Juhtimissüsteemi dokumentide kinnitamine/ AP 122 V8

KINNITATUD Lennuameti peadirektori 25.04.2019 käskkirjaga nr 1.1-1/19/61 Lisa 1 MAJANDUSTEGEVUSE KORRALDAMISE PROTSEDUUR 1. EESMÄRK 1.1 Käesolev protseduur kirjeldab ja reguleerib Lennuameti majandustegevuse korraldamist kooskõlas õigusaktidega ja määratleb selle teostamisel osalevate teenistujate tööjaotuse. 2. KÄSITLUS- JA KASUTUSALA 2.1 Käesolev protseduur täpsustab Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi (edaspidi MKM) valitsemisala raamatupidamise sise-eeskirjas, MKM-i valitsemisalas oleva riigivara valitsemise korras ning MKM-i valitsemisala eelarve koostamise, muutmise ja täitmise jälgimise juhendis kirjeldatud tegevuste rakendamist Lennuametis. 2.2 Lennuameti raamatupidamist koordineerib tsentraalselt MKM-i eelarveosakond ning raamatupidamisteenust osutab Riigi Tugiteenuste Keskus (edaspidi: RTK), kelle õigused, kohustused ja vastutus on määratud MKM-i ja RTK vahel sõlmitud tugiteenuste osutamise kokkuleppega. 2.3 Raamatupidamisarvestuse pidamiseks vajaliku info ja dokumentatsiooni edastamise kord ja tegevuste jaotus MKM-i, Lennuameti ja RTK vahel on esitatud tugiteenuste osutamise kokkuleppe lisas nr 1 „MKM valitsemisala personali- ja palgaarvestuse toimemudel“ ja lisas nr 2 „MKM valitsemisala finantsarvestuse toimemudel“. 2.4 Raamatupidamisarvestust peetakse riigiarvestuse majandustarkvaras SAP (edaspidi SAP), kus on kasutusel finantsmoodul, ostu- ja müügimoodul, palgaarvestuse ja personaliarvestuse moodulid ning tagatakse seadusest tulenev arhiveerimise kohustus. 2.5 Lennuametis on kasutusel Riigitöötaja iseteenindusportaal (edaspidi RTIP), kus peetakse arvestust varade, lähetuste, koolituste, puhkuste ja majanduskulude aruannete üle ning tagatakse seadusest tulenev arhiveerimise kohustus. 2.6 Lennuameti nimel korraldab reisiteenuse hankeid MKM ja IT valdkonda puudutavaid hankeid korraldab MKMi infotehnoloogia osakond. 3. VOLITUSED JA VASTUTUSED 3.1 Lennuameti tähtaegse finantsplaani (edaspidi eelarve) esitamise ning täpse ja otstarbeka täitmise, majandustegevuse korraldamise ja riigivara sihipärase kasutamise eest vastutab peadirektor. 3.2 Lennuameti eelarve ja finantsaruandluse korraldamise ning informatsiooni vahetamise eest on vastutavaks isikuks määratud ametijuhendiga finants-haldusspetsialist. 4. MAJANDUSTEHINGUTE DOKUMENTEERIMINE JA KONTROLLIMINE 4.1 Lennuamet dokumenteerib kõik oma majandustehingud vastavalt kehtivatele õigusaktidele ja normdokumentidele ning saadab dokumentatsiooni RTKle. LENNUAMET AP 122/V8 Leht 1/13 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800  4.2 Lennuamet vastutab, et kõik asutuse majandustehinguid kajastavad dokumendid jõuavad RTKsse õigeaegselt. 4.3 Algdokument peab olema masintöödeldav. 4.4 Lennuamet vastutab majandustehingute aluseks olevate dokumentide säilitamise ja arhiveerimise eest. 5. EELARVE KOOSTAMINE, MUUTMINE, KINNITAMINE, SISESTAMINE JA TÄITMINE 5.1 Eelarve koostamisel, muutmisel ja jälgimisel lähtutakse eelkõige riigieelarve seadusest ja raamatupidamise seadusest ning nende alamaktidest. Samuti lähtutakse erinevatest MKM-is kehtestatud juhenditest ja kordadest. 5.2 MKM-i eelarveosakond koordineerib valitsemisala eelarvekoostamiseks vajalikke tegevusi, andes vastavasisulisi juhiseid ning töötades vajadusel välja täiendavaid vorme ning edastab need valitsemisala asutustele. 5.3 Tegevuste finantseerimise kavandamisel lähtub eelarveosakond valitsemisalale Riigieelarve strateegiaga (edaspidi RES) kinnitatud kululagedest. 5.4 MKM kinnitab iga uue eelarve aasta alguses allasutuste eelarved ja saadab need asutustele läbi dokumendihaldussüsteemi. 5.5 Lähtudes etteantud kululagedest koostab Lennuamet eelarve, kus kajastatakse eelarve aasta tulud, kulud ja vajadusel investeeringud koos selgitustega. 5.6 MKMi eelarve osakond tagab koostöös allasutusega vajadusel eelarve muutmise, lisaks esitab allasutuste tegevusteks vajalikud lisataotlused Rahandusministeeriumile. 5.7 Eelarveaasta jooksul on võimalik Vabariigi Valitsuse korraldusega muuta asutuse tööjõu ja majanduskulude vahelist jaotust ja investeeringute objektilist liigendust. 5.8 Riigieelarvega kindlaks määratud liigendust on võimalik muuta administratiivse ja majandusliku sisu järgi vaid riigieelarve muutmisega või lisaeelarve kinnitamisega. MKMi eelarveosakond teavitab Vabariigi Valitsuse poolt riigieelarve muutmise seaduse eelnõu või lisaeelarve eelnõu algatamisest asutuse ja valdkonna juhte ning edastab neile vajalikud tähtajad ja lisamaterjalid. 5.9 Vabariigi Valitsuse reservist vahendite taotlemine toimub vastavalt Vabariigi Valitsuse reservist raha eraldamise ja selle kasutamise korrale. 5.10 Eelarveaasta algul kinnitab minister käskkirjaga eelarveaastaks vastu võetud riigieelarve seaduse ja vastavasisulise Vabariigi Valitsuse korralduse alusel piirmääraga ja arvestuslike vahendite kohta Lennuameti eelarve administratiivse ja majandusliku sisu lõikes. Samuti kinnitab minister Vabariigi Valitsuse korraldusega ning muudatus- ja lisaeelarvega eelarveaasta jooksul tehtavad muudatused eelarves. 5.11 Eelmise eelarve aasta lõpuks kasutamata jäänud ja rahandusministri loa alusel jooksva aasta eelarvesse üle kantud vahendite lisandumisel Lennuameti eelarvesse, kinnitab muudetud eelarve peadirektor oma käskkirjaga. 5.12 Vabariigi Valitsuse reservist täiendatavate vahendite lisandumisel asutuse eelarvesse või sisemiste muudatuste tegemisel tööjõu- või majanduskulude eelarvesse kinnitab muudetud eelarve peadirektor oma käskkirjaga. 5.13 Eelarve osakond jälgib valitsemisala asutuste eelarve täitmist jooksvalt SAP BO aruannete alusel. Aruannete alusel soovib MKM saada allasutustelt kord kvartalis selgitusi eelarve LENNUAMET AP 122/V8 Leht 2/13 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800  täitmise kohta, et edastada koondaruanne kantslerile ja valdkonna juhtidele teadmiseks või tagasiside saamiseks. 5.14 Riigieelarve kulude tegemisel lähtub Lennuamet oma kinnitatud eelarvest. Asutuse juhi poolt täiendavalt liigendatud kulude osas on lubatud asutuse tööjõu- ja majanduskulude kuni 5% kinnitatud eelarve sisemise ületamine samaliigiliste kulude arvel. 5.15 Riigieelarve planeerimine, koostamine ning jälgimine toimub tekkepõhiselt. 5.16 Lennuameti eelarve täitmise osas ülevaate andmine peadirektorile toimub vähemalt korra kuus, vajadusel ka tihedamini. Lähetus- ja koolituskulude osas jälgitakse aasta alguses kinnitatud plaani ja lisaks on täpsemate kulude jälgimiseks kasutusel abitabel, mida täidetakse jooksvalt. Abitabel annab ülevaate reaalsete koolitus- ja lähetuskulude kohta, tabeli infot uuendab finants-haldusspetsialist. 6. OSTUTOIMINGUD 6.1 Lennuametis korraldab hanke- ja ostutegevusi finants-haldusspetsialist. Suure mahulised ostud ja teenuste tellimine (sh tööks vajalike tasuliste e-keskkondade, e-raamatute tellimine ja kasutamine) kooskõlastatakse eelnevalt peadirektoriga. 6.2 Lennuamet ei kehtesta asutusesisest hankekorda, kuna eelarveaastas jääb planeeritavate toodete ja teenuste hangitav maksumus alla 80 000 € ja ei ole vaja asutuse sisest hankekorda kehtestada. 6.3 Asjade ostmisel, teenuste ja ehitustööde tellimisel eeldatava maksumusega alla 30 000 euro (ilma käibemaksuta) tuleb pakkumusi võtta kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis, kohaldades Riigihangete seaduses sätestatud üldpõhimõtteid selliselt, et hanke korraldamisel kaasneks ametile võimalikult väike halduskoormus ning aja- ja rahakulu. 6.4 Lennuamet kasutab sõiduautode liisimise ja kütuse ostmise hangetel RTK keskse hanke teenust. RTK on vabatahtlikuks keskseks hankijaks valitsusasutustele. Keskse hankimise korral vastutab hankija üksnes riigihanke etappide või toimingute eest sh minikonkursid, mille RTK korraldab iseseisvalt, eelnevalt küsitud andmete põhjal. 6.5 Finants-haldusspetsialist esitab vajalikud teated sh minikonkurssidel osalemise soovi ja dokumendid RTKle, eelnevalt registreerides kõik esitatavad dokumendid DHSis. 6.6 Lennuamet sõlmib vastavalt vajadusele RTK poolt korraldatud keskse hanke võitjaga hankelepingu. Finants-haldusspetsialist registreerib lepingu dokumendihaldussüsteemis (edaspidi DHS) ning jälgib lepingu täitmist kogu lepingu kehtivusaja. 6.7 Leping teenuste ja ehitustööde tellimiseks tuleb sõlmida sõltumata maksumusest juhul, kui poolte ühesuguse arusaama tagamiseks on teenuse osutamise tingimustes ja teenuse kvaliteedis oluline eelnevalt kirjalikult kokku leppida. 6.8 Toote/teenuse vastuvõtmine käib vastavalt valdkonnale (haldus, finants, personal, arendus ja muu) ning toimub alati vastavasisulise dokumentatsiooni allkirjastamisega (vastuvõtuakt, arve, saateleht). 6.9 Ostetud tooted ja tellitud teenused võtab vastu ostutellija ning kontrollib koguselist vastavust, toote vastavust tellimusele, kvaliteeti jms. Toote vastavuse korral viseerib ostutellija saatedokumendi ja edastab finants-haldusspetsialistile. Saatedokumendi vastavust arvel esitatuga kontrollib finants-haldusspetsialist. 6.10 Lennuameti ostuarvete menetlemine toimub e-arvete keskkonnas. Tegemist on RTK ja Fitek AS vahelise lepinguga, kus riigiasutustel (k.a Lennuamet) on tagatud ostuarvete digitaliseerimine, e-arvete menetlemine, arvete säilitamine ja SAP-ga infovahetuse teenuse kasutamise võimalus. LENNUAMET AP 122/V8 Leht 3/13 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800  6.11 Lennuameti e-arvete keskkonna administraator on finants-haldusspetsialist ja üldosakonna juhatajal, kellel on kõik kasutusõigused, sh ettevõtte seadete määramise, kasutusõiguste andmise ja asenduste määramise, kinnitusringide ja konteeringute koostamise õigused. 6.12 Arvete keskkonnas on ostuarvete digitaliseerimise tähtajaks üks ööpäev, st. edastuse hetkest järgnevaks tööpäevaks peab arve jõudma keskkonda. Ostuarvete digitaliseerimist puudutavate probleemide korral tuleb pöörduda e-arvete keskkonna kontaktnumbrile või meiliaadressile, mis on leitavad RTK kodulehelt. 6.13 Arveid on võimalik tarnijatel saata kolmel erineval viisil: 6.13.1 E-arve otse e-arvete keskkonda; 6.13.2 PDF kujul arve Lennuameti e-posti aadressile [email protected]; 6.13.3 Paberarve posti teel. 6.14 Finants-haldusspetsialist kontrollib saabunud arvete õigsust ning tagab, et: 6.14.1 dokument peab kajastama majandustehingut õigesti; 6.14.2 tehing on seaduspärane ja vajalik; 6.14.3 tehing on kooskõlas asutuse eelarvega, ning eelarve täitmise ja jälgimise põhimõtetega; 6.14.4 arvel on kajastatud vajadusel riigihanke viitenumber. 6.15 Lennuametisse posti või e-posti teel tulnud arved edastab finants-haldusspetsialist e-arvete keskkonda. 6.16 Raamatupidamise algdokumente säilitatakse seitse aastat alates selle majandusaasta lõpust, kui majandustehing algdokumendi alusel raamatupidamisregistris kajastati. Paberil originaaldokumente säilitatakse asutuses. Asutusse e-posti teel saabunud ostuarveid arhiveeritakse e-arvete keskkonnas. 7. KULUDE HÜVITAMINE 7.1 Kulude hüvitamise aruanded ja taotlused menetletakse kõik RTIP majanduskulude moodulis. 7.2 Lennuameti teenistuja saab RTIP majanduskulude moodulis koostada: 7.2.1 Majanduskulude aruannet, seda juhul kui on tehtud kulutusi, mille kulud tuleb Lennuametil hüvitada. 7.2.2 Nägemisteravust korrigeerivate abivahendite aruande, seda juhul kui teenistujal on õigus taotleda nägemisteravust korrigeerivate abivahendite osalist hüvitamist (nt prillid). Hüvituse saamise õigus ning suurus on kirjeldatud esmaabi andmise, töötervishoiu ja - ohutuse korra punktis 10.5. 7.2.3 Tervise edendamise kulude aruannet, kulude hüvitamise suurus määratakse peadirektori käskkirjaga. 7.2.4 Isikliku sõiduauto kulude aruanne (vt punkt 10 isikliku sõiduauto kasutamine). 7.3 Kõikide aruannete juures peavad olema makset tõendavad dokumendid ja vajadusel kirjeldus kulutuste sisu kohta. 7.4 Finants-haldusspetsialist kontrollib esitatud aruannet, vajadusel küsib lisaandmeid, seejärel kooskõlastab kulud üldosakonna juhataja, seejärel peadirektor kinnitab aruande. 7.5 Peale aruande kinnitamist teeb RTK raamatupidaja vajalikud kanded. 7.6 Kulude hüvitamise limiitide kasutuse arvestust peab finants-haldusspetsialist. LENNUAMET AP 122/V8 Leht 4/13 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800  8. KREDIITKAART 8.1 Krediitkaardi taotlemine ning sulgemine käib vastavalt MKM-i valitsemisala finantsarvestuse toimemudelile. 8.2 Krediitkaart väljastatakse ainult peadirektorile asutuse ülesannetega seonduvate kulutuste eest tasumiseks. 8.3 Krediitkaarti kasutatakse välislähetuses või toodete/teenuste eest tasumiseks ainult sel juhul, kui kulutuste eest puudub võimalus tasuda tavapärase ostuarve ülekande teel e-riigikassa kaudu. 8.4 Krediitkaart on isikuline ning kaardi kasutaja vastutab, et kaart ei satuks kolmandate isikute kätte ning selle kaotamisel teavitab koheselt panka. 8.5 Krediitkaardiga tasumise korral esitatakse iga kuu kohta järgneva kuu alguses krediitkaardi kasutamise aruanne RTIPis vastavalt MKM-i valitsemisala finantsarvestuse toimemudelile. Lisades sellele kaardiga tasutud arved, maksekviitungid ja muud kuludokumendid. 8.6 Krediitkaardi aruande esitab finants-haldusspetsialist läbi RTIP majanduskulude mooduli. Aruande kooskõlastab peadirektor ja kinnitab üldosakonna juhataja seejärel liigub läbi RTIPi aruanne RTK raamatupidajale. 8.7 Isiklikuks otstarbeks Lennuameti krediitkaarti ei kasutata. Kuludokumentide ja ebaõigete kulude summad nõutakse krediitkaardi kasutajalt välja. 9. LAUA- JA MOBIILTELEFONIDE PIIRMÄÄRAD 9.1 Tagamaks arvestuse Lennuameti eelarvest tasutavate sidekulude (laua- ja mobiiltelefonid) üle on kõikide teenistujate lauatelefonide piirmäärad ühe kuu kohta 20.- eurot ning mobiiltelefoni piirmäärad peadirektorile 100.- eurot ja teistele teenistujatele 20.- eurot kuus, koos parkimistasuga. 9.2 Arvestust ei peeta lennutegevuse ja lennundusjulgestuse osakonna kasutuses olevatele vihjetelefoni numbritele ja neid numbreid ei kasutata parkimise eest tasumiseks. 9.3 Kui piirmäära ületanud summa on seotud ametiülesannete täitmisega, on teenistujal õigus ühekordselt taotleda piirmäärast ületatud kulude arvestamist piirmäärale lisaks, esitades kirjaliku põhjendatud taotluse peadirektorile. 9.4 Piirmäära ületatud summa tasub teenistuja kohustuse tekkimisele järgneva kuu viimaseks tööpäevaks Rahandusministeeriumi SEB pank arveldusarvele EE891010220034796011, Swedbank arveldusarvele EE932200221023778606, või Nordea pank arveldusarvele EE701700017001577198 märkides maksekorralduses viitenumbriks 2800045496. 9.5 Kasutades isiklikku mobiiltelefoni ametiülesannete täitmiseks (kõned ja e-parkimine) on õigus teenistujal taotleda kulu hüvitamist esitades kirjaliku põhjendatud taotluse koos telefonikõnede väljavõttega peadirektorile läbi RTIP majanduskulude mooduli. 10. ISIKLIKU SÕIDUAUTO KASUTAMINE 10.1 Lennuametis kasutatakse teenistus-, töö või ametiülesannete täitmisel isiklikku sõiduautot ainult juhul, kui ametiautode kasutamine või rendiauto rentimine ei ole võimalik. 10.2 Isikliku sõiduauto kasutamine tuleb eelnevalt kooskõlastada peadirektoriga. 10.3 Isikliku sõiduauto kasutamise kohta arvestuse pidamise ja hüvitise maksmise puhul tuleb lähtuda Vabariigi Valituse 14.07.2006 vastu võetud määrusest nr 164 „Teenistus-, töö- või LENNUAMET AP 122/V8 Leht 5/13 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800  ametiülesannete täitmisel isikliku sõiduauto kasutamise kohta arvestuse pidamise ja hüvitise maksmise kord“. Isikliku sõiduauto kulude aruanne esitatakse läbi RTIP majanduskulude mooduli. Aruandele lisatakse auto tehnilise passi koopia, sõiduautot kasutava isiku ees- ja perekonnanimi, sõiduauto läbisõidumõõdiku alg- ja lõppnäit iga teenistus-, töö- või ametiülesannete täitmisel tehtud sõidu korral, kuupäev ja sõidu eesmärk iga teenistus-, töö- või ametiülesannete täitmisel tehtud sõidu korral. 11. TULUD MAJANDUSTEGEVUSEST 11.1 Lennuamet kajastab majandustegevusest saadava tuluna aeronavigatsioonilise kaardi ning piloodi lennuraamatu müüki. 11.2 Majandustegevusest saadav tulu laekub sularahana (vt peatükki sularahakassa) ning e- riigikassa kontole ülekannetena. 11.3 Lennuameti erinevatele tegevustele nt lubade, sertifikaatide taotluste menetlemine (sh muutmine ja hoidmine) on kehtestatud riigilõivud. Riigilõivude piirmäärad ja maksmise tingimused on kehtestatud vastavalt riigilõivuseaduses. 12. RIIGILÕIVUDE ARVESTUS 12.1 Riigilõivudega seotud toimingud (sh laekumiste jälgimine, riigilõivu tagastamise korraldamine) toimuvad vastavalt MKM-i valitsemisala finantsarvestuse toimemudeli järgi. 12.2 E-riigikassa õiguste taotlemisega tegeleb finants-haldusspetsialist, kes esitab vajalikud andmed RTK-le. Vaatajaõiguste kaasajastamise eest vastutab finants-haldusspetsialist. 12.3 Lennuameti e-riigikassa riigilõivukonto ja selgitamata kannete vaatajaõigused on antud finants-haldusspetsialistile, lennutegevuse (lennundusload ja mehitamata õhusõidukid), lennundustehnika (õhusõidukite registri pidamine), lennuliiklusteeninduse ja lennuväljade osakonna vaneminspektoritele. Teised osakonnad saavad info riigilõivu laekumiste kohta finants-haldusspetsialistilt. 12.4 Riigilõivu maksekorralduste koopiaid (topeltküsimise keeld) riigilõivu tasumise kohta ei ole isikutelt lubatud nõuda, kuna asutusel on võimalik kontrollida laekumist seaduse alusel asutatud andmekogust. 12.5 Isikult/asutuselt laekunud riigilõivu tagastamise taotlus registreeritakse DHSis. Taotlus suunatakse kooskõlastamiseks finants-haldusspetsialistile ja riigilõivu vastu võtnud osakonna vastavate toimingute eest vastutavale teenistujale. Finants-haldusspetsialist kontrollib riigilõivu laekumist ning teenistuja koostöös õigusnõunikega otsustab vastavalt riigilõivuseadusele, kas riigilõiv kuulub tagastamisele või mitte. Teenistujate poolt kooskõlastatud tagastamisele kuuluva riigilõivu taotlus suunatakse peadirektorile kinnitamiseks, peale kinnitamist suunab finants-haldusspetsialist taotluse RTK raamatupidajale tagasikande tegemiseks. 12.6 Riigilõivu tagastamise taotluse mitte rahuldamisel vormistatakse põhjendusega peadirektori otsus ning edastatakse asutusele/isikule vastavalt taotluses toodud aadressile. 12.7 Riigilõivu tagastamise taotluste vormid VA 122-2 ja VA 122-3 on kinnitatud peadirektori käskkirjaga. VA 122-2 on eesti ja VA 122-3 on inglise keelne. 12.8 Vastavalt riigilõivuseadusele võtab Lennuamet riigilõivu enda poolt väljastatud sertifikaatide hoidmise eest. LENNUAMET AP 122/V8 Leht 6/13 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800  12.9 Riigilõivude tasumist sertifikaadi või lubade menetlusel (va sertifikaadi hoidmise tasu) jälgib vastava osakonna teenistuja. Sertifikaati või luba ei tohi enne väljastada kui riigilõivu tasumine on kontrollitud. 12.10 Sertifikaadi hoidmise riigilõivu tasumise arvestust jälgib finants-haldusspetsialist ja teeb vajalikud märked arvestuse ja maksmise Exceli tabelisse, mis asub public kettal (M:) ning on kõikidele osapooltele kättesaadav. 12.11 Sertifikaadi hoidmise tasu suuruse kohta annavad infot sisuosakondade vaneminspektorid jooksvalt (sertifikaadi väljastamisel) või siis uue kalendriaasta alguses. Sertifikaatide peatamise/lõppemise kohta teeb märke vastava osakonna teenistuja, kelle poolt on sertifikaat väljastatud. 12.12 Sertifikaadi hoidmistasu maksmise teate saadab välja finants-haldusspetsialist. Sertifikaadi hoidmistasu tuleb ettevõttel tasuda hiljemalt 31.märtsiks. Sertifikaadi hoidmistasu suurus on kehtestatud riigilõivuseaduses. 12.13 Riigilõivu on võimalik vajadusel tasuda Lennuametis kohapeal, kas sularahas või ülekandega. Ülekande teostamiseks on olemas Lennuametis kliendiarvuti, millega saab teostada vajalikud riigilõivu maksed. 13. SULARAHAKASSA 13.1 Sularahas on võimalik Lennuametis tasuda piloodiraamatu ja aeronavigatsioonilise (VFR) kaardi eest ja riigilõive kuni 45€. 13.2 Lennuametis kohapealseid sularahaoperatsioone teostab dokumendi- ja teabehalduse spetsialist, asendajana fianants-haldusspetsialist. Kassaaruandeid koostab ja edastab läbi Delta RTKsse finants-haldusspetsialist. 13.3 Sularahaoperatsioonide teostamise asendamine puhkuse perioodil vormistatakse üleandmise- vastuvõtmise aktina, kus märgitakse kassas olev summa üleandmise kuupäeval, asendamise periood, kausta number, viimane sissetuleku- ja väljamineku order. Akti allkirjastavad nii asendatav kui ka asendaja ning akti kinnitab peadirektor. Akti ei tule vormistada, kui tegemist on lühiajalise eemal viibimisega töökohalt (lõuna, koolitus vms). 13.4 Sularaha hoidmiseks on tagatud vastavad tingimused. Sularahakassas dokumendi- ja teabehalduse spetsialisti juures hoitakse ainult vahetusraha (maksimaalselt 15€), ülejäänud summad hoiustatakse enne panka viimist tulekindlas raudkapis, finants-haldusspetsialisti tööruumis. 13.5 Kassa arvestuses kasutatakse järgmisi dokumente: 13.5.1 kassa sissetuleku order (kohustuslikud rekvisiidid on asutuse nimetus, aadress, registreerimise nr, orderi nr, kuupäev, maksja nimi, selgitus, summa numbrite ja sõnadega, kassapidaja allkiri); 13.5.2 kassa väljamineku order (kohustuslikud rekvisiidid on asutuse nimetus, orderi nr, koostamise kuupäev, summa numbritega, selgitus (sularaha panka), summa numbrite ja sõnadega, kuupäev, kassapidaja allkiri); 13.6 Sularaha viiakse panka hiljemalt järgmisel tööpäeval, kui see ületab kassalimiiti, milleks on 320 eurot. Laekumine kajastatakse Rahandusministeeriumi avatud pangakontole, märkides ülekandele viitenumbriks riigilõivude puhul 2900073106 ja omatulu 2400081779. Kassast muid väljamakseid ei tehta. 13.7 Peale panka viimist peab kassasse jääma vahetusraha kuni 15 (viisteist) eurot, va aastalõpp, kui kogu raha viiakse hiljemalt 31. detsembriks panka. LENNUAMET AP 122/V8 Leht 7/13 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800  13.8 Rahandusministeeriumi poolt on Lennuametile väljastatud Swedbank AS kontokaart arveldusarve numbriga EE932200221023778606, kuhu kogutakse kõik riigilõivud ning muud riigiasutustele maksmisele kuuluvad summad. Kontokaart ja peadirektori kinnitatud volitus õiguste andmisega sularahaoperatsioonideks pangaga on aluseks sularaha äraviimisel. Volikiri asub finants-haldusspetsialisti tööruumis olevas raudkapis. 13.9 Kassa liikumiste kohta koostab finants-haldusspetsialist iga kuu sularaha koondaruande koos lisadega ning registreerib dokumendid vastavalt dokumendihalduse protseduurile (AP 125). Finants-haldusspetsialist saadab dokumendi kinnitamiseks peadirektorile. Kinnitatud aruanne edastatakse RTK-le raamatupidamiskannete tegemiseks. 14. MÜÜGIARVED 14.1 Teatis müügiarve väljastamiseks vormistatakse vastavalt finantsarvestuse toimemudelile Lennuametisse saabunud info alusel finants-haldusspetsialisti poolt, registreeritakse DHSis ning edastatakse RTK-le müügiarve koostamiseks SAP müügimoodulis. Müügiarve edastab RTK raamatupidaja kliendile otse või siis Lennuametile, mis lepitakse kokku arve tellimisel. 14.2 Arve tellimine RTKst toimub läbi DHSi, kus on eelvalmistatud töövoog arve tellimiseks. Müügiarved keskkonna müra mõõtmise seadme elektrienergia eest esitatakse AS Tallinna Lennujaamale kord aastas, detsembris kogu aasta kohta. 15. VARADE ARVESTUS 15.1 Riigivara vastuvõtmist, kasutamiseks andmist, üleandmist, võõrandamist, kõlbmatuks tunnistamist, mahakandmist ja hävitamist reguleerib riigivaraseadus, riigivara valitsemise kord MKM-i valitsemisalas ning muud asjasse puutuvad õigusaktid ja korrad. 15.2 Varade arvestust (vara liigid: põhi-, väheväärtuslik-, rendi- ja kasutamiseks antud vara) peetakse RTIP-i varade moodulis. Lennuameti varahalduriks on finants-haldusspetsialist, kes korraldab varaga seotud toiminguid ka muudes riigi andmekogudes (Riigi kinnisvararegister). 15.3 Väheväärtusliku vara üle peetakse arvestust RTIP-is. 15.4 Põhivara kaardi avab SAP-is RTK raamatupidaja, kes täidab kaardil põhiandmed (vara number, vara inventarinumber, vara nimetus, vara lisakirjeldus, vastutav kuluüksus, soetusmaksumus, jääkmaksumus, kogus ja koguse ühik ning eluiga). Vara kaart avatakse ostuarve või üleandmis-vastuvõtuakti alusel. Finants-haldusspetsialist täiendab RTIP varade moodulis põhivara kaardil üldandmed, milleks on asukoht, vastutaja ja kasutaja, ja muud finantsarvestusele mittevajalikud kuid varade halduseks vajalikud andmed (näit seeria number, mälu maht, vms). 15.5 RTIP-i kaudu saadetakse vara automaatselt vastutavale isikule ja kasutajale vara vastuvõtmise kinnitamiseks. 15.6 Kõik väheväärtusliku vara haldamisega seotud toimingud teeb RTIP varade moodulis finants- haldusspetsialist. 15.7 Väheväärtusliku vara kasuliku eluea arvestamisel lähtutakse MKM-i valitsemisala raamatupidamise sise-eeskirjast. 15.8 RTIP varade moodulis peetakse ka rendivarade arvestust, rendivarad tagastatakse peale hanke lõppu rendileandjale. 15.9 Teenistuja tööle võtmisel ja lahkumisel vormistatakse RTIP varade moodulis vara üleandmise-vastuvõtmise akt. Kasutamiseks antud vara eest vastutab teenistuja, arvestades avaliku teenistuse seaduses, töölepingu seaduses, võlaõigusseaduses ja muudes õigusaktides LENNUAMET AP 122/V8 Leht 8/13 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800  sätestatut. Teenistuja on kohustatud vara heaperemehelikult hoidma ning süü olemasolul hüvitama tekkinud kahju. 15.10 Vara kasutamiseks saamisel peab teenistuja veenduma selle töökorras olekus ning teavitama kõikidest häiretest või vigadest vara funktsionaalses kasutamises finants-haldusspetsialisti. 15.11 Teenistujal on keelatud anda vara kasutamiseks kolmandatele isikutele. Kolmandatele isikutele vara kasutamiseks andmisel eeldatakse tekkinud kahju korral teenistuja süüd. 15.12 Varade eest vastutav isik määratakse peadirektori käskkirjaga. Kui vastutavat isikut ei ole määratud, on varade eest vastutav peadirektor. 15.13 Lennuamet peab bilansivälist arvetust varude üle, milleks on aeronavigatsiooni kaart ja piloodi lennuraamat. Aeronavigatsiooni kaardi sisu ja uuendamise eest vastutab lennuliiklusteeninduse- ja lennuväljade osakonna lennuväljade vaneminspektor ja kaardi hoiustamise ning müügi eest vastutab finants-haldusspetsialist. Piloodi lennuraamatute hoiustamise, müügi ja varude inventeerimise eest vastutab finants-haldusspetsialist. 16. INVENTUURID 16.1 Lennuametis viiakse läbi inventuure vastavalt MKM valitsemisala finantsarvestuse toimemudelile. 16.2 Inventuure viiakse läbi: 16.2.1 Sularahakassale kord aastas ja ootamatu inventuur vähemalt kaks korda aastas. 16.2.2 Varadele (põhivara, väheväärtuslik ja bilansiväline vara) kord aastas. 16.2.3 Lennuameti kasutaja kontodele FITEKis, e-riigikassas. 16.3 Sularahakassa inventuuri viib läbi peadirektori käskkirjaga asutuse teenistujatest moodustatud kaheliikmeline komisjon. Inventuuri juures osaleb sularahaoperatsioonide eest vastutav isik. 16.4 Sularahakassa inventuuri käigus loetakse üle kassas asuv sularaha ja tulemused dokumenteeritakse sularahakassa inventuuriaktiga, mis allkirjastatakse inventuuri osaliste poolt ning kinnitatakse peadirektori poolt. 16.5 Inventuuri tulemuste kohta koostatakse sularahakassa inventuuriakt, milles kajastatakse: 16.5.1 inventuuri läbiviimise kuupäev; 16.5.2 komisjoni koosseisu kuuluvate teenistujate nimed ja ametikohad; 16.5.3 viimane sissetuleku- ja väljaminekuorderi number; 16.5.4 paber- ja metallraha kogused ja summad; 16.5.5 sularaha jääk ja erinevus võrreldes raamatupidamisandmetega; 16.5.6 komisjoni liikmete ja sularahaoperatsioonide eest vastutaja allkirjad. 16.6 Sularahakassa inventuuriakt edastatakse peale allkirjastamist RTK-le läbi DHSi. 16.7 Inventuuride hajutamiseks võib neid korraldada kas aastalõpu seisuga või kuni kaks kuud enne aruandeaasta lõppu. Aastainventuuride läbiviimise hetkeseisu valib asutus selliselt, et oleks tagatud inventuuride lõppaktide tähtaegne jõudmine RTK-le enne aastaaruande koostamist. 16.8 Inventuuri läbiviimise sageduse ja ulatuse puhul lähtutakse MKM valitsemisala finantsarvestuse toimemudelist. 16.9 Põhi- ja väheväärtuslike varade inventuuri läbiviimiseks moodustatakse RTIP varade moodulis inventuuri korraldusega komisjon ja määratakse inventuuri läbiviimise eest vastutav LENNUAMET AP 122/V8 Leht 9/13 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800  isik. Inventuurikomisjon koosneb vähemalt 2 liikmest, esimees ja üks komisjoni liige. Varade eest vastutav isik osaleb inventeerimiskomisjoni töös selgituste andjana. 16.10 Vara inventuuri korraldusega: 16.10.1 kohustatakse komisjoni läbi viima inventuuri; 16.10.2 fikseeritakse inventuuri läbiviimise hetkeseis; 16.10.3 fikseeritakse inventuuri läbiviimise algus- ja lõpptähtaeg; 16.10.4 määratakse lõppakti esitamise tähtaeg asutuse juhile; 16.11 Komisjoni esimehe ja liikmete ülesanded on toodud MKM-i valitsemisala riigivara valitsemise korras. 16.12 Inventuuri korralduse ettevalmistamise korraldab finants-haldusspetsialist. Inventeerimiskomisjoni tööd koordineerib inventeerimiskomisjoni esimees. 16.13 Inventeerimiskomisjon vastutab inventuuri õigeaegse läbiviimise eest, lugemislehtede kontrollitavate väärtuste tegelike koguste kohta tõepäraste ja täpsete andmete esitamise eest ja inventuuriaktide õigeaegse vormistamise eest. 16.14 Varasid inventeeritakse nende asukoha ja kasutajate kaupa. 16.15 Enne lõppakti kinnitamist koostatakse vastavalt tulemustele puudujääkide ja ülejääkide akt, põhivara eluea muutmise ettepanekute akt, inventeeritud varade märkuste akt, inventeeritud varade koond. 16.16 Inventuuri lõpetamise kohta vormistatakse lõppakt, mille kooskõlastavad komisjoni liikmed ja varade ees vastutav isik, kinnitab peadirektor. 16.17 Bilansiväliste varade inventeerimisel, mida ei kajastata RTIP varade moodulis (aeronavigatsiooni kaart ja piloodiraamatud) võrreldakse tellitud ja müüdud koguseid ning vormistatakse inventeerimisakt, mis allkirjastatakse inventeerijate poolt ja registreeritakse DHSis. 16.18 E-riigikassa kasutajate inventuuri akt allkirjastatakse ja registreeritakse DHSis. 16.19 FITEKi kasutaja kontode inventuuriakt edastatakse peale allkirjastamist RTK-le läbi DHSi. 17. SEOTUD DOKUMENDID 17.1 Riigieelarve seadus 17.2 Raamatupidamise seadus 17.3 Riigihangete seadus 17.4 Võlaõigusseadus 17.5 Riigivaraseadus 17.6 Riigilõivuseadus 17.7 Vabariigi Valituse 14.07.2006 määrus nr 164 „Teenistus-, töö- või ametiülesannete täitmisel isikliku sõiduauto kasutamise kohta arvestuse pidamise ja hüvitise maksmise kord“ 17.8 Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi valitsemisala raamatupidamise sise-eeskiri 17.9 Riigivara valitsemise kord Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi valitsemisalas 17.10 Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi valitsemisala eelarve koostamise, muutmise ja täitmise jälgimise juhend 17.11 MKM valitsemisala personali- ja palgaarvestuse toimemudel 17.12 MKM valitsemisala finantsarvestuse toimemudel 17.13 AP 125 Dokumendihalduse protseduur LENNUAMET AP 122/V8 Leht 10/13 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800  Koostas: Tiina-Mae Kuusik Finants-haldusspetsialist LENNUAMET AP 122/V8 Leht 11/13 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800  25.04.2019 nr 1.1-1/19/61 KÄSKKIRI Tallinn Juhtimissüsteemi dokumentide kinnitamine Tuginedes majandus- ja kommunikatsiooniministri 31. juuli 2006. a määruse nr 73 “Lennuameti põhimäärus” § 20 punktile 3 ning Riigihangete seaduse § 9 lg 1, mille alusel Lennuamet ei kehtesta asutuse hankeplaani, kuna hangete eeldatav kogumaksumus eelarve aasta kohta jääb alla 80 000€: 1. Kinnitan: 1.1. AP 122 V8 Majandustegevuse korraldamise protseduuri. 2. Tunnistan kehtetuks: 2.1. Lennuameti peadirektori 10.01.2018 käskkiri nr 13 p 1.3 (AP 122 V7 Majandustegevuse korraldamise protseduur); 2.2. Lennuameti peadirektori 09.09.2013 käskkiri nr 46 p 1.5 (VA 122-1 V1 Krediitkaardi kasutamise aruande vorm); 2.3. Lennuameti peadirektori 06.06.2018 käskkiri nr 170 p 1.3 (AP 109 V11 Hankekord); 2.4. Lennuameti peadirektori 06.06.2018 käskkiri nr 170 p 1.1 (AP 109-1 V4 Protseduurireeglid lihthankemenetluse korraldamiseks); 2.5. Lennuameti peadirektori 06.06.2018 käskkiri nr 170 p 1.2 (AP 109-2 V4 Riigihanke korraldamine alates riigihanke piirmäärast); 2.6. Lennuameti peadirektori 22.06.2015 käskkiri nr 32 p 1.2 (VA 109-1 V3 Tarnijate hindamise vorm); 2.7. Lennuameti peadirektori 21.05.2015 käskkiri nr 27 p 1.4 (VA 109-2 V3 Hankeplaani vorm). (allkirjastatud digitaalselt) Rait Kalda Peadirektor