kuid mitte ainult, keskkonna, riigihangete ja riigiabi alaseid õigusakte). TAT punktis 21.1.22 on sätestatud, et kui projekti toetuse määr on 50%, peavad toetuse saaja ja/või partner projekti raames kaupu või teenuseid ostes järgima oma asukohamaa riigi riigihangete regulatsioonis ja EL direktiivides hankijale sätestatud kohustusi, sh viima vajadusel läbi nõuetekohase hanke. Alla riigihanke piirmäära teostatud tehingute puhul tuleb esitada vähemalt kolm võrreldavat hinnapakkumist üksteisest sõltumatutelt pakkujatelt ja pakkumise lähteülesande kirjeldus, kui tehingu summa ilma käibemaksuta on 20 000 eurot või rohkem või vastavalt toetuse saaja kehtestatud hankekorrale. Juhul kui kolme sõltumatut hinnapakkumist ei ole võimalik esitada või kui odavaimat pakkumist ei valita, tuleb maksetaotlusele lisada sellekohane põhjendus. TAT punktis 21.1.23 on öeldud: kui projekti toetuse määr on alla 50%, peavad toetuse saaja ja/või partner esitama vähemalt kolm võrreldavat hinnapakkumist üksteisest sõltumatutelt pakkujatelt ja pakkumise lähteülesande kirjelduse, kui tehingu summa ilma käibemaksuta on 20 000 eurot või rohkem. Juhul kui kolme sõltumatut hinnapakkumist ei ole võimalik esitada või kui odavaimat pakkumist ei valita, tuleb maksetaotlusele lisada sellekohane põhjendus; Lähtudes ülaltoodust pidi toetuse saaja üle 20 000 euro maksumusega ostude/hangete puhul esitama RÜ-le kolm pakkumist, kuid pidi seejuures järgima rakendusmääruse artiklites 8.15 lg 1, lg 3 ja lg 4 nõudeid.. RÜ pidi kontrollima, kas lisaks Green ICT TAT punktidele 21.1.21, 21.1.22 kui 21.1.23 on ka rakendusmääruse artikli 8.15 lg 3 ja lg 4 sätestatud nõuded on täidetud. Kontrolli läbiviimist tõendab asjakohane kontroll-jälg. Kontrolli ja kontrollija töö hõlbustamiseks tuuakse kontroll-lehel üksikult välja kõik kohustuslikud nõuded. Asjakohaste küsimustega ning antud vastustega kontroll-leht on kontroll-jälg sellest, mida ja kuidas kontrolliti. Varasemad auditid JKS auditi läbiviimise kohustus tuleneb Norra finantsmehhanism 2014-2021 rakendusmääruse artikli 5.5 lõikest 1, mis sätestab, et auditeeriv asutus: (a) tagab auditite läbiviimise, veendumaks abisaajariigi tasandi juhtimis- ja kontrollisüsteemi tõhusas toimimises; (b) tagab, et iga programmi puhul viiakse läbi vähemalt üks audit, veendumaks selle juhtimis- ja kontrollsüsteemi tõhusas toimimises. Norra finantsmehhanism 2014-2021 rakendusperioodil ei ole EAS-is/EIS-is12 varem Green ICT programmi JKS auditit läbi viidud. Green ICT programmist on käesoleval rakendusperioodil auditeeritud kuut põhiprojekti: Projekti nr Toetuse saaja Projektiauditi nr Auditi tulemus ALFA Yacht 2014-2021.1.02.20-0082 Production OÜ NOR_EMP-7/2021 Märkusteta Migrevention OÜ, 2014-2021.1.02.21-0157 partner Quretec OÜ NOR_EMP-11/2022 Märkusteta 2014-2021.1.02.21-0146 Olsson Green OÜ NOR_EMP-12/2022 Märkusteta Eziil Production 2014-2021.1.02.20-0094 Intelligence OÜ NOR_EMP-14/2022 Märkusteta Tähelepanek: 2014-2021.1.02.20-0068 Silvercode OÜ NOR_EMP-13/2022 huvide konflikt 12 Ettevõtluse Arendamise Sihtasutus kuni 31.12.2021.a-ni. 11 EIS-i kui Norra finantsmehhanismi rakendusüksuse juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – lõpparuanne Tähelepanek: RHS § 3 üldpõhimõtete 2014-2021.1.02.20-0080 BugBox OÜ NOR_EMP-15/2022 rikkumine Nimetatud projektiaudititest viitavad probleemidele EIS kontrollitoimingutes viimati valminud projektiauditid nr NOR_EMP-13/2022 ja NOR_EMP-15/2022, kusjuures nende projektiauditite käigus tuvastatud vead on sarnased käesoleva JKS auditi leidudega. 12 EIS-i kui Norra finantsmehhanismi rakendusüksuse juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – lõpparuanne B-OSA TÄHELEPANEKUD Põhinõue nr 4 „Piisavad ja asjakohased juhtkonna kontrollid“ Audiitorite hinnangul ei ole RÜ teostatavad kontrollitoimingud mittehankijatest toetuse saajate ostude kontrollimisel piisavad (JKS toimib, kuid mõningad parandused on vajalikud) veendumaks, et toetuse saajate ostud on teostatud rakendusmääruses toodud nõudeid järgides. Auditi raames tehti oluline tähelepanek (4.1) Programmioperaatorile ja Riiklikule Kontaktasutusele seoses õigusliku raamistiku rakendamise ja täiendamise vajadusega, mida ilmestavad tähelepanekutes 4.2-4.4 toodud puudused, millest osad omavad audiitorite hinnangul finantsmõju. Oluline süsteemi tähelepanek 4.1: Norra rakendusmääruse mittehankijate ostude täielikku ja õiglast konkurentsi ning hinnavõrdlust puudutavad sätteid ei ole Green ICT programmis kehtestatud/jõustatud. Green ICT programmi mittehankijate kontroll ei keskendu vastavatele Norra rakendusmääruses sätestatud punktidele ja finantskorrektsiooni tegemiseks ei ole (üheselt mõistetavaid) aluseid. Rakendusmääruse artiklis 1.3 on muuhulgas kirjeldatud Norra FM järgmised rakenduspõhimõtted:  Lõige 1: kõik Norra finantsmehhanismi 2014-2021 kaudu rahastatavad programmid ja tegevused peavad põhinema ühistele väärtustele muuhulgas võrdsus ja õigusriik;  Lõige 2: kõik Norra finantsmehhanismi 2014-2021 kaudu rahastatavad programmid ja tegevused peavad järgima hea valitsemistava põhimõtteid, olema osaluspõhised ja kaasavad, usaldusväärsed, läbipaistvad, tundlikud, tulemuslikud ja tõhusad 13. Need peavad rakendama korruptsiooni suhtes nulltolerantsi. Audiitorid tuvastasid Eesti siseriiklike õigusaktide puudustena, et Green ICT TAT-is ja määruses nr 55 Aastatel 2014– 2021 Euroopa Majanduspiirkonna finantsmehhanismist ja Norra finantsmehhanismist vahendite taotlemise ja kasutamise tingimused ja kord (edaspidi määrus nr 55) ei ole välja toodud, et programmist rahastatud tegevused peaksid kõiki rakendusmääruse artiklis 1.3 toodud põhimõtteid jälgima. Rakendusmääruse artiklis 8.15 on sätestatud hangete teemal järgnev:  Lõige 1: programmide ja projektide rakendamise kõikidel tasanditel järgitakse siseriiklikku ja Euroopa Liidu riigihangete õigust.  Lõige 3: juhul, kui programmi rakendamise osana sõlmitud lepingud jäävad alla siseriiklike või Euroopa Liidu riigihangetele seatud piirmäärade või ei mahu kohaldatavate riigihangete seaduste piiridesse, järgivad selliste lepingute sõlmimine (sealhulgas sõlmimisele eelnevad protseduurid) ja selliste lepingute tingimused parimaid majanduspraktikaid, sealhulgas aruandekohustust, võimaldavad täielikku ja õiglast konkurentsi potentsiaalsete pakkujate vahel, näiteks tõhusa hinnavõrdluse teel, ja tagavad Norra finantsmehhanismi 2014–2021 ressursside optimaalse kasutuse. 13 Rakendusmääruse ingliskeelses versioonis artiklis 1.3: All programmes and activities funded by the Norwegian Financial Mechanism 2014-2021 shall follow the principles of good governance; they shall be participatory and inclusive, accountable, transparent, responsive, effective and efficient. There shall be zero-tolerance towards corruption. Responsive võib tõlkida ka kui „kohanduv“. 13 EIS-i kui Norra finantsmehhanismi rakendusüksuse juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – lõpparuanne  Lg 4: hanke ja lepingute täitmise ajal järgitakse kõrgeimaid eetikanorme ja välditakse huvide konflikti. Programmioperaator tagab piisavate ja tõhusate vahendite kasutamise ebaseaduslike või korruptiivsete praktikate kasutamise vältimiseks. Ei aktsepteerita mis tahes liiki pakkumisi, kingitusi, makseid ega hüvitisi, mida kas otseselt või kaudselt võidaks või saaks tõlgendada ebaseadusliku või korruptiivsena, nt ahvatluse või tasuna hankelepingute määramise või täitmise eest. TAT punkti 8.2-8.5 põhjal saab toetuse maksimaalne osakaal olla Green ICT programmis kuni 50%. Kõigi auditeeritud projektide puhul oli toetusmäär alla 50%, seega toetuse saajad pidid jälgima TAT punkti 21.1.23, milles on öeldud, kui projekti toetuse määr on alla 50%, peavad toetuse saaja ja/või partner esitama vähemalt kolm võrreldavat hinnapakkumist üksteisest sõltumatutelt pakkujatelt ja pakkumise lähteülesande kirjelduse, kui tehingu summa ilma käibemaksuta on 20 000 eurot või rohkem. Juhul kui kolme sõltumatut hinnapakkumist ei ole võimalik esitada või kui odavaimat pakkumist ei valita, tuleb maksetaotlusele lisada sellekohane põhjendus, Audiitorite hinnangul ei kata nimetatud TATi sõnastus kogu rakendusmääruse artiklis 8.15 toodud mõtet, et tuleb lepingute sõlmimisel ja sõlmimisele eelnevate protseduuride käigus järgida parimaid majanduspraktikaid, sh täielikku ja õiglast konkurentsi potentsiaalsete pakkujate vahel, näiteks tõhusa hinnavõrdluse teel, et tuleb tagada Norra finantsmehhanismi 2014–2021 ressursside optimaalse kasutus, et tuleb järgida kõrgeimaid eetikanorme ja vältida huvide konflikti. Lisaks ei ole TAT koostamisel lähtutud EL struktuuritoetuse vahenditest finantseeritud mittehankijate projektide puhul kasutusel olevast parimast praktikast, mille kohaselt tuleb mittehankijatest toetuse saajatel üle 20 000 euro maksumuses ostude/hangete puhul järgida RHS § 3 üldpõhimõtteid. TAT punktis 25.4. ja määruse nr 55 § 10 lg 2 on sätestatud: toetuse tagasinõudmisel lähtutakse perioodi 2014–2020 struktuuritoetuse seaduse §-s 45 sätestatud finantskorrektsiooni alustest ja Vabariigi Valitsuse 1. septembri 2014. a määrusest nr 143 „Perioodi 2014–2020 struktuuritoetusest hüvitatavate kulude abikõlblikuks lugemise, toetuse maksmise ning finantskorrektsioonide tegemise tingimused ja kord”. RÜ on aga oma vastulausetes välja, et nende meelest ei tohiks Norra FM projektide puhul rakendada EL struktuurifondide vahenditest finantseeritud projektide puhul kasutusel olevat finantskorrektsioonide juhendit, sest see Norra FM projektidele ei kohaldu. Arvestades eeltoodut jõudsid audiitorid järeldusele, et Green ICT programmi TAT koostamisel ja rakendamisel on jäänud rakendusmääruse artiklites 1.3 ja 8.15 toodud rakenduspõhimõtted, hangete teostamist ja tagasinõudeid käsitlevad sätted Eestis siseriiklikult asjakohaselt jõustamata. Nimelt puuduvad Green ICT programmi sõnastuses viited RHS-le, on jäetud sõnastamata, kuidas tagatakse rakendusmääruse artiklite 1.3 ja 8.15 täies ulatuses täitmine. Ei ole välja toodud, et hanke ja lepingute täitmise ajal järgitakse kõrgeimaid eetikanorme ja välditakse huvide konflikti. Rakendusüksuselt, programmioperaatorilt ja Riiklikult Kontaktasutuselt saadud tagasiside näitab, et kui sisuliselt mingi projekti kulude puhul ka probleem esineb, siis selget tagasinõude alust ei ole. Audiitorid analüüsisid rakendusmäärust ning jõudsid järeldusele, et Norra rakendusmääruse sätete siseriiklikus õiguses jõustamise eest on vastutavad nii Riiklik Kontaktasutus kui programmi tasandil programmioperaator. Rakendusmääruse artikli 5.3 lõigetes 1 ja 3 on märgitud Riiklik kontaktasutus vastutab üldiselt Norra finantsmehhanismi 2014–2021 eesmärkide saavutamise ja Norra finantsmehhanismi 2014–2021 abisaajariigis rakendamise eest kooskõlas artikliga 1.3. Riiklik kontaktasutus toimib kontaktasutusena ja vastutab memorandumi rakendamise eest ning annab selle kohta aru. Riiklik kontaktasutus tagab, et programme rakendatakse kooskõlas Norra finantsmehhanismi 2014-2021 õigusliku raamistikuga ja teostab järelevalvet nende rakendamise seisu ja kvaliteedi üle. Riiklik kontaktasutus võtab kasutusele kõik vajalikud meetmed, tagamaks, et programmioperaatorid on täielikult teadlikud oma Norra finantsmehhanismi 2014-2021 õiguslikust raamistikust tulenevatest kohustustest. Rakendusmääruse artikkel 5.6 lg 1 kohaselt vastutab Programmioperaator programmi ettevalmistamise ja rakendamise eest vastavalt artiklis 1.3 kirjeldatud põhimõtetele ja eelkõige: (a) tagab, et projektid aitavad kaasa Norra finantsmehhanismi 2014–2021 üldeesmärkide ja konkreetse programmi tulemus(t)e ja eesmärgi (-märkide) saavutamisele ja et nad järgivad kõikides rakendamisetappides rakendusmäärust, programmilepingut ja kohaldatavat siseriiklikku ja Euroopa Liidu õigust; 14 EIS-i kui Norra finantsmehhanismi rakendusüksuse juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – lõpparuanne (e) veendub, et projektide elluviijate deklareeritud kulud on tegelikult tekkinud ja järgivad käesolevat määrust, programmilepingut ja kohaldatavat siseriiklikku ja Euroopa Liidu õigust; (w) tagab, et täidetakse kõiki asjakohaseid Euroopa Liidu, siseriiklikke ja kohalikke õigusakte (sealhulgas, kuid mitte ainult keskkonna, riigihangete ja riigiabi alased õigusaktid) Sama artikli lõikes 2 on öeldud Programmioperaator koostab kirjalikud standardid ning protseduurid läbiviidavate kontrollide jaoks ja peab arvestust iga kontrolli kohta, märkides ära tehtud töö, kontrolli kuupäeva ja tulemused ning seoses leitud rikkumistega rakendatud meetmed. Programmi elluviimisega seonduvate ülesannete täitmise on programmioperaatori küll lepingu alusel edasi andnud Ettevõtluse ja Innovatsiooni Sihtasutusele. Eeltoodust lähtuvalt on Riiklik Kontaktasutus peamine Norra FM vahenditest finantseeritud programmide ja tegevuste rakendusmääruse kohase elluviimise eest vastutaja. Samas Green ICT programmi tasandil on programmi ettevalmistamise ja programmi rakendamise eest peamine vastutaja ikkagi programmioperaator, kes oleks pidanud Green ICT programmi nõuded sõnastama nii, et Norra FM finantseeritud mittehankijate projektidele ja samalaadsetele EL struktuuritoetuste vahenditest finantseeritavatele projektidele kehtiksid siiski ühetaolised nõuded, KAMIN juhend ja kohustus järgida RHS § 3 üldpõhimõtteid. Et käesoleva auditi tulemused viitavad sellele, et kõiki rakendusmääruses toodud sätteid ei ole siseriiklikult RHS üldpõhimõtetega õiguslikult seostatud ja Green ICT programmi rakendamisel on tuvastatud erinevat liiki puudusi, siis viitab see sellele, et Riiklik Kontaktasutus ja programmioperaator on jätnud osad Norra FM rakendusmääruse nõuded siseriiklikult kehtestamata, mis on toonud kaasa erinevused EL struktuuritoetustest ja Norra FM vahenditest finantseeritavate mittehankijate projektide kulude abikõlblikkuse määratlemisel, ebapiisavad mittehankijate projektide kontrollid rakendusüksuses, pakkujate ebavõrdse kohtlemise ja mitteabikõlblikud kulud. Audiitorite hinnangul tuleb Green ICT programmi sõnastust täiendada selliselt, et kõik rakendusmäärusest tulenevad nõuded saavad siseriiklikult jõustatud ja RHS üldpõhimõtete täitmisega seostatud. Lisaks tuleb Green ICT programmi puhul luua detailsem reeglistik, kuidas projektides pakkujate võrdset kohtlemist tagatakse; kuidas rakendusüksus projektides võrdse kohtlemise põhimõtte järgimist kontrollib ja kuidas rakendusüksus reageerib kui toetuse saajad rakendusmääruses või TATis sätestatud nõudeid/reegleid ei järgi ja oste/hankeid läbipaistvalt ei teosta. Praeguses Green ICT programmi programmis sellised reeglid puuduvad, toetuse saajale täpsustavat juhendit koostatud ei ole, mistõttu ei ole üheselt sätestatud, kuidas toetuse saaja Norra FM rakendusmääruse 8.15 lg 1, 3 ja lg 4 sätteid täitma peab ja kuidas nõuete täitmist kontrollitakse. Rakendusüksus on oma kommentaarides ka ise nõustunud, et Norra FM rakendusmääruse 8.15 lg 3 ja 4 toodud punktid sarnanevad RHS § 3 toodud tingimustele, kuid samas möönnud, et kuivõrd Green ICT programmis ei ole viidet RHS § 3-le toodud, siis finantskorrektsiooni otsuseid ei saa RHS § 3 üldpõhimõtete rikkumisele viidates koostada. Audiitorid ei saa pidada Norra doonorite ootustele vastavaks olukorda, kus EL struktuuritoetuste vahenditest finantseeritud mittehankijate projektide ja Norra FM vahenditest finantseeritud mittehankijate projektide puhul kohaldatakse toetuse saajatele erineva rangusega ostude/hangete läbiviimise reegleid ja toetuse tagasinõude määrasid. - Risk programmioperaatorile Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumile: Kui programmioperaator ei ole TAT-i koostades ette näinud piisavaid kontrollitoiminguid ja RÜ teostatavad kontrollitoimingud ei tuvasta mittehankijatest toetuse saajate projektides tegelikke eksimusi rakendusmääruse muuhulgas artikli 8.15 lg 3 ja lg 4 järgimisel, eksisteerib risk, et toetust ei kasutata Euroopa Liidu ja siseriiklike õigusaktidega ning rakendusmäärusega kooskõlas, toetus tuleb toetuse saajatelt tagasi nõuda ning Finantsmehhanismide Kantseleile tagasi maksta. 15 EIS-i kui Norra finantsmehhanismi rakendusüksuse juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – lõpparuanne Risk Riiklikule Kontaktasutusele: Kui Riiklik Kontaktasutus ei ole rakendatava Green ICT programmi TAT koostamise ja kooskõlastamise vältel tuvastanud, et osad rakendusmääruse sätted jäävad/on jäänud siseriiklikult jõustamata ja tegelik programmi rakendamine ei ole täielikult kooskõlas rakendusmääruses toodud nõuetega, eksisteerib risk, et Green ICT programmile ette nähtud toetus tuleb kas osaliselt või täielikult Finantsmehhanismide Kantseleile tagasi maksta ning lisaks ei ole tagatud toetuse saajate võrdne kohtlemine erinevate välisabi ja EL toetusest rahastatud projektide kulude kontrollimisel. Soovitus programmioperaatorile Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumile ja Riiklikule Kontaktasutusele: Soovitame programmioperaatori ja Riikliku Kontaktasutuse koostöös täiendada Norra FM-st finantseeritud Green ICT programmi ja programmi juhtimis- ja kontrollisüsteemi sh sõnastada nõuded ja kontrollide korra Norra FM rakendusmääruses toodud tingimuste täitmiseks, tuginedes kas RHS § 3-le või sõnastades erinõuded, mis loovad võimaluse Norra FM rakendusmääruse artiklis 8.15 jt toodud sätteid järgida. Programmioperaatori kommentaar: Kuna Norra FM-ist finantseeritud Green ICT programmis ei ole meil rohkem plaanis välja kuulutada ühtegi avatud taotlusvooru toetuse eraldamiseks taotlejatele, siis me ei näe, missugust kasu võiks anda Green ICT programmi ning programmi juhtimis- ja kontrollisüsteemi täiendamine Teie poolt pakutud viisil. Kahjuks ei ole võimalik juba rahastatud projektidele tagasiulatuvalt uusi või senisest erinevas sõnastuses nõudeid kehtestada. See tekitab veelgi rohkem segadust ning läheb vastuollu õigusselguse ning õiguspärase ootuse põhimõtetega. Teeme ettepaneku, et EMP ja Norra FM-i uue perioodi tingimuste üle läbirääkimisel doonori ning FM-i edasise rakendamisega seotud osapoolte vahel tuleks kõige efektiivsemad ning ka taotlejate jaoks kõige selgemad ja arusaadavamad tingimused, sh RHS-i mõistes mittehankijate ostude tingimused selgelt kokku leppida, sätestada need põhimõtted siseriiklike õigusaktidega ning edaspidi FM-i rakendamisel neist lähtuda. Soovituse rakendamise eest vastutav isik ja kuupäev programmioperaatori poolt: Riikliku Kontaktasutuse kommentaar: Audiitorid on seisukohal, et rakendusmääruse artiklites 1.3 ja 8.15 toodud põhimõtted, hangete teostamist ja tagasinõudeid käsitlevad sätted on siseriiklikes õigusaktides jäetud asjakohaselt jõustamata. Samuti on märgitud, et puuduvad hangete teostamist ja tagasinõudeid puudutavad sätted. RKA juhib audiitorite tähelepanu määrus nr 55 §-le 4 ja TAT p-dele 1.1 ja 1.2, mille kohaselt peab rakendusmäärusest lähtuma nii programmioperaator kui -partner ja ka projektide elluviimisel toetuse saaja ja partner. Seega ei ole õige järeldus, et rakendusmäärus on siseriikliku õigusruumi jäetud üle võtmata. Küsimus saab olla üksnes selles, kas olemasolev õigusruum, sh rakendusmääruse sätted on piisavad toetuse saajatele ja partneritele mõistmaks rakendusmääruse artiklitest 1.3 ja 8.15 tulenevaid ootusi. RKA on veendunud, et kui eelviidatud sätete tõlgendamine audiitorite näidatud viisil ei tulene projektide elluviimisele kohalduvatest õigusaktidest ega saa olla mõistlikult käituvale toetuse saajale või partnerile ette nähtav, siis ei ole õiguspärane, sh õigustatud ootuse põhimõttega kooskõlas olukord, kus olemasolevat õigusruumi asutakse analoogiate või ootuspärasest kaugeleulatuvamate tõlgenduste kaudu täiendama või kohaldama neid tagasiulatuvalt. Projekte tuleb ellu viia õigusaktide kohaselt ning juhul, kui olemasolev õigusakti sõnastus osutub audiitorite hinnangul ebapiisavaks, siis tuleb viia õigusakti sisse muudatused, kuid need muudatused saavad olla kehtestatud üksnes edasiulatuvalt. Samuti on TAT-s esitatud nõuded ostude tegemisele (TAT p 21.1.23), millele viitavad auditi aruandes ka audiitorid ise, ning vastavalt TAT p-le 25.4 lähtutakse tagasinõudmisel ühendmäärusest. Palume seetõttu audiitoritel aruandes ette heidetud asjaolusid veelkord üle kontrollida. 16 EIS-i kui Norra finantsmehhanismi rakendusüksuse juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – lõpparuanne Audiitorid on seisukohal, et mittehankijatest toetuse saajatel tuleb järgida RHS § 3 üldpõhimõtteid, mis on näiteks SFi puhul olnud seni teadaolev rakendatud praktika. Käesoleval juhul on tõsi, et viidatud nõue ei tulene rakendusmäärusest ega ühestki muust Green ICT projektidele kohalduvast õigusaktist. Isegi kui viidatud säte kohalduks, siis RHS § 1 lg-st 1, § 4 p-st 16 ning §-st 5 tulenevalt ei kohalduks mittehankijale ülejäänud RHS sätted, sh ka RHS § 4 p 8 huvide konflikti definitsioon. Siinkohal väärib märkimist, et ainuüksi hankijate puhul on RHS § 3 sisustamine erinev tulenevalt hanke maksumusest ja liigist. Nimelt tuleneb kohtupraktikast (vt nt Riigikohtu lahendid asjades nr 3-17-2718 ja 3-20-1198), et mida väiksem on hanke maksumus ja mida leebem on seetõttu hanke liik, seda leebem peaks olema käsitlus RHS § 3 üldpõhimõtete sisustamisest. Selle valguses tuleks pigem eeldada, et mittehankijate puhul peaks § 3 sisustamine olema hankijatega võrreldes veelgi paindlikum. Samas juhib RKA tähelepanu ka sellele, et soovitusena üksnes õigusraami täiendamine viitega RHS § 3 üldpõhimõtetele ja nende rakendamine mittehankijatele on käesoleval juhul sisutühi, sest nagu juba mainitud, siis praktikas sisustatakse mittehankijate üldpõhimõtete täitmist hankijatele kohalduvate nõuete ja rangusega. Õigusselguse huvides võib edaspidi kaaluda seda, kas kehtestada mittehankijatele ostude läbiviimise nõuded horisontaalselt (doonorite tasemel või riigisiseselt) või teha seda konkreetse programmi tingimuste põhiselt täpsemini. Huvide konflikti sisustamine ei ole mittehankijate tegevuses sõnaselgelt reguleeritud. Rakendusmääruse artikkel 7.5 kõneleb huvide konfliktist üksnes projektide valiku kontekstis. Nõuded mittehankijate ostudele on sätestatud art 8.15 p-s 3 ja 4, sh huvide konflikti vältimise nõue. Samas ei ole art-s 8.15 avatud mitte-hankija huvide konflikti mõistet, mis hankijate puhul tuleneb konkreetselt riigisisesest riigihangete korrast. Printsiibis laiaulatusliku analoogia rakendamine hankijatega ei ole õiguslikult võimalik, kuivõrd sellise tõlgendusega kaasnevad mittehankijatest toetuse saajatele oluliselt suurema majandusliku mõjuga tagajärjed, kui on täna kehtivas regulatsioonis nendele ettenähtav. Seega oleks selline tõlgendus õiguse aluspõhimõtetega, eelkõige õigustatud ootuse põhimõttega vastuolus. Veelgi enam, hankijatele mõeldud kesksete nõuete ja sanktsioonide absoluutne kohaldamine mittehankijatele on selges vastuolus riigihangete instituudiga, milles nõuete kohaldamine lähtub eeldusest, et riigi enda hangete (subjektid) rahalised suurused omavad suuremat mõju konkurentsile. Toetuste rakendussüsteemis on aga hakatud eeldama, et samaste nõuete kohaldamine ka mittehankijatele on põhjendatud üksnes ühetaolise rakendamise huvides, ent õiguslikus käsitluses ei ole seda võimalik absoluutsena teha, sest mittehankijate hangete teostamine ei saa olla sisustatav analoogia korras riigihangetes kasutatavate nõuete kohaldamiseks ja finantskorrektsioonide määramiseks nö. „kataloogi“ alusel. Ka ei oma mittehankijate ostud sellist mõju konkurentsile nagu seda on eeldatud riigihangete ehk hankijate tegevuse puhul. Väärib märkimist, et nt 2018. a EL finantsmäärus nr 2018/1046 artikkel 61 defineerib huvide konflikti läbi isikute, kes on seotud EL eelarve otsese, kaudse või jagatud eelarve täitmisega. Finantsmääruse selgitava märkuse nr 104 kohaselt tulekski huvide konflikti mõistet kasutada ainult artikkel 61 tähenduses. Euroopa Komisjon on lisaks selgitanud huvide konflikti käsitlust ja ennetusmeetmeid oma suunises (2021/C 121/01) ning märkinud, et finantsmääruse artikkel 61 ei kohaldu üldjuhul taotlejate, pakkujate, avalduse esitajate, toetusesaajate (sealhulgas jagatud eelarve täitmisel lõplikud vahendite saajad) ega töövõtjate suhtes, välja arvatud juhul, kui nad on erilises ja erinevas olukorras. Erilise ja erineva olukorrana toob komisjon välja nt toetuse edasi jagamise või rahastamisvahendi rakendamise. Samuti on RKA-le teadaolevalt EL erinevate instantside ametnikud sisustanud huvide konflikti siiski projektide valiku või riigihangete läbiviimise aspektist ning on tõdenud, et mittehankijate puhul ei saa käsitlus olla võrdväärselt range hankijatele kohalduvast käsitlusest. Käesolevast auditist ei selgu, kuidas on audiitorid erasektori toetuse saajate puhul huvide konflikti mõistet sisustanud ning millistele õigusaktidele on seejuures tuginetud. Soovituse rakendamise eest vastutav isik ja kuupäev Riikliku Kontaktasutuses: 17 EIS-i kui Norra finantsmehhanismi rakendusüksuse juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – lõpparuanne AA täiendav kommentaar: AA jääb oma esialgsete soovituste juurde, aga kui PO ja RKA ei ole nõus juhtimis-ja kontrollisüsteemis muudatusi tegema ega näe vajadust Norra/EMP FM ja TAT õigusliku raamistiku muuta, siis tuleks küsimust arutada FMO-ga ning selgitada välja nende seisukoht, kuidas käesoleva JKS auditi käigus tuvastatud sisulisi rikkumisi edasi käsitleda. Lisaks tuleks jõuda FMO-ga kokkuleppele, kuidas peaks RÜ teostama juba käimasolevate projektide kulude kontrolle ning millistest õigusaktidest tuleks lähtuda toetuse tagasinõudmisel. Oluline tähelepanek 4.2 – Rakendusüksusel on jäänud tuvastamata, et toetuse saaja 3D Technologies R&D AS (edaspidi 3D Technologies) ei ole projekti nr 2014-2021.1.02.20-0055 (edaspidi projekt) konsultatsiooni- ja tarkvara arendusteenuste hanke läbiviimisel taganud täielikku ja õiglast konkurentsi ning on huvide konflikti eirates ostnud teenust ettevõttest, mille ainuomanik ja juhatuse liige on toetuse saaja projektijuht. Tuvastatud mitteabikõlblik kulu 142 480 eurot, millest mitteabikõlblik toetus 71 077,23 eurot. Rakendusmääruse artikkel 1.3 lõige 2 sätestab: “Kõik Norra finantsmehhanismi 2014-2021 kaudu rahastatavad programmid ja tegevused peavad järgima hea valitsemistava põhimõtteid, olema osaluspõhised ja kaasavad, usaldusväärsed, läbipaistvad, tundlikud, tulemuslikud ja tõhusad.” Rakendusmääruse artikli 8.15 lõike 1 alusel tuleb programmide ja projektide rakendamise kõikidel tasanditel järgida siseriiklikku ja Euroopa Liidu riigihangete õigust, TAT punktis 6.1. on öeldud: toetusskeemi raames on abikõlblikud need kulud, mis on põhjendatud, mõistlikud, õigusaktidega kooskõlas ja otseselt vajalikud toetatavate tegevuste elluviimiseks ja projekti eesmärkide saavutamiseks. Projekti kulud peavad olema kooskõlas säästlikkuse, tulemuslikkuse ja tõhususe põhimõtetega. TAT p 21.1.23 sätestab järgmist: “kui projekti toetuse määr on alla 50%, peavad toetuse saaja ja/või partner esitama vähemalt kolm võrreldavat hinnapakkumist üksteisest sõltumatutelt pakkujatelt ja pakkumise lähteülesande kirjelduse, kui tehingu summa ilma käibemaksuta on 20 000 eurot või rohkem.”. Juhul kui kolme sõltumatut hinnapakkumist ei ole võimalik esitada või kui odavaimat pakkumist ei valita, tuleb maksetaotlusele lisada sellekohane põhjendus. Lisaks on toetuse saaja kohustatud alla 50%-lise toetuse määra puhul hangete läbiviimisel järgima Rakendusmääruse artiklis 8.15 lõikes 3 sätestatut: “Juhul, kui programmi rakendamise osana sõlmitud lepingud jäävad alla siseriiklike või Euroopa Liidu riigihangetele seatud piirmäärade või ei mahu kohaldatavate riigihangete seaduste piiridesse, järgivad selliste lepingute sõlmimine (sealhulgas sõlmimisele eelnevad protseduurid) ja selliste lepingute tingimused parimaid majanduspraktikaid, sealhulgas aruandekohustust, võimaldavad täielikku ja õiglast konkurentsi potentsiaalsete pakkujate vahel, näiteks tõhusa hinnavõrdluse teel, ja tagavad Norra finantsmehhanismi 2014–2021 ressursside optimaalse kasutuse.” Rakendusmääruse artikkel 8.15 lg 4 omakorda sätestab toetuse saajale kohustuse hankes ja lepingu täitmisel järgida kõrgemaid eetikanorme ja vältida huvide konflikti. Programmioperaator tagab piisavate ja tõhusate vahendite kasutamise ebaseaduslike või korruptiivsete praktikate kasutamise vältimiseks. Huvide konflikt RHS tähenduses on olukord, kus hankija või tema nimel tegutseva isiku töötajal, ametnikul, juhatuse liikmel või muul pädeval esindajal, kes on kaasatud riigihanke ettevalmistamisse või korraldamisse või kes võib muul moel mõjutada selle riigihanke tulemust, on otseselt või kaudselt finantsalaseid, majanduslikke või muid isiklikke huvisid, mida võib käsitada tema erapooletust ja sõltumatust kahjustavatena (RHS § 4 p 8). Kuivõrd 3D Technologies projektis oli toetuse määr 49,89%14, pidi toetuse saaja hangete läbiviimisel järgima eelnimetatud TAT punkti 21.1.23 ja Rakendusmääruse artikli 8.15 lõikes 3 ja 4 sätestatut. Toetuse saaja korraldas konsultatsiooniteenuste ja tarkvara arendusteenuse ostmiseks hanke, mille käigus edastas pakkumuse lähteülesande (edaspidi pakkumuskutse) kolmele üksteisest sõltumatule ettevõttele – Interest 14 Taotluse rahuldamise otsus p 2: Projekti kogumaksumus 787 800 €, millest toetus maksimaalselt 393 000 €. 18 EIS-i kui Norra finantsmehhanismi rakendusüksuse juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – lõpparuanne Marketing OÜ, Iglu OÜ ja GreenTech Labs OÜ. Edukaks pakkujaks osutus Interest Marketing OÜ, kelle pakkumus oli kõige odavam. Audiitorid tuvastasid konsultatsiooni- ja arendusteenuse hankimisel alljärgnevad puudused: 1. Audiitorite hinnangul ei ole konsultatsiooni- ja arendusteenuse hanke pakkumuskutse koostatud rakendusmääruse artikli 8.15 lg 3 ja 4 põhimõtteid arvesse võttes, kuna toetuse saaja ei ole hanke läbiviimisel lähtunud parimatest majanduspraktikatest, sh ei ole loonud eeldusi täieliku ja õiglase konkurentsi toimumiseks potentsiaalsete pakkujate vahel, tõhusa hinnavõrdluse toimumiseks ja Norra finantsmehhanism 2014-2021 ressursside optimaalseks kasutuseks, sest pakkumuskutses15 ei ole hanke ese asjakohaselt määratletud. Pakkumuskutsest ei selgu:  konsultatsiooniteenuste ning tarkvara arendustööde ulatus, muuhulgas milline funktsionaalsus on senisel 3D Wayfinderil juba olemas, millistel platvormidel töötab;  millist programmeerimiskeelte oskust pakkujalt oodatakse;  millises mahus, millisel perioodil ja milliseks tähtajaks töid sisse osta soovitakse;  mis on pakkumuste hindamiskriteeriumid;  mis kuupäevaks tuleb pakkumused esitada. Auditi käigus selgus, et toetuse saaja juhatuse liige T.J. saatis lähteülesanded kõigile kolmele eelnimetatud ettevõttele välja 02.09.2020.a, kuid pakkumuste esitamiseks tähtaega ja pakkumuste hindamiskriteeriumeid ei sätestanud. Pakkumus Interest Marketing OÜ-lt laekus 05.09.2020.a (analüüsi, arenduse ja projektijuhtimise tööd hinnaga 80€/h + km, programmeerimistööd hinnaga 70€/h+km), Iglu OÜ-lt 10.09.2020.a detailselt välja toodud tarkvara arendustööd hinnaga 85 €/h +km, GreenTech Labs OÜ-lt tarkvara arenduse tööd (agiilne arendusmetoodika) 81,67 €/h+ km, kuid pakkumus on äärmiselt üldsõnaline ja sellel puudub kuupäev. Audiitorite hinnangul on toetuse saaja hoolimata kolme pakkumuse võtmisest teenust ostnud siiski ülepaisutatud tunnihinnaga 80 €/h +km, sest audiitoritele teadaolevalt on teistes sarnast tüüpi auditeeritud tarkvara arendusprojektides tarkvara arendusteenuse/programmeerimise tunnihind ligi poole odavam. 2. Arendusteenuste hankimisel ei ole välditud huvide konflikti Lisaks eeltoodule tuvastasid audiitorid, et toetuse saaja ei ole pakkumusi küsides taganud ausat ja läbipaistvat konkurentsi potentsiaalsete pakkujate vahel. Nimelt saatis toetuse saaja juhatuse liige T.J. teiste hulgas pakkumuskutse E.E.-le ([email protected]), kes on äriregistri andmetel Marketing Interest OÜ ainuke osanik ja juhatuse liige. Toetuse saaja poolt 08.04.2020.a EIS-ile esitatud taotlusvormi ja 09.09.2022 SFOS andmete põhjal on aga E.E. ka toetuse saaja projektijuht, kes vastutab kõigi projektijuhtimisega seotud ülesannete eest. Näiteks on toetuse saaja poolt 14.12.2020.a EIS-ile esitatud vahearuande päises E.E. märgitud kui projektijuht ja e-teeninduse tavakasutaja, mis viitab sellele, et E.E.-l oli juurdepääs projekti andmetele e-toetuse süsteemis ja ta osales ka projekti vahearuande koostamisel, kuigi aruande allkirjastas toetuse saaja esindusõiguslik isik K.K.. Lähtuvalt kõigest eeltoodust ja projektijuhi positsioonist on alust arvata, et E.E. osales nii taotluse koostamisel, projektijuhina projekti tegevuste ettevalmistamisel, läbiviimisel, EIS-ile aruannete koostamisel ning oli teadlik ka pakkumiskutse sisust, ootustest ja ajakavast16, mistõttu oli tal võrreldes teiste pakkujatega rohkem infot asjakohase pakkumuse ja hinna määramiseks. Audiitorite hinnangul ei ole nimetatud hanke puhul välditud huvide konflikti, kuivõrd arendusteenust on ostetud sisse projektijuhi ainuosalusega ettevõttest. 15 "Soovime projekti kaasata arendusteenuseid pakkuva partneri, kelle ülesandeks on konsultatsioonide pakkumine projekti teostamisel ja tarkvaraarenduse teenuse pakkumine, arvestades projekti eesmärke, tegevusi ja sisendit IT ning tervishoiuteenuse valdkonnast. Ootame projektis osalema pakkujaid, kelle meeskonnal on: 1. Rahvusvahelisele turule suunatud IT-projektide teostamise kogemus. 2. Tarkvara- arenduse alane kompetents, mida saab rakendada ülaltoodud funktsionaalsuste realiseerimiseks. Palume pakkumises esitada töötunni hind tööde teostamiseks." 16 Pakkumiskutsest ei ole pakkumiskutse koostaja andmed leitavad. 19 EIS-i kui Norra finantsmehhanismi rakendusüksuse juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – lõpparuanne Audiitoritele teadaolevalt on toetuse saaja juhatuse liige ja osanik K.K. ning projektijuht E.E. erinevate ettevõtmiste ja projektide raames teinud juba pikaajaliselt koostööd: 1. Äriregistri andmetel asutasid K.K. ja E.E. 03.11.1998.a ettevõtte Interest Marketing OÜ ja olid samaaegselt nimetatud ettevõtte juhatuse liikmed ja osanikud perioodil 03.11.1998-13.06.2008.a. Alates 13.06.2008.a on nimetatud ettevõtte ainuosanik ja juhatuse liige vaid E.E.. 2. Äriregistri andmetel on K.K. Sihtasutus Noored teaduses ja ettevõtluses ainuke juhatuse liige alates 12.04.2005.a ja E.E. sama sihtasutuse nõukogu liige alates 20.12.2005.a (Sihtasutuse annetused ja toetuse summas 2020.a 157 656 eurot. SFOS andmetel on sihtasutus esitanud taotlused kaheksa projekti rahastamiseks, sh viib ellu neist kahte projekti). 3. Lisaks eeltoodule viitab nimetatud isikute omavahelisele tihedale seosele ja usaldusele auditi käigus riigieelarvest finantseeritud projekti nr RE 1.01.21-0049 DigiViru – Naiste digipädevuse, ettevõtluse ning kaugtöö edandamine Ida-Virumaal dokumentide hulgas kajastunud volitus, milles K.K. kui SA Noored Teaduses ja Ettevõtluses juhataja volitab 1.04.2009.a SA Noored Teaduses ja Ettevõtluses nõukogu esimeest E.E. teostama kõiki tehinguid ja toiminguid, milleks on õigus SA juhatajal SA Noored Teaduses ja Ettevõtluses nimel. Käesolev volitus kehtib tähtajatult. Eeltoodud info kogumis viitab sellele, et nimetatud isikud tunnevad üksteist pikaajaliselt ning teevad koostööd ka väljaspool käesolevat projekti. Seejuures Euroopa Komisjoni Suunises huvide konflikti vältimiseks ja käsitlemiseks finantsmääruse raames lk 9 on selgitatud, et isiklik sõprus võib viia olukorrani, kus asjaomase isiku sõprussuhe seab ohtu tema erapooletuse ja objektiivsuse. Huvide konflikt väljendub nii selles, kuidas toetuse saaja hanke menetluse protsessi läbi viis ja projektijuhi omanduses olevale ettevõttele pakkumuskutse saatis kui ka selles, et SFOS-is kajastuvate andmete põhjal on projektijuht E.E. jätkuvalt täitmas toetuse saaja projektijuhi ülesandeid ning osutab samal ajal toetuse saajale konsultatsiooni- ja tarkvara arendusteenust oma ettevõtte nimel. Lisaks on toetuse saaja üks juhatuse liikmetest juba pikaajaliselt seotud projektijuhi E.E:-ga olles pikaajaliselt samaaegselt ülaltoodud ettevõtte ja sihtasutuse juhatuse liikmed, osanikud ja nõukogu liikmed. Audiitorite hinnangul võib eeltoodust lähtuvalt vähemalt ühel toetuse saaja juhatuse liikmel K.K. olla finantsalaseid, majanduslikke ja isiklikke huvisid ning seos pakkuja juhatuse liikme ja ainuosanikuga E.E, mis võis mõjutada eelistusi ja hanke tulemust. Toetuse saaja ei kehtestanud pakkumuste hindamiseks objektiivseid hindamiskriteeriumeid ega pakkumuste esitamiseks tähtaega ja ei koostanud pakkumuste hindamise kohta hindamisprotokolli. Kogutud tõendusmaterjali põhjal allkirjastasid toetuse saaja juhatuse liige T.J. ja Internet Marketing OÜ juhatuse liige E.E. 18.09.2020 paberkandjal arendustööde teostamise lepingu nr 03/2020, millise raames on toetuse saaja ostnud Internet Marketing OÜ-lt 09.09.2022 seisuga teenuseid 170 976 euro ulatuses, millest abikõlblikena on SFOS andmetel deklareeritud 142 480 eurot, sellest toetuse abil finantseeritud 71 077,23 eurot17. Ka hilisemad tööde üleandmise- vastuvõtmise aktid on allkirjastanud samad isikud. Eeltoodut kogumis hinnates asub audiitor seisukohale, et toetuse saaja eiras rakendusmääruse artikli 8.15 lg 3 ja lg 4 nõudeid sh ei võimaldanud täielikku ja õiglast konkurentsi potentsiaalsete pakkujate vahel, kõrgemate eetikanormide järgimist ja huvide konflikti vältimise kohustust hanke läbiviimisel, sest eelistas konsultatsiooni ja tarkvara arendustööd sisse toetuse saaja projektijuhi E.E. ettevõttelt Interest Marketing OÜ-lt. EIS andis toetuse saaja tausta ja seoste kontrollimise kohta järgmise selgituse: „Toetuse saaja ja teenuseosutaja seoseid vaatame äriregistri andmete alusel, et tuvastada, kas tegemist on seotud isikutega tulumaksuseaduse § 8 mõistes (mis on mitteabikõlblik antud meetmes). Äriregistris omandisuhete ja juhatuse liikmete seoste alusel seotust ei tuvastatud, mistõttu ei tekkinud ka kahtlust tehingu korrektsuses. Kahetsusväärselt ei märgatud teenuseosutaja juhatuse liikme nimetamist projekti kontaktisikute (projektijuht) hulka. Kuna puudub ettevõtte juhi poolt antud volitus E.E.-le projektiga seotud aruannete või kuludokumentide esitamiseks ja suhtluseks EISiga, siis ei ole ta reaalselt ka aruandeid ja dokumente/selgitusi esitanud. Ka ei ole projektist hüvitatud tema töötasu 17 Toetuse osakaal projektis 393 000 eurot x 100% / 787 800 eurot= 49,89%. Mitteabikõlblik kulu 142 480 eurot x 49,89%=71077,23 eurot. 20 EIS-i kui Norra finantsmehhanismi rakendusüksuse juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – lõpparuanne projektijuhina. Seega reaalset seost projektiga on üksnes kontaktisikuks nimetamise alusel raske määratleda. Siiski oleks selline asjaolu tekitanud küsimusi ja vajanud täpsemaid selgitusi toetuse saaja poolt. EIS pöördub teotuse saaja poole selgituste saamiseks.“ Audiitorid ei saa nõustuda rakendusüksuse seisukohaga projektijuhi minimaalsest projektiga seotusest, sest projektijuht E.E: oli projekti kaasatud juba projekti algusest peale, millele viitab tema nimi, ametinimetus „Project manager“ ja ülesanded „All project management tasks“ 08.04.2020. a allkirjastatud taotlusvormil ja ametikoht „projektijuht“ SFOSis. Seega E.E. ülesanne oli projekti üldine juhtimine, mille alla läheb ka sisutegevuste juhtimine. Lisaks on oluline rõhutada, et isik saab olla projektist kasusaaja ka juhul kui talle projektist palka ei maksta ja tal pole volitust EIS-iga suhtlemiseks, nt käesoleval juhul teenib projektijuht müügitulu oma ettevõttega toetuse saajale üle 170 000 euro (sh abikõlbliku kuluna deklareeritud 142 480 eurot) mahus konsultatsiooni- ja tarkvara arendusteenuseid osutades. Rakendusüksus oleks pidanud toetuse saaja eksimuse rakendusmääruse artikli 8.15 lg 3 ja 4 sätestatud nõuete suhtes sh huvide konflikti tekkimise tuvastama juba projekti elluviimise algusjärgus ning keelduma rakendusmääruse artiklis 8.15 lg 3 ja 4 sätteid mitte järgiva lepingu alusel teenuste hüvitamisest. Eelmärgitud toimingud on toonud kaasa avaliku huvi seisukohast põhjendamatu eelise projektiga seotud isiku/projekti võtmeisiku ettevõttele, mistõttu tuleb asuda seisukohale, et toetuse saaja ei ole kinni pidanud määruse artiklis 8.15 lõikest 4 ning määruse artiklist 1.3 lõikest 2., mille järgi kõik Norra finantsmehhanismi 2014-2021 kaudu rahastatavad programmid ja tegevused peavad järgima hea valitsemistava põhimõtteid, olema osaluspõhised ja kaasavad, usaldusväärsed, läbipaistvad, tundlikud, tulemuslikud ja tõhusad. Audiitorite hinnangul ei ole toetuse saaja käesoleva kaasuse puhul lähtunud lisaks Norra rakendusmääruse artikli 8.15 lõikes 4 esitatud põhimõtetest, mis kohustab toetuse saajat järgima hanke ja lepingute täitmise ajal kõrgemaid eetikanorme ja ka rakendusmääruse artikli 8.15 lõikes 3 esitatud põhimõttest. Võttes arvesse eduka pakkuja eelisseisundit, viimase majanduslikku seotust toetuse saajaga enne pakkumuste võtmist ning asjaolu, et pakkujate võrdne kohtlemine ei olnud tagatud, ei saanud audiitorid veenduda ka selles, et toetuse saaja on hanke korraldamisel olnud erapooletu. Vabariigi Valitsuse määruse nr 5518 § 10 lõike 2 järgi toetuse tagasinõudmisel lähtutakse STS § 45 sätestatud finantskorrektsiooni alustest.19 TAT punkt 25.4 sätestab, et toetuse tagasinõudmisel lähtutakse STS §-s 45 sätestatud finantskorrektsiooni alustest ja Vabariigi Valitsuse 1. septembri 2014. a määrusest nr 143 „Perioodi 2014–2020 struktuuritoetusest hüvitatavate kulude abikõlblikuks lugemise, toetuse maksmise ning finantskorrektsioonide tegemise tingimused ja kord (edaspidi Ühendmäärus). STS § 45 lõike 1 punkti 3 kohaselt on õigustatud teha finantskorrektsiooni otsus, kui toetuse saaja on jätnud osaliselt või täielikult täitmata kohustuse või nõude ja see on mõjutanud kulu abikõlblikkust. Audiitorite hinnangul on arvestades tähelepanekus välja toodud rikkumise sisu seoses huvide konfliktiga ja võrdse kohtlemise põhimõtte rikkumisega, mistõttu on õigustatud toetus täielikult tagasi nõuda, kuivõrd analoogse rikkumise osas riigihangete seaduse eksimuse osas on finantskorrektsiooni määraks 100%20. Struktuuritoetuse keskregistri (SFOS) andmetel oli seisuga 20.09.2022.a auditeeritud projektis Interest Marketing OÜ arendusteenusega seotud deklareeritud mitteabikõlblikke kulusid kokku summas 142 480 eurot, millest toetuse osa moodustab 71 077,23 eurot. 18 Aastatel 2014-2021 Euroopa Majanduspiirkonna finantsmehhanismist ja Norra finantsmehhanismist vahendite taotlemise ja kasutamise tingimused ja kord, vastu võetud 5.07.2018, RT I, 10.07.2018, 10. 19 Finantskorrektsiooni otsus toetuse vähendamiseks või tühistamiseks tehakse § 45 lõike 1 punkti 2 järgi, kui toetus on makstud mitteabikõlbliku kulu hüvitamiseks ning punkti 3 järgi kui toetuse saaja on jätnud osaliselt või täielikult täitmata kohustuse või nõude ja see on mõjutanud kulu abikõlblikkust. 20 Ühendmäärus § 22 lõige 5 (21.09.2018-08.10.2020.a kehtinud redaktsioon) 21 EIS-i kui Norra finantsmehhanismi rakendusüksuse juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – lõpparuanne Risk rakendusüksusele: Juhul, kui rakendusüksus ei ole vajalikul määral toetuse saaja kohustuste täitmist kontrollinud, on risk, et toetust ei ole kasutatud õiguspäraselt ja toetus tuleb osaliselt või täielikult tagasi nõuda. Soovitus rakendusüksusele: Soovitame rakendusüksusel põhjalikumalt kontrollida väljamaksetaotluste korrektsust, toetuse saaja poolt läbiviidavate hangete/ostude vastavust rakendusmääruse artikli 8.15 lg 3 ja lg 4 nõuetele ja TAT 21.1.23 ning algatada mitteabikõlblike kulude osas toetuse tagasinõudmise protsess. Soovitame RÜ-l lugeda 3 D Technologies projekti puhul Interest Marketing OÜ-lt teenuste ostmisega seotud kuludest mitteabikõlblikeks 142 480 eurot ja teha mitteabikõlbliku toetuse osas finantskorrektsiooni otsus. Rakendusüksuse kommentaar: Tähelepanek sisaldab kahte punkti, mille osas toome omapoolsed argumendid eraldi:  Etteheited pakkumiskutsele Ei nõustu auditi märkustega. Rakendusmääruse artikli 8.15 lõike 3 kohaselt peab toetuse saaja järgima parimaid majanduspraktikaid, sealhulgas aruandekohustust, võimaldavad täielikku ja õiglast konkurentsi potentsiaalsete pakkujate vahel, näiteks tõhusa hinnavõrdluse teel, ja tagama Norra finantsmehhanismi 2014–2021 ressursside optimaalse kasutuse. Viidatud rakendusmääruse artikkel on olnud aluseks programmi korra punkti 21.1.23 sisustamisel, mis täpsustab, mil moel tuleb neid põhimõtteid järgida: toetuse saaja peab esitama vähemalt kolm võrreldavat hinnapakkumist üksteisest sõltumatutelt pakkujatelt ja pakkumise lähteülesande kirjelduse, kui tehingu summa ilma käibemaksuta on 20 000 eurot või rohkem. Juhul kui kolme sõltumatut hinnapakkumist ei ole võimalik esitada või kui odavaimat pakkumist ei valita, tuleb maksetaotlusele lisada sellekohane põhjendus. Seega, ei rakendusmääruses ega programmi korras ei ole nõudeid pakkumiskutse sisu detailsuse ehk lähteülesande osas. Toetuse saaja koostas lähteülesande oma parimast teadmisest lähtuvalt ning kõik pakkujad esitasid pakkumise, järelikult oli lähteülesanne piisav, et pakkujad said aru soovitavast teenusest, et sellele tunnihinda määrata.  Arendusteenuste hankimisel ei ole välditud huvide konflikti Rakendusüksus nõustub tähelepanekuga osaliselt. Tõepoolest on ühe pakkuja osanik ja juhatuse liige taotlusvormil ja SFOS andmete põhjal märgitud projektijuhiks. Toetuse saaja on kinnitanud, et EE ei osalenud hanke ettevalmistamisel, kuid SFOSis projekti kontaktisikuks nimetamisega on võimaldatud EE-le juurdepääs projekti andmetele, mille põhjal on alust arvata, et ta oli teadlik ka tellitava teenuse sisust ja ajakavast. Audiitor on auditis läbisegi viidanud huvide konfliktile ja pakkujate võrdsele kohtlemisele (eelise andmisele), mis on täiesti erinevad etteheited erinevate tagajärgedega. Rakendusüksus ei nõustu väitega, et tegemist on huvide konfliktiga. Asjaolu, et teenuseosutaja esindaja oli juba enne pakkumismenetlust kaasatud projekti, ei viita otseselt asjaolule, et toetuse saaja esindaja (teenuseosutaja valiku otsustaja) oleks omanud mingeid finantsalaseid, majanduslikke või muid isiklikke huvisid. Auditis ei ole välja toodud muid argumente huvide konflikti põhjendamiseks kui projektijuhiks määramine, millest ei saa tuletada huvide konflikti. Auditis toodu ei viita muule huvile, kui et toetuse saajal oli huvi leida oma ettevõtte jaoks parim teenuseosutaja, muid vastassuunalisi huvisid ei ole tuvastatud, seega ei ole tegemist huvide konfliktiga RHS mõttes. Riigihangete seaduse kommenteeritud väljaandes (lk 72) on huvide konflikti mõiste juures selgitatud, et „huvide konflikt ei pruugi seega esineda mitte igasuguse riigihankega seonduva objektiivse seose korral isikute vahel, vaid sellele peab lisanduma isiku võimalik subjektiivne erapoolikus või sõltuvus“. Auditis on küll väljatoodud isikute vaheline objektiivne seos, kuid ei ole selgitatud subjektiivse erapoolikuse tekkimist. Mööname, et riigihankijate puhul on huvide konflikti tuvastamise standard madal ning põhineb nii-öelda näivuse testil – kas isiku seoseid pakkujaga saab käsitada tema erapooletust ja sõltumatust kahjustavatena või sellisena näivatena. Riigihanget käsitletakse karmimalt kui toetuse saaja oste, seda nii kohalduva menetluse kui ka toetuse saaja kohustuste lõikes. Riigikohus 22 EIS-i kui Norra finantsmehhanismi rakendusüksuse juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – lõpparuanne on leidnud, et lihthankes ei ole põhjust sisustada riigihanke üldpõhimõtteid sama rangelt kui hankemenetluses üldjuhul kehtivaid reeglid, kuna vastasel korral muutuks hankemenetluse normide kohaldamisala piiramine lihthanke puhul sisutuks (RKHKo 3-17-2718, p 20). Eeltoodu viitab, et kui Riigikohus on sedastanud paindlikkust riigihangete subjekti poolt lihthangete läbiviimisel, siis seda paindlikumalt tuleks käsitleda mittehankijate poolt läbi viidud pakkumismenetlusi. Eeltoodust tulenevalt leiab rakendusüksus, et mittehankijatele ei saa kohaldada sama ranget standardit kui hankijatele (sh huvide konflikti tuvastada üksnes näivuse alusel). Seda kinnitab ka asjaolu, et perioodi 2014-2020 struktuuritoetuse seaduse §-s 26 on hankijatele ja mittehankijatele sätestatud erinevad kohustused ning ühendmääruse § 21 jj on sätestatud ka hankijate ja mittehankijate rikkumistele erinevad tagajärjed, millest saab üheselt tuletada, et mittehankijate puhul on nii kohustuste iseloom kui ka nende rikkumiste tagajärjed leebemad. Seega leiame, et mittehankijate puhul ei piisa huvide konflikti määratlemiseks üksnes objektiivse isikute vahelise seose tuvastamisest, vaid peavad olema faktid ja argumendid ka subjektiivse erapoolikuse tõendamiseks. Kokkuvõttes leiab rakendusüksus, et ei ole antud juhul siiski tegemist mitte ametialase huvide konfliktiga, vaid võimaliku konkurentsi kahjustamisega olukorras, kus pakkujatel on erinev info. Samuti ei nõustu rakendusüksus audiitori poolt antud hinnanguga korrektsiooni määra osas. Audiitori hinnangul on tegemist huvide konfliktiga ja võrdse kohtlemise põhimõtte rikkumisega, mistõttu on õigustatud toetus täielikult tagasi nõuda, kuivõrd analoogse rikkumise osas riigihangete seaduse eksimuse osas on hankijatele sätestatud finantskorrektsiooni määraks 100%. Rakendusüksus leiab, et huvide konflikti ei ole auditis toodud asjaoludega tõendatud, vaid tegemist on üksnes pakkujate ebavõrdse kohtlemise olukorraga. Ühendmääruses riigihankijatele sätestatud sätteid saaks analoogia korras kohaldada ka mittehankijatele, kui mittehankijate puhul oleks õigusaktides antud rikkumise liigi korrektsioonimäärad reguleerimata, aga nii see ei ole. Mittehankijatele näeb ühendmääruse § 21 lõige 2 ette RHS § 3 nõuete rikkumise korral korrektsioonimääraks 10 protsenti. Sõltuvalt rikkumise raskusest võib kohaldada 1-, 5-, 25- või 50-protsendilist finantskorrektsiooni määra. Lähtudes asjaolust, et perioodi 2014-2020 struktuuritoetuse seaduse §-s 26 on hankijatele ja mittehankijatele sätestatud erinevad kohustused ning ühendmääruse § 21 jj on sätestatud ka nendele rikkumistele erinevad tagajärjed, saab üheselt tuletada, et mittehankijate puhul on nii kohustuste iseloom kui ka nende rikkumiste tagajärjed leebemad. Seega on antud juhul kohalduvaks õiguslikuks aluseks ühendmääruse § 21 lõige 2, mille sõnastusest tuleneb, et reeglina kuulub riigihangete üldpõhimõtete rikkumise korral korrektsioon 10 protsenti, mida võib siis sõltuvalt konkreetsest olukorrast ja rikkumise astmest suurendada või vähendada. Tallinna Halduskohus on haldusasjas nr 3-19-754 punktis 22 märkinud järgmist: Eelviidatud sätetes ei ole määratletud, millistest asjaoludest lähtuvalt tuleks rikkumise raskust hinnata. Samas saab nende sätete sõnastusest järeldada, et vastustaja poolt kaebajale põhjendatult ette heidetud rikkumisega peab üldjuhul kaasnema 25%-line finantskorrektsioon, ent rikkumise raskust arvestades võib rakendusüksus kaalutlusõiguse alusel erandina kohaldada väiksemat, see tähendab kas 10 või 5%-list määra. Neid sätteid tuleb mõista nii, et 25%-st väiksema finantskorrektsiooni määra kohaldamine on ette nähtud erandina, mille kohaldamine on õigustatud vähese või väga vähese raskusega rikkumise puhuks. See tähendab omakorda seda, et finantskorrektsiooni tegemisel ei pea rakendusüksus püstitama endale mitte küsimust, kas õigustatud oleks 5, 10 või 25 protsendiline vähendamine, vaid küsimuseks on, kas esineb mingisuguseid kaalukaid asjaolusid finantskorrektsiooni vähendamiseks 10-le või lausa 5- le protsendile üldreeglina ette nähtud 25% asemel. Viidatud kohtulahendis (mis käsitleb hankerikkumist) käsitletud sätte kohaselt oli kõnealuse rikkumise korrektsioonimäär sõnastatud analoogselt ühendmääruse § 21 lõikega 2, kus reeglina sätestati korrektsiooni määraks 25%, mida võis sõltuvalt asjaoludest vähendada 10 või 5 protsendi peale. Kohtulahendi kohaselt on üldreeglina kehtestatud korrektsioonimäärast erineva protsendi kohaldamine erand ning peab olema põhjendatud ning tuginema kaasuse asjaoludele. Rakendusüksus leiab, et auditi lõppraportis ei ole korrektsioonimäära osas välja toodud selliseid rikkumise raskuse asjaolusid, mis õigustaks 100-protsendilist korrektsioonimäära, vaid põhjendus piirdub asjaoluga, et riigihankijate puhul on selline määr ette nähtud, jättes arvestamata asjaolu, et tegemist on mittehankijaga, kelle puhul on siseriiklikus õiguses toodud erinevad alused. 23 EIS-i kui Norra finantsmehhanismi rakendusüksuse juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – lõpparuanne Võttes aluseks mittehankijatele sätestatud korrektsioonimäärad, leiab rakendusüksus, et antud kaasuse puhul ei esine selliseid asjaolusid, mis tingiksid tavapärase korrektsioonimäära (10%) tõstmist. Pakkumismenetluse korraldamisel oli küll ühel osalejal eelis võrreldes teistega seoses eelprojektis osalemisega, kuid seda asjaolu iseenesest ei saa lugeda raskendavaks asjaoluks, vaid pigem rikkumist põhjustavaks asjaoluks. Pigem leiab rakendusüksus, et esineb kergendavaid asjaolusid: 1) Toetuse saaja teostas pakkumismenetluse, püüdes saada kolme võrreldavat pakkumist, kõik kolm pakkujat esitasid pakkumise, mis võeti otsuse tegemisel arvesse, kusjuures ükski pakkujatest ei heitnud pakkumismenetluses ette, et oleks olnud liiga vähe infot pakkumise esitamiseks. 2) Arvestada tuleb ka asjaolu, et pakkumiskutses küsiti pakkumist töötunni hinnale, mitte arenduse kui terviku hinnale. Rakendusüksus nõustub, et arendusele tervikuna hinnapakkumise tegemisel on projekti sisuga eelnev kokkupuude märkimisväärseks eeliseks võrreldes teiste pakkujatega, kuid töötunni hinna pakkumise puhul ei saa projekti sisulise informatsiooni omamine anda olulist eelist. Töötunni hinna määratlemiseks ei ole pakkujatel vaja enamasti teada projekti täpseid detaile ega ka töö täpset võimalikku sisu, sest vastav töö tehakse tellija suuniste kohaselt ajakulu ehk tunnitöö põhiselt. Seega ei nõustu rakendusüksus auditis tehtud tähelepanekuga, et tegemist on huvide konflikti olukorraga, mille tõttu rakenduks audiitori hinnangul 100% korrektsioonimäär. Tegemist on tavapärase üldpõhimõtete rikkumisega (pakkujate ebavõrdne kohtlemine), mille puhul kuulub tavapäraselt rakendamisele korrektsioonimäär 10%. Soovituse rakendamise eest vastutav isik ja kuupäev RÜ-s: AA täiendav kommentaar: Audiitorid jäävad oma esialgsele seisukohale, et toetuse saaja ei lähtunud rakendusmääruse artiklites 1.3 ja 8.15 sätestatud põhimõtetest. Potentsiaalsetele pakkujatele edastatud lähteülesande põhjal ei olnud arusaadav, millises ulatuses, milliseid kompetentse kaasates, millises ajagraafikus oli pakkumuse esitamiseks vaja. Sellisel kujul lähteülesannet välja saates ei lähtunud toetuse saaja TAT artiklist 6.1 abikõlblike kulude põhjendatuse, mõistlikkuse ja õigusaktidega kooskõlas olemise ja rakendusmääruse artikli 8.15 lg 3 nõuetest sh täieliku ja õiglase konkurentsi, tõhusa hinnavõrdluse ning rakendusmääruse artiklis 1.3 toodud tegevuste läbipaistvuse, tulemuslikkuse, tõhususe põhimõtetest. Kui siia juurde arvestada, et toetuse saaja ei lähtunud ka rakendusmääruse artikli 8.15 lg 4 toodud kõrgematest eetikanormidest ja huvide konflikti vältimise põhimõttest, viitab see kogumis, et toetus saaja ei püüdnudki kasutada Norra finantsmehhanismi 2014–2021 ressursse optimaalselt. Audiitorid ei saa nõustuda rakendusüksuse seisukohaga, et projekti raames tarkvara arendus- ja konsultatsiooniteenuste ostmisel huvide konflikti ei esinenud, sest mingit subjektiivset erapoolikust ei tekkinud. Audiitorite hinnangul ei ole rakendusüksus siinkohal arvesse võtnud auditi aruande projekti alamärkust, mille kohaselt toetuse saaja juhatuse liikmel K.K. ja toetuse saaja projektijuhil E.E on ühised ärihuvid nende ühise sihtasutuse Noored Teaduses ja Ettevõtluses SA käigushoidmisel. Lisaks ei ole arvesse võetud, et K.K. ja E.E asutasid koos Interest Marketing OÜ ning olid selle ettevõtte osanikud ja juhatuse liikmed samaaegselt ligi 10 aastat. Lisaks eeltoodule viitab nimetatud isikute omavahelisele tihedale seosele ja usaldusele auditi käigus riigieelarvest finantseeritud projekti nr RE 1.01.21-0049 DigiViru – Naiste digipädevuse, ettevõtluse ning kaugtöö edandamine Ida- Virumaal dokumentide hulgas kajastunud volitus, milles K.K. kui SA Noored Teaduses ja Ettevõtluses juhataja volitab 1.04.2009.a SA Noored Teaduses ja Ettevõtluses nõukogu esimeest E.E. teostama kõiki tehinguid ja toiminguid, milleks on õigus SA juhatajal SA Noored Teaduses ja Ettevõtluses nimel. Käesolev volitus kehtib tähtajatult. Lisaks oli nimetatud projektijuhi ettevõttel Interest Marketing OÜ pakkumise tegemiseks võrreldes konkurentidega täiendava info omamise eelis. Kirjeldatud rikkumise eest RÜ poolt planeeritud 10% suurune finantskorrektsiooni määr ei ole audiitorite hinnangul proportsionaalne toime pandud rikkumise raskusega. Olukorras, kus leping on suunatud pikaajalise tuttava, kes on ka toetuse saaja projektijuht, omanduses olevale ettevõttele ja makstud turuhinnast kõrgemat hinda, on 10% suurune tagasinõue ebaproportsionaalselt madal. Audiitori hinnangul oleks 10% suurune tagasinõue asjakohane vaid juhul kui tegemist oleks toetuse saaja lihtsa eksimusega, aga mitte käeoleval juhul. 24 EIS-i kui Norra finantsmehhanismi rakendusüksuse juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – lõpparuanne Võttes arvesse tähelepanekus 4.2 ja audiitori täiendavas kommentaaris välja toodud asjaolusid, jäävad audiitorid seisukohale, et toetuse saaja ei lähtunud Interest Marketing OÜ-lt teenust ostes rakendusmääruse artiklite 1.3, 8.15 põhimõtetest. Nimetatud asjaolusid arvesse võttes on audiitorite hinnangul asjakohane RÜ-l rakendada toetuse saaja poolt Interest Marketing OÜ-lt sisseostetud teenuste suhtes kõrgeimat ehk 100% finantskorrektsiooni määra. Väheoluline tähelepanek 4.3 – Rakendusüksusel on jäänud tuvastamata, et osad toetuse saajad ei ole järginud rakendusmääruse artikli 8.15 lg 1, 3 ja 4 nõudeid, muuhulgas ei ole võimaldanud täielikku ja õiglast konkurentsi pakkujate vahel ja tõhusat hinnavõrdlust ning on ostnud tooteid ja teenuseid pakkumuste alusel, mis ei vastanud täielikult pakkumuskutses toodud nõuetele. Rakendusmääruse artikli 8.15 lg 1 alusel tuleb järgida programmide ja projektide rakendamise kõikidel tasanditel siseriiklikku ja Euroopa Liidu riigihangete õigust, mis muuhulgas tähendab, et Eestis tuleb toetuse saajatel hangete läbiviimisel lähtuda RHS-st. Rakendusmääruse artikli 8.15 lg 3 sätestab, et juhul, kui programmi rakendamise osana sõlmitud lepingud jäävad alla siseriiklike või Euroopa Liidu riigihangetele seatud piirmäärade või ei mahu kohaldatavate riigihangete seaduste piiridesse, järgivad selliste lepingute sõlmimine (sealhulgas sõlmimisele eelnevad protseduurid) ja selliste lepingute tingimused parimaid majanduspraktikaid, sealhulgas aruandekohustust, võimaldavad täielikku ja õiglast konkurentsi potentsiaalsete pakkujate vahel, näiteks tõhusa hinnavõrdluse teel, ja tagavad Norra finantsmehhanismi 2014–2021 ressursside optimaalse kasutuse. Rakendusmääruse artikkel 8.15 lg 4 omakorda sätestab toetuse saajale kohustuse hankes ja lepingu täitmisel järgida kõrgemaid eetikanorme ja vältida huvide konflikti. TAT punkt 21.1.23. sätestab: kui projekti toetuse määr on alla 50%, peavad toetuse saaja ja/või partner esitama vähemalt kolm võrreldavat hinnapakkumist üksteisest sõltumatutelt pakkujatelt ja pakkumise lähteülesande kirjelduse, kui tehingu summa ilma käibemaksuta on 20 000 eurot või rohkem. Juhul kui kolme sõltumatut hinnapakkumist ei ole võimalik esitada või kui odavaimat pakkumist ei valita, tuleb maksetaotlusele lisada sellekohane põhjendus. TAT punktis 6.1. on öeldud: toetusskeemi raames on abikõlblikud need kulud, mis on põhjendatud, mõistlikud, õigusaktidega kooskõlas ja otseselt vajalikud toetatavate tegevuste elluviimiseks ja projekti eesmärkide saavutamiseks. Projekti kulud peavad olema kooskõlas säästlikkuse, tulemuslikkuse ja tõhususe põhimõtetega. TAT p 23.1 kohaselt on EIS-il õigus teostada järelevalvetoiminguid, kontrollida toetuse kasutamist, kontrollida toetuse saaja tegevust projektilepingust tulenevate kohustuste täitmisel, nõuda taotluses sisaldunud projekti tegevuste, eesmärkide ja kulude kohta täiendavate andmete ja dokumentide esitamist, mis tõendavad projekti nõuetekohast teostamist ja toetuse saaja kohustuste nõuetekohast täitmist. Auditi käigus jõudsid audiitorid järeldusele, et rakendusüksus ei ole toetuse saaja poolt võrdlevate pakkumuste võtmisel kontrollinud edukate pakkumuste detailset vastavust pakkumuskutses toodud nõuetele. Audiitorid tuvastasid mittevastavuse järgnevates auditeeritud projektides: toetuse saaja Thermory AS projektis nr 2014- 2021.1.02.20-0060 viimistlus- ja värvimisliini ostmisel, ning Aktsiaselts Chemi-Pharm projektis 2014-2021.1.02.20- 0078 tootmisliini ning kahe 14 500L mikseri (reaktori) ostmisel. Thermory AS toetusmäär oli toetuse rahuldamise otsuse (edaspidi TRO) järgi 19,23%21; ning Aktsiaselts Chemi- Pharm toetusmäär TRO järgi 45%22, seega pidid toetuse saajad võrdlevate pakkumuste võtmisel järgima TATi punkti 21.1.23 ja rakendusmääruse artikli 8.15 punkti 3. 21 Taotluse rahuldamise otsus p 2: Projekti kogumaksumus 3 641 000€, millest toetus maksimaalselt 700 000 €. 22 Taotluse rahuldamise otsus p 2: Projekti kogumaksumus 461 970€, millest toetus maksimaalselt 207 886,50€. 25 EIS-i kui Norra finantsmehhanismi rakendusüksuse juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – lõpparuanne Thermory AS pakkumuskutse viimistlus- ja värvimisliini ostmiseks saadeti välja neljale potentsiaalsele pakkujale (Kaur Trade OÜ, Aerum OÜ, Hansamaaler OÜ ja Makor SRL). Edukaks osutus Hansamaaler OÜ (kes vahendas Ceetec A/S toodet) soodsuselt teine pakkumus, soodsaima pakkumuse tegi Kaur Trade OÜ. Audiitorid tuvastasid edukas pakkumuses järgmise mittevastavuse pakkumuskutsele: - kuivatusahju nõude, et erinevaid värve peab saama kuivatada kõigist neljast küljest maksimaalselt 5 minutit ning valmis materjal peab kuivama maksimaalselt 5 minutiga23 osas puudus info kuivamiskiiruse kohta. Aktsiaselts Chemi-Pharm pakkumuskutse kahe 14 500L mikseri (reaktori) ostuks saadeti välja kolmele potentsiaalsele pakkujale (Thorsteel OÜ, Romec Metall OÜ ja Estanc AS). Thorsteel OÜ ja Romec Metall OÜ pakkumustes oli aga pakutud 14 000L mikserit (reaktorit) ning Thorsteel OÜ kui kõige soodsam pakkumus sai edukaks, olenemata sellest, et reaktori maht oli väiksem kui pakkumuskutses nõutud. Kõige kallima pakkumuse teinud Estanc AS vastas audiitorite hinnangul tingimustele, kuid edukaks ei saanud. Rakendusmääruse artikli 8.15 lg 3 järgi tuleb järgida parimaid majanduspraktikaid, võimaldada täielikku ja õiglast konkurentsi potentsiaalsete pakkujate vahel (mh tõhusa hinnavõrdluse teel) ning tagada ressursside optimaalne kasutus. Audiitorid leiavad, et parimaks majanduspraktikaks, õiglaseks konkurentsiks ja ressursside optimaalseks kasutuseks ei saa lugeda pakkumuskutsele mittevastava pakkumuse edukaks kuulutamist. Rakendusüksus on audiitoritele selgitanud, et pakkumuste võrreldavuse osas vaadatakse rakendusüksuses, kas pakkumus sisaldab soovitud asja/teenuse kirjeldust ning kas pakkumused vastavad lähteülesandele. Lisaks on rakendusüksus selgitanud, et praktikas on nt tootmisseadmete ostmisel tavapärane, et täpselt ettevõtja poolt soovitud kirjeldusele vastavaid seadmeid ei ole sageli võimalik hankida, sest pakkujad ei suuda neid pakkuda. Kui keegi pakkujatest täpselt soovitud kirjeldusele vastavaid seadmeid ei paku, valib ettevõte pakkumuse, mis täidab kõige suurema või olulisema osa tema vajadusest ning rakendusüksus kontrollib pakkumusi selgitamaks pakkumuste võrreldavust ehk, et tegemist on olemuslikult sama toote pakkumusega. Samas tunnistas rakendusüksus, et nad ei kontrolli tehnilisi nõudeid sama detailsusega kui audiitorid seda auditi toimingute käigus teinud on. Audiitorid ei nõustu rakendusüksuse seisukohaga, mille kohaselt on lubatud toetuse saajal (pakkumuste võtjal) tunnistada edukaks ka pakkumuskutsele mittevastavaid või pakkumuskutses sätestatud nõuetele vaid osaliselt vastavaid pakkumusi. Seega ei ole audiitorite hinnangul ülalnimetatud pakkumuste võtmise protsessi kontroll rakendusüksuse poolt olnud vastavuses TAT punktis 21.1.23 ning rakendusmääruse artikli 8.15 punktis 3 tooduga. Ka rakendusmääruse artikli 12.2 kohaselt on normide rikkumisega tegemist juhtudel, kui lisaks rakendusmääruse artiklis 1.5 toodud Norra finantsmehhanismi 2014-2021 õiguslikule raamistikule, on rikutud Euroopa Liidu õiguse mis tahes sätet või abisaajariigi siseriikliku õiguse mis tahes sätet. Risk rakendusüksusele: Pakkumuskutsele ja lähteülesandele mittevastavate pakkumuste edukaks kuulutamine ostu/teenuse hankimisel ei võimalda parimate majanduspraktikate järgimist, täielikku ja õiglast konkurentsi potentsiaalsete pakkujate vahel, pakkujate võrdset kohtlemist ega ressursside optimaalset kasutust, mis võib kaasa tuua toetuse osalise või täieliku tagasinõudmise. Soovitus rakendusüksusele: Soovitame edaspidi tõhusamalt kontrollida pakkumuste vastavust pakkumuskutses seatud nõuetele. Rakendusüksuse kommentaar: Rakendusüksus ei nõustu tähelepanekuga. Aktsiaselts Chemi-Pharm osas. Mittehankijate ostumenetlust iseloomustab paindlikkus ning ei ole mingit põhjendust kohaldada riigihankijatele kehtivaid rangeid ja jäikasid reegleid mittehankijatele. Ka teised auditis kirjeldatud 23 The assumption for the drying oven is that the finished material can dry in a maximum of 5 minutes. 26 EIS-i kui Norra finantsmehhanismi rakendusüksuse juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – lõpparuanne erinevused pakkumiste ja lähteülesannete vahel oma olemuselt ei mõjuta pakkumisi sellisel määral, mis tooks kaasa konkurentsi kahjustamise või ebaefektiivse välisvahendite kasutamise. Lisaks märgime, et selline paindlikkus mittehankijate pakkumismenetluses võib aidata oluliselt kaasa välisvahendite säästlikumale kasutamisele. Näiteks on see toimunud Aktsiaselts Chemi-Pharm mikserite tellimuse puhul, kuivõrd valitud odavaim pakkumus (14 000L mikseritele) oli kokku 85 982 eurot, audiitori hinnangul pakkumiskutsele vastav kõige kallim pakkumine (14 500L mikseritele) oli aga kokku 127 800 eurot. Hinnavahe on 41 818 eurot (odavam pakkumine on kallimast 33% odavam ning kallim pakkumine on odavamast 49% kallim). Tõenäosus, et kui ka Estanc AS oleks saanud info, et võib pakkuda 14 000L miksereid, oleks pakkumismenetluse tulemus erinev, on hüpoteetiline ja ebatõenäoline, kuivõrd kolmas pakkumine oli tehtud samuti 14 000L mikseritele, mille hinnaks oli 94 500 eurot. Rakendusüksus leiab, et isegi kui antud kaasuses möönda programmi korra nõude (mis sätestab kolme pakkumise nõude) rikkumist, kuna üks pakkumine ei ole teistega võrreldav mikseri mahu erinevuse tõttu, ei ole see sellise kaaluga rikkumine, mille osas oleks finantskorrektsioon põhjendatud, sest see ei ole kaasa toonud olulist finantsmõju, kuna kahe võrreldava pakkumisega on konkurents tagatud ning turu hinnatase piisavalt selgitatud. Auditi tähelepanekus toodud jäiga tõlgenduse kohaldamine tähendaks rakendusüksusele olulist ressursi mahtu mittehankijate ostude kontrollimisel, ostumenetluste pikkuse kasvu (korduvate hangete tegemise vajadus, kui pakkumised ei vasta detailselt lähteülesandele), mis omakorda seab ohtu projektide tähtaegse elluviimise, mis omakorda takistab projekti (ja meetme) tulemuste saavutamist, samuti vahendite ebasäästliku kasutamist (vt eeltoodud Aktsiaselts Chemi-Pharm mikserite näide). Rakendusüksuse hinnangul ei ole sellise intensiivsusega kontrollide teostamisega kaasnevad negatiivsed aspektid ja ressursikulu proportsionaalne saadava kasuga (hüpoteetilise ebavõrdse konkurentsi välistamine). Samuti on toetusvahendite kasutamisel seatud järjest enam eesmärgiks tulemuste ostmine (mõjueesmärkide saavutamine, nt ettevõtte müügitulu kasv, lisandväärtuse kasv jne), mis tähendab, et vahendite kasutamise õiguspärasus ja sihtotstarbeline kasutamine tuleb tagada, aga esmajoones on toetused suunatud ettevõtetele kasvueesmärkide saavutamiseks ning on põhjust järeldada, et ettevõtted on suutelised hindama ja tegema otsuseid, kuivõrd soetatavate seadmete tehnilised näitajad või nende minimaalsed erinevused mõjutavad soetusvajadusega seatud eesmärkide täitmist. Oleme juba eelnevalt auditi läbiviimise käigus selgitanud: Praktikas on tootmisseadmete ostmisel tavapärane, et täpselt ettevõtja poolt soovitud kirjeldusele vastavaid seadmeid ei ole sageli võimalik hankida, sest pakkujad ei suuda neid pakkuda. Kui keegi pakkujatest täpselt soovitud kirjeldusele vastavaid seadmeid ei paku, valib ettevõte pakkumise, mis täidab kõige suurema või olulisema osa tema vajadusest projekti eesmärkide saavutamisel. Antud juhul on enamus lähteülesandes toodud ettevõte vajadustest kaetud. Me jälgime, et nö mikroskoobi asemel ei ostetaks teleskoopi või vastupidi, kuid on sage, et sobivate pakkumiste puudumisel tuleb sageli siiski osta esialgsest soovist võimekam või siis vastupidi vähem võimekam seade. Ettevõte teab ise kõige paremini oma vajadusi ja oskab hinnata pakkumuses toodud erisuste sobituvust oma tootmises. Eeldame, et ettevõtja teeb mõistlikud valikud, mis aitavad edendada tema tootmise efektiivsust ja äri. Rakendusüksus kontrollib pakkumisi selgitamaks pakkumiste võrreldavus ehk et tegemist on olemuslikult sama toote pakkumisega. Küll aga ei kontrolli rakendusüksus tehnilisi nõudeid sama detailsusega kui audiitor seda antud juhul teinud on, mida võiks iseloomulikuks pidada eelkõige riigihangete kontrollile, mida aga RÜ ei pea mittehankijate pakkumiste puhul sellise detailsusega põhjendatuks kontrollida. Toetuse saaja teab kõige paremini oma vajadusi ning valib pakkumiste hulgast endale sobiva toote ning kui mõni tehniline detail (mis oli kajastatud pakkumiskutses) on selline, mille suhtes ei ole toetuse saajal võimalik kompromisse teha, siis on tal võimalus see pakkumine kõrvale jätta. Leiame, et mittehankijate pakkumismenetlus on paindlikum protsess hankemenetlusest ning väikeste tehniliste detailide erinevuse tõttu ei ole vaja pakkumist kõrvale lükata (kvalifitseerimata jätta), kui olemuselt see pakkumine toetuse saaja vajadustele vastab (millele saab hinnangu anda ainult toetuse saaja ise). Pakkumismenetluses mittehankija kirjeldab lähteülesandes oma soove ehk soovitava toote niiöelda ideaalvarianti ning pakkujad teevad pakkumise vastavalt oma võimalustele. Seejärel saabki toetuse saaja valida pakkumiste seast endale sobiva. Sealjuures võib ta kõik pakkumised tagasi lükata, kui ükski neist ei vasta tema vajadustele, või kohandada oma soove vastavalt pakkujate võimalustele ja mõnes seadme omaduses kompromisse teha. Olukorras, kus mittehankija on pakkumuskutses seadnud proportsionaalsed tingimused, korraldanud menetluse läbipaistavalt ning taganud ausa konkurentsi nagu see käesoleval juhul on kooskõlas Norra finantsmehhanismi rakendusmääruse 27 EIS-i kui Norra finantsmehhanismi rakendusüksuse juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – lõpparuanne artikli 8.15 lõikega 3 toimunud, siis saab eeldada, et ta on maksnud eseme/teenuse eest õiglast ja mõistlikku hinda, kasutades rahalisi vahendeid säästlikult ja otstarbekalt. Seega, kui on võetud mitu hinnapakkumist, siis sellega on turgu piisavalt uuritud ja konkurentsi efektiivselt kasutatud ka juhul, kui pakkumised omavahel mõnes detailis erinevad, kuid vastavad siiski toetuse saaja soovitud eesmärgile. Seega, lähtudes asjaolust, et perioodi 2014-2020 struktuuritoetuse seaduse §-s 26 on hankijatele ja mittehankijatele sätestatud erinevad kohustused ning ühendmääruse § 21 jj on sätestatud ka nendele rikkumistele erinevad tagajärjed, saab üheselt tuletada, et mittehankijate puhul on nii kohustuste iseloom kui ka nende rikkumiste tagajärjed leebemad. Nimetatut kinnitab Riigikohtu otsus haldusasjas 3-17-2718, mille punktis 23 on märgitud, et lihthankeid iseloomustab paindlikkus, minimaalsed menetlusreeglid ja võimalus pidada läbirääkimisi. Riigihanke üldpõhimõtteid ei ole lihthankes põhjust sisustada sama rangelt kui hankemenetluses üldjuhul kehtivad reeglid. Vastasel korral muutuks hankemenetluse normide kohaldamisala piiramine lihthanke puhul sisutuks. Huvitatud isikute õiguste ja avaliku huvi riive saab konkreetses lihthankes avalduda pigem vähese intensiivsusega. Rakendusüksus leiab, et kui Riigikohus on sedastanud paindlikkust riigihangete subjekti poolt lihthangete läbiviimisel, siis seda paindlikumalt tuleks käsitleda mittehankijate poolt läbi viidud pakkumismenetlusi. Auditis ei ole seevastu toodud põhjendusi ega kaalutlusi, millest lähtuvalt on mittehankijate olukorda võrdustatud hankijatega. Audiitorite soovitused ei vasta olemasolevatele mittehankijatele seatud kontrollikohtadele ning pidurdab toetusvahendite mõistlikku ja säästlikku rakendamist. Samuti märgime, et audiitorite soovitused ei lähtu tavapärasest mittehankijate hangete kontrolli senisest praktikast ning juhul kui suunised on muutunud rangemaks või on tuvastatud, et need ei vasta Euroopa Komisjoni nõuetele (vastavaid muutunud suunised ei ole keskselt kommunikeeritud ega õigusaktidega/kohustuslike juhistega kaetud) keset rakendamisperioodi, ei ole alust toetuse tagasiküsimiseks toetuse saajatelt, vaid antud juhul on riik muutunud kontrollinõudeid nii rakendusüsksute kui toetuse saajate jaoks ning tuleb seetõttu ka veast tekkinud kahjud keskselt hüvitada. Soovituse rakendamise eest vastutav isik ja kuupäev RÜ-s: AA täiendav kommentaar: Audiitorid muutsid tähelepaneku sõnastust, soovitust ning olulisust (tähelepanek muudeti väheoluliseks). Nõustume osaliselt RÜ selgitustega , mistõttu eemaldasime tähelepanekult finantsmõju ning soovituse toetuse osaliseks tagasinõudmiseks sest; 1. Thermory AS värvmis- ja viimistlusliini pakkumuse mittevastavuse teemal jäi RÜ selgituste ja lisainfo arvesse võtmise järel üles vaid teema, et pakkumuses puudub info, kas pakutud värvimis- ja viimistlusliinil kuivab värv 5 minuti jooksul. Pelgalt värvi 5 minuti jooksul kuivamise tingimuse puudumine ei ole nii oluline puudus, et pakkumus tulnuks tagasi lükata, mistõttu loobume finantskorrektsiooni ettepanekust. 2. Aktsiaselts Chemi-Pharm teostatud ostu puhul jõudsid audiitorid järeldusele, et- kuivõrd pakutud mikserite suuruste erinevus ei olnud oluline (erinevus alla 3,5%), 14 000 l mahus mikserite pakkumusi laekus 2 ja toetuse saaja hindas, et ka sellise väiksema mahuga mikserid katavad ettevõtte vajaduse ära, siis minimaalne konkurents oli tagatud, kõige soodsam pakkumus sai edukaks. Lähtuvalt eeltoodust, hindame et antud juhul ei kaasne tähelepanekus toodud asjaoludega finantsmõju ning loobume finantskorrektsiooni ettepanekust. Siiski jääme seisukohale, et RÜ senine toetuse saajate ostude kontroll tuvastamaks kas pakkumused on koostatud vastavalt pakkumuskutsetele, ei ole olnud piisav. Audiitorite hinnangul tuleb RÜ-l sätestada täpsemad nõuded toetuse saajate ostudele ja hiljem kontrollimisel detailsemalt analüüsida, kas ostu tegemise aluseks olnud pakkumuskutse ja pakkumused on ikka omavahel kooskõlas ning järgivad rakendusmääruse artiklis 8.15 lg 3 ja 4 toodud põhimõtteid. 28 EIS-i kui Norra finantsmehhanismi rakendusüksuse juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – lõpparuanne Oluline tähelepanek 4.4 – Rakendusüksus ei ole tuvastanud, et toetuse saajad on jätnud pakkumuskutsetes pakkumuste hindamiskriteeriumid ja/või pakkumuste esitamise tähtajad märkimata või on kohaldanud erinevatele pakkujatele erinevaid tähtaegu, sh aktsepteerinud minevikus olevaid tähtaegu. Tuvastatud mitteabikõlblik kulu auditeeritud projektides kokku 99 037 eurot, millest mitteabikõlblik toetus 23 466,13 eurot. 1. Puuduvad pakkumuse hindamiskriteeriumid ja/või tähtajad Rakendusmääruse artikli 8.15 lg 3 järgi tuleb ka juhul kui ostud ei mahu kohaldatavate riigihangete seaduste piiridesse järgida lepingute sõlmimisel ja sõlmimisele eelnevate protseduuride puhul parimaid majanduspraktikaid, sh võimaldada täielikku ja õiglast konkurentsi potentsiaalsete pakkujate vahel, näiteks tõhusa hinnavõrdluse teel, ja tagada Norra finantsmehhanismi 2014–2021 ressursside optimaalne kasutus.. TAT punkti 21.1.23. järgi - kui projekti toetuse määr on alla 50%, peavad toetuse saaja ja/või partner esitama vähemalt kolm võrreldavat hinnapakkumist üksteisest sõltumatutelt pakkujatelt ja pakkumise lähteülesande kirjelduse, kui tehingu summa ilma käibemaksuta on 20 000 eurot või rohkem. TAT punktis 6.1 on öeldud „toetusskeemi raames on abikõlblikud need kulud, mis on põhjendatud, mõistlikud, õigusaktidega kooskõlas ja otseselt vajalikud toetatavate tegevuste elluviimiseks ja projekti eesmärkide saavutamiseks. Projekti kulud peavad olema kooskõlas säästlikkuse, tulemuslikkuse ja tõhususe põhimõtetega.“ Audiitorid tuvastasid, et toetuse saaja Thermory AS projektis nr 2014-2021.1.02.20-0060 viimistlus- ja värvimisliini ja termokambrite ostmiseks, Aktsiaselts Modera projektis 2014-2021.1.02.20-0073 sõidukite jaemüügiga seotud tarkvara arendustöödeks spetsialistide leidmiseks, Roofit Solar Energy OÜ projektis 2014-2021.1.02.20-0059 uuele tootele sertifitseerimisasutuse leidmiseks ja UpSteam Eesti OÜ projektis 2014-2021.1.02.20-0096 arenduspartneri leidmiseks puudusid potentsiaalsetele pakkujatele saadetud pakkumuskutsetes/lähteülesannetes pakkumuste hindamiskriteeriumid. Lisaks puudusid Roofit Solar Energy OÜ ja Thermory AS viimistlus- ja värvimisliini ostmiseks saadetud pakkumuskutsetes/lähteülesannetes pakkumuste esitamise tähtajad ning UpSteam Eesti OÜ projektis arenduspartneri leidmiseks on pakkujatele määratud erinevad tähtajad Thermory AS toetusmäär TRO järgi 19,23%24; Aktsiaselts Modera toetusmäär TRO järgi 40%25; Roofit Solar Energy OÜ 2014-2021.1.02.20-0059 toetusmäär 45%26 ning UpSteam Eesti OÜ toetusmäär 49,99%27, seega pidid toetuse saajad võrdlevate pakkumuste võtmisel järgima TATi punkti 21.1.23, rakendusmääruse artikli 8.15 punkti 3 ja TAT punkti 6.1. Rakendusüksus on selgitanud, et pakkumiste esitamise tähtaja puudumine ei ole oluline puudus ning nende projektide puhul on pakkujad teinud oma pakkumusi mõistliku aja jooksul. Kui pakkumuste esitamisega ebamõistlikult viivitatakse, saab toetuse saaja teha järelpäringu, kas ja millal pakkumist kavatsetakse esitada. Hindamiskriteeriumite puudumise osas on rakendusüksus selgitanud, et pakkumiskutses võiks küll kirjas olla pakkumiste hindamise kriteeriumid, kuid nende puudumine ei ole RÜ hinnangul oluliseks puuduseks ning kui pakkumiste hindamise kriteeriume ei ole märgitud, siis on eelduslikult valiku aluseks pakkumise hind. Kui pakkujatele on esitatud ühesugune lähteülesanne, milles toetuse saaja kirjeldab oma soove ja tingimusi, siis on pakkujatel piisav info, millist pakkumist teha ning pakkujaid on võrdselt koheldud. Audiitorite hinnangul ei taga hindamiskriteeriumite ja/või pakkumuste esitamise tähtaegade puudumine pakkumuskutsetes/lähteülesannetes läbipaistvat, kontrollitavat ja proportsionaalset võrreldavate pakkumuste võtmist, rakendusmääruse artiklis 6.1 nimetatud säästlikkuse, tulemuslikkuse ja tõhususe põhimõtete järgimist ning artiklis 8.15 lg 3 ja 4 sätestatud täielikku ja õiglast konkurentsi potentsiaalsete pakkujate vahel, näiteks tõhusa 24 Taotluse rahuldamise otsus p 2: Projekti kogumaksumus 3 641 000€, millest toetus maksimaalselt 700 000 €. 25 Taotluse rahuldamise otsus p 2: Projekti kogumaksumus 933 800€, millest toetus maksimaalselt 373 520 €. 26 Taotluse rahuldamise otsus p 2: Projekti kogumaksumus 1 335 881€, millest toetus maksimaalselt 601 146,45€. 27 Taotluse rahuldamise otsus p 2: Projekti kogumaksumus 1 400 278€, millest toetus maksimaalselt 699 998€. 29 EIS-i kui Norra finantsmehhanismi rakendusüksuse juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – lõpparuanne hinnavõrdluse teel, ja Norra finantsmehhanismi 2014–2021 ressursside optimaalse kasutust, kõrgeimate eetikanormide täitmist. Pakkujatel ei ole sellistel juhtudel ette teada, kas nende pakkumusi hakatakse hindama ainult pakkumuse maksumuse või ka muude kriteeriumite põhjal ja kui suurt tähtsust milline pakkumuse osa omab (nt tarnimisaeg, otsitavate spetsialistide võimalik alustamise aeg jms), ning kas pakkumuse esitamise aeg konkreetse tähtaja puudumisel mõjutab samuti pakkumusele antud hinnangut. Toetuse saajale jääb hindamiskriteeriumite ja/või pakkumuste esitamise tähtaegade pakkumuskutsesse panemata jätmisel teoreetiline võimalus hinnata pakkumusi endale sobivate kriteeriumite alusel ja/või ajal, millisest pakkujaid teavitatud ei ole ning mis teeb hindamisprotsessi läbipaistmatuks ja kontrollimatuks. . Auditi valmisse sattunud projektide puhul tuvastasid audiitorid järgmised asjaolud: - pakkumuste esitamise tähtaja puudumisel võib toetuse saaja otsustada (pakkujatele mitte teada olevalt) endale sobival ajal, millal ta järgnevaid pakkumusi enam ei oota ja alustada selleks hetkeks saabunud pakkumuste hindamist. Nimetatud olukord leidis aset Roofit Solar Energy OÜ projektis sertifitseerimisasutuse leidmiseks, kus toetuse saaja saatis pakkumuskutse välja 14.04.2021 viiele potentsiaalsele pakkujale ning pärast kolmanda pakkumuse laekumist (kolm esimest pakkumust laekusid 15.04.2021, 19.04.2021 ning 12.05.2021) hinnati laekunud kolme pakkumust ja järgmisi ei oodatud, sest soovitud sertifitseerimisega alustamise aeg lähenes. Thermory AS projekti puhul viimistlus- ja värvimisliini ostmiseks saadeti pakkumuskutse neljale potentsiaalsele pakkujale, pakkumuste esitamiseks tähtaega ei antud, kuid kõik potentsiaalsed pakkujad esitasid pakkumused ja kõiki pakkumusi ka hinnati. - hindamiskriteeriumite puudumisel võib toetuse saaja otsustada projekti hinnata (pakkujatele mitte teada olevate) endale sobivate kriteeriumide alusel, mis toimus Aktsiaselts Modera projektis, kus PHP Symfony spetsialisti valikul ei osutunud edukaks soodsaim pakkumus. Rakendusüksuse selgituse kohaselt täpsustas toetuse saaja rakendusüksusele protsessi lähemalt ka telefoni teel ning selgitas, et arendajate valiku puhul ei olnud esmatähtis hind, vaid arendaja oskused ja taust ning ka Thermory AS projektis viimistlus- ja värvimisliini ostmiseks, kus on toetuse saaja samuti valinud mitte kõige soodsama pakkumuse, vaid otsustanud rakendusüksusele esitatud selgituste põhjal, et soodsuselt teine pakkumus on teistest komplektsem, innovaatilisem, pakub kiireimat tarneaega ning on sobivaim toetuse saaja vajadustega. Kuna vastav teave nende projektide pakkumuskutsetest puudus, ei saanud pakkujad teada, milline pakkumuse aspekt millist kaalu omab. Lisaks läheb see vastuollu eeldusega, et kui hindamiskriteeriumeid ei ole määratud, on valiku aluseks pakkumuse hind. - UpSteam Eesti OÜ projektis arenduspartneri leidmiseks, Roofit Solar Energy OÜ projektis sertifitseerimisasutuse leidmiseks ning Thermory AS projektis termokambrite soetamiseks on pakkumiskutsetes küll puudunud hindamiskriteeriumid, kuid samas on valitud tingimustele vastav soodsaim pakkumus, mistõttu nende ostude kohta finantsmõjuga tähelepanekut ei koostata. 2. Erinevused pakkumuste esitamise tähtaegades, sh mineviku tähtajad Rakendusmääruse artikli 8.15 lg 3 järgi tuleb ka juhul kui ostud ei mahu kohaldatavate riigihangete seaduste piiridesse järgida lepingute sõlmimisel ja sõlmimisele eelnevate protseduuride puhul parimaid majanduspraktikaid, sh võimaldada täielikku ja õiglast konkurentsi potentsiaalsete pakkujate vahel, näiteks tõhusa hinnavõrdluse teel, ja tagada Norra finantsmehhanismi 2014–2021 ressursside optimaalne kasutus. Audiitorid leiavad, et UpSteam Eesti OÜ projektis arenduspartneri leidmiseks on pakkujatele erineva tähtaja määramisega mindud vastuollu pakkujate võrdse kohtlemise põhimõttega. Pakkumuskutse saadeti kolmele potentsiaalsele pakkujale: - Singleton Group OÜ´le saadeti kutse kirjaga 19.06.2020.a ning tähtajaks määratud "enne 15. juulit 2020" ehk maksimaalselt 25 päeva. - Bitweb OÜ´le saadeti kutse 16.06.2020 ning tähtaja osas märgitud "hiljemalt kahe nädala jooksul" ehk 30.06.2020, seega maksimaalselt 14 päeva. 30 EIS-i kui Norra finantsmehhanismi rakendusüksuse juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – lõpparuanne - Mediapark-le saadeti pakkumuskutse 25.06.2020, kuid tähtaja osas kutses info puudus. Mediapark ja toetuse saaja vahelisest kirjavahetusest võis järeldada, et tähtaeg lepiti kokku omavahelise suhtluse tulemus, kuid see tähtaeg on rakendusüksusele ja audiitoritele teadmata. Rakendusüksus on selgitanud UpSteam Eesti OÜ projekti osas, et ei täpsustanud aruande kontrolli raames pakkujatele seatud tähtaegu, sest kõik kutse saajad esitasid pakkumuse, kõikide pakkumusi ka hinnati ja valituks osutus soodsaim pakkumus Singleton Group OÜ´lt. Rakendusüksus leidis, et erinevad pakkumuskutse saatmise kuupäevad ning pakkumiste esitamise tähtajad ei mõjutanud pakkumusmenetluse tulemust, pakkumuste küsimise ja esitamise aeg ei erinenud sellises ulatuses, mis võiks tingida ebavõrdsuse hindades seoses turuolukorra muutusega ning seega ei ole mõju omanud. Audiitorid ei nõustu rakendusüksuse seisukohaga, sest tähtaja erinevus 25 päeva Singleton Group OÜ´l võrreldes 14 päeva Bitweb OÜ´l on ligi kahekordne, mis annab selge eelise Singleton Group OÜ´le oma pakkumuse ettevalmistamiseks ja tähtaegseks esitamiseks. Seda tõendab ka asjaolu, et Bitweb OÜ pakkumus ei saabunud talle määratud tähtajaks ehk „14 päeva jooksul“, vaid alles 21 päeva pärast. Kui Bitweb OÜ´le oleks antud sama tähtaeg, mis oli edukal pakkujal Singletonil, oleks Bitweb OÜ pakkumus esitatud tähtaegselt. Aktsiaselts Modera pakkumuskutse sõidukite jaemüügiga seotud tarkvara arendustöödeks saadeti välja neljale potentsiaalsele pakkujale: UAB Andersen Soft´le 15.03.2021.a, Digiteum LLC´le 20.04.2021.a, Greathead Software´le 30.03.2021.a ja GlobalEDGE´le 24.03.2021.a. Kõikidele potentsiaalsetele pakkujatele saadeti sama lähteülesanne, milles oli kirjas, et pakkumus tuleb esitada hiljemalt 19.03.2021. Kõik neli kutse saanud ettevõtet esitasid pakkumuse peale pakkumuste esitamise tähtaega. Kõiki neid pakkumusi hinnati, kuid kolmel neist ei olnud võimalik esitada pakkumust nõutud tähtajaks, sest tähtaeg oli juba enne pakkumuskutse saamist möödas. Rakendusüksus on selgitanud, et kuna toetuse saaja selgituste kohaselt hanke läbiviimine venis algses pakkumuskutses vormistatud kuupäevadest pikemaks, kõik potentsiaalsed pakkujad said kutsega täpselt sama dokumendi, mis toetuse saaja sõnul vaatamata pakkumuskutse dokumendis olevatele kuupäevadele veel kehtis ja kõik neli siiski pakkumuse esitasid ning kõikide pakkumusi oli ka hinnatud, aktsepteeriti lähteülesandes olnud mineviku kuupäevaga pakkumuste esitamise tähtaega. Audiitorid ei nõustu rakendusüksuse seisukohaga, et juba möödunud tähtajaga pakkumuskutsete saatmine on aktsepteeritav pakkujate võrdse kohtlemise seisukohast. Sisuliselt oli tegu pakkumuskutsega, kus ühele pakkujale (UAB Andersen Soft´le) oli pakkumuste esitamise tähtaeg määratud, teiste pakkujate puhul võib aga öelda, et tähtaeg kui selline puudus täielikult. TAT punkti 25.4. järgi lähtutakse toetuse tagasinõudmisel perioodi 2014–2020 STS §-s 45 sätestatud finantskorrektsiooni alustest ja Ühendmäärusest. STS § 45 lg 1 p 3 sätestab, et finantskorrektsiooni otsus tehakse juhul, kui toetuse saaja on jätnud osaliselt või täielikult täitmata kohustuse või nõude ja see on mõjutanud kulu abikõlblikkust. STS § 46 lg 1 ja 2 järgi määratakse finantskorrektsiooni ulatus Ühendmääruses toodu põhjal, kui kohustuse või nõude täitmata jätmise laadist tulenevalt ei ole võimalik selle rahalise mõju otsest suurust hinnata. Ühendmääruse § 21 lg 1 sätestab, et kui struktuuritoetuse seaduse § 46 lõike 1 kohaselt ilmneb, et toetuse saaja on eiranud oma kohustusi või talle kehtestatud nõudeid ja finantskorrektsiooni otsuse tegemisel ei ole võimalik kohustuse või nõude täitmata jätmise laadist tulenevalt selle rahalise mõju suurust hinnata, kuid esineb põhjendatud oht, et täitmata jätmine tõi kaasa rahalise mõju, siis vähendatakse toetust sõltuvalt rikkumise raskusest 2, 5, 10 või 25 protsenti tegevustele või tegevuste kogumile eraldatud toetusest sõltuvalt asjaolude mõjust kulu abikõlblikkusele, välja arvatud, kui käesolevas peatükis ei ole sätestatud teisiti. Komisjoni juhendi peatüki 2.1 punkti 9 alusel on kohaldatavaks korrektsioonimääraks 25% kui hindamiskriteeriume ei ole hanketeates avaldatud.28 28 „Kvalifitseerimise tingimuste ja/või pakkumuste hindamise kriteeriumide (ja nende osakaalude) hanketeates avaldamata jätmine” 31 EIS-i kui Norra finantsmehhanismi rakendusüksuse juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – lõpparuanne Audiitorite hinnangul on toetuse saaja poolt rikutud rakendusmääruse artikli 8.15 lõikes 3 sätestatud aruandekohustus sisuliselt sama, mis RHS § 3 punktis 1 nimetatud läbipaistvuse ja kontrollitavuse põhimõte. Samas artikli punktis nimetatud täieliku ja õiglase konkurentsi tagamise kohustus, mida toetuse saaja samuti rikkus, on meie hinnangul sisuliselt sama, mis RHS § 3 punktis 2 nimetatud võrdse kohtlemise ja punktis 3 nimetatud konkurentsi efektiivse ärakasutamise põhimõte. Seega, lisaks Rakendusmääruse artikkel 8.15 lg-s 3 sätestatuga, oli toetuse saaja tegevus hanke läbiviimisel vastuolus ka RHS § 3 punktides 1, 2 ja 3 sätestatud põhimõtetega. Audiitorite hinnangul ei ole ülalmainitud toetuse saajad lähtunud läbipaistvuse, kontrollitavuse, võrdse kohtlemise ja konkurentsi efektiivse ärakasutamise põhimõtetest, sest ei ole kehtestanud üheselt mõistetavaid hindamiskriteeriume, taganud hindamistoimingute läbipaistvust ja andnud pakkumuste tegemiseks sarnast ajaperioodi. Lisaks tuleb arvesse võtta, et mittehankijatest toetuse saajate hangete läbiviimisel ilmnenud rikkumisi tuleb käsitleda sarnaselt olenemata sellest, kas tegemist on Euroopa Liidu struktuurifondide vahenditest või Norra finantsmehhanismi vahenditest finantseeritud projektidega. Tulenevalt eeltoodud rikkumistest ning tuginedes viidatud STS, Ühendmääruse ning Komisjoni juhendi sätetele, kohaldatakse ostudele, kus ei osutunud edukaks soodsaim pakkumus, Komisjoni juhendis määratud 25%-list finantskorrektsioonimäära, kuivõrd antud rikkumisele ei võimalda Euroopa Komisjoni juhend kohaldada väiksemat finantskorrektsioonimäära (st 10% või 5%). Audiitoritele jääb arusaamatuks, millistel alustel on pakkumusi hinnatud. Projektidele, kus edukaks osutus tingimustele vastav soodsaim pakkumus, finantskorrektsioonimäära ei kohaldata. Finantskorrektsiooni määra 25% kohaldatakse seega järgnevate projektide puhul: 1. Thermory AS viimistlus- ja värvimisliini ost. Pakkumuskutsest puudusid nii hindamiskriteeriumid kui ka pakkumuste esitamise tähtajad ning edukaks ei osutunud soodsaim pakkumus. Viimistlus- ja värvimisliini soetatamisega seotud kulud kokku 490 450,00 eurot, millest abikõlblikuna esitatud 311 000,00 eurot. 25-protsendilise finantskorrektsiooni määra rakendamisel kujuneb mitteabikõlblikuks summaks 77 750,00 eurot projekti kuludes kajastuvast ostu kogusummast (311 000*25%), mis on 100% auditi ulatuses. Sellest omafinantseering 62 798,67 eurot (77 750,00*80,77%), Norra finantsmehhanismi toetus 13 271,93 eurot (77 750,00*17,07%) ja riiklik toetus 1 679,40 eurot (77 750,00*2,16%). Seega tuleb toetuse saajal tagasi maksta mitteabikõlblikuks osutunud toetus summas 14 951,33 eurot (finantsmehhanismi toetus 13 271,93 eurot + riiklik toetus 1 679,40 eurot). 2. Aktsiaselts Modera sõidukite jaemüügiga seotud tarkvara arendustöödeks PHP Symfony spetsialisti sisseost, esitatud kulud projektis kokku 133 440,00 eurot, millest abikõlblikuna on esitatud 85 148,00 eurot. Pakkumuskutsest puudusid hindamiskriteeriumid, pakkumuste esitamise tähtajad olid osadele pakkujatele minevikus ning edukaks ei osutunud soodsaim pakkumus, seega kohaldatakse antud projektile 25%-list finantskorrektsioonimäära. 25-protsendilise finantskorrektsiooni määra rakendamisel kujuneb mitteabikõlblikuks summaks 21 287,00 eurot projekti kuludes kajastuvast ostu kogusummast (85 148,00*25%), mis on 100%-liselt auditi ulatuses. Sellest omafinantseering 12 772,20 eurot (21 287,00*60%), Norra finantsmehhanismi toetus 7 559,01 eurot (21 287,00*35,51%) ja riiklik toetus 955,79 eurot (21 287,00*4,49%). Seega tuleb toetuse saajal tagasi maksta mitteabikõlblikuks osutunud toetus summas 8 514,80 eurot (finantsmehhanismi toetus 7 559,01 eurot + riiklik toetus 955,79 eurot). Risk rakendusüksusele: Hindamiskriteeriumite ja/või pakkumuste esitamise tähtaja puudumine ning pakkujatele erinevate tähtaegade, sh minevikus olevate tähtaegade määramine pakkumuskutses, ei võimalda parimate majanduspraktikate järgimist, täielikku ja õiglast konkurentsi potentsiaalsete pakkujate vahel, pakkujate võrdset kohtlemist ega ressursside optimaalset kasutust, mis võib kaasa tuua toetuse osalise või täieliku tagasinõudmise. 32 EIS-i kui Norra finantsmehhanismi rakendusüksuse juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – lõpparuanne Soovitus rakendusüksusele: Audiitorid soovitavad rakendusüksusel algatada mitteabikõlblike kulude osas toetuse osalise tagasinõudmise protsess ning edaspidi kontrollida toetuse saaja võrreldavate pakkumuste võtmise puhul hindamiskriteeriumite ja/või pakkumuste esitamise tähtaja olemasolu ja kehtivust, et tagada pakkujate võrdne kohtlemine ning õiglane konkurents. Lihtsuse ja võrdse kohtlemise eesmärgil on Norra finantsmehhanismi rakendussüsteemis tagasinõuete puhul võetud aluseks struktuuritoetuste abikõlblikkuse loogika. Euroopa Komisjoni juhendi alusel on asjakohane nimetatud rikkumiste puhul tunnistada mitteabikõlblikeks 25% hankega/ostuga seotud kuludest. RÜ peab tähele panema, et tagasinõude alusena kasutatav õigusakt näeb siiski veel ette võimalust erinevate protsentide vahel kaalutleda, mistõttu tuleb RÜ-l tagasinõude otsusesse lisada ka kaalutlus, millistel põhjustel ei saa antud juhul rakendada toetuse tagasinõude määra 1%, 5% ja 10% ulatuses. Rakendusüksuse kommentaar: Rakendusüksus ei nõustu tähelepanekuga. Jääme oma eelnevalt väljendatud seisukohtade juurde, et pakkumiskutses pakkumiste hindamise kriteeriumid ega pakkumiste esitamise tähtaeg ei ole nii olulisteks puudusteks, mille tõttu tuleks kohaldada korrektsiooni. Norra finantsmehhanismi regulatsioonist (rakendusmäärus) tulenevalt tuleb järgida parimaid majanduspraktikaid, sealhulgas aruandekohustust, võimaldavad täielikku ja õiglast konkurentsi potentsiaalsete pakkujate vahel, näiteks tõhusa hinnavõrdluse teel, ja tagavad Norra finantsmehhanismi 2014–2021 ressursside optimaalse kasutuse, järgitakse kõrgeimaid eetikanorme ja välditakse huvide konflikti. Nimetatud põhimõtete järgimist on täpsustatud programmi korras, kus on sätestatud nõue: esitada vähemalt kolm võrreldavat hinnapakkumist üksteisest sõltumatutelt pakkujatelt ja pakkumise lähteülesande kirjelduse, kui tehingu summa ilma käibemaksuta on 20 000 eurot või rohkem. Juhul kui kolme sõltumatut hinnapakkumist ei ole võimalik esitada või kui odavaimat pakkumist ei valita, tuleb maksetaotlusele lisada sellekohane põhjendus. Programmi korras ega rakendusmääruses ei ole tingimust, et lähteülesanne peaks sisaldama infot, mille alusel mittehankija pakkumiste vahel valiku teeb. Vastupidi, programmi korras sätestatud nõude keelelisest ülesehitusest võib aru saada, et pakkumiskutse saatmisel ei pea ära määrama pakkumiste hindamise kriteeriume, vaid juhul, kui odavaimat pakkumist ei valita, tuleb rakendusüksusele esitada sellekohane põhjendus. Sellest nõudest on rakendusüksus ka kinni pidanud ja asjakohasel juhul põhjendusi küsinud ning hinnanud nende adekvaatsust. Seega pakkumiste hindamise kriteeriumite märkimata jätmisel on eelduslikult valiku aluseks madalam hind, kuid toetuse saaja ei ole kohustatud odavaimat pakkumist valima, vaid võib valiku teostamisel lähtuda ka muudest kriteeriumitest ning esitada vastavad põhjendused. Samuti ei tulene programmi korrast ega rakendusmäärusest selget nõuet määrata pakkumise esitamiseks tähtajad või et need tähtajad peaksid olema kõigile ühesugused. Sellised nõuded on sätestatud riigihankijatele, mida rakendusüksuse hinnangul ei saa üksnes üldpõhimõtetele viidates üle kanda mittehankijate ostumenetlustele. Rakendusüksus on seisukohal, et kui pakkumisi on küsitud ühesuguse lähteülesande alusel, saadud kolm pakkumist ning kõiki pakkumisi võetakse arvesse valiku tegemisel, on programmi korrast tulenev nõue täidetud. Audiitor heidab ette, et kvalifitseerimistingimuste ja tähtaegade määramata jätmisega rikutakse RHS § 3 lõikes 2 toodud nõuet kohelda kõiki pakkujaid võrdselt. Rakendusüksus selle väitega ei nõustu, kuna kõik pakkujad on saanud ühesuguse lähteülesande ning saanud võimaluse osaleda pakkumismenetluses. Samuti ei ole oluline, kas pakkumised on esitatud tähtaegselt või mitte, vaid oluline on saada ja kooskõlas programmi korrast tuleneva nõudega esitada vähemalt kolm võrreldavat hinnapakkumist üksteisest sõltumatutelt pakkujatelt, mistõttu on põhjendatud, et ka hilinenud pakkumisi võetakse arvesse valiku tegemisel (eesmärk konkurentsi efektiivne ärakasutamine). Ebapiisavale tähtajale saaks ehk viidata olukorras, kus pakkujatele antakse väga väike aeg pakkumiste esitamiseks ning selle jooksul laekub üksnes üks pakkumine ning hilisemaid pakkumisi arvesse ei võetaks. Auditis väljatoodud kaasuseid selliseid olukordi ei kirjelda. Isegi kaasuses, kus lähteülesanne sisaldas mineviku kuupäeva pakkumiste esitamiseks, ei olnud see pakkumismenetluse ebaõnnestumist põhjustanud, kuna pakkujatele oli arusaadav, et tegemist on eksliku kuupäevaga ning pakkujad esitasid oma pakkumise, mis võeti arvesse valiku tegemisel. 33 EIS-i kui Norra finantsmehhanismi rakendusüksuse juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – lõpparuanne Kokkuvõtvalt leiab rakendusüksus, et kui valiku tegemisel on olemas ühesuguse lähteülesande alusel esitatud kolm võrreldavat pakkumist (nagu programmi korra nõue sätestab), nende seast valitakse kas odavaim või vastavalt programmi korras sätestatud võimalusele põhjendatakse mitte soodsaima pakkumise valikut, on programmi korras toodud kohustus nõutaval määral täidetud. Eeltoodud põhjendustest lähtuvalt ei pea rakendusüksus põhjendatuks antud tähelepanekus toodud finantskorrektsioone rakendada. Lisaks eelnevale ei nõustu rakendusüksus audiitori poolt toodud korrektsioonimääraga. Isegi juhul, kui tegemist oleks pakkumismenetluse reeglite rikkumisega, ei oleks kohane rakendada riigihankijatele mõeldud normidest tulenevat korrektsioonimäära. Ühendmääruses riigihankijatele sätestatud sätteid saaks analoogia korras kohaldada ka mittehankijatele, kui mittehankijate puhul oleks õigusaktides antud rikkumise liigi korrektsioonimäärad reguleerimata, aga nii see ei ole. Mittehankijatele näeb ühendmääruse § 21 lõige 2 ette RHS § 3 nõuete rikkumise korral korrektsioonimääraks 10 protsenti. Sõltuvalt rikkumise raskusest võib kohaldada 1-, 5-, 25- või 50-protsendilist finantskorrektsiooni määra. Lähtudes asjaolust, et perioodi 2014-2020 struktuuritoetuse seaduse §-s 26 on hankijatele ja mittehankijatele sätestatud erinevad kohustused ning ühendmääruse § 21 jj on sätestatud ka nendele rikkumistele erinevad tagajärjed, saab üheselt tuletada, et mittehankijate puhul on nii kohustuste iseloom kui ka nende rikkumiste tagajärjed leebemad. Seega on antud juhul kohalduvaks õiguslikuks aluseks ühendmääruse § 21 lõige 2, mille sõnastusest tuleneb, et reeglina kuulub riigihangete üldpõhimõtete rikkumise korral korrektsioon 10 protsenti, mida võib siis sõltuvalt konkreetsest olukorrast ja rikkumise astmest suurendada või vähendada. Tallinna Halduskohus on haldusasjas nr 3-19-754 punktis 22 märkinud järgmist: Eelviidatud sätetes ei ole määratletud, millistest asjaoludest lähtuvalt tuleks rikkumise raskust hinnata. Samas saab nende sätete sõnastusest järeldada, et vastustaja poolt kaebajale põhjendatult ette heidetud rikkumisega peab üldjuhul kaasnema 25%-line finantskorrektsioon, ent rikkumise raskust arvestades võib rakendusüksus kaalutlusõiguse alusel erandina kohaldada väiksemat, see tähendab kas 10 või 5%-list määra. Neid sätteid tuleb mõista nii, et 25%-st väiksema finantskorrektsiooni määra kohaldamine on ette nähtud erandina, mille kohaldamine on õigustatud vähese või väga vähese raskusega rikkumise puhuks. See tähendab omakorda seda, et finantskorrektsiooni tegemisel ei pea rakendusüksus püstitama endale mitte küsimust, kas õigustatud oleks 5, 10 või 25 protsendiline vähendamine, vaid küsimuseks on, kas esineb mingisuguseid kaalukaid asjaolusid finantskorrektsiooni vähendamiseks 10-le või lausa 5- le protsendile üldreeglina ette nähtud 25% asemel. Viidatud kohtulahendis käsitletud sätte kohaselt oli kõnealuse rikkumise korrektsioonimäär sõnastatud analoogselt ühendmääruse § 21 lõikega 2, kus reeglina sätestati korrektsiooni määraks 25%, mida võis sõltuvalt asjaoludest vähendada 10 või 5 protsendi peale. Kohtulahendi kohaselt on üldreeglina kehtestatud korrektsioonimäärast erineva protsendi kohaldamine erand ning peab olema põhjendatud ning tuginema kaasuse asjaoludele. Rakendusüksus leiab, et auditi lõppraportis ei ole korrektsioonimäära osas välja toodud selliseid rikkumise raskuse asjaolusid, mis õigustaks 25-protsendilist korrektsioonimäära, vaid põhjendus piirdub asjaoluga, et riigihankijate puhul on selline määr ette nähtud, jättes arvestamata asjaolu, et tegemist on mittehankijaga, kelle puhul on siseriiklikus õiguses toodud erinevad alused. Lisaks märgib audiitor järgmist: RÜ peab tähele panema, et tagasinõude alusena kasutatav õigusakt näeb siiski veel ette võimalust erinevate protsentide vahel kaalutleda, mistõttu tuleb RÜ-l tagasinõude otsusesse lisada ka kaalutlus, millistel põhjustel ei saa antud juhul rakendada toetuse tagasinõude määra 1%, 5% ja 10% ulatuses. Rakendusüksuse hinnangul tuleb vastavad kaalutlused ära tuua auditi lõpparuandes. Kuna RÜ poolne tagasinõudeotsus põhineks auditi aurandel, millest erinevale järeldusele RÜ üldjuhul jõuda ei saa (välja arvatud, kui ümarlaual on kokku lepitud teisti), siis on auditi aruande näol tegemist eelhaldusaktiga, milles toodud kaalutlused ja nende alusel tehtud järeldused peavad vastama haldusmenetluse seaduse nõuetele. Üldise märkusena auditi tähelepanekutele märgib rakendusüksus järgmist: 34 EIS-i kui Norra finantsmehhanismi rakendusüksuse juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – lõpparuanne Antud auditi tähelepanekutes on tegemist mittehankijate ostudega, millele audiitor on RHS § 3 põhimõtetele viitamise kaudu kohaldanud hankijatele kohalduvaid nõudeid (sh kvalifitseerimistingimuste ja tähtaegade nõude osas), mida ei saa otseselt tuletada regulatsiooni sõnastusest. Rakendusüksus leiab, et haldusvälisele isikule analoogia korras regulatsioonist otseselt mittetulenevate kohustuste rakendamine ja nende kohustuste väidetava eiramise korral tagasinõude kohaldamine ei ole adressaadile piisavalt ettenähtav. Seetõttu leiame, et ebaselge õigusliku raamistiku tingimustes ei peaks tagasinõuet sellel alusel kohaldama, kuna selline tagajärg ei ole toetuse saajale piisavalt ettenähtav, selline korrektsiooni tegemine läheks vastuollu õiguskindluse ja õiguspärase ootuse üldpõhimõtetega. Riigikohtu põhiseaduslikkuse järelevalve kolleegium on kohtuasjas 3-4-1-33-05 (p-d 21-22) selgitanud järgmist: Põhiseaduse §-st 10 tuleneb õiguskindluse põhimõte. Kõige üldisemalt peab see printsiip looma kindluse kehtiva õigusliku olukorra suhtes. Õiguskindlus tähendab nii selgust kehtivate õigusnormide sisu osas (õigusselguse põhimõte) kui ka kindlust kehtestatud normide püsimajäämise suhtes (õiguspärase ootuse põhimõte). Õigusselguse põhimõtte kohaselt peab isikul olema võimalik piisava selgusega ette näha, missuguse õigusliku tagajärje üks või teine tegevus kaasa toob. Õigusselguse põhimõte kujutab endast ühtlasi ka PS § 13 lõikes 2 sätestatud riigi omavoli keelu konkretiseeringut. Nõutav normi määratletuse ehk õigusselguse aste ei ole kõikide normide puhul sama. Selgemad ja täpsemad peavad olema normid, mis võimaldavad isiku õigusi piirata ja isikule peale panna kohustusi. Normi määratletust ei tule hinnata konkreetse vaidluse poolte seisukohalt vaadatuna. Mõõdupuuks on keskmiste võimetega isik. Tulenevalt sellest, et tegu on isiku õigusi piirava normiga, peab õigusselguse aste olema kõrge ja õigusselgeks ei saa pidada normi, millest keskmiste võimetega isikud aru ei saa. Sama põhimõtet on korratud ka kohtuotsustes haldusasjades nr 3-4-1-14-06, 3-4-1-16-05. Juhul kui leitakse, et senine regulatsioon ja selle alusel välja kujunenud halduspraktika ei ole piisav, tuleks alustada regulatsiooni muutmisega, sõnastada selged ja arusaadavad nõuded toetuse saajatele ning sellise muudetud regulatsiooni alusel saab muuta ka vastavate kulude kontrolle. Regulatsiooni muutmata väljakujunenud halduspraktika muutmine ei ole põhjendatud ning ei ole kooskõlas õigusselguse põhimõttega. Soovituse rakendamise eest vastutav isik ja kuupäev RÜ-s: AA täiendav kommentaar: Audiitorid korrigeerisid tähelepaneku sõnastust seosest Thermory AS värvimis- ja viimistlusliini hanke/ostu finantsmõjuga. Kuivõrd tähelepaneku nr 4.3 puhul loobusid audiitorid tähelepaneku finantsmõjust, aga tähelepanekus nr 4.4 kirjeldatud puuduste osas jäi finantsmõju alles, siis tõsteti esialgses auditi projektis sisaldunud finantskorrektsiooni kaalutlus tähelepanekust 4.3 tähelepanekusse 4.4. Audiitorid tutvusid RÜ seisukohtadega tähelepaneku nr 4.4. suhtes, kuid ei ole nõus järeldusega, et potentsiaalsetele pakkujatele välja saadetud lähteülesannetes/pakkumiskutsetes ei peagi hindamiskriteeriumi ja pakkumiste esitamise tähtaegu olema ja et potentsiaalsetele pakkujatele erinevate pakkumistähtaegade andmine ei ole ebavõrdne kohtlemine kuivõrd ka hilinenult esitatud pakkumused võeti arvesse. Rakendusmääruse artiklis 8.15 lg 3 toodud nõuete täitmiseks on audiitorite hinnangul vajalikud nii parimate majanduspraktikate järgimine, potentsiaalsete pakkujate vahel täieliku ja õiglase konkurentsi tagamine sh tõhusat hinnavõrdlust rakendades ja seeläbi ressursside optimaalse kasutuse tagamine. Et nimetatud eesmärke saavutada tuleb RÜ-l jälgida, et toetuse saajate poolt oleks ostude/hangete läbiviimine läbipaistev, selgelt sõnastatud tähtaegade ja hindamiskriteeriumitega. Asjaolu, et programmioperaator ei ole teemat TAT-i koostades piisavalt detailselt lahti kirjutanud ning selgitanud, et ostude/hangete läbiviimisel täieliku ja õiglase konkurentsi tagamiseks on vajalik kehtestada muuhulgas üheselt mõistetavad lähteülesanded/pakkumiskutsed, hindamiskriteeriumid, 35 EIS-i kui Norra finantsmehhanismi rakendusüksuse juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – lõpparuanne tähtajad ja et pakkumused peavad olema pakkumiskutsetele/lähteülesannetele vastavad on tekitanud vastuolu Rakendusmääruse artikliga 8.15. Auditi tähelepanekus kirjeldatud juhtudel ei ole potentsiaalseid pakkujaid võrdselt koheldud, seega ei ole rakendusmääruse artiklite 1.3 ja 8.15 nõudeid täidetud. Kui potentsiaalsetele pakkujatele ei ole hindamiskriteeriumeid teatatud, siis ei saa pakkumuste hindamist pidada läbipaistvaks, õiglast konkurentsi ja tõhusat hinnavõrdlust tagavaks. Samuti ei saa pidada pakkumismenetlust läbipaistvaks ja õiglaseks kui etteantud tähtaegadest kinni ei peeta, tähtajast hiljem esitatud pakkumisi aktsepteeritakse või hindamine toimub mingite teiste kriteeriumite alusel kui on varem teatatud. Mittehankijatest toetuse saajad peavad arvesse võtma, et toetuste abil projektide rakendamisel tuleb ostu/hanke menetlusi läbi viia läbipaistvamate ja konkurentsi tagavamate reeglite järgi kui tavapärases äritegevuses. Toetuste puhul on tegemist siiski avaliku sektori/antud juhul Norra maksumaksjate rahaga, mille kasutamisest antakse regulaarselt ülevaade Norra parlamendile ja avalikkusele. Audiitorid jäävad oma esialgse seisukohta juurde ja soovitavad tähelepanekus nr 4.4 toodud toetuse saajate hangete/ostude osas siiski toetuse osalist tagasinõudmist. Põhinõue 5: „Piisav kontrolljälg (piiratud ulatuses)“. Kontrolljälg Green ICT programmist finantseeritud projektides läbiviidud hangete/ostude rakendusmääruse artikli 8.15 lg 3 ja 4 nõuetele vastavuse hindamise kohta ei ole alati olnud piisav, mistõttu tuleb RÜ-l täpsustada kontrollitoimingu kirjeldusi nii, et igast kontrollija teostatud toimingust jääks maha selgem kontrolljälg, mis tagaks kontrollitoimingute ühtlasema kvaliteedi (II kategooria – JKS toimib, kuid mõningad parandused on vajalikud). Oluline tähelepanek 5.1 – Rakendusüksuse kontrolliprotseduurid ja kontrolljälg Green ICT programmist finantseeritud projektides läbiviidud hangete/ostude rakendusmääruse artikli 8.15 lg 3 ja 4 nõuetele vastavuse hindamiseks ei ole alati olnud piisavad. TAT p 21.1.23 sätestab järgmist: “kui projekti toetuse määr on alla 50%, peavad toetuse saaja ja/või partner esitama vähemalt kolm võrreldavat hinnapakkumist üksteisest sõltumatutelt pakkujatelt ja pakkumise lähteülesande kirjelduse, kui tehingu summa ilma käibemaksuta on 20 000 eurot või rohkem.”. Juhul kui kolme sõltumatut hinnapakkumist ei ole võimalik esitada või kui odavaimat pakkumist ei valita, tuleb maksetaotlusele lisada sellekohane põhjendus. Lisaks on toetuse saaja kohustatud alla 50%-lise toetuse määra puhul hangete läbiviimisel järgima Rakendusmääruse artiklis 8.15 lg-s 3 sätestatut: “Juhul, kui programmi rakendamise osana sõlmitud lepingud jäävad alla siseriiklike või Euroopa Liidu riigihangetele seatud piirmäärade või ei mahu kohaldatavate riigihangete seaduste piiridesse, järgivad selliste lepingute sõlmimine (sealhulgas sõlmimisele eelnevad protseduurid) ja selliste lepingute tingimused parimaid majanduspraktikaid, sealhulgas aruandekohustust, võimaldavad täielikku ja õiglast konkurentsi potentsiaalsete pakkujate vahel, näiteks tõhusa hinnavõrdluse teel, ja tagavad Norra finantsmehhanismi 2014–2021 ressursside optimaalse kasutuse.” Rakendusmääruse artikkel 8.15 lg 4 omakorda sätestab toetuse saajale kohustuse hankes ja lepingu täitmisel järgida kõrgemaid eetikanorme ja vältida huvide konflikti. Programmioperaator tagab piisavate ja tõhusate vahendite kasutamise ebaseaduslike või korruptiivsete praktikate kasutamise vältimiseks. TAT punktis 6.1. on öeldud: „toetusskeemi raames on abikõlblikud need kulud, mis on põhjendatud, mõistlikud, õigusaktidega kooskõlas ja otseselt vajalikud toetatavate tegevuste elluviimiseks ja projekti eesmärkide saavutamiseks. Projekti kulud peavad olema kooskõlas säästlikkuse, tulemuslikkuse ja tõhususe põhimõtetega.“ TAT p 23.1 kohaselt on EIS-il õigus teostada järelevalvetoiminguid, kontrollida toetuse kasutamist, kontrollida toetuse saaja tegevust projektilepingust tulenevate kohustuste täitmisel, nõuda taotluses sisaldunud projekti 36 EIS-i kui Norra finantsmehhanismi rakendusüksuse juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – lõpparuanne tegevuste, eesmärkide ja kulude kohta täiendavate andmete ja dokumentide esitamist, mis tõendavad projekti nõuetekohast teostamist ja toetuse saaja kohustuste nõuetekohast täitmist. Projektide maksetaotluste ja hangete kontrolli toimingud vastutajate ja tegevuste kaupa kajastuvad EIS kontrollitoiminguid käsitlevas korras P3. Nimetatud dokumendi punkt 3.2.1.6. on sätestatud: „Hanked, mille osas hankija ei vii läbi hankemenetlust RHS tähenduses ja mille osas ei ole nõutud hankeekspertiisi vastavalt käesoleva peatüki punktile 3.2.1.7.: 3.2.1.6.1. Taotluse menetluse käigus teostab kontrolli EIS projektijuht/menetleja ning kontrolli tulemus säilitatakse taotluse ja taotleja vastavuse kontroll-lehel. 3.2.1.6.2. Maksetaotluse menetluse käigus teostab I tasandi kontrolli aruande menetleja ning II tasandi kontrolli järelevalve üksuse spetsialist (kui teostatakse II tasandi kontrolli) ning tulemus säilitatakse maksetaotluse kontroll-lehel. EIS tööprotseduuride kirjelduse dokumendis P3_EV punktis 3.1.1 on öeldud, et EIS võib peatada maksetaotluse menetlemise osaliselt või täielikult, kui:  maksetaotluses esineb puudus;  toetuse kasutamisega seotud kohustus on täitmata;  kulu abikõlblikkus ei ole üheselt selge;  ilmnenud asjaolude põhjal on kahtlus, et toetuse saaja ei suuda viia ettenähtud ajaks projekti ellu või saavutada kavandatud tulemust. Seega on rakendusmääruses, TATis ja rakendusüksuse töökorras sätestatud, kuidas ja millistest põhimõtetest lähtuvalt peab toetuse saaja Green ICT programmist finantseeritud projekti teostades hangete/ostude läbiviimist korraldama ja milliste toimingutega peab rakendusüksus toetuse saaja esitatud kulude kontrolli teostama. Auditi käigus analüüsisid audiitorid, kuidas rakendusüksus talle Green ICT programmi elluviijana nimetatud kohustusi täidab, Audiitorid tuvastasid auditi ulatuses olnud projektide hankekutseid/lähteülesandeid ja pakkumusi analüüsides järgmised rakendusmääruse artikkel 8.15 lg 3 ja 4 ja TAT punktide 6.1 ning 21.1.23 nõuete järgimise ebapiisavale kontrollimisele viitavad puudused EIS kontrollitoimingutes29: 1. Kuluaruande kontroll-lehel puudub nõue kontrollida projektijuhi ja teiste projekti võtmeisikute ning toodete/teenuste pakkujate omavahelisi seoseid, tuvastamaks huvide konfliktiga seotud asjaolusid; 2. RÜ küsib toetuse saajatelt pakkumuskutse väljasaatmise kirjad ja pakkujatelt saadud pakkumuste saatmise kirjad välja ainult juhul kui tegemist on pettuse kahtlusega. Oluline info hanke või ostu korraldamise kohta (nt millal ja millisel kujul pakkumuskutsed ja pakkumused saadeti, kas kõik kolm pakkumust enne lepingu sõlmimist ära oodati) võib sisalduda aga just nimetatud kirjavahetuses. Olulisi pettusele ja võimalikele kokkulepetele viitavat infot jääb saamata kui RÜ jätab pakkumuskutsed ja originaalpakkumustega kirjavahetuse välja küsimata. 3. RÜ ei kontrolli, kas toetuse saajad on pakkumuskutses kehtestanud pakkumuste esitamise tähtajad, kas kõik kolm võrreldavat pakkumust tähtaegselt laekusid ja kas lepingu sõlmimise hetkeks olid kolm pakkumust laekunud. 4. RÜ ei nõua ega kontrolli, et toetuse saajad peaksid pakkumuskutsetes sätestama pakkumuse hindamise kriteeriumid. Kui pakkumuskutses hindamiskriteeriumeid sätestatud ei ole,30 siis eeldab RÜ, et kriteeriumiks oli madalaim hind. Lisaks ei kontrolli RÜ, kas pakkumuse hindamise kriteeriume on järgitud. 29 Vt ka teisi tähelepanekud 30 Kui pakkujatel pole hindamiskriteeriumid teada, siis nad ei tea toetuse saaja ootusi, ei saa oma pakkumusi ootustele vastavalt kohandada ning hange/ost ei ole korraldatud läbipaistvalt. 37 EIS-i kui Norra finantsmehhanismi rakendusüksuse juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – lõpparuanne 5. RÜ ei analüüsi, kas pakkumuskutse on piisavalt detailne ja üheselt mõistetav asjakohase pakkumuse tegemiseks. 6. RÜ ei hinda piisavalt, kas edukaks osutunud pakkumus vastab lähteülesandes sätestatud tehnilisele kirjeldusele. Auditi tulemused viitavad sellele, et vaja on täiendada mittehankijatest toetuse saajate projektide puhul kasutatavaid rakendusüksuse maksetaotluste kontrollitoiminguid võttes aluseks Euroopa Liidu struktuurifondide jaoks väljatöötatud KAMIN artiklis 6.5 toodud nõuded31 ja KAMIN lisa 132. Risk rakendusüksusele: Juhul, kui rakendusüksus ei kontrolli vajalikul määral toetuse saajate kohustuste täitmist, eksisteerib risk, et toetust ei ole kasutatud õiguspäraselt ja toetus tuleb osaliselt või täielikult tagasi nõuda. Soovitus rakendusüksusele: Lähtuvalt auditi käigus ilmnenud kontrollisüsteemi puudustest ja koostatud tähelepanekutest33 teevad audiitorid ettepaneku tõhustada mittehankijate poolt läbiviidud soetuste kontrolli ulatust. Lisaks soovitavad audiitorid täpsustada maksetaotluste kontrollitoimingute kirjeldusi selliselt, et igast kontrollija teostatud toimingust jääks maha selgem kontrolljälg, mis tagaks kontrollitoimingute ühtlasema kvaliteedi. 31 KAMIN artikkel 6.5: RHS §-is 3 toodud üldpõhimõtete järgimiseks peab taotleja / toetuse saaja / partner, kes ei ole hankija RHS § 5 tähenduses arvestama hinnapakkumuste võtmisel järgmisi nõudeid: 1) hinnapäringud peavad olema esitatud kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis. 2) hinnapäringutele vastuseks saadud hinnapakkumused peavad olema võrreldavad. Seega peab hinnapäring olema sõnastatud selgelt, täpselt ja ühemõtteliselt ning edastatud pakkujatele samal kujul. Hinnapäringust ja/või tehniliste tingimuste loetelust (tehnilisest kirjeldusest) peab selgelt nähtuma, millise kauba, teenuse või töö ostmiseks hinnapakkumust soovitakse saada või millistele nõuetele ja tehnilistele näitajatele peab ostetav kaup, teenus või töö vastama; 3) saadud hinnapakkumused peavad olema esitatud kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis. Saadud hinnapakkumustel peab olema tuvastav hinnapakkumuse esitamise kuupäev, koostaja nimi, soovitavalt allkirjastatud (digitaalselt); 4) hinnapakkumusi tuleks küsida pakkujatelt, kelle põhi- või kõrvaltegevusala on samas valdkonnas, milles küsitakse hinnapäringut; 5) juhul, kui ostetava asja, teenuse või ehitustöö käibemaksuta maksumus on võrdne või suurem kui 20 000 eurot käibemaksuta, on pakkumusi küsitud vähemalt kahelt asjaomases valdkonnas tegutsevalt pakkujalt. 6) hinnapakkumuste võtmisel tuleb vältida huvide konflikti, st taotleja/toetuse saaja/partner, kes ei ole hankija RHS § 5 ja 6 tähenduses ei tohi olla seotud ühegi pakkujaga viisil, mis kahjustab või võib hakata kahjustama konkurentsi. 7) pakkujaid tuleb kohelda võrdselt, st samadel asjaoludel koheldakse pakkujaid ühte moodi. Nt taotleja/toetuse saaja/partner, kes ei ole hankija RHS § 5 ja 6 tähenduses ei tohi luua ühelegi võimalikule pakkujale soodsamat olukorda läbi selle, et mõnele pakkujale antakse rohkem teavet, mõne pakkujaga peetakse eelnevalt valikuliselt läbirääkimisi, vms. Sõltuvalt meetme tegevusest, antavast toetuse summast, toetuse saajate sihtgrupist vm põhjusel on RÜ-l õigus oma juhendis ette näha rangemad nõuded juhuks, kui taotleja/toetuse saaja/partner peab andma selgitusi hinnapäringus (või pakkumiskutses) ja/või tehnilises kirjelduses toodud asjaolude kohta. Nt peab taotleja/toetuse saaja/partner tagama, et vastavad täpsustused saaksid samaaegselt kõik pakkujad, kellele pakkumiskutse on pakkumuse tegemiseks edastatud; 8) kaupa, teenust või tööd, mida soovitakse osta ei tohi kunstlikult tükeldada väiksemateks osadeks juhul, kui kaup, teenus või töö on funktsionaalselt koos toimiv eesmärgiga vältida kolme hinnapakkumuse võtmist. 9) hinnapakkumus ei tohi olla põhjendamatult kõrge. Kui taotleja/toetuse saaja/partner, kes ei ole hankija RHS § 5 ja 6 tähenduses ei vali kõige odavamat hinnapakkumust, peab ta tehtud valikut põhjendama; 10) hinnapakkumuste võtmist puudutavat dokumentatsiooni, sh elektroonilist või paberkandjal toimunud kirjavahetus pakkuja ja toetuse saaja vahel ning muid tõendeid tuleb taotlejal/toetuse saajal/partneril, kes ei ole hankija RHS § 5 ja 6 tähenduses säilitada hilisemate kontrollide tarvis. 32 KAMIN lisas 1 sisaldub maksetaotluste kontroll-lehe näidis 33 Vt ka teised tähelepanekud 38 EIS-i kui Norra finantsmehhanismi rakendusüksuse juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – lõpparuanne Rakendusüksuse kommentaar: Rakendusüksus nõustub tähelepanekuga osaliselt. Lähtuvalt eeltoodud tähelepanekute kommentaarides lisatud seisukohtadest leiab rakendusüksus, et auditi poolt soovitatud detailsusega mittehankijate ostude kontrollimine ei ole põhjendatud ega tulene kohalduvatest õigusaktidest. Antud auditi tähelepanekutes on tegemist mittehankijate ostudega, millele audiitor on RHS § 3 põhimõtetele viitamise kaudu kohaldanud hankijatele kohalduvaid nõudeid, mida ei saa otseselt tuletada regulatsiooni sõnastusest. Juhul, kui leitakse, et regulatsioon on selles osas ebapiisav, tuleks alustada selle muutmisest konkreetsete nõuete sätestamise kaudu. Samuti leiab rakendusüksus, et kui selline detailsem regulatsioon kehtestatakse, ei saa see kohalduda tagasiulatuvalt juba elluviidud ostudele, vaid üksnes edasiulatuvalt. Selgitused vastavalt audiitori poolt toodud ebapiisava kontrolli aspektidele: 1. Rakendusüksus nõustub, et suuremat tähelepanu tuleks pöörata projekti võtmeisikute ja pakkujate vahelistele seostele, kuid ei nõustu asjaoluga, et nimetatud kontrolli tuleks teha seotud isikute kontrolli käigus. Seotud isikute tehingud on meetmes mitteabikõlblikud ning seotud isikute käsitlus tuleneb tulumaksuseaduse § 8 regulatsioonist, milles toodud loetelu alla ei kuulu projekti võtmeisikud ja nende võimalikud seosed pakkujatega. Tegemist on pigem pakkujate võrdse kohtlemise punktiga, et tuvastada eelise andmine ühele pakkujale, mitte keelatud seotud isikute tehingutega. Seega nõustume, et kontroll-lehte tuleb täiendada küsimusega projekti võtmeisikute ja pakkujate vaheliste seoste välistamiseks, kuid seda mitte seotud isikuste kontekstis vaid hankimisel võrdsete võimaluste tagamiseks. 2. Ei nõustu audiitori seisukohaga, et alati tuleks välja küsida ka pakkumuskutsete ja pakkumiste saatmise e-kirjad. Audiitor toob välja, et olulisi pettusele ja võimalikele kokkulepetele viitavat infot jääb saamata kui RÜ jätab pakkumuskutsed ja originaalpakkumustega kirjavahetuse välja küsimata. Juhime siinkohal tähelepanu, et Auditeeriv Asutus viis 2017-2018 (sh järeltegevused) läbi „Ettevõtluse Arendamise Sihtasutuse (EAS) mittehankijate hangete juhtimis- ja kontrollisüsteemi“ auditi (Audit nr JKS-9/2017), mille raames kooskõlastas rakendusüksus kulude kontrollimise kontroll-lehed nii Korraldusasutuse kui Auditeeriva Asutusega. Vastav viide ka auditi lõpparuandes: „Pärast aruande projekti kommunikeerimist täiendas RÜ kontroll-lehti ning testis selle piisavust tegevuse „Loomemajanduse valdkondades tegutsevate ettevõtete ekspordivõimekuse arendamine“ kulude abikõlblikkuse kontrollimisel. Tõendamaks RÜ JKS-is tehtud parendusi, esitas RÜ audiitoritele läbiviidud kontrolli tulemused. Audiitorid vaatasid RÜ järelkontrolli tulemused üle ning leiavad, et RÜ kontrollisüsteem on paranenud ja audiitorid on saanud piisava kindlustunde, et RÜ suudab ise tuvastada võimalikke riskikohti kulude abikõlblikkuse hindamisel.“ Soovituse rakendamise eest vastutav isik ja kuupäev RÜ-s: AA täiendav kommentaar Nõustume, et RÜ kontroll-lehti ei ole vaja muutma hakata, aga samas peame vajalikuks et RÜ oma kontrolliulatust laiendaks käesoleva auditi tähelepanekute sisust lähtuvalt. RÜ-l tuleb parandada kontrollitoiminguid selliselt, et audiitorite poolt tähelepanekutes 4.2, 4.3 ja 4.4 tuvastatud rakendusmääruse artiklites 1.3 ja 8.15 toodud põhimõtete mittejärgimine toetuse saajate poolt ei jääks edaspidi tuvastamata. Kui olemasolevad RÜ kontroll-lehed tagavad, et käesoleva auditi tähelepanekutes toodud puudused toetuse saajate ostude läbiviimisel saavad tulevikus kinni püütud, siis aktsepteerime olemasolevaid kontroll-lehti, kuid soovitame siiski tagada ka kontroll-lehtedele piisav kontroll-jälg läbiviidud toimingutest, et kolmandale osapoolele oleks selge, kuidas on kontrollija järeldusteni jõudnud. 39 EIS-i kui Norra finantsmehhanismi rakendusüksuse juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – lõpparuanne LISA 1 – Koondhinnang auditeeritava asutuse JKS-ile Põhinõue Kategooria I Kategooria II Kategooria III Kategooria IV Põhinõue 4. Piisavad ja asjakohased X juhtkonna kontrollid Põhinõue 5. Piisav kontroll-jälg X Koondhinnang rakendusasutuse JKS-ile x 40  Hr Lauri Lugna Ettevõtluse ja Innovatsiooni Sihtasutus Meie 14.02.2023 nr 10-5/1120-1 [email protected] Auditi lõpparuande edastamine Austatud härra Lugna Edastame Teile Ettevõtluse ja Innovatsiooni Sihtasutuse kui Norra finantsmehhanismi rakendusüksuse juhtimis- ja kontrollisüsteemi auditi lõpparuande nr JKS-52/2022. Auditi eesmärk oli anda hinnang Ettevõtluse ja Innovatsiooni Sihtasutuse Norra finantsmehhanismi 2014-2021 programmi EE-Innovation (Green ICT) mittehankijatest toetuse saajate ostude kontrollimise tõhususele. Täname Teid meeldiva koostöö ja osutatud abi eest. Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt) Kaur Siruli Finantskontrolli osakonna juhataja Auditeeriva asutuse juht Lisa: Auditi lõpparuanne (40 lehel) Sama: Hr Kristjan Järvan, Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium ([email protected]) Teadmiseks: Hr Martin Karro, Riigi Tugiteenuste Keskus ([email protected]); Hr Urmo Merila, Riigi Tugiteenuste Keskus ([email protected]); Pr Karin Viikmaa, Riigi Tugiteenuste Keskus ([email protected]); Pr Laura Pikkoja, Riigi Tugiteenuste Keskus ([email protected]). Liina Võrklaev 611 3212 [email protected] Suur-Ameerika 1 / 10122 Tallinn / 611 3558 / [email protected] / www.rahandusministeerium.ee registrikood 70000272