Kiri

ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS Märge tehtud: 16.04.2021 Juurdepääsupiirang kehtib kuni 16.04.2026 Alus: AvTS § 35 lg 1 p 3(1) Teabevaldaja: Kaitseministeerium Kaitseliit Riigi Tugiteenuste Keskus kuupäev digitaalallkirjas nr 7.2-1/21/1392 Kaitseliidu finantsarvestuse ning personali- ja palgaarvestuse teenuste konsolideerimine RTKsse Lähtuvalt 21.01.2021 toimunud Kaitseministeeriumi valitsemisala koordinatsioonikoosolekul1 Kaitseliidu ülema esitatud KL seisukohale otsustati, et tarkvarade Taavi ja StandardBooks sulgemisettepaneku tähtaeg on 2023. a. Ülemineku jaoks on vaja välja selgitada RTK pakkumustingimused sõltuvalt KL vajadustest ja edasiste tegevuste täpne ajakava. Sellest tulenevalt teeb KaM RPO ettepaneku algatada projekt Kaitseliidu finantsarvestuse ning personali- ja palgaarvestuse teenuste konsolideerimiseks RTKsse. Projekti tulemusel tagatakse riigikaitse planeerimiseks ning aruandluseks vajaliku finants- ja personaliinfo ühtlane kvaliteet, läbipaistvus ning jooksev kättesaadavus. RTK on avaldanud nõusolekut alustada koostööd pakkumaks tulevikus Kaitseliidule finantsarvestuse ning personali- ja palgaarvestuse teenuseid. Järgneva sammuna soovime kokku leppida kolmepoolsed kohtumised (KL-KaM-RTK), et RTK saaks oma teenuseid KLle tutvustada ning saada omakorda infot KLlt neile vajalike teenuste sisu, mahu ja võimalike eripärade kohta. Allpool on kirjeldatud esialgne projekti skoop, mida jooksvalt täiendatakse vastavalt projekti edenemisele. Olukorra kirjeldus KaM eraldab Kaitseliidule tegevustoetusena igal aastal ligikaudu 40 mln eur. Toetuse kasutamise kohta on KL kohustatud pidama eraldi kuluarvestust. KL kasutab oma majandusarvestuse tarkvara, millest tulenevalt on KL andmete struktuur erinev ja KL andmete kuvamine valitsemisala andmetega samas struktuuris nõuab täiendavat käsitööd. RPOl puudub iseseisev ligipääs jooksvatele finantsandmetele, mistõttu erinevalt teistest valitsemisala asutustest esitab KL RPOle erinevaid aruandeid kirjalikult:  iga kuu 23. kuupäevaks esitab KL RPOle eelneva kuu kohta toetuse kasutamise ülevaate (alates novembrist 2020 esitatakse aruanne nii majandusliku sisu kui tegevuspõhises vaates);  kvartalile järgneva kuu 15. kuupäevaks esitab KL KVTOle KL personaliaruande (aruanne tuleb läbi KV, andmed saadakse nii tegevväelaste kui tsivilistide kohta); 1 Valitsemisala koordinatsioonikoosoleku 21.01.2021 protokoll nr 1.1-7/21/26, otsustpunkt 4.4. 1  ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS Märge tehtud: 16.04.2021 Juurdepääsupiirang kehtib kuni 16.04.2026 Alus: AvTS § 35 lg 1 p 3(1) Teabevaldaja: Kaitseministeerium  kvartalile järgneva kuu jooksul esitab KL RPOle lepingu täitmise ning läbiviidud tegevuste aruande, sh kvartali jooksul soetatud kaitseotstarbelise varustuse nimekirja ja taristuinvesteeringute plaani täitmise ülevaate; Lisaks kohustub KL esitama KaM nõudel kogu lepinguga ja selle täitmisega seotud informatsiooni ja dokumentatsiooni (s.h raamatupidamis- ja finantsdokumendid ka jooksvalt vastavalt RPO vajadusele). KaM AAO poolt läbiviidud konsulteerivas töös „IKT teenuste osutamine KaM valitsemisalas“2 väljatoodud riskide leevendamiseks esitas KaM AAO 23.07.2020 Valitsemisala koordinatsioonikoosolekul ettepanekud IKT teenuste portfelli kohta. 17.06.2020 saadeti ettepanekud eelnevalt arvamuse avaldamiseks Kaitseliitu (Monika Saarmann, Riho Ühtegi ja Eero Rebo). Vastavat arvamust ei ole esitatud. Töö lisas 1 tehti ettepanek, et KLPS poolt kasutatav majandusarvestuse tarkvara tuleb sulgeda ja võtta kasutusele SAP, kuid otsest tähtaega SAPi üle minemiseks esitatud ei olnud. RTK ja SAPi üleüldised võimalused VV on 28.05.2015. a vastu võtnud otsuse viia kõigi ministeeriumide ja nende valisemisala asutuste finants-, personali ja palgaarvestuse teenused RTKsse. Tugiteenuste tsentraliseerimise eesmärgiks oli muuta arvestus kvaliteetsemaks ja efektiivsemaks, parandada finants- ja personaliinfo kättesaadavust ning vähendada arvestusega seotud tegevuskulusid. Kaitseministeeriumile ja kõigile tema valitsemisala asutustele (sh sihtasutustele RKK ja CR14) osutab RTK finants-, personali- ja palgaarvestuse teenust alates 01.01.2020. Tagamaks riigikaitse planeerimiseks ja aruandluseks vajaliku finants- ja personaliinfo ühtlast kvaliteeti, läbipaistvust ja jooksvat kättesaadavust on mõttekas, et ka Kaitseliidule osutaks finantsarvestuse ning personali- ja palgaarvestuse teenuseid RTK. 2020 aprilli seisuga pakub RTK arvestusteenust 150 riigiasutusele, ühele avalik-õiguslikule juriidilisele isikule ning 10-le riigi valitseva mõju all olevale sihtasutusele. Seniste konsolideerimiste tulemusel on paranenud arvestusteenuse kvaliteet, teenuse kuluefektiivsus ja ka asutuste rahulolu pakutava teenusega. Riigi finants- ja personaliarvestusega seotud töötajate arv on vähenenud 36 protsenti ja arvestusteenuse kulu aastas ligikaudu 2,4 miljonit eurot. Majandustarkvara SAP abil on korraldatud riigi ühtne finantsarvestus, millega seotud aruandluskeskkond (SAP BO) võimaldab saada ülevaadet eelarve kujunemisest ja täitmisest. Erinevate arvestusobjektide kasutamine võimaldab nii KaMil kui KLil kajastada kulusid soovitud detailsuses. Lisaks on SAP liidestatud arvekeskusega (RaM pakutav e-arvekeskuse FitekIN, Kaitseväe AX arvekeskus), Riigitöötaja iseteenindusportaaliga (RTIP), mis lihtsustab kuluarvete menetlemist ja tagab kulujuhi poolt sisestatud korrektse info automaatse kajastamise SAPis ning kuvamise aruandluskeskkonnas SAP BO. Asutused kasutavad RTIPi puhkuste ja muude puudumiste, koolituste, lähetuste jms protsesside haldamiseks ning majanduskulude mooduleid lähtudes asutuste vajadustest. Seega on lisaks finantsarvestusele SAPiga lahendatud ka personali- ja palgaarvestus, kus on loodud automaatsed tööprotsesside halduse võimalused. Ühtlasi on SAP liidestatud ka tegevuspõhise kuluarvestuse infosüsteemiga KAIS. 2 18.03.2020 Valitsemisala koordinatsioonikoosolek, p. 5: IKT teenuste osutamine KaM valitsemisalas. 2  ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS Märge tehtud: 16.04.2021 Juurdepääsupiirang kehtib kuni 16.04.2026 Alus: AvTS § 35 lg 1 p 3(1) Teabevaldaja: Kaitseministeerium Majandustarkvarale tehakse regulaarselt tsentraalseid arendusi, millega tõstetakse süsteemi funktsionaalsust ja kasutusmugavust ning luuakse täiendavaid võimalusi erinevate süsteemide vahel. Muudatuse vajalikkus Peamised väljakutsed, milletõttu on muudatus vajalik:  KaM teeb väljamakseid igakuiselt kokkulepitud summas, kuid KL ei kasuta üldjuhul kogu toetuse summat kuu jooksul ära, mistõttu ei ole väljamakstud toetuse summa põhjal võimalik hinnata reaalset eelarve täitmist. KaMil puudub jooksev ligipääs finantsandmetele ja küsimuste puhul lisandub vastuse saamise ooteaeg.  Kokkulepitud aruandeid esitatakse kohati hilinemisega või jäetakse üldse esitamata (näiteks: kvartaalseid kaitseotstarbelise varustuse nimekirja ja taristuinvesteeringute plaani täitmise ülevaateid 2020. aastal ei esitatud).  Esitatud aruannetest ei ole aru saada, millele täpselt on vahendid kulutatud, mistõttu on keeruline hinnata eelarve sihipärast kasutamist ja vajadusel teha ettepanekuid vahendite kasutamise ning planeerimise parendamiseks.  KL personali- ja palgaarvestus toimub valitsemisala teistest asutustest eraldi, mis raskendab oluliselt keskse personali ja palgafondi planeerimist ja aruandlust.  RPO jaoks vajaliku detailsuse puudumine andmete struktuuri erinevuse tõttu. KLle eraldatud vahendid kajastatakse KaM eelarves liigil 20, kontol 452 (antud tegevustoetus), objekti koodiga SE040008. Eelarve jagunemise-täitmise kohta esitab KL meile eelarvekontode lõikes jaotuse, kuid erinevaid arvestusobjekte (nt eelarveliik, objekti kood, kuluüksused, WBS, ressursikoode jms) ei kasutata.  KL kulud kajastatakse käibemaksuga ja esitatud aruannetest ei ole võimalik vajadusel käibemaksukulu eraldi välja võtta. Kasutegurid KL finantsarvestuse ning personali- ja palgaarvestuse teenuste konsolideerimisel RTKsse Osapoolte ühishuvi on Kaitseliidu raamatupidamise ja personaliarvestuse kvaliteetne, standarditele vastav ja säästlik korraldus. Kaitseministeeriumi huvi on riigikaitse planeerimiseks ja aruandluseks vajaliku finants- ja personaliinfo ühtlane kvaliteet, läbipaistvus ja kättesaadavus. Kaitseliidu huvi on arvestusteenuste sujuv toimimine ning sellega seonduva teabe turvalisus. Teenuste konsolideerimisega RTKsse kaasnevad KLle järgmised kasutegurid:  Finants- ja personaliarvestuse keskne haldamine annab kokkuhoiu tööajas, lihtsustab korraldamist ja säästab kulusid ning võimaldab asutusel rohkem keskenduda sisulistele tegevustele.  Ühtsete süsteemide puhul on võimalik säästa litsentside ja tarkvara haldamise kulude pealt ja lisaks on ühtsetes süsteemides suurem läbipaistvus ja parem andmete kättesaadavus. 3  ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS Märge tehtud: 16.04.2021 Juurdepääsupiirang kehtib kuni 16.04.2026 Alus: AvTS § 35 lg 1 p 3(1) Teabevaldaja: Kaitseministeerium  Kuna SAP abil on korraldatud riigi ühtne finantsarvestus, siis tehakse majandustarkvarale regulaarseid arendusi, millega tõstetakse süsteemi funktsionaalsust ja kasutusmugavust ning luuakse täiendavaid võimalusi erinevate süsteemide vahel.  SAP kasutuselevõtt Kaitseliidus võimaldaks tulevikus KAISi juhitöölaua aruannetes kuvada ka KL andmeid sarnaselt valitsemisala asutustega.  Väheneb KaMile esitatava aruandluse maht. KaM volitatud töötajatel on ligipääs SAP BOle, millest tulenevalt on võimalik eelarve täitmise ja personali aruandeid koostada soovitud detailsuses vastavalt vajadusele. Kaob ära päringu esitamise ja täitmisele kuluv aeg.  KL finants- ja personaliarvestuse RTKsse üle viimisel on võimalik kokku leppida, et koos üle minevate töötajatega liigub senistest raamatupidamise kuludest RTK eelarvesse vaid teatud osa. Ülejäänud vahendid (täpne summa lepitakse kokku läbirääkimiste käigus) jäävad KL eelarvesse ning järgmises KMAK protsessis oleks võimalik vabad vahendid suunata vastavalt vajadusele.  SAPi kasutuselevõtt võimaldab KLil kasutada RTIPis kõiki riigi poolt personali andmehalduseks loodud võimalusi, mis lihtsustab oluliselt personalitöö protsesse, näiteks vabatahtlikega seonduvaid protsesse ja eriti tegevväelaste andmehaldust, kuna infovahetus KVga toimub ühes keskkonnas.  Lihtsustub KV ja KL vaheliste tehingute haldamine, nt põhivara üleandmine KV bilansist KLile.  Majandustarkvara vahetamisega on KLil soovi korral võimalus lihtsamini vahetada panka ja säästa pangateenustasudeks makstav summa (vastavalt KLst saadud infole ca 55 tuhat eur aastas). Vabanenud vahendid saab asutuse siseselt mujale suunata3. Kaasatud osapooled  KLst: kol Eero Rebo, Enar Oidermaa, Merle Hermann, Monika Saarmann, mjr Andres Pehme, kol-ltn Janno Märk, brig-kin Riho Ühtegi  RTKst: Juta Maar, Heldi Mändla, Janika Terve, Marek Ilves, Janne Vellak, Anneliis Rätsep  KaMist: Meelis Oidsalu (alates juulist 2021 Tiina Uudeberg), Margus Kreinin, Kalle Teras, Virve-Hella Haavam, Britt-Marena Tiikmaa, Tõnis Sõnum, Kaja Jõema, Inga Urke, Andri Rebane, Jaanika Ait Järgnevad tegevused Oluliste aspektide ja hinnangulise ajakava koostamiseks on esmalt vaja välja selgitada, millised on KL eripärad ja vajadused võrreldes RTK praegustele klientidele pakutava teenustega. Selleks: 3 KaM teeb KLle väljamakseid SEB pangakontole, kus võetakse teenustasu raha hoidmise eest arvelduskontol ca 55 tuhat eurot aastas. SEB võtab teenustasu igapäevaselt kontojäägilt, mis on suurem kui 1 mln eur. LHV pangas saab kontol hoida tasuta kuni 10 mln eur. KLst saadud info kohaselt on varasemalt pangavahetusele mõeldud, kuid hetkel KL poolt kasutatav majandustarkvara ja arvekeskus on SEB lahendustega üles ehitatud ning toimivat süsteemi ei ole seni olnud otstarbekas muuta. 4  ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS Märge tehtud: 16.04.2021 Juurdepääsupiirang kehtib kuni 16.04.2026 Alus: AvTS § 35 lg 1 p 3(1) Teabevaldaja: Kaitseministeerium  alustame kolmepoolseid kohtumisi;  KLle vajalike teenuste mahu ja sisu hindamise järel saab RTK hinnata praeguste lahenduste sobivust ja vajadust täiendavate tarkvaraarenduste järele, millest lähtuvalt on võimalik kokku leppida juba konkreetsem tegevuskava ja edasised kohtumised;  kui esmased arutelud tehtud, KL vajadused, võimalikud lahendused ja hinnang täiendavate tarkvaraarenduste järele kaardistatud ning esmane tegevuskava kokku lepitud, viime teema KaM juhtkonda;  Lähtuvalt juhtkonna edasistest suunistest liigume teemaga edasi vastavalt kokku lepitud aja- ja tegevuskavale. Ajaraam Vastavalt 21.01.2021 VA koordinatsioonikoosoleku otsusele on projekti lõpptähtajaks 31.12.2022. Vahetähtajad lepitakse kokku kolmepoolselt projekti käigus. Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt) Meelis Oidsalu Kaitseplaneerimise asekantsler Sama: [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] Virve-Hella Haavam 717 0147 [email protected] 5