ERAELU KAITSE JA RIIGI LÄBIPAISTVUSE EEST
Lp Helen Siren Teie 28.05.2026
Tööinspektsioon
[email protected] Meie 11.06.2026 nr 2.3-8/26/2216-2
Vastus nõudekirjale
Andmekaitse Inspektsioon (AKI) sai Tööinspektsiooni nõudekirja. Küsite, kas tegemist on
andmekaitsenõuete rikkumisega, kui töövaidluskomisjoni dokumendihaldusspetsialist, kes on
töölepingu alusel töötaja, läheb puhkusele ja suunab puhkuse ajaks oma postkasti tulevad e-kirjad
(menetluspost) automaatselt oma asendajale. Asendajal on sama ametikoht, sama vastutus ja
pädevus. Samuti soovite teada, kuidas sellest tulenevaid andmekaitseriske on võimalik maandada.
Isikuandmete töötlemist reguleerib isikuandmete kaitse üldmäärus (IKÜM)1, mille kohaselt peab
isikuandmete töötlemine olema kooskõlas IKÜM artiklis 5 sätestatud põhimõtetega, muu hulgas
seaduslikkuse2, konfidentsiaalsuse3, läbipaistvuse4, eesmärgipärasuse5 ja minimaalsuse6
põhimõtetega. Isikuandmete töötlemise õiguspärasuse tagamine ja selle tõendamine on vastutava
töötleja ehk Tööinspektsiooni kohustus.7
Isikuandmed on andmed, mille põhjal on võimalik otseselt või kaudselt tuvastada konkreetne
füüsiline isik.8 Postkasti laekuvad e-kirjad sisaldavad saatja isikuandmed, aga ka töötaja nimeline
e-postkast ning selles sisalduvad kirjad on töötjate isikuandmed, kuna need võimaldavad tuvastada
konkreetse füüsilise isiku.
Töövaidluskomisjon töötleb kodanike isikuandmeid enamasti oma seadusest tulenevate ülesannete
täitmiseks, mistõttu põhineb nende andmete töötlemine eelkõige IKÜM art 6 lõike 1 punktil e
(avalikes huvides oleva ülesande täitmine või avaliku võimu teostamine) koos vastava siseriikliku
õigusliku alusega. Kui e-postis olevaid kodanike kirju töötleb tööülesannete täitmise käigus
puhkuse ajal asendaja, toimub andmete töötlemine jätkuvalt tööandja ülesandel, st samal eesmärgil
ja samal õiguslikul alusel.
Silmas tuleb pidada, et ka töötajate isikuandmete töötlemiseks peab tööandjal olema õiguslik alus
ja andmetöötlus peab vastama eespool nimetatud isikuandmete töötlemise põhimõtetele.
Töösuhtest ja tööalasest teadmisvajadusest tulenevalt on teatud töötaja isikuandmete töötlemiseks
tööandjal õiguslik alus olemas (nt tööleping9), samas töötaja eraelu puudutavate isikuandmete
1
Euroopa Parlamendi ja Nõukogu isikuandmete kaitse üldmäärus.
2
IKÜM art 5 lg 1 punkt a
3
IKÜM art 5 lg 1 punkt f
4
IKÜM art 5 lg 1 punkt a
5
IKÜM art 5 lg 1 punkt b
6
IKÜM art 5 lg 1 punkt c
7
IKÜM art 5 lg 2
8
IKÜM art 4 punkt 1
9
IKÜM art 6 lg 1 punkt b
Tatari 39 / 10134 Tallinn / 627 4135 /
[email protected] / www.aki.ee
Registrikood 70004235
töötlemiseks (näiteks tööalases e-postkastis olevad isikliku sisuga e-kirjad) tööandjal õiguslikku
alust ei ole.
Andmekaitse vaatenurgast võib sellise lahenduse peamiseks riskiks seega olla andmekaitse
põhimõtete, eelkõige konfidentsiaalsuse, läbipaistvuse, minimaalsuse ja eesmärgipärasuse riive
olukorras, kus isikustatud ametialasesse postkasti saabub lisaks menetluspostile ka muud
kirjavahetust. Vaatamata isikliku suhtluse keelule võib paratamatult töötaja isikustatud e-posti
aadressile jõuda ka selliseid kirju, mis on mõeldud üksnes konkreetsele adressaadile, samuti võib
postkast sisaldada varasemat kirjavahetust, mille sisule asendajal puudub tööülesannetest tulenev
vajadus ligi pääseda.
Eesmärgipärasuse ja minimaalsuse põhimõtete kohaselt tuleb asutusel töökorralduse kehtestamisel
ning sellega kaasneva isikuandmete töötlemise korraldamisel hinnata erinevaid võimalikke
lahendusi ning eelistada sellist meedet, mis võimaldab saavutada soovitud eesmärgi isikute õigusi
ja vabadusi kõige vähem riivaval viisil. Võimaluse korral tuleks eelistada lahendust, kus
menetluspost liigub jagatud isikustamata postkasti kaudu, millele on juurdepääs üksnes vastava
volituse saanud töötajatel või nt seadistada nimelisele e-postile automaatvastus, mis suunab kirju
saatma asendaja e-postile.
Kui asutus leiab siiski, et menetlusposti automaatne edasisuunamine asendajale on
töökorralduslikult vajalik ja põhjendatud, tuleb sellega seotud riskide maandamiseks kehtestada
selge ja üheselt mõistetav asenduskord. Andmetöötlus peab olema läbipaistev, seega enne
igasugust tegevust tuleb töötajat teavitada. Vastavad põhimõtted peavad olema sätestatud asutuse
sisekorraeeskirjades või muudes siseaktides, olema töötajatele nõuetekohaselt tutvustatud ning
neile igal ajal kättesaadavad. Läbipaistvust suurendaks ka menetlusosaliste asjakohane
teavitamine sellest, et nende andmeid võivad asendamise eesmärgil töödelda ka teised asutuse
töötajad. Lisaks tuleb tagada asjakohaste tehniliste ja korralduslike turvameetmete rakendamine,
sealhulgas juurdepääsude ja toimingute logimine ning töötajate teadlikkus kehtivatest
andmekaitse- ja infoturbenõuetest.
Samuti tuleb järgida andmete minimaalsuse ja eesmärgipärasuse põhimõtteid, mille kohaselt peab
asendaja juurdepääs piirduma üksnes nende andmete ja kirjadega, mis on vajalikud tema
tööülesannete täitmiseks. Seetõttu on põhjendatud, et asendajale võimaldatakse juurdepääs üksnes
asendamisperioodi jooksul saabunud menetluspostile, mitte kogu postkasti ajaloolisele sisule,
mille töötlemiseks puudub tal konkreetne tööalane vajadus. Töötajate postkastidele juurdepääsu
vajaduse vähendamiseks võiks töötajaid juhendada salvestama tööks vajalikke materjale ühiselt
ligipääsetavatesse keskkondadesse. Kui töötajad siiski on kasutanud tööalast e-posti ka
erasuhtluseks, võiks erasuhtluse kaitsmiseks töötajaid juhendada paigutama need eraldi vastava
tähisega kausta või ebavajalikku kirjavahetust kustutama.
Andmekaitseõigus ei keela menetlusposti suunamist puhkuse ajaks sama pädevusega asendajale.
Selline korraldus peab olema aga läbipaistev, võimalikult vähe privaatsust riivav ja
konfidentsiaalne ning vastama IKÜM-i põhimõtetele. Kui sama eesmärki saab saavutada mõne
vähem riivava lahendusega, tuleks seda eelistada.
Loodame, et vastusest on abi.
Lugupidamisega
Mari-Liis Uprus
jurist
peadirektori volitusel
2 (2)