Alusdokumentide muutmine riigihankes „Dokumendihaldussüsteemi DORIS arendustööd" (310182)

1/4 VASTAVUSTINGIMUSED Viitenumber: 310182 Hankija: Registrite ja Infosüsteemide Keskus (70000310) Hange: Dokumendihaldussüsteemi DORIS arendustööd Keskkonnahoidlik hange või hanke osa! PAKKUMUSE ESITAMINE Pakkumuse esitamisega kinnitab pakkuja kõigi riigihanke alusdokumentides esitatud tingimuste ülevõtmist. Tingimusliku pakkumuse esitamine ei ole lubatud. Küsimused ettevõtjale: 1. Kas ettevõtja saab kinnitada, et pakkumus vastab hanke alusdokumentides sätestatud tingimustele? (Raadionupp valikutega "Jah/Ei") 2. Andmed lepinguks, mida kasutatakse juhul kui pakkumus tunnistatakse edukaks. Pakkuja esitab andmetena: 1. lepingu allkirjastaja nimi ja ametinimetus 2. alus lepingu allkirjastamiseks (juhatuse liige, volikiri vms) 3. pakkuja kontaktisik(ud) lepingu täitmisel (nimi, ametinimetus, telefoni number, e-posti aadress). (Suur sisestusala (max pikkus 4000 tähemärki)) 3. Pakkumuse esitamisega kinnitab pakkuja, et: • võtab üle kõik hanketeates ja hankedokumentides esitatud tingimused ja esitab pakkumuse üksnes kõigi nende asjaolude kohta, mille kohta hankija soovib võistlevaid pakkumusi; • tal on olemas hankelepingu täitmiseks vajalikud intellektuaalse omandi õigused; • tal on olnud piisavalt aega lepingus sisalduvate tüüptingimustega tutvumiseks, selgitustaotluste esitamiseks ning tüüptingimustega mittenõustumisel vaidlustuse esitamiseks; • kõik tüüptingimused lepingus on pakkujale arusaadavad ja mõistetavad. (Raadionupp valikutega "Jah/Ei") PAKKUMUSE MAKSUMUS Pakkumuse maksumus tuleb esitada töölehel "Hindamiskriteeriumid ja hinnatavad näitajad" toodud struktuuri kohaselt. Küsimused ettevõtjale: 1. Kas ettevõtja kinnitab, et täidab pakkumuse lehe "Hindamiskriteeriumid ja hinnatavad näitajad" lehel ette antud struktuuri kohaselt? (Raadionupp valikutega "Jah/Ei") ÜHISPAKKUJATE VOLIKIRI Ühispakkujad nimetavad riigihankega ning hankelepingu sõlmimise ja täitmisega seotud toimingute tegemiseks endi seast volitatud esindaja. Küsimused ettevõtjale: 1. Kas tegemist on ühispakkumusega? Kui vastate jah, siis tuleb lisada pakkumuse "Lisadokumentide" lehele ühispakkujate volikiri. (Raadionupp valikutega "Jah/Ei") SAMAVÄÄRSUS Pakkuja kinnitab, et pakkumus vastab hanke alusdokumentides nõutule ja vajadusel on samaväärsus selgitatud ja tõendid samaväärsuse kohta lisatud. Iga viidet, mille hankija teeb riigihanke alusdokumentides mõnele RHS-i § 88 lõikes 2 nimetatud alusele (standardile, tehnilisele tunnustusele, tehnilisele kontrollisüsteemile vms), tuleb lugeda selliselt, et see on täiendatud märkega „või sellega samaväärne“. Iga viidet, mille hankija teeb riigihanke alusdokumentides ostuallikale, protsessile, kaubamärgile, patendile, tüübile, päritolule, tootmisviisile, märgisele või vastavushindamisasutuse väljastatud katsearuandele või tõendile, tuleb lugeda selliselt, et see on täiendatud märkega „või sellega samaväärne“ (RHS § 88 lg-d 5-6, § 89 lg 2, 114 lg-d 5-7). Hankija aktsepteerib objektiivsetel põhjustel muid asjakohaseid tõendeid, kui pakkuja tõendab Koostatud 21.05.2026 11:02:00 https://riigihanked.riik.ee/rhr-web/#/procurement/10283284/general-info  2/4 hankijale vastuvõetaval viisil, et pakutav asi, teenus või ehitustöö vastab konkreetse märgise või hankija esitatud nõuetele, välja arvatud juhul, kui hankija nõutud märgis, samaväärne märgis või konkreetse või samaväärse vastavushindamisasutuse väljastatud katsearuanne või muu tõend on seaduse alusel eelduseks asja, teenuse või ehitustöö pakkumiseks turul (RHS § 114 lg 7). Küsimused ettevõtjale: 1. Pakkuja kinnitab, et pakkumus vastab hanke alusdokumentides nõutule ja vajadusel on samaväärsus selgitatud ja tõendid samaväärsuse kohta lisatud. (Raadionupp valikutega "Jah/Ei") ÄRISALADUS Pakkuja märgib pakkumuses, milline teave on pakkuja ärisaladus ning põhjendab teabe määramist ärisaladuseks. Teabe ärisaladuseks määramisel lähtutakse ebaausa konkurentsi takistamise ja ärisaladuse kaitse seaduse § 5 lõikes 2 sätestatust. Pakkuja ei või ärisaladusena märkida: 1) pakkumuse maksumust ega osamaksumusi; 2) teenuste hankelepingute puhul lisaks punktis 1 nimetatule muid pakkumuste hindamise kriteeriumidele vastavaid pakkumust iseloomustavaid numbrilisi näitajaid; 3) asjade ja ehitustööde hankelepingute puhul lisaks punktis 1 nimetatule muid pakkumuste hindamise kriteeriumidele vastavaid pakkumust iseloomustavaid näitajaid (RHS § 46 (1)). Küsimused ettevõtjale: 1. Kirjeldage lühidalt pakkumuses sisalduvat ärisaladust ja lisage selle määramise põhjendus või märkige, et pakkumus ei sisalda ärisaladust. (Suur sisestusala (max pikkus 4000 tähemärki)) KINNITUS KESKKONNAHOIDLIKE NÕUETE TÄITMISE KOHTA. Pakkuja kinnitab, et ta järgib teenuse osutamisel keskkonnaalaseid nõudeid ning väldib teenuse osutamisega kaasneva negatiivse kõrvalmõju tekkimist keskkonnale, sh: a) teenuse osutamise tulemusena valminud materjalid esitatakse hankijale eelkõige digitaalsel kujul (keskkonnahoidlikel põhjustel vältida materjali printimist), v.a juhul, kui see on vajalik töö eesmärgipäraseks läbiviimiseks); b) digitaalsel kujul edastatavad materjalid peavad olema ökoloogilise jalajälje ja digiprügi vähendamise eesmärgil salvestatud ja edastatud optimaalsel mahul (vältida otstarbetult suuri andmefaile). Mustandfailid, säilitamiseks mittevajalikud töödokumendid jms, kustutada esimesel võimalusel, kuna IT-serverites failide otstarbetu hoidmine on keskkonda kurnava mõjuga; c) kui lepingu täitmise käigus on vajadus printida infomaterjale, siis eelistatakse printimisel tooteid, millel on olemas I tüüpi ökomärgis. Küsimused ettevõtjale: 1. Pakkuja kinnitab, et täidab keskkonnahoidlikke nõudeid. (Raadionupp valikutega "Jah/Ei") PAKKUJA ARENDUSMEESKOND Pakkuja esitab meeskonnaliikmete nõuetele vastavuse tõendamiseks vajaliku teabe hankija poolt etteantud cv vormil. Küsimused ettevõtjale: 1. CV vorm (Dokumendi vorm / CV vorm.docx) PAKKUJA VOLITATUD ISIKUD Kõrvaldamise aluste kontrolli (RHS § 95 lg 1 p 1-3) teostamiseks peab pakkuja esitama ettevõtja muud isikud, kellel on volitus seda ettevõtjat esindada, tema nimel otsuseid teha või teda kontrollida ning kes ei ole hankijale nähtavad äriregistri registrikaardilt. Eelpool nimetatud isikuteks on näiteks tegevdirektor, kes ei ole juhatuse liige jms. Pakkuja peab kontrolli teostamiseks esitama volitatud isiku nime ja isikukoodi või kinnituse, et selliseid isikuid pakkujal Koostatud 21.05.2026 11:02:00 https://riigihanked.riik.ee/rhr-web/#/procurement/10283284/general-info  3/4 ei ole. Küsimused ettevõtjale: 1. Volitatud isiku(te) nime(d) ja isikukoodi(d) või kinnitus nimetatud isikute puudumise kohta. (Suur sisestusala (max pikkus 4000 tähemärki)) PROJEKTIPLAAN Hangitava töö teostamise tegevuskava kirjeldatakse ära pakkumuse osana esitatavas projektiplaanis. Tegevuste ajalise järjestuse ja korduvuse valib pakkuja. Projektiplaan peab sisaldama ajakava kõikide hanke tehnilises kirjelduses kirjeldatud tööde ja vajalike eeltegevuste läbiviimiseks ja vastama vähemalt tehnilise kirjelduse nõuetele. Projektiplaanis kirjeldatud tööde läbiviimise tulemusena peavad olema saavutatud projekti eesmärk ja oodatavad tulemid ehk hankelepingu raames soovitud tööd. Projektiplaanis peavad kajastuma need tegevused, mis on vajalikud lõpptulemuse saavutamiseks. Küsimused ettevõtjale: 1. Projektiplaan (Vabas vormis dokument) EL NÕUKOGU SANKTSIOON. ALLTÖÖVÕTJAD, TARNIJAD JA TUGINETAVAD ISIKUD. Pakkuja kinnitab, et ta ei kaasa üle 10% hankelepingu maksumusest hankelepingu täitmisele alltöövõtjaid, tarnijaid ega tugine kvalifitseerimistingimuste täitmisel selliste ettevõtjate näitajatele, kes on: 1. Vene Föderatsiooni kodanik, resident või Vene Föderatsioonis asutatud ettevõtja, sh füüsilisest isikust ettevõtja, juriidiline isik, asutus või muu üksus; 2. rohkem kui 50% ulatuses otseselt või kaudselt punktis 1 nimetatud isiku, asutuse või muu üksuse omandis; 3. punktis 1 või 2 nimetatud isiku, asutuse või muu üksuse esindaja või tegutseb sellise isiku juhiste alusel. Hankija lükkab tagasi pakkumuse, mille alusel sõlmitav hankeleping oleks RSanS § 7 lg 1 alusel tühine. NÕUKOGU MÄÄRUS (EL) 2022/576, 8. aprill 2022, millega muudetakse määrust (EL) nr 833/2014, mis käsitleb piiravaid meetmeid seoses Venemaa tegevusega, mis destabiliseerib olukorda Ukrainas. Määrust kohaldatakse riigihangetele alates rahvusvahelisest piirmäärast. Küsimused ettevõtjale: 1. Pakkuja kinnitab, et ta ei kaasa üle 10% hankelepingu maksumusest hankelepingu täitmisele alltöövõtjaid, tarnijaid ega tugine kvalifitseerimistingimuste täitmisel selliste ettevõtjate näitajatele, kes on: 1. Vene Föderatsiooni kodanik, resident või Vene Föderatsioonis asutatud ettevõtja, sh füüsilisest isikust ettevõtja, juriidiline isik, asutus või muu üksus; 2. rohkem kui 50% ulatuses otseselt või kaudselt punktis 1 nimetatud isiku, asutuse või muu üksuse omandis; 3. punktis 1 või 2 nimetatud isiku, asutuse või muu üksuse esindaja või tegutseb sellise isiku juhiste alusel. (Raadionupp valikutega "Jah/Ei") RAHVUSVAHELISE SANKTSIOONI OBJEKT Pakkuja kinnitab, et pakutav kaup ei ole rahvusvahelise sanktsiooni objektiks või pärit sanktsiooni all olevatest piirkondadest. Hankija lükkab tagasi pakkumuse, mille alusel sõlmitav hankeleping oleks RSanS § 7 lg 1 alusel tühine. Küsimused ettevõtjale: 1. Pakkuja kinnitab, et pakutav kaup ei ole rahvusvahelise sanktsiooni objektiks ega pärit sanktsiooni all olevatest piirkondadest. (Raadionupp valikutega "Jah/Ei") AI KASUTAMINE TÖÖDE TEOSTAMISEL Koostatud 21.05.2026 11:02:00 https://riigihanked.riik.ee/rhr-web/#/procurement/10283284/general-info  4/4 AI kasutamisel tööde teostamiseks tuleb juhinduda hanke tehnilise kirjelduse punktist 5 ja selle alapunktidest. Küsimused ettevõtjale: 1. Pakkuja kinnitab pakkumuse esitamisega, et hankelepingujärgsete tööde teostamisel kasutab pakkuja tehisintellekti (edaspidi AI) ainult eelneval kokkuleppel RIK-iga. (Raadionupp valikutega "Jah/Ei") 2. Pakkuja esitab teabe AI kohta, mida soovitakse kasutada lepingu täitmisel: 1. AI mudel ja versioon; 2. Loetelu ülesannetest, mille jaoks AI-d kasutatakse; 3. Loetelu arendusetappidest, mille jaoks AI-d kasutatakse; 4. AI kasutamise eesmärk konkreetsete ülesannete puhul. Juhul, kui pakkuja ei kasuta AI lahendusi, tuleb esitada vastav kinnitus. (Suur sisestusala (max pikkus 4000 tähemärki)) Koostatud 21.05.2026 11:02:00 https://riigihanked.riik.ee/rhr-web/#/procurement/10283284/general-info  Andmeväljad Andmeväljade ärinõuded süsteemile Nr Märksõna Ärinõue süsteemile Realiseeritud funktsionaalsused: süsteemsed/mittesüsteemsed klassifikaatorid, süsteemsed/mittesüsteemsed andmeväljade grupid, süsteemsed /mittesüsteemsed andmeväljad. Täiendavad nõuded kirjeldatud allpool. 1 Süsteemne klassifikaator Täitmistähtaeg 5 tööpäeva 15 päeva 30 päeva Autusepõhiselt peab olema võimalik administraatoril, peaadministraatoril, süsteemiadministraatoril klassifikaatori väärtuseid lisada, muuta. Täpsemad valikväärtused lepitakse kokku detailanalüüsis. (muudetud 21.05.2026 käskkirjaga) 1 Süsteemne Võimaldab dokumendiliigil kasutada andmeväljagruppe, mis sisaldavad automaatselt täituvaid alamvälju (nt Dokumen andmeväljade grupp di vastutaja, Dokumendi kinnitaja), selliselt, et nende alamväljade väärtused ei ole vaikimisi kuvatud dokumendi loomise, muutmise ega mittemuudetavas vaates, eesmärgiga vähendada kasutajaliideses liigset ekraaniruumi kasutust. Süsteem peab tagama, et: automaatselt täituvate alamväljade väärtused täituvad süsteemis vastavalt valitud kasutajale või ärireeglitele, sõltumata nende nähtavusest vaates; kasutajal on võimalik näha peidetud alamväljade väärtusi viies kursori vastava nime või tähise kohale (nt hüpikinfo / tooltip’i kaudu); peidetud olek ei mõjuta andmete salvestamist, töötlemist ega edasist kasutamist süsteemis; kõik andmeväljagrupis olevad alamväljad ja nende väärtused on täielikult kasutatavad otsingutes ja filtreerimistes, sõltumata sellest, kas need on dokumendi vaates kuvatud või peidetud. 2 Mittesüsteemne Võimaldab administraatoril, peaadministraatoril, süsteemiadministraatoril luua/muuta/kustutada mittesüsteemset andmeväljade grupp andmeväljade gruppi. 3 Süsteemsed Võimaldab süsteemiadministraatoril luua/muuta/kustutadamuuta kehtivust süsteemseid andmevälju. andmeväljad Süsteemsed andmeväljad Põhitoode: täitmistähtaeg kuupäeva tüüpi andmeväli, võimalik lisada kuupäev käsitsi võimalik valida valik klassifikaatorist (nt 5 tööpäeva), millest tulenevalt arvutab kuupäeva süsteem automaatselt võimaldab edastada vastutajale teavitusi (meeldetuletus läheneva või ületatud täitmistähtaja kohta), kui täitmistähtaega muudetakse, muutuvad ka teavituste saatmise ajad teavitused kirjeldatud eraldi nõuetena täitmismärge kuupäeva tüüpi andmeväli võib täituda automaatselt jätkudokumendi (vastusseose/-dokumendi) registreerimisel/lõpetamisel (olenevalt dokumendiliigil seadistatule) tähtaeg+täitmismärge=dokumendi kuvamine töölaual+teavitused kui väärtustatud on täitmistähtaeg kuupäevaliselt ja väärtustamata on andmeväli täitmismärge, võimaldab dokumendi vastutajal näha dokumenti enda töölaual - kui andmeväli on väärtustamata, kuvatakse dokument kasutaja töölaua plokis. (muudetud 21.05.2026 käskkirjaga) 4 Andmeväli "Märksõna" Kirjeldatud eraldi nõuetena. 5 Andmeväli Lisab dokumendi andmeväljale "Teabevaldaja" automaatselt asutuse nime kui dokument on asutuse loodav (nt "Teabevaldaja" käskkiri, sisemine dokument, väljaminev kiri) dokument. Lisab dokumendi hõlmamisel andmeväljale "Teabevaldaja" automaatselt saatja asutuse nime kui dokument on asutusele edastatav dokument (nt sissetulev kiri, asutusele esitatud aruanne). Füüsilise isiku pöördumiste teabevaldajaks on asutus, kes dokumendi sai. Lisatud väärtust on võimalik käsitsi muuta JPP eest vastutajal, dokumendihalduril, arhivaaril, administraatoril. Teabevaldaja andmevälja täpsem kirjeldus avalikustamise nõuete juures. 6 Andmevälja info Võimaldab administraatoril, peaadministraatoril, süsteemiadministraatoril seadistada andmevälja info kandumise pärimine dokumendilt algatusdokumendilt jätkudokumendile (järg- ja/või vastusdokumendile). järgedele/vastustele Nt on võimalik lepingu kehtivuse/lõpetamise kuupäev panna kanduma lepingu lisadele. Kui väli jätkudokumendil (järg- ja/või vastusdokumendil) on varasemalt täidetud, andmevälja väärtust ei muudeta. 7 Andmevälja info Võimaldab administraatoril, peaadministraatoril, süsteemiadministraatoril seadistada andmevälja info kandumise pärimine dokumendil dokumendi ühelt andmeväljalt teisele. Nt on võimalik lepingu "Reg kpv" seadistada kanduma täiendavale andmeväljale "Alguskuupäev". Kui "Alguskuupäev" on kasutaja käsitsi lisatud, andmevälja väärtust üle ei kirjutata. 8 Tingimuslik andmeväli Tingimuslik andmeväli on valikuga seotud andmeväli (nt valikuväli, klassifikaator, märkeruut), mille valitud väärtus määrab: millised täiendavad andmeväljad konkreetse dokumendiliigi puhul kasutajale kuvatakse; milliste täiendavate andmeväljade täitmine on kohustuslik või mittekohustuslik. Süsteem peab võimaldama määrata andmevälja tingimuslikuks. Tingimusliku andmevälja iga võimaliku väärtusega peab olema võimalik siduda: üks või mitu täiendavat andmevälja; iga seotud andmevälja nähtavus; iga seotud andmevälja kohustuslikkus. Seotud täiendavad andmeväljad kuvatakse kasutajale ainult juhul, kui vastav tingimusliku andmevälja väärtus on valitud. 9 Mitmetasandiline Tingimuslikul andmeväljal võivad olla seotud täiendavad andmeväljad, mis omakorda käituvad tingimuslike tingimuslikkus andmeväljadena. Süsteem peab toetama tingimuslike andmeväljade mitmetasandilist (hierarhilist) loogikat. Näiteks dokumendiliigil "Leping" on tingimuslik andmeväli "alamliik" väärtustega "töövõtuleping, käsundusleping, ostu- müügileping jne". Ostu-müügilepingu väärtuse valikuga kuvatakse kasutajale täiendavad andmeväli "Garantii", mille väärtused on "Jah", "Ei". Kui kasutaja valib "Jah", siis kuvatakse täiendav andmeväli "Tähtaeg". 10 Tingimusliku Kui kasutaja muudab dokumendil tingimusliku andmevälja väärtust, peab süsteem: andmevälja väärtuse muutmine koheselt uuendama kuvatavaid ja kohustuslikke andmevälju vastavalt uuele väärtusele; käsitlema olukordi, kus: varasemalt sisestatud andmed ei kuulu enam uue väärtuse alusel kuvatavate andmeväljade hulka; sellisel juhul eemaldab süsteem need andmeväljad ja nendes sisalduvad andmed dokumendilt. 11 Tingimuslikud Süsteem peab võimaldama kasutada: andmeväljad ja otsing tingimuslikke andmevälju, nende väärtusi, ning tingimusliku loogika alusel kuvatavaid täiendavaid andmevälju otsingutes ja filtreerimisel samaväärselt teiste andmeväljadega. 12 Dokumendi mallide ja Süsteem peab võimaldama siduda dokumendimalli tingimusliku andmeväljaga (nt andmeväli „Alamliik“). andmeväljade sidumine tingimuslike Ühte dokumendimalli peab olema võimalik siduda: andmeväljadega mitme tingimusliku andmevälja väärtusega; nii dokumendiliigi kui ka tingimusliku andmevälja (nt alamliigi) alusel. Ühe dokumendiliigi ja konkreetse tingimusliku andmevälja väärtusega peab olema võimalik siduda mitu dokumendimalli. Näide: Alamliik on ostu-müügileping, lepingule kuvatakse täiendavad andmeväljad, mis on seotud antud alamliigi andmeväljadega (nt "kehtivus") ning kui valida kehtivuse väärtuseks "tähtajaline" lisandub täiendav andmeväli "tähtaeg". 13 Malli valiku loogika Kui dokumendiliigi ja tingimusliku andmevälja konkreetse väärtusega on seotud: dokumendi loomisel ainult üks dokumendimall, täidetakse dokumendi loomisel malli valik automaatselt; rohkem kui üks dokumendimall, kuvab süsteem kasutajale vastava valikuloendi. Andmevälja "Alamliik" väärtustega võivad olla seotud erinevad dokumendimallid. 14 Dokumendimallide Süsteem peab võimaldama kuvada dokumendimallide loendis täiendava informatsioonina: loendi täiendav info seotud tingimusliku andmevälja (nt „Alamliik“) väärtuse. 15 Tingimuslik loogika Süsteem peab võimaldama iga dokumendimalli puhul määratleda dokumendiliigiga seotud tingimuslikke loogikaid, mallis mille alusel juhitakse dokumendis kuvatavat sisu. Dokumendimalli standardtekstid ja plokid peavad olema tingimuslikult kuvatavad või peidetavad, lähtudes dokumendi andmeväljade väärtustest. Tingimuslik loogika peab olema seadistatav dokumendimalli tasemel ning rakenduma automaatselt dokumendi loomisel ja muutmisel. Kasutaja ei juhi tingimusliku sisu nähtavust käsitsi dokumendis, sisu kuvatakse või peidetakse süsteemi poolt vastavalt kehtivatele tingimusreeglitele. Näide 1: Tingimuslik ploki kuvamine isikuandmete alusel Dokumendimall sisaldab eeldefineeritud isikuandmete plokki, mille kuvamine sõltub konkreetse andmevälja väärtusest. Funktsionaalne nõue: Kui kasutaja loob dokumendimalli alusel dokumendi ja määrab andmeväljal „Dokument sisaldab isikuandmeid“ väärtuseks „Jah“, peab süsteem kuvama dokumendis isikuandmete käsitlemist kirjeldava ploki. Kui sama andmevälja väärtuseks on „Ei“, ei tohi süsteem vastavat plokki dokumendis kuvada. Täpsustused: isikuandmete plokk on dokumendimallis eeldefineeritud; ploki kuvamine või peitmine toimub automaatselt tingimusreegli alusel; kasutaja ei saa ploki nähtavust dokumendis käsitsi muuta. Andmevälja väärtuse lisamisel või muutmisel peab süsteem uuendama vastava isikuandmete ploki kuvamist dokumendis automaatselt. Näide 2: Tingimuslik teksti kuvamine allkirjastaja ja volituse alusel Dokumendiga võib olla seotud üks või mitu allkirjastajat. Iga allkirjastaja kohta on süsteemis eelnevalt määratud volitus, mis peab kajastuma dokumendis. Funktsionaalne nõue: Kui kasutaja loob dokumendi dokumendimalli alusel ja määrab andmeväljal „Kinnitaja“ ühe või mitu allkirjastajat, peab süsteem dokumendis kuvama iga valitud allkirjastaja kohta: allkirjastaja nime; temaga seotud volituse teksti. Volituse tekst peab pärinema süsteemis eelnevalt seadistatud seostest ning kuvatakse dokumendis automaatselt vastavalt valitud allkirjastajatele. Täpsustused: ühel dokumendil võib olla mitu allkirjastajat; allkirjastajate andmed kuvatakse mallis määratud struktuuri (nt loetelu või plokkide) alusel; iga allkirjastaja volitus on eraldi seadistatav ja seotud konkreetse isikuga; kasutaja ei sisesta ega muuda volituse teksti käsitsi; allkirjastajate lisamisel, eemaldamisel või muutmisel peab süsteem uuendama vastava allkirjaploki sisu dokumendis automaatselt.  Detailotsing Taustaks: Süsteemis on realiseeritud kiirotsing. Detailotsingu eesmärk on võimaldada kasutajal leida süsteemis hallatavaid dokumente, nendega seotud töövooge ja tööülesandeid struktureeritud andmeväljade, staatuste, ajavahemike, osapoolte ja muude otsingukriteeriumite alusel, sh kombineerides mitut otsinguvälja samaaegselt. Detailotsing peab toetama kasutaja tööprotsesse nii operatiivseks asjaajamiseks (nt konkreetse dokumendi, töövoo või tööülesande leidmine) kui ka ülevaate ja kontrolli eesmärgil (nt minu vastutusalas olevad dokumendid, kindlas olekus töövood, tähtajaga tööülesanded). Süsteem peab tagama, et otsingu tulemused on: kooskõlas kasutaja õigustega; reprodutseeritavad (salvestatavad ja taaskasutatavad); kasutatavad edasiseks tööks (veeruseadistus, sorteerimine, filtreerimine, eksport, jagamine); laiendatavad tulevikus (nt teksti esiletõstmine). Detailotsingu ärinõuded süsteemile Nr Märksõna Ärinõue süsteemile 1 Detailotsing, üldnõuded Võimaldab kasutajal avada detailotsingu vaate eraldi kasutajaliidese komponendina (nt nupust „Ava detailotsing“). Võimaldab detailotsingut järgmiste objektide alusel: dokumendid otsing dokumentide andmeväljade alusel töövood otsing dokumentidega seotud töövoogude alusel tööülesanded otsing konkreetsete kasutajatele määratud ülesannete põhjal otsing dokumendipuu tasemete alusel asukoht otsing dokumendipuu tasemete alusel Kui kasutaja on teostanud kiirotsingu, kuvatakse talle otsingu tulemused loendi vaates. Otsingutulemuste juurest on tal võimalik täiendavalt avada detailotsingute vaate otsingu tulemuste täpsustamiseks detailotsingu abiga. "Otsi sisust" väljale, kuvatakse kasutajale kiirotsingu tegemisel kasutatud sisu. 2 Detailotsing, üldnõuded Detailotsing toetab järgmisi otsingu funktsionaalsusi: mitme otsinguvälja samaaegset kasutamist; osalise ja täpse vastega otsingut; kuupäeva andmeväljadel kuupäevavahemikega otsingut ning kiirvalikute kasutamist; suur- ja väiketähtede erinevus ei tohi mõjutada otsingu tulemust; detailotsingus rakendub: ANDloogika erinevate otsinguväljade vahel; ORloogika sama otsinguvälja mitme väärtuse vahel. 3 Kuupäevaväljade otsing ja Võimaldab kuupäeva andmeväljadel otsida nii vabalt määratud kuupäevavahemike kui ka eelseadistatud kiirvalikud kiirvalikute abil. Kuupäeva andmevälja kiirvalikud: Päevapõhised Täna Eile Kuu- ja perioodipõhised Käesolev kuu Eelmine kuu Käesolev kvartal Eelmine kvartal Käesolev aasta Eelmine aasta 4 Teksti- ja numbriväljade Võimaldab teksti- ja numbriväljade otsingus kasutada andmetüübile sobivaid otsingutingimusi. otsingutingimused Toetama järgmisi otsingutingimusi: algab sisaldab ei sisalda võrdub ei võrdu on tühi ei ole tühi Süsteem ei tohi pakkuda otsingutingimusi, mis ei ole konkreetse andmetüübi puhul loogilised. 5 Otsingutulemused, üldnõuded Kuvab otsingu tulemusi kasutajale loendi vaatena. Loendi vaate andmeväljad on: sorteeritavad filtreeritavad otsitav Loendi vaate kirjed on lingitud, mis võimaldab loendi vaatest liikuda otse seotud objektile. Nt dokumendi pealkiri on lingitud, millele klikkides viib süsteem konkreetse dokumendi mittemuudetavasse vaatesse. 6 Detailotsing "Dokumendid" Võimaldab teostada dokumentide alusel detailotsingut. Kuvab otsingu tulemuseks dokumenti/dokumente. Detailotsingu otsi väljad Otsingu tulemite loendi andmeväljad Põhiandmed Vaikimisi otsingu loendi andmeväljad: Pealkiri (dokument) JPP Otsi sisust Reg kpv täistekstiotsing Reg nr (viit + reg nr) Dokumendiliik Pealkiri (dokument, link) Alamliik (andmeväli) Liik (dokumendiliik) Reg nr (viit + reg nr) Saatja/Saaja Asukoht Vastutaja (dokument) dokumendipuu tasandi valik, võimalik Kehtivus valida nii funktsioone, sarju, toimikut kui ka asjatoimikut Otsingu tulemuses kuvatakse välja lisaks Dokumendi vastutaja andmeväljad, mida kasutaja on otsingu Dokumendi kinnitaja teostamiseks kasutanud. Dokumendi looja Märksõna Detailanalüüsis täpsustuvad ärinõuded Mitmikvalik, hierarhia tugi, käsitsi otsimise võimalus (auto-complete) Juurdepääsupiirang Avalik, Asutusesiseseks kasutamiseks Loodud kuupäeva vahemik, kiirvalik (vt otsingu kiirvaliku filtrid) Registreeritud kuupäeva vahemik, kiirvalik (vt otsingu kiirvaliku filtrid) Väline osapool Asutus Käsitsi otsimise võimalus (valikute pakkumine), mitme asutuse otsimise võimalus Isik Käsitsi otsimise võimalus (valikute pakkumine), mitme asutuse otsimise võimalus Välise osapoole dokumendi reg nr (viit + reg nr) Detailanalüüsis täpsustuvad ärinõuded 7 Detailotsing "Asukoht" Võimaldab teostada dokumendipuu detailotsingut. Kuvab otsingu tulemuseks tasandi/tasandid. Detailotsingu otsi väljad Otsingu tulemite loendi andmeväljad Asukoht Vaikimisi otsingu loendi andmeväljad: Tasand Tasand funktsioon, sari, toimik, asjatoimik Tähis Asukoht Nimetus (asukoht) otsib sarnaselt dokumendipuu otsingule Vastutajad (tasandi vastutaja(d)) (nimetus, viit) Avamine dokumendipuu tasandi valik, võimalik Sulgemine valida nii funktsioone, sarju, toimikut kui Staatus (tasand) ka asjatoimikut Vastutajad (tasandi vastutaja(d) Otsingu tulemuses kuvatakse välja lisaks Märksõnad andmeväljad, mida kasutaja on otsingu Juurdepääsupiirang teostamiseks kasutanud. Avalik, Asutusesiseseks kasutamiseks Staatus (tasand) Detailanalüüsis täpsustuvad ärinõuded Avatud, Suletud, Ootel Avamise aeg kuupäeva vahemik, kiirvalik (vt otsingu kiirvaliku filtrid) Sulgemise aeg kuupäeva vahemik, kiirvalik (vt otsingu kiirvaliku filtrid) Detailanalüüsis täpsustuvad ärinõuded 8 Detailotsing "Töövood" Võimaldab teostada dokumentidega seotud töövoogude detailotsingut. Töövoo otsingu tulemuseks kuvatakse dokumenti. Detailotsingu otsi väljad Otsingu tulemite loendi andmeväljad Dokument Vaikimisi otsingu loendi andmeväljad: Pealkiri (dokument) Pealkiri (dokument, link) Liik (dokumendiliik) Liik (dokumendiliik) Töövoo vastutaja Töövoo andmed Töövoovastutaja struktuuriüksus Töövoo staatus Töövoo vastutaja Töövoo vastutaja struktuuriü Otsingu tulemuses kuvatakse välja lisaks andmeväljad, mida kasutaja ksus on otsingu teostamiseks kasutanud. Töövoo algatamise kuupäev Töövoo lõpetamise kuupäev Detailanalüüsis täpsustuvad ärinõuded Töövoo staatus (uus, töös, peatatud, lõpetatud) Detailanalüüsis täpsustuvad ärinõuded 9 Detailotsing "Tööülesanded" Võimaldab teostada dokumentidega seotud tööülesannete detailotsingut. Töövoo otsingu tulemuseks kuvatakse dokumenti. Detailotsingu otsi väljad Otsingu tulemite veerud tabelis Dokument Vaikimisi otsingu loendi andmeväljad: Pealkiri (dokument) Pealkiri (dokument, link) Liik (dokumendiliik) Liik (dokumendiliik) Tööülesande täitja Tööülesanne Tööülesande täitja struktuuriüksus Tööülesande tüüp Tööülesande tüüp Tähtaeg (tööülesanne) Tööülesande tähtaeg Tööülesande staatus Tööülesande andja Tööülesande täitja Otsingu tulemuses kuvatakse välja lisaks andmeväljad, mida Tööülesande täitja struktuuriüksus kasutaja on otsingu teostamiseks kasutanud. struktuuriüksus kuhu täitja kuulub Detailanalüüsis täpsustuvad ärinõuded Tööülesande saamise kuupäev töövoo staatus muutus töös kuupäeva vahemik, kiirvalik Tööülesande täitmise kuupäev töövoog staatus muutus lõpetatuks kuupäeva vahemik, kiirvalik Tööülesande staatus (uus, töös, lõpetatud, peatatud, katkestatud) Detailanalüüsis täpsustuvad ärinõuded 10 Otsingu veergude seadistamine, Võimaldab kasutajal otsingutulemuste loendi vaates: üldnõuded lisada ja eemaldada veerge; valida veergudeks kõik andmeväljad, millele kasutajal on ligipääs. Kui otsing on piiratud konkreetsete dokumendiliikidega, peab süsteem pakkuma veergude lisamisel vastavate dokumendiliikide andmevälju. 11 Õigused, üldnõuded Kuvab kasutajale ainult neid dokumente ja andmevälju, millele tal on ligipääsuõigus. Ei kuva objekte, millele kasutajal puudub õigus (nt loendite kaudu). 13 Otsingu salvestamine, kasutaja Võimaldab kasutajal salvestada endale otsingu, määrata sellele nimetuse. (sh õigus) Salvestatud otsingusse peab talletuma kasutaja poolt määratud otsingu seadistus tervikuna, sh vähemalt: otsingu tingimused ja filtrid; valitud otsinguväljad ja nende väärtused; tulemuste sorteerimine. Kuvab salvestatud otsingut/otsinguid kasutajale vasakmenüüsse "Salvestatud otsing". Võimaldab salvestatud otsingut taasavada "Salvestatud otsing" menüüst ja vastava detailotsingu juurest (detailotsingupõhiselt, kasutajapõhiselt). 14 Otsingu salvestamine, Võimaldab administraatoril salvestada otsinguid teistele kasutajatele/kasutajatele või kasutajagrupile/- administraator kasutajal gruppidele, määrata sellele nimetus. (sh õigus) Võimaldab teisele kasutajatele/kasutajatele või kasutajagrupile/-gruppidele salvestatud detailotsingu taasavada detailotsingu juurest (detailotsingupõhiselt). Võimaldab teistele kasutajatele/kasutajatele või kasutajagrupile/-gruppidele salvestatud otsingut muuta ja kustutada. Kasutaja ei saa eemaldada administraatori salvestatud otsingut menüüst "Salvestatud otsing". 15 Salvestatud otsingule Võimaldab salvestatud otsingutele lisada ajutiselt kuvatavaid täiendavaid andmevälju (avan otsinu ja lisan andmeväljade lisamine, loendi vaatesse täiendava andmevälja, mida kuvab seniks kuni kasutaja on otsingul). salvestatud otsingust uue otsingu salvestamine Võimaldab salvestatud otsingule lisada andmevälju ja salvestada selle uue salvestatud otsinguna. 16 Otsingu tulemuste eksport, Võimaldab otsingutulemuste eksporti xlsx- ja csv-vormingus, arvestades: üldnõuded kasutaja määratud veerge; sorteerimist, filtreid, otsingut; kasutaja õigusi. Ekspordib kõik tulemid, mis on jaotatud erinevate lehekülgede vahel. Eksporditud failis peavad olema dokumendi pealkirjad lingitud, et igalt kirjelt on võimalik liikuda otse süsteemi vastava dokumendi juurde.  Dokumendipuu ja aastavahetus Taust: Nõuded kirjeldavad dokumendipuu ja dokumentide haldamisega seotud funktsionaalsusi ning süsteemi käitumist nende loomisel, muutmisel ja kasutamisel. Realiseeritud funktsionaalsused tabelis halli taustaga. Realiseerimist vajavad nõuded on valge taustaga. Tabelites ristid "x" tähistavad, millisele dokumendipuu tasandil vastav nõue kehtib. Dokumendipuu (sh asjatoimiku) ärinõuded süsteemile Nr Märksõna Ärinõue süsteemile Organi- Funktsioon Sari Toimik Asjatoimik satsioon 1 Loomine, muutmine Võimaldab arhivaaril, administraatoril, peaadministraatoril, x x x x x süsteemiadministraatoril luua/muuta dokumendipuu tasandeid. 2 Loomine Kuvab järelevalvele dokumendipuu tasandeid. x x x x x 3 Loomine Võimaldab luua tasandi sulgemata üleneja alla. x x x x 4 Loomine Liigitustasandite mahule ja arvule ei ole tehnilisi piiranguid. x x x x x 5 Loomine Uue tasandi lisamiseks peab lisaja olema dokumendipuus x x x x üleneval tasandil. Uue tasandi loomisel/olemasoleva tasandi muutmisel võimaldab tasandile metaandmete määratlemist, kontrollib kõikide 6 Loomine, muutmine x x x x x kohustuslike väljade täitmist. Puuduse kohta annab süsteem teavituse. 7 Loomine Võimaldab lisada dokumente. x x 8 Kuvamine Dokumendipuus on uus ja vana dokumendipuu visuaalselt x eristatavad. 9 Kuvamine Dokumendipuus on avatud, suletud tasandid eristatavad. x x x Nr Märksõna Ärinõue süsteemile Organi- Funktsioon Sari Toimik Asjatoimik satsioon 10 Kuvamine x x x x x Dokumendipuu/tasandite staatused on: avatud, suletud, ootel. (dokumen dipuu) Kuvab tasandeid neljaastmeliselt (alates org). 11 Kuvamine Ei lase lisada tasandeid dokumendipuu tasandite loogikast x x x x erinevasse kohta (nt sarja toimiku alla). 12 Kuvamine Kuvab kõiki tasandis olevate üksuste arvu (dokumentide arvu). x x x 13 Kuvamine Dokumendipuu tasandi nimetused toimivad lingina, millele x x x x x vajutades kuvatakse tasandi detailsemad andmed (nt sarjad funktsioonis, dokumendid toimikus). 14 Kuvamine Igal kasutajal, kes töötab sarja, toimiku või dokumendiga, peab x x x x x olema võimalus näha selle sarja, toimiku või dokumendi konteksti ehk teisisõnu tema metaandmeid ja tema ülenevat toimikut või sarja (sarju); samuti peab ta saama sarja, toimiku või dokumendi kaudu neisse ülenevaisse olemitesse liikuda. Märkus: Konteksti peab olema võimalik näha ilma sarjast või toimikust lahkumata, nii et töö toimikuga saaks katkestusteta jätkuda. 15 Kuvamine/õigused Dokumendipuu tasandite nimekirjas kuvatakse kasutajale kõikide x x x x tasandite pealkirjad, olenemata, kas kasutajal on tasandile õigus või ei. Toimiku loendi vaates, millele kasutajale õigused puuduvad, kasutaja dokumente ei näe. 16 Kuvamine/õigused - Võimaldab piirata asjatoimiku nägemise õiguseid (kasutaja ei näe x asjatoimik dokumendipuu vaates asjatoimikut, kui tal puuduvad õigused). 17 Muutmine Võimaldab muuta loodud dokumendipuu tasandi infot (nii avatud x x x x kui suletud tasandil). (lisaks loomisele on võimalik ka olemasolevat tasandit muuta, nt: täpsustada pealkirja, liigituskeemi muutmine) Nr Märksõna Ärinõue süsteemile Organi- Funktsioon Sari Toimik Asjatoimik satsioon Võimaldab dokumenti ümber tõsta (ümber liigitada). Ümberliigitamisel muutub dokumendi viit (sari) uue 18 Muutmine x x liigitusüksuse järgi, kui dokument on registreeritud, siis dokumendinumber jääb samaks. 19 Kustutamine Võimaldab kustutada ainult neid dokumendipuu tasandeid, mille x x x x koosseisus ei ole alamtasandeid (sh dokumente). Kustutamisel küsib teistkordset kinnitust dokumendipuu tasandi kustutamise kinnitamiseks. Kustutamise kinnitamise vaates kuvatakse dokumendipuu tasandi nimetus ja alltasandite loetelu (olemasolul). Alltasandi olemasolul kuvatakse teade: "Kirjet ei saa kustutada kuna sisaldab alltasandeid/dokumente". Toimingut on võimalik katkestada. Kustutamise teistkordsel kinnitamisel kustutatakse dokumendipuu tasand. 20 Otsing, kuvamine Võimaldab dokumendipuu loendis väärtuseid sorteerida, x x x x filtreerida ning kasutada otsingut. Dokumendipuud on võimalik sirvida liigitustasandite ja dokumentide leidmiseks. St, et vajutades tasandi ees märgil avatakse/suletakse vastavas dokumendipuu tasandil sisalduvate alluvate loetelu. Otsing otsib vastet tasandi tähistest ja pealkirjadest. Võimaldab dokumendi ja toimiku vahel luua seoseid. 21 Seos x Seoste lisamine on kirjeldatud eraldi nõuetena Andmeväli - Võimaldab määrata, millised liigid on lubatud, pärib alanejale. x(päritav, 22 x muudetav) x(päritav) "Dokumendiliigid" Andmeväli: "Dokumendiliigid" Nr Märksõna Ärinõue süsteemile Organi- Funktsioon Sari Toimik Asjatoimik satsioon 23 Andmeväli - Võimaldab määrata dokumendipuu tasandile (sari) loendurit. x Toimik pärib loenduri sarjalt, toimiku vaates loenduri infot ei "Loendur" kuvata Andmeväli: "Loendur" 24 Andmeväli (nt Võimaldab seadistada dokumendipuus sarja tasandil asjatoimiku märkeruut)- loomise. x "Luba asjatoimikud" Märkeruut: "Luba asjatoimikud" 25 Andmeväli - Võimaldab luua asjatoimikutele loenduri, mille alusel omistatakse asjatoimikutele järjestikune number. Loendurit saab "Asjatoimiku siduda ühe või mitme sarjaga" x loendur" Nt märkeruut: "Asjatoimiku toimiku loendur". 26 Andmeväli - Võimaldab seadistada dokumendipuus sarja tasandil asjatoimiku loomise õigusega kasutajad. "Asjatoimiku x looja(d)" Andmeväli: "Asjatoimiku looja(d)" Vaikimisi on andmeväli tühi, kasutajatel puuduvad õigused. Nr Märksõna Ärinõue süsteemile Organi- Funktsioon Sari Toimik Asjatoimik satsioon 27 Andmeväli (valikäli)- Võimaldab sarjal seadistada, kas asjatoimikus kasutatakse dokumentide registreerimisel sarja- või toimikupõhist loendurit. "Asjatoimiku loendur" Valikväli: "Asjatoimiku loendur" (valikud: "Kasuta sarja loendurit", "Kasuta toimikusisest loendurit") Võimaldab asjatoimikusse loodavate dokumentide loendurina kasutada: x(päritav) , muudetav rollidel • sarjal märgitud loendurit: "Kasuta sarja loendurit" või • kasutada toimikusisest loendurit: "Kasuta toimikusisest x administraator, peaadministraator, loendurit" süsteemiadministra o vaikimisi väärtus "0", alustab dokumentide ator) nummerdamist 1-st o kuvab väärtust asjatoimiku andmeväljana, võimaldab väärtust muuta administraatoril, peaadministraatoril, süsteemiadministraatoril (ei ole eraldi loodud loendur) Valikväli: "Asjatoimiku loendur" (valikud: "Kasuta sarja loendurit", "Kasuta toimikusisest loendurit") 28 Lisamine - Võimaldab luua eelseadistada asjatoimiku liike. x asjatoimiku liigid Asjatoimiku liik on administraatori poolt eelseadistatud asjatoimik, millele on eelnevalt määratud kindlad seadistused (sh täiendavad andmeväljad ja tingimused, seotus ühe või mitme sarjaga jm). Asjatoimiku liik võimaldab eristada eri eesmärgiga ja kasutusega asjatoimikuid ning tagada nende ühtne käsitlus süsteemis. Lisamine - Võimaldab arhivaaril, administraatoril, peaadministraatoril, asjatoimiku liigid- süsteemiadministraatoril luua/muuta eelseadistatud asjatoimiku lisamine, muutmine liike. Nupp: "Loo asjatoimiku liik", "Salvesta", "Muuda" Lisamine - Asjatoimiku liigi loomise andmeväljad: asjatoimiku liigid- andmeväljad Identifikaator* Identifikaator Asjatoimiku liigi nimetus* Tekstiväli Kirjeldus Tekstiväli Kasutusel Märkeruut Asjatoimiku liigi süsteemsed andmeväljad (kuvatakse ka asjatoimiku loomisel): Vaikimis andmeväljad, mida ei saa eemaldada asjatoimiku liigi loomisel (suures osas ühtsed toimiku andmeväljadega, v.a. "Luba vastuste ja järgede lisamine suletud toimikusse", mida asjatoimikul ei kastutata) Andmeväli Andmevälja Selgitus tüüp Asjatoimiku Tekstiväli Asjatoimiku loomisel nimetus kohustuslik. Kirjeldus Tekstiväli Tähis Tähis Asjatoimiku loomisel automaatselt asjatoimiku loendurist, mis on seadistatud sarjal. Juurdepääsupiirang Juurdepääsu- Asjatoimiku loomisel piirang pärib sarjalt, võimaldab muuta (sarnaselt toimikuga). Nr Märksõna Ärinõue süsteemile Organi- Funktsioon Sari Toimik Asjatoimik satsioon Dokumendiliigid Dokumendi- Asjatoimiku loomisel liigid pärib sarjalt, võimaldab muuta (sarnaselt toimikuga). Asjatoimiku 1 kasutaja Asjatoimiku loomisel vastutaja vaikimisi asjatoimiku looja, võimaldab muuta. Märkused Tekstiväli Kehtivusaeg kuupäev, kuupäev Seotud kasutajad, Kasutaja, - grupid kasutajagrupid (kasutajad, kes saavad antud liigi alusel asjatoimikuid luua) *kohustuslik Nr Märksõna Ärinõue süsteemile Organi- Funktsioon Sari Toimik Asjatoimik satsioon Lisamine - Võimaldab lisada asjatoimiku liigile olemasolevaid andmevälju asjatoimiku liigid - ja/või andmeväljade gruppe. andmeväljade lisamine asjatoimiku Asjatoimik täiendava andmeväljad, mille lisab administraator liigile asjatoimiku liigi seadistamisel (kuvatakse asjatoimiku loomisel): Andmeväli Andmevälja Selgitus tüüp Täiendavalt Uus või Täiendavate lisatud olemasolev andmeväljade andmeväljad andmeväli või lisamisel võimaldab andmeväljade mh märkida, kas grupp andmeväli on kohustuslik või mitte. Nupud: • "Lisa andmeväli" • "Lisa andmeväljade grupp" • "Salvesta" • "Kustuta" Lisamine - Asjatoimiku liikide loendi vaate andmeväljad on: asjatoimiku liigid - asjatoimikute liikide Loendi Asjatoimi Identifi Kirjeldus Kasutusel loendi vaade andmevälja ku liigi kaator nimetus nimetus Andmeväli otsida otsida otsida järjestada võimaldab (jah/ei) Nr Märksõna Ärinõue süsteemile Organi- Funktsioon Sari Toimik Asjatoimik satsioon Lisamine - Kuvab andmeväljade ja - gruppide loendi vaates andmeväljaga asjatoimiku liigid - seotud asjatoimiku liike "Asjatoimik liigid" tulpa. andmeväljade ja - andmeväljagruppide Nt: loendi vaade Lisamine - x Võimaldab administraatoril, peaadministraatoril, asjatoimiku liigid - süsteemiadministraatoril seadistada asjatoimiku liigi sarjal. sarjaga sidumine Lisamine - Võimaldab kustutada asjatoimiku liigi kui liik ei ole seotud ühegi asjatoimiku liigid - sarjaga. kustutamine Olemasolevad, juba kustutatava asjatoimiku liigi alusel loodud asjatoimikud ja nende andmed säilivad. Lisamine - asjatoimiku liigid - Logib asjatoimiku liigiga tehtavad tegevused. logi Lisamine - Võimaldab vaadata erinevaid asjatoimiku liigiga seotud asjatoimiku liigid - versioone. versioonid 29 Lisamine - asjatoimik Võimaldab asjatoimiku luua/muuta "Asjatoimiku looja(d)" x andmeväljale märgitud kasutajatel, kastajagruppidel. Kui "Asjatoimiku looja(d)" andmeväli on väärtustamata, võivad asjatoimikuid luua kõik kasutajad. 30 Lisamine - Võimaldab asjatoimiku luua (lisaks sarjalt loomisele) x asjatoimik dokumendilt kui dokument on sarjas, kus on administraatori poolt seadistatud vajalikud tingimused (asjatoimik, kasutajal on õigused luua asjatoimikut). Nr Märksõna Ärinõue süsteemile Organi- Funktsioon Sari Toimik Asjatoimik satsioon Andmeväli - Võimaldab toimikule määrata vastutaja(d). x(päritav, 31 x muudetav) "Vastutaja(d) Andmeväli: "Vastutaja(d) Võimaldab lisada märksõnu. Andmeväli - Andmeväli: "Märksõnad" x(päritav, x(päritav, 32 x(valikuline) muudetav) muudetav) "Märksõnad" Märksõnade nõuded kirjeldatud eraldi Võimaldab lisada tasandi lemmikuks. Andmeväli (nupp) - Nupp: "Lisa lemmikuks" 33 x x x "Lisa lemmikuks" Lemmikute nõuded kirjeldatud eraldi 34 Andmeväli Võimaldab konfigureerida dokumentide automaatset x(valikuline) x või x(päritav, (märkeruut) - väljasaatmist. x(päritav, muudetav) muudetav) "Luba automaatne Märkeruut: "Luba automaatne väljasaatmine" x(päritav, väljasaatmine" muudetav) Automaatse saatmise nõuded kirjeldatud eraldi. Andmevälja vajadus täpsustub detailanalüüsil.  Võimaldab toimikute loomist, avamist (sh taasavamist) ja sulgemist (sh taassulgemist). Süsteem peab võimaldama toimikul olla järgmistes staatustes ning rakendama vastavaid piiranguid ja õigusi: Toimik staatuses "Avatud" • Toimikusse on võimalik lisada uusi dokumente: o algatusdokumente (MVP); o jätkudokumente (järg- ja vastusdokumente) vastavalt sarja seadistusele (põhitoode). • Toimikus olevaid dokumente on võimalik liigitada ümber. Toimiku staatused, • Dokumendi andmevälju on võimalik muuta vastavalt: o dokumendi staatusele; Andmeväli (kuupäeva o kasutaja õigustele. vahemik) - Toimik staatuses "Suletud" 35 "Kehtivusaeg" x x • Toimikusse ei ole võimalik lisada uusi algatusdokumente Nupud: "Sulge", (MVP). "Taasava" • Jätkudokumentide (järg- ja vastusdokumentide) lisamine on lubatud ainult juhul, kui see on sarja seadistustes ette (sh õigus) nähtud (põhitoode). • Toimikus olevaid dokumente on võimalik liigitada ümber. • Dokumendi andmevälju on võimalik muuta vastavalt (sh lisamaterjali lisamist): o dokumendi staatusele, o kasutaja õigustele. Toimiku sulgemine on automaatne tegevus kui eelnevalt on vastavad tingimused (sulgemise kuupäev) toimikule märgitud. Kui toimikule sulgemisega seotud tingimusi ei ole märgitud, siis sulgeb toimiku kasutaja, kui sellega seotud tegevused on tehtud, märkides toimikule sulgemise kuupäeva. Nr Märksõna Ärinõue süsteemile Organi- Funktsioon Sari Toimik Asjatoimik satsioon Taasavada saab toimikut, kui üleneja on staatuses avatud. Toimiku sulgemiseks või taasavamiseks on vajalikud administraatori, arhivaari või vastutaja õigused toimikule. Nupud: "Sulge", "Taasava" Toimiku taasavamine ei muuda toimiku algset avamise aega. 36 Avamine, sulgemine Toimiku avamise ajaks on alati esmane avamise aeg. Kui toimik on suletud ja toimiku metaandmetes on lubatud jätkudokumentide (vastus- ja järgdokumentide) lisamine pärast asjaajamisaasta lõppu, siis: Andmeväli • toimikusse ei saa lisada uusi algatusdokumente; (märkeruut) - Asjatoimi • toimikus olevatele dokumentidele on võimalik lisada kule antud jätkudokumente (vastus- ja järgdokumente) kuni 2 kuu „Luba funktsionaa 37 jooksul pärast asjaajamisaasta lõppemist; x x jätkudokumentide lsus ei • enne toimiku sulgemist algatatud ja pooleli olevad lisamine rakenduks menetlused jätkuvad; asjaajamisaasta • dokumente saab liigitada ümber; lõppedes“ • dokumentidele saab luua tavaseoseid. Andmeväli: „Luba jätkudokumentide lisamine asjaajamisaasta lõppedes“ Loob automaatselt uue periooditoimiku kui sarja/toimiku Andmeväli metaandmetes on valitud valik „Loo automaatselt uue perioodi toimik“. Asjatoimiku (märkeruut) - le antud 38 x funktsionaal „Loo automaatselt Funktsionaalsus ei rakendu asjatoimikule. sus ei uue perioodi toimik“ rakenduks Andmeväli: „Loo automaatselt uue perioodi toimik“ Andmeväli Pärib ADR-is avaldamise, kui see on dokumendiliigil märgitud. (märkeruut) - 39 x Võimaldab pärimise katkestada. "ADR" Nr Märksõna Ärinõue süsteemile Organi- Funktsioon Sari Toimik Asjatoimik satsioon Dokumendipuuga seonduvad tegevused logitakse (nt avamine, sulgemine, jne). Logi on iga tasandi juures, sh dokumendipuu avamise kuupäev; dokumendipuu sulgemise kuupäev (sh muudatused) 40 Logi x x x x x logitakse. Uute funktsionaalsuste lisamisel, täienevad ka logid. MVPs funktsionaalsuste logid on realiseeritud MVPs, põhitootes lisanduvate funktsionaalsustega seonduvad logid tuleb realiseerida põhitootes. Dokumendipuu - aastavahetuse ärinõuded süsteemile Nr Märksõna Ärinõue süsteemile Realiseeritud: • kasutaja saab toimiku sulgeda vajutades Toimikul nupule "Sulge" • Toimik sulgeb automaatselt, kui toimikule on märgitud sulgemise kuupäev. 1 Automaatne toimiku Lisab toimiku perioodi lõppedes "Kehtivusaeg" lõppkuupäeval kell 23.59 toimiku staatuseks "Lõpetatud". sulgemine 2 Automaatne toimiku loomine Loob automaatselt uue perioodi toimiku kell 00.01 kui: • eelneva perioodi toimik on lõpetatud; • sarja metaandmetes on valitud "loo automaatselt uue perioodi toimik". Uue toimiku loomisel: • määrab uue toimiku kehtivuse ajaks 1 aasta; • pärib sarjalt toimikule päritavad andmed ja seadistused; • märgib uue toimiku avamise ajaks toimiku loomise aja; • lisab uuele toimikule tähiseks suletud toimiku tähise+1, kui tähis on märgitud;  Nr Märksõna Ärinõue süsteemile • märgib vana toimiku staatuseks "Suletud". Märkeruut: "Loo automaatselt uue perioodi toimik" 3 Sulgemine järg- ja Võimaldab jätkudokumendi (järg ja/või vastusdokumendi) lisamist (seda muuta, menetleda) kui valitud on vastusdokumentide lisamisega metaandmetes "Luba jätkudokumentide lisamine asjaajamisaasta lõppedes" (2 kuud) Märkeruut: "Luba jätkudokumentide lisamine asjaajamisaasta lõppedes" Vihjemullis tekst: "2 kuu jooksul on võimalik lisada jätkudokumente." Näide: Kui aastavahetusel toimik suletakse, siis varasema aasta toimikusse on seejärel võimalik lisada 2 kuu jooksul vaid olemasolevatele dokumentidele jätkudokumente (järgesid ja vastuseid) kui toimiku metaandmetes on tehtud valik „luba jätkudokumentide lisamine asjaajamisaasta lõppedes“. 2 kuu möödumisel ei ole võimalik toimikusse enam ka jätkudokumente lisada. Vajaduse korral saab seejärel lisada (nt eri aasta) dokumentide vahele tavalisi seoseid. Kui metaandmetes valikut „luba jätkudokumentide lisamine asjaajamisaasta lõppedes“ tehtud ei ole, ei ole ka võimalik toimiku sulgemisel vastuste/järgede lisamine. 4 Sulgemine järg- ja Ei võimalda jätkudokumendi (järg- ja vastusdokumentide) lisamist kui valitud ei ole metaandmetes "Luba vastusdokumentide lisamise jätkudokumentide lisamine asjaajamisaasta lõppedes". võimaluseta 5 Järjed, vastused suletud Võimaldab suletud toimikus juba loodud jätkudokumendi (järg- või vastusdokumendi) muutmist, toimikus menetlemist (dokumendi staatusest tulenevalt). 6 Tööülesannete täitmine Võimaldab suletud toimikus täita tööülesandeid. 7 Loendur Loendurid, mille on valitud "Nullitakse automaatselt asjaajamisaasta alguses", nullitakse automaatselt asjaajamisaasta alguses. 8 Seos Võimaldab igas staatuses asjatoimikutele/dokumentidele lisada tavaseoseid. Dokumendipuu andmeväljad *kohustuslikud andmeväljad Nr Andmeväli Andmevälja tüüp Org. Funk. Sari Toimik Asjatoimik Üldandmed 1 Identifikaator * identifikaator x x x x x 2 Staatus automaatne (avatud, suletud) x x x x x 3 Tähis * tekstiväli x x(päritav, x(päritav, x(tekib salvestamisel muudetav) muudetav) automaatselt asjatoimiku loendurist) 4 Eelnev(ad) tähis(ed) tekstiväli x x x 5 Nimetus * tekstiväli x x x x x 6 Kirjeldus tekstiväli x x x x x 7 Dokumendiliigid * lahenduse pakub arendusmeeskond x x(päritav, x(päritav) muudetav) 8 Loendur * valikväli (loendur) x • valik loenduritest • valik asjatoimiku loenduritest 9 Luba asjatoimikud märkeruut x 10 Asjatoimiku liik valikväli (asjatoimiku liigid) x 11 Asjatoimiku loenduri liik valik: x • sarja loendur=asjatoimiku viit+ sarja loendurist dokumendi nr • toimikupõhine loendur=toimiku viit+nr alates 1-st 12 Asjatoimiku liigil x seadistatud andmeväljad Nr Andmeväli Andmevälja tüüp Org. Funk. Sari Toimik Asjatoimik 13 Asjatoimiku vastutaja x(kohustuslik, vaikimisi looja, muudetav) 14 Asjatoimiku looja(d) kasutaja(d), grupp x 15 Vastutaja(d) kasutaja/kasutajad/struktuuriüksus/grupp x x(päritav, muudetav) 16 Kehtivusaeg avamine "kuupäev" (vaikimisi x x x "täna"), sulgemine "kuupäev" (vaikimisi tühi, ei ole kohustuslik 17 Luba vastuste ja järgede märkeruut x lisamine asjaajamisaasta lõppedes 18 Loo automaatselt uue märkeruut x ei teki perioodi toimik automaatselt kunagi uut 19 Märksõnad x(valikuline) x(päritav, x(päritav, muudetav) muudetav) 20 Märkused tekstiväli x x x x x 21 ADR märkeruut x(päritav liigilt, x(päritav) x(päritav) muudetav) Juurdepääsupiirang 22 Juurdepääsupiirang * valikväli (AK, AVALIK) x x(päritav, x(päritav, muudetav) muudetav) 23 Juurdepääsupiirangu alus mitme valikuga valikväli (JPP x x(päritav, x(päritav, muudetav) muudetav) (kohustuslik kui JPP on klassifikaator) valitud "AK) 24 Kasutaja õiguste haldus x x x Nr Andmeväli Andmevälja tüüp Org. Funk. Sari Toimik Asjatoimik 25 Logi- on iga tasandi juures, sh dokumendipuu avamise x x x x kuupäev; dokumendipuu sulgemise kuupäev (sh muudatused) logitakse. x Uute funktsionaalsuste lisamisel, täienevad ka logid.  Eemalolekud Taust: Kasutaja vormistab oma eemaloleku RTIP. RTIP liigub eemalolek SAP-i. RTIP-is asendaja määramine ei ole kohustuslik. Asutuste seadistused RTIP-s on erinevad. Kõikidel asutustel ei ole kohustust kõikidele eemalolekutele (nt lühiajalisele või kindlat liiki eemalolekule) asendust lisada. Vanemapuhkuse, rotatsiooni jms pikemaajalise eemaloleku korral asendust ei määrata. Sarnasteks puhkudeks tuleb panna konto kinni. Tööle naasmisel avatakse konto uuesti ja hinnatakse uuesti ligipääsude vajadus. Kui teenistuja on RTIP-s määratud asendajaks, ei ole tal võimalik samal ajal ise eemalolekut vormistada. SAP-ist on võimalik importida kogu andmete komplekt korraga, ei ole võimalik importida ainult uuendusi. Kui teenistuja teeb RTIP-is nt puhkuse taotluse ja lisab samale perioodile kolm asendajat, võetakse vaikimisi asendajaks esimene lisatud asendaja. RTIP-is on võimalik nt üks puhkuse periood jagada osadeks (01.01.2026-03.01.2026 asendab teenistuja x, 04.01.2026-10.01.2026 asendab teenistuja y). On realiseeritud/realiseeritakse hanke väliselt - eemalolekute haldus koos asendamise toega ning teavitustega. Kasutajad ja eeldefineeritud rollid saavad käsitsi lisada ja hallata eemalolekuid ja määrata asendaja, kellele suunatakse tööülesanded. Süsteem kuvab ja teavitab eemalolekutest töövoogudes ning võimaldab asendajal täita ülesandeid koos vajalike õigustega, logides seejuures kõik muudatused. Eemaloleku ärinõuded süsteemile Nr Märksõna Ärinõue süsteemile 1 eemaloleku Võimaldab importida kord ööpäevas kasutaja eemaloleku andmed SAP-ist. import Imporditakse igal korral terve komplekt andmeid (igal korral kõik andmed, ka need, mis juba varasemalt on imporditud), sh tuleviku eemalolekud. 2 eemaloleku Imporditavad andmed on: import Andmevälja nimetus Andmevälja tüüp Loendi andmevälja võimalused Asendatav kasutaja (autoc.) otsing, valida mitu Asendaja (ei ole kohustuslik) kasutaja (autoc.) otsing, valida mitu Eemaloleku algus pp.kk.aaaa tt.mm (vaikimisi 00:00) sorteerida, lisada vahemik Eemaloleku lõpp pp.kk.aaaa tt.mm (vaikimisi 23:59) sorteerida, lisada vahemik Imporditavat eemalolekut ei saa käsitsi süsteemis muuta. 3 eemaloleku Imporditavad eemalolekud ei kirjuta üle käsitsi lisatud eemalolekut. import ja käsitsi Kui samale perioodile on lisatud käsitsi eemalolek või mitu, arvestab süsteem käsitsi lisatud eemalolekut. eemaloleku lisamine Kui samale perioodile on lisatud käsitsi osaliselt kattuv eemalolek, mis on pikem kui imporditud eemalolek, arvestab süsteem käsitsi lisatud eemalolekut. Kui samale perioodile on lisatud käsitsi osaliselt kattuv eemalolek, mis on lühem kui imporditud eemalolek, arvestab süsteem käsitsi lisatud eemalolekuga ja täiendavalt imporditud eemalolekuga perioodiga, mis jääb käsitsi lisatud eemaloleku ette ja/või järgi. Selliselt on võimalik lisaks imporditavale eemalolekule, mis ei sisalda infot "Asendaja" kohta, lisada käsitsi eemalolek või mitu ja lisada sellele ka "Asendaja". Kui imporditavad andmed sisaldavad ka "Asendajat" ja kasutajale on lisatud käsitsi eemalolek ja "Asendaja" info on neis erinev, arvestab süsteem käsitsi lisatud "Asendaja" infoga. Selliselt on võimalik lisada lisaks imporditavale "Asendajata" eemalolekule "Asendajaga" eemalolek kellaajaliselt. Selliselt on võimalik lisada imporditavale "Asendajaga" eemalolekule "Asendus" kellaajaliselt (kui imporditav eemalolek koos asendusega on perioodiks 01.01.2026-03.01.2026, on võimalik lisada käsitsi eemalolekud, millest esimene koos "Asendajaga" =01.01.2026, 00.00-03.01.2026, 15.00 ja teine ilma "Asendajata"=03.01.2026 15.01-03.01.2026, 23.59). PS! Eelistama peaks asendaja(te) määramist kohe nt puhkuse taotluse tegemisel, selliselt puudub vajadus täiendavate käsitsi eemalolekute lisamiseks. 4 eemaloleku Logib eemaloleku lisamise aja ja lisaja: lisamise aeg, lisaja käsitsi lisamisele kuupäeva, kellaaja ja eemaloleku lisaja nime (MVP); importimisel kuupäeva, kellaaja ja märget selle kohta, et andmed on imporditud (põhitoode). Realiseeritud on käsitsi lisamise, muutmise logimine. Täiendavad nõuded: eemaloleku importimine ja sellega seonduv logi.  E-kirja mall Taust: E-kirja mall on süsteemis defineeritud e-kiri, mis sisaldab eelmääratud pealkirja, sisu ja automaatselt täituvaid andmevälju, mida saab kasutaja ka muuta. Selle eesmärk on ühtlustada dokumentide edastamist ning vähendada käsitsi sisestamist. E-kirja malli ärinõuded süsteemile Nr Märksõna Ärinõue süsteemile 1 saatmise materjali juurest I etapp 2026-02-20_Saatmine - RTK dokumendihaldusteenus - RTK Võimaldab administraatoril, peaadministraatoril, süsteemiadministraatoril eelseadistada e-kirjaga dokumendi/dokumentide edastamise malle ja signatuure. Võimaldab muutmise õigusega kasutajal edastada valitud malli ja signatuuriga e-kirju. (muudetud 21.05.2026 käskkirjaga) 2 saatmine ilma e-kirja mallita Kui kasutaja ei vali dokumendi saatmisel e-kirja malli on tal võimalus nii pealkirja kui sisu ise lisada. 3 e-kirja mall, loomine/muutmine Võimaldab administraatoril, peaadministraatoril, süsteemiadministraatoril süsteemis eelseadistada e- /kustutamine kirja malle. (sh õigus) Võimaldab e-kirja malle muuta ja kustutada. Nt nupp: "Loo e-kirja mall", ikoonid muuda ja kustuta 4 e-kirja mall, saatja Vaikimisi edastatakse kõik e-kirjad süsteemist asutusepõhiselt seadistatud e-postilt. 5 e-kirja mall, pealkiri Võimaldab määrata e-kirja mallile pealkirja. E-kirja malli andmeväli: "Pealkiri" 6 e-kirja pealkiri saatmisel Saatmisel dokumendi pealkirjaks dokumendi (ADR ) pealkiri. Saatmisel on pealkiri muudetav. 7 e-kirja mall, e-kirja sisu Võimaldab e-kirja malli seadistamisel kasutada e-kirja sisus automaatselt täituvaid välju (nt dokumendi pealkiri, reg nr, jpp, jne) ja lisada käsitsi teksti. E-kirja malli andmeväli: "DHX/e-kirja sisu" Sama sisu välja on võimalik kasutada ka DHXi kaudu dokumentide saatmisel. 8 e-kirja mall, e-kirja sisu Täidab dokumendi e-kirjaga edastamisel eelseadistatud väljad dokumendi andmevälja(de) väärtustega. Ei kuva eelseadistatud e-kirja automaatselt täituvaid andmevälju ja selle eelteksti (nt: "Reg nr: kk.pp. aaaa" või nt andmeväljade komplekti AK) kui kanduval andmeväljal puudub dokumendil väärtus. 9 e-kirja mall, e-kirja sisu Võimaldab e-kirja malli sisu teksti vormindada. 10 e-kirja mall, adressaadi/adressaatide e- Saatmisel kannab automaatselt dokumendi andmeväljalt saadetavasse e-kirja adressaadi postiaadressi(de) kandumine saatmisel /adressaatide e-posti(de) aadressi(d), võimaldab muuta (lisada, eemaldada, korrigeerida). Andmeväli: E-post 11 e-kirja mall, seos liigiga Võimaldab siduda ühe e-kirja malli ühe või mitme dokumendiliigiga. Nt saab administraator luua üldise edastamise malli aga saab ka luua ainult käskkirjade edastamiseks mõeldud e-kirja malli. Andmeväli: "Dokumendiliigid" 12 e-kirja mall, automaatne saatmine Võimaldab siduda e-kirja malli eelseadistatava töövoo automaatse saatmisega. Automaatseks saatmiseks on üks e-kirja mall. Automaatne saatmine kirjeldatud eraldi. E-kirja malli andmeväljad koondatult: Nr andmeväli tüüp/sisu selgitus 13 Saatja e-postiaadress vaike e-post asutuse vaikimisi määratud e-post 14 E-kirja malli pealkiri tekstiväli Kasutajale kuvatav pealkiri e-kirja malli valimisel nt "Vastus kodanikule". E-kirja pealkiri on dokumendi pealkiri, kuvatud informatiivselt hallina illustreerival joonisel. Saatmise viisardi andmeväljad (vt illustreerivat joonist "Saatmise viisardi andmeväljad koondatult" pealkirja alt): Sa atmine. (muudetud 21.05.2026 käskkirjaga) 15 DHX/e-kirja sisu nt dokumendi pealkiri, jpp, kuup. nr jne tekstiväli+võim alus lisada dokumendilt kanduvaid andmevälju vormindatav I etapp=vaikimis i lisatud signatuur 16 Dokumendiliigid mitme valikuga väli Illustreeriv joonis e-kirja malli loomise /muutmise andmeväljadest Saatmise viisardi andmeväljad (vt illustreerivat joonist "Saatmise viisardi andmeväljad koondatult" pealkirja alt): S aatmine. (muudetud 21.05.2026 käskkirjaga)  Juurdepääsupiirangud ja ADR Taust: Realiseeritud on dokumendile juurdepääsupiirangu lisamine. Süsteemis on olemas juurdepääsupiirangu klassifikaator. Süsteemis on olemas juurdepääsupiirangu andmeväljad (v.a teabevaldaja). Täiendavalt on vajalik funktsionaalsus lisada juurdepääsupiiranguid dokumendi redaktoris loodavale sisule ja dokumendi põhifailidele. Juurdepääsupiirangu üldpõhimõtted Juurdepääsupiirangu haldus toimub dokumendi sisu tasemel (redaktoriga loodud sisu ja/või lisatud põhifailid), v.a andmepõhise(d) dokumendi(d) puhul (eraldi realiseeritud nõue). Süsteemis on võimalik luua mitu eraldiseisvat redaktoriga loodud sisu ning lisada eraldiseisvalt faile (põhidokumente), mille puhul iga sisuüksus vajab juurdepääsupiirangu eraldi määramist ja haldamist. Kui dokument sisaldab redaktoriga loodud sisu või põhifaile, muutuvad dokumendi juures juurdepääsupiirangu andmeväljad kasutaja jaoks mitteaktiivseks. Kasutajale kuvatakse dokumendi juures üksnes juurdepääsupiirangu väärtus („Avalik“ või „Asutusesiseseks kasutamiseks“). Dokumendi juurdepääsupiirang dokumendi andmeväljal on tuletatud väärtus, mis arvutatakse alati dokumendiga seotud sisu põhjal. Üldreeglid: Kui vähemalt üks dokumendi sisust (redaktoriga loodud sisu või põhifail) on avalik, on dokumendi juurdepääsupiirang Avalik. Kui kõik dokumendi sisud on Asutusesiseseks kasutamiseks, on dokumendi juurdepääsupiirang Asutusesiseseks kasutamiseks. Kui dokumendiga seotud sisu juures toimub muudatus (nt sisu kustutamine, juurdepääsupiirangu muutmine, lõppemine), tuletab süsteem dokumendi juurdepääsupiirangu väärtuse automaatselt ümber vastavalt kehtivatele reeglitele. Taustafailidesse lisatud dokumentide puhul juurdepääsupiirangute haldust ja märkimist ei toimu ja need ei mõjuta juurdepääsupiirangu väärtust andmeväljal. Erandiks on olukorrad, kus taustafaile liigutatakse põhifailideks või põhifaile taustafailideks – vastavad nõuded on kirjeldatud. Avalikustamise ja juurdepääsupiirangu lisamise stsenaariumid 1 Varasemalt kirjeldatud: Kasutaja loob dokumendi, millele ei lisata põhifaile. Võimalik on lisada dokumendile "Juurdepääsupiirang" nii "Avalik" kui "AK". Võimalik on juurdepääsupiirangu muudetavate andmeväljade muutmine dokumendil. 2 Kasutaja loob "Juurdepääsupiiranguga" "AK" dokumendi, millele lisab ühe redaktoriga loodud sisu või põhifaili (ei lisa mõlemat). PS! Pärast redaktoriga loodud sisu või põhifaili lisamist ei ole võimalik juurdepääsupiirangu andmevälju muuta enam dokumendi juures. Lisatud redaktoriga loodud sisule või põhifailile kandub automaatselt dokumendi juurdepääsupiirangu andmekomplekt. Dokumendi juurdepääsupiirangu andmeväljad kajastavad edaspidi ainult "juurdepääsupiirangu", "juurdepääsupiirangu aluse", "teabevaldaja" ja "juurdepääsupiirangu eest vastutaja" infot. Redaktoriga loodud sisu või põhifaili juurdepääsupiirangu muudetavaid andmevälju on võimalik kasutajal muuta redaktoriga loodud sisu või põhifaili juurdepääsupiirangu andmeväljade juures. Kui kasutaja muudab redaktoriga loodud sisu või põhifaili "Juurdepääsupiirangu alust" muutub ka automaatselt dokumendi "Juurdepääsupiirangu alus" vastavalt. Kui kasutaja muudab lisatud ühe reaktoriga loodud sisu või põhifaili "Juurdepääsupiirangu" "Avalikuks", muutub automaatselt "Avalikuks" ka dokumendi "Juurdepääsupiirang". 3 Kasutaja loob "Juurdepääsupiiranguga" "Avalik" dokumendi, millele lisab ühe redaktoriga loodud sisu või põhifaili (ei lisa mõlemat). PS! Pärast redaktoriga loodud sisu või põhifaili lisamist ei ole võimalik juurdepääsupiirangu andmevälju muuta enam dokumendi juures. Lisatud redaktoriga loodud sisule või põhifailile kandub automaatselt dokumendi "Juurdepääsupiirang" "Avalik". Kui kasutaja muudab redaktoriga loodud sisu või põhifaili "Juurdepääsupiirangu" "AK"-ks, muutub automaatselt "AK"-ks ka dokumendi "Juurdepääsu piirang". Lisatud "Juurdepääsupiirang" ja "Juurdepääsupiirangu alus" kandub automaatselt redaktoriga loodud sisult või põhifaili andmeväljadelt dokumendi vastavatele andmeväljadele. Dokumendi juurdepääsupiirangu andmeväljad kajastavad edaspidi ainult "juurdepääsupiirangu", "juurdepääsupiirangu aluse", "teabevaldaja" ja "juurdepääsupiirangu eest vastutaja" infot. 4 Kasutaja loob "Juurdepääsupiiranguga" "AK" dokumendi, millele lisab mitu redaktoriga loodud sisu või põhifaili. PS! Pärast redaktoriga loodud sisu või põhifaili lisamist ei ole võimalik juurdepääsupiirangu andmevälju muuta enam dokumendi juures. Lisatud redaktoriga loodud sisule või põhifailidele kandub automaatselt dokumendi juurdepääsupiirangu andmekomplekt. Dokumendi juurdepääsupiirangu andmeväljad kajastavad edaspidi ainult "juurdepääsupiirangu", "juurdepääsupiirangu aluse", "teabevaldaja" ja "juurdepääsupiirangu eest vastutaja" infot. Redaktoriga loodud sisu või põhifailide juurdepääsupiirangu andmekomplekti on võimalik kasutajal muuta redaktoriga loodud sisu või põhifailide juurdepääsupiirangu andmeväljade juures. Kui kasutaja muudab redaktoriga loodud sisu(de) või põhifaili(de) "Juurdepääsupiirangu alust", muutub ka automaatselt dokumendi "Juurdepääsupiir angu alus" vastavalt. Kui kasutaja muudab vähemalt ühe redaktoriga loodud sisu või põhifaili "Juurdepääsupiirangu" "Avalikuks", muutub automaatselt "Avalikuks" ka dok umendi "Juurdepääsupiirangu" (andmevälja "Juurdepääsupiirangu alus" info kustub dokumendi andmeväljalt). Täiendava redaktoriga loodud sisu(de) või põhifaili(de) lisamisel või taustafailidest põhifailidesse faili(de) liigutamisel tuleb kasutajal lisada redaktoriga loodud sisule või faili(de) juurdepääsupiirangu info (täita põhifaili juurdepääsupiirangu vajalikud andmeväljad). Kui juurdepääsupiirangu lõppemisel muutub vähemalt ühe redaktoriga loodud sisu või põhifaili "Juurdepääsupiirangu" "Avalikuks", muutub automaatselt "Avalikuks" ka dokumendi "Juurdepääsupiirang" (andmevälja "Juurdepääsupiirangu alus" info kustub dokumendi andmeväljalt). 5 Kasutaja loob "Juurdepääsupiiranguga" "Avalik" dokumendi, millele lisab mitu redaktoriga loodud sisu või põhifaili. PS! Pärast redaktoriga loodud sisu või põhifaili lisamist ei ole võimalik juurdepääsupiirangu andmevälju muuta enam dokumendi juures. Lisatud redaktoriga loodud sisudele või põhifailidele kandub automaatselt dokumendi "Juurdepääsupiirang" "Avalik". Kui kasutaja muudab ühe redaktoriga loodud sisu või põhifaili "Juurdepääsupiirangu" "AK"-ks, jääb dokumendi "Juurdepääsupiirang" endiselt "Avalikuks". Kui kasutaja muudab kõikide lisatud redaktoriga loodud sisud või põhifailid "Juurdepääsupiirangu" "AK"-ks, muutub automaatselt ka dokumendi "Juu rdepääsupiirang" "AK"-ks ning dokumendi juurdepääsupiirangu andmeväljale kanduvad kõik põhifailidele lisatud "Juurdepääsupiirangu alused" (ei korda), ei kandu teised redaktoriga loodud sisude või põhifaili juurdepääsupiirangu andmeväljad. Dokumendi juurdepääsupiirangu andmeväljad kajastavad "juurdepääsupiirangu", "juurdepääsupiirangu aluse", "teabevaldaja" ja "juurdepääsupiirangu eest vastutaja" infot. 6 Kasutaja liigutab ühe "Juurdepääsupiiranguga" "AK" põhifail taustafailidesse või kustutab selle, teised põhifailid on ka "Juurdepääsupiira nguga" "AK", dokumendil ei ole redaktoriga loodud sisu. Liigutatud või kustutatud põhifaili "Juurdepääsupiirangu aluse" info kustub dokumendi "Juurdepääsupiirangu aluse" andmeväljalt. Info ei kustu kui tegemist on juurdepääsupiirangu alusega, mis on lisatud ka teistele põhifailidele. Taustafailiks liigutatud põhifailile lisatud juurdepääsupiiranguga seonduv andmeväljade info kustub/failil ei ole enam juurdepääsupiirangu andmevälju, mis varasemalt olid põhifailil. Taustafailidel juurdepääsupiirangu andmevälju ei ole. Taustafailiks liigutatud põhifailile lisatud juurdepääsupiiranguga seonduv andmeväljade info kustub/failil ei ole enam juurdepääsupiirangu andmevälju, mis varasemalt olid põhifailil (failis lisatud juurdepääsupiirangu info säilib). 7 Kasutaja liigutab kõik põhifailid "Juurdepääsupiiranguga" "AK" taustafailidesse või kustutab need, dokumendile ei jää põhifaile, dokumendil ei ole redaktoriga loodud sisu. Liigutatud või kustutatud põhifailide "Juurdepääsupiirangu aluse" info kustub dokumendi "Juurdepääsupiirangu aluse" andmeväljalt. Dokumendile tuleb määrata "Juurdepääsupiirang" uuesti. 8 Kasutaja liigutab kõik põhifailid "Juurdepääsupiiranguga" "Avalik" taustafailidesse või kustutab need, dokumendile ei jää põhifaile, dokumendil ei ole redaktoriga loodud sisu. Dokumendile tuleb määrata "Juurdepääsupiirang" uuesti. 9 Kasutaja liigutab kõik põhifailid nii "Juurdepääsupiiranguga" "Avalik" kui "AK" taustafailidesse või kustutab need, dokumendile ei jää põhifaile, dokumendil ei ole redaktoriga loodud sisu. Liigutatud või kustutatud põhifailide "Juurdepääsupiirangu aluse" info kustub dokumendi "Juurdepääsupiirangu aluse" andmeväljalt. Dokumendile tuleb määrata "Juurdepääsupiirang" uuesti. 10 Kasutaja liigutab või kustutab põhifailidest, mis on nii "Avalik" kui "AK" ära kõik "Avalikud" põhifailid, dokumendil ei ole redaktoriga loodud sisu. Dokumendi "Juurdepääsupiirang" muutub "AK"-ks (lisades põhifailide juurdepääsupiirangu ja aluste info dokumendile). 11 Kasutaja liigutab taustafaili põhifailidesse. Põhifailidele tuleb määrata põhifailidele "Juurdepääsupiirang" Nõuete üldosa Nr Märksõna Ärinõue 12 dokumendi avalikustamine Võimaldab määrata dokumendi avalikustamist (kas dokumenti kuvatakse ADR-is või mitte). 13 juurdepääsupiirangute lisamine Võimaldab redaktoris loodud sisule ja põhifailidele juurdepääsupiirangute lisamist (juurdepääsupiirangu andmeväljad). 14 juurdepääsupiirangute kandumine ja/või Võimaldab juurdepääsupiiranguga seonduvate andmeväljade kandumise ja/või pärimist reegleid pärimine (dokument vs redaktoris loodud sisu vs põhifail). 15 juurdepääsupiirangute kandumine Võimaldab juurdepääsupiirangu andmeväljade väärtuste kandumist redaktori sisusse/redaktori redaktorisse malli (dokument, põhifail). 16 juurdepääsupiiranguga faili nimetamine Võimaldab juurdepääsupiirangust tulenevalt failid kindlal kujul nimetamist. 17 failide kuvamine Kuvab põhifailiks lisatud: digitaalselt allkirjastatud konteineris olevaid faile, selliselt, et neile on võimalik määrata failipõhiselt juurdepääsupiirang/ADR-is failipõhiselt kuvada; zip-failis olevaid faile selliselt, et neile on võimalik määrata failipõhiselt juurdepääsupiirang /ADR-is failipõhiselt kuvada; eml-failis olevaid faile selliselt, et neile on võimalik määrata failipõhiselt juurdepääsupiirang /ADR-is failipõhiselt kuvada; 18 allkirjastamisel/digitembeldamisel Kuvab põhifail(e) ka pärast allkirjastamist/digitembeldamist, selliselt, et nende failpõhiselt lisatud allkirjastatud konteiner juurdepääsupiiranguid on võimalik näha/ADR-is failipõhiselt kuvada. infoks- vastutuse üleandmine JPP lõppemine Võimaldab anda üle JPP vastutuse kui teenistuja lahkub töölt. Dokumendil ja põhifailidel muutub andmeväli "Juurdepääsupiirangu eest vastutaja". infoks- vastutuse üleandmine jpp lõppemine Võimaldab anda üle JPP vastutuse ajutiselt (märkida perioodi). /jätkuarendus, vastutuse üleandmine ajutiselt Dokumendil ja põhifailidel muutub ajutiselt andmeväli "Juurdepääsupiirangu eest vastutaja". Nt kui teenistuja on töölt eemal/töösuhe peatatakse ajutiselt (nt lhp), on võimalik märkida, et alates 01.01.2025-01.01.2027 täidab JPP seonduvaid tööülesandeid teine teenistuja. Juurdepääsupiirangu andmeväljad Nr juurdepääsupiirangu dokument põhifail andmeväli 19 "juurdepääsupiirang" jah jah valikväärtused: (MVP-s osaliselt kirjeldatud, I etapis täiendus) AK Kohustab dokumendi loojat (realiseeritud)/hõlmajat/redaktoris loodava sisu/põhifaili lisajat tegema valiku andmeväljal "Juurdepääsupiir Avalik ang". Valikud: "Avalik" "AK" "Juurdepääsupiirang" andmevälja on võimalik muuta muutmise õigusega kasutajal. Kui dokumendi "Juurdepääsupiirang" on "Avalik", peab olema vähemalt ühe redaktoriga loodud sisu ja/või põhifaili "Juurdepääsupiirang " ka "Avalik". Kui dokumendi kõik redaktoris loodud sisud ja põhifailid on "Juurdepääsupiiranguga" "AK"-d, on ka dokumendi "Juurdepääsupiirang" "AK".  Kas on muudetav? kandub? Kas andmeväli "Juurdepääsupiirang" on dokumendil muudetav? Jah, kuni redaktoris loodava sisu või põhifaili lisamiseni. Ei, kui dokumendile on lisatud redaktoris loodav sisu või põhifail, "Juurdepääsupiirang" on muudetav ainult redaktori või põhifaili juurdepääsupiirangu andmeväljade juures. Kas andmeväli "Juurdepääsupiirang" on redaktoriga loodud sisu andmeväljal "Juurdepääsupiirang" või põhifaili andmeväljal "Juurdepääsupiirang" muudetav? Jah. Kas andmeväli "Juurdepääsupiirang" kandub redaktoriga loodud sisu andmeväljalt "Juurdepääsupiirang" või põhifaili andmeväljalt "Juurdepääsupiirang" dokumendile? Jah, kui "Juurdepääsupiiranguga" "AK" dokumendile lisatakse üks redaktoriga loodud sisu või põhifail, mis märgitakse "Avalikuks", muutub dokumendi "Juurdepääsupiirang" automaatselt "Avalikuks". Jah, kui dokument on "Juurdepääsupiiranguga" "Avalik" ja sellele lisatakse ainult üks "Juurdepääsupiiranguga" "AK" redaktoriga loodud sisu või põhifail, muutub dokumendi "Juurdepääsupiirang" automaatselt "AK"-ks. Jah, kui dokument on "Juurdepääsupiiranguga" "Avalik" ja kõik lisatavad redaktoriga loodud sisud ja/või põhifailid on "Juurd epääsupiiranguga" "AK"-d, muutub dokument "Juurdepääsupiirang" automaatselt "AK"-ks. Jah, kui dokumendi "Juurdepääsupiirang" on "Avalik" ja olemasolevad redaktoriga loodud sisud ja/või põhifailid muudetakse kõik "Juurdepääsupiiranguga" "AK"-ks, muutub dokumendi "Juurdepääsupiirang" automaatselt "AK"-ks. Kas kandub dokumendilt redaktoriga loodud sisu andmeväljale "Juurdepääsupiirang"või põhifaili andmeväljadele "Juu rdepääsupiirang"? Jah, dokumendi loomisel, esmakordselt redaktoriga loodava sisu või põhifaili lisamisel kandub "Juurdepääsupiirang" redakt origa loodava sisu andmeväljadele ja põhifailide andmeväljadele (edaspidi on "Juurdepääsupiirang" muudetav põhifaili juues). Ei kui dokumendile lisatakse täiendav/täiendavad redaktoriga loodavad sisud või põhifailid (täiendaval lisamisel tuleb "Juur depääsupiirang" failipõhiselt määrata). 20 Juurdepääsupiirangu jah jah alus Varasemalt realiseeritud: klassifikaator Juurdepääsupiirangu klassifikaator RIHA varamus: https://varamu.riha.ee/#Juurdepaasupiirangute_klassifikaator Võimaldab süsteemiadministraatoril juurdepääsupiirangu aluste klassifikaatorit süsteemi importida. Võimalik ka ainult muudatuste importimine. Varasemalt realiseeritud: Võimaldab administraatoril, peaadministraatoril ja süsteemiadministraatoril seadistada kuvatavaks juurdepääsupiirangu klassifikaatori alused, mida asutus kasutab (ei pea valikusse lisama kõiki aluseid) ja määrata nende kuvamise järjekorra. Kohustab valima dokumendi (varasemalt realiseeritud) ja/või redaktoris loodava sisu ja/või põhifaili lisajat klassifikaatorist andmeväljal "Juurdepääsupiirangu alus" juurdepääsupiirangu aluse kui "Juurdepääsupiirang" on "AK". Kuvab andmevälja täitmise vaates: õigusakti lühendit (nt AvTS) õigusakti sisest viidet (nt § 35 lg 1 p 17) sõnastust (nt: Ärisaladus) "Juurdepääsupiirangu alus" ei ole käsitsi muudetav. Võimaldab valida mitu alust. Kuvab valitud juurdepääsupiirangu alust/aluseid andmeväljal "Juurdepääsupiirangu alus". Alusele liikudes kuvab sõnastust vihjemullis. "Juurdepääsupiirangu alus" andmevälja on võimalik muuta dokumendi muutmise õigusega kasutajal (võimalik valida klassifikaatorist uus/eemaldada varasem väärtus). Kas on muudetav? kandub? Kas dokumendil muudetav? Jah, kuni redaktoriga loodava sisu või põhifaili lisamiseni. Ei, kui on lisatud redaktoriga loodav sisud või põhifailid, redaktoriga loodava sisude või põhifailide lisamisel on muudetav ainult redaktoriga loodava sisude või põhifaili(de) juures. Kas redaktoriga loodava sisu andmevälja "Juurdepääsupiirang" või põhifaili andmevälja "Juurdepääsupiirang" juures muudetav? Jah. Kas kandub redaktoriga loodava sisu andmeväljalt "Juurdepääsupiirang" või põhifaili andmeväljalt "Juurdepääsupiirang " dokumendile? Jah, kui kõik redaktoriga loodud sisud või põhifailid on "Juurdepääsupiiranguga" "AK"-d, kannab kõik erinevad "Juurdepääs upiirangu alused" dokumendile (ei kanna korduseid). Kas kandub dokumendilt redaktoriga loodud sisu andmeväljale "Juurdepääsupiirang" või põhifaili "Juurdepääsupiirang " andmeväljale? Jah, esimese/esimeste redaktoriga loodud sisu(de) või põhifaili(de) esmakordsel lisamisel (edaspidi on muudetav redaktoriga loodud sisu andmevälja või põhifaili andmevälja juues). Ei kui dokumendile lisatakse täiendav/täiendavad redaktoriga loodava sisud või põhifailid (täiendaval lisamisel tuleb "Juurd epääsupiirang" redaktoriga loodava sisu või failipõhiselt määrata). 21 Kehtiv kuni kirjeldus jah jah tekstiväli  Varasemalt realiseeritud: Kui "Juurdepääsupiirangu alusele" on klassifikaatorist tulenev kehtivust lõpetavate sündmuse kirjeldus, lisab süsteem automaatselt andmeväljale "Kehtiv kuni kirjeldus" klassifikaatoris toodud kirjelduse. Automaatselt lisatud "Kehtiv kuni kirjeldus" andmevälja on võimalik käsitsi muuta dokumendi muutmise õigusega kasutajal. Kui automaatselt kirjeldust ei lisata, on võimalik kirjeldus käsitsi lisada muutmise õigusega kasutajal. Hetkel juurdepääsupiirangu klassifikaatoris on toodud kehtivust lõpetavate sündmustena välja: ametisse nimetamine aruande avalikustamine autori nõusolek deklaratsiooni hävitamine dokumendi vastuvõtmine või allkirjastamine dokumendi kinnitamine asutuse juhi poolt dokumendi kooskõlastamiseks saatmine või vastuvõtmiseks esitamine kiirgustegevuse lõppemine kohtulahendi tegemine kontrolli/auditi lõppotsus otsuse jõustumine otsuse vastuvõtmine rikkumismenetluse lõppemine taotluse rahuldamine Kas on muudetav? kandub? Kas dokumendil muudetav? Jah, kuni redaktoriga loodava sisu või põhifaili lisamiseni. Ei, kui on lisatud redaktoriga loodav sisud või põhifailid, on "Kehtiv kuni kirjeldus" muudetav ainult põhifaili(de) juures. Kas redaktoriga loodava sisu andmeväljal "Kehtiv kuni kirjeldus" või põhifailil andmeväljal "Kehtiv kuni kirjeldus" muu detav? Jah. Kas kandub redaktoriga loodava sisu andmeväljalt "Kehtiv kuni kirjeldus" või põhifaili andmeväljalt "Kehtiv kuni kirjeldus" dokumendile? Ei Kas kandub dokumendilt redaktoriga loodava sisu andmeväljale "Kehtiv kuni kirjeldus" või põhifaili andmeväljale "Keht iv kuni kirjeldus"? Jah, esimese/esimeste redaktoriga loodava sisu või põhifaili(de) esmakordsel lisamisel (edaspidi on muudetav redaktoriga loodava sisu andmevälja või põhifaili andmevälja juues). 22 Kehtivusaeg jah jah (kehtiv alates (kuupäev) Varasemalt realiseeritud ja kehtiv kuni (kuupäev) Süsteem arvestab dokumendile "Juurdepääsupiirangu aluse" lisamisel juurdepääsupiirangu klassifikaatoris toodud kehtivuse kestuse või kehtivuse tähtpäevaga. Lisab automaatselt juurdepääsupiirangu kehtivuse kuupäevad andmeväljadele "Kehtivusaeg" dokumendi registreerimisel. (Varasemalt realiseeritud funktsionaalsuse: "Lisab automaatselt juurdepääsupiirangu kehtivuse kuupäevad andmeväljadele "Kehtivus aeg" dokumendi loomisel." muutmine.) Varasemalt realiseeritud: Arvutab kehtivuse aja klassifikaatorist lähtuvalt. Kui on määratud mitu alust, arvutab "Kehtivusaeg" kuupäevaks pikima aluse tähtpäeva. ( Võimaldab vajadusel "Kehtivusaeg" kuupäeva märkida ka käsitsi kui ketivusaeg on klassifikaatorist tulenevast erinev (kasutajal on teada kindel kuupäev, millal juurdepääsupiirang lõppeb). Võimaldab kehtivuse aega käsitsi muuta dokumendi muutmise õigusega kasutajal. Kas on muudetav? kandub? Kas dokumendil muudetav? Jah, kuni redaktoriga loodava sisu või põhifaili lisamiseni. Ei, kui on lisatud redaktoriga loodavad sisud või põhifailid, "Kehtivusaeg" on muudetav ainult redaktoriga loodava(te) sisu (de) andmevälja(de) või põhifaili(de) andmevälja(de) juures (ei kuva infot dokumendi "Kehtivusaeg" andmeväljadel). Kas redaktoriga loodava sisu andmevälja "Kehtivusaeg" või põhifailil andmevälja "Kehtivusaeg" juures muudetav? Jah. Kas kandub redaktoriga loodava sisu andmeväljalt "Kehtivusaeg" või põhifaili andmeväljalt "Kehtivusaeg" dokumendil e? Ei. Kas kandub dokumendilt redaktoriga loodava sisu andmeväljale "Kehtivusaeg" või põhifaili andmeväljale "Kehtivusaeg" ? Jah, esimese/esimeste redaktoriga loodava sisu või põhifaili(de) esmakordsel lisamisel (edaspidi on muudetav redaktoriga loodava sisu andmevälja või põhifaili andmevälja juues). 23 Eeldatav avalikuks jah jah muutmise tähtaeg kuupäeva väli  Realiseeritud varasemalt: Võimaldab määrata, muuta muutmise õigusega kasutajal andmevälja "Eeldatav avalikuks muutmise tähtaeg" kuupäeva (ei ole kohustuslik). Nt "Eeldatav avalikuks muutmise tähtaeg" kuupäev on võimalik märkida juhul kui otsuse jõustumise täpne kuupäev ei ole teada. Vihjemullis nt tekst: Lisa kui Eeldatav avalikuks muutmise tähtaeg erineb kehtivusajast. Kas on muudetav? kandub? Kas dokumendil muudetav? Jah, kuni redaktoris lisatava sisu või põhifaili lisamiseni. Ei, kui on lisatud redaktoris lisatav sisu või põhifailid, "Eeldatav avalikuks muutmise tähtaeg" on muudetav ainult redaktoris lisatava sisu(de) andmevälja(de) või põhifaili(de) andmevälja(de) juures (ei kuva infot dokumendi "Eeldatav avalikuks muutmise tähtaeg" andmeväljal). Kas redaktoris lisatava sisu andmevälja "Eeldatav avalikuks muutmise tähtaeg" või põhifaili andmevälja "Eeldatav avalikuks muutmise tähtaeg" juures muudetav? Jah. Kas kandub redaktoris lisatava sisu andmeväljalt "Eeldatav avalikuks muutmise tähtaeg" või põhifaili andmeväljalt "Eel datav avalikuks muutmise tähtaeg" dokumendile? Jah, kui dokumendile on lisatud ainult üks redaktoris lisatav sisu või põhifail. Ei, kui dokumendile on lisatud mitu redaktoris lisatavat sisu või põhifaili. Kas kandub dokumendilt redaktoris lisatava sisu andmeväljale "Eeldatav avalikuks muutmise tähtaeg" või põhifaili andmeväljale "Eeldatav avalikuks muutmise tähtaeg"? Jah, esimese/esimeste redaktoris lisatava sisu või põhifaili(de) esmakordsel lisamisel (edaspidi on muudetav redaktoris lisatava sisu andmevälja või põhifaili andmevälja juues). 24 Juurdepääsupiirangu jah jah muutmise põhjus Varasemalt realiseeritud: klassifikaator Võimaldab juurdepääsupiirangu andmevälju käsitsi muuta muutmise õigusega kasutajal. Kohustab käsitsi juurdepääsupiirangu muutmisel lisama "Juurdepääsupiirangu muutmise põhjus" muutmise põhjenduse registreeritud dokumendil. Kuvab valitud põhjendust andmeväljale "Juurdepääsupiirangu muutmise põhjus". Klassifikaatori väärtused: andmete korrigeerimine täiendav tekst: "-"; ei kuva väärtust ADR is AvTS-i § 40 lg 1 alusel täiendav tekst: tähtaega pikendatakse kuni viie aasta võrra, sest juurdepääsupiirangu kehtestamise põhjus püsib; kuvab väärtust ADR-is AvTS-i § 42 lg 1 alusel täiendav tekst: juurdepääsupiirang tunnistatakse kehtetuks, sest selle kehtestamise põhjus on kadunud; kuvab valitud väärtust ADR-is. Kuvab vihjemulli teksti valitud põhjendusele dokumendi andmeväljale minnes. Kuvab andmevälja "Juurdepääsupiirangu muutmise põhjus" kui juurdepääsupiiranguga seonduvaid andmevälju on muudetud, muutmisel valitud väärtus. Muul juhul andmevälja ei kuvata. Andmeväli "Juurdepääsupiirangu muutmise põhjus" on muudetavas vaates mittemuudetav (käsitsi muuta ei ole võimalik). Andmeväljal "Juurdepääsupiirangu muutmise põhjus" kuvatakse viimast muutmise põhjendust. Nt kui on muudetud kolmel korral, siis kuvatud on viimane muutmise põhjus. Kui muutmise põhjuseks on korrigeerimine, on muutmise põhjuse andmeväli tühi. Kas on muudetav? kandub? Redaktoriga loodud sisu ja põhifailide põhjuseid kuvab redaktoriga loodud sisu andmeväljade ja põhifailide andmeväljade juures. Kui dokumendil redaktoriga loodud sisu või põhifaile ei ole, kuvatakse dokumendi juures. Kas dokumendil muudetav? Jah, kui dokumendil ei ole redaktoriga loodud sisu või põhifaile ja muudetakse juurdepääsupiiranguga seonduvat infot, lisab kasutaja põhjuse klassifikaatorist. Kas redaktoriga loodud sisu andmeväljal "Juurdepääsupiirangu muutmise põhjus" või põhifaili andmeväljal "Juurdepä äsupiirangu muutmise põhjus" muudetav? Jah, kui kasutaja muudab juurdepääsupiiranguga seonduvat infot, lisab kasutaja põhjuse klassifikaatorist. Kas kandub redaktoriga loodud sisu andmeväljalt "Juurdepääsupiirangu muutmise põhjus" või põhifaili andmeväljalt " Juurdepääsupiirangu muutmise põhjus" dokumendile? Ei. Kas kandub dokumendilt redaktoriga loodud sisu andmeväljale "Juurdepääsupiirangu muutmise põhjus" või põhifaili andmeväljale "Juurdepääsupiirangu muutmise põhjus"? Ei. 25 Teabevaldaja jah ei tekstiväli  Lisab dokumendi andmeväljale "Teabevaldaja" automaatselt asutuse nime kui dokument on Kuvab vaikimisi dokumendil märgitud asutuse loodav (nt käskkiri, sisemine dokument, väljaminev kiri) dokument. "Teabevaldaja" infot redaktoriga loodud sisu ja põhifailil Lisab dokumendi hõlmamisel andmeväljale "Teabevaldaja" automaatselt saatja asutuse nime juurdepääsupiirangu andmeväljadel. kui dokument on asutusele edastatav dokument (nt sissetulev kiri). Ei lisa dokumendi hõlmamisel andmeväljale "Teabevaldaja" automaatselt saatja nime kui dokumendi saatja on füüsiline isik. Kui saatjaks on füüsiline isik, märgitakse teabevaldajaks asutus. Võimaldab täita andmevälja "Teabevaldaja" käsitsi (nt kui tegemist on nt paberkandjal saabunud, skaneeritud). Andmevälja "Teabevaldaja" on võimalik muuta muutmise õigusega kasutajal. Kas on muudetav? kandub? Kas dokumendil muudetav? Jah. Kas redaktoriga loodava sisu andmeväljal "Teabevaldaja" või põhifaili andmeväljal "Teabevaldaja" muudetav? Ei. Kas kandub redaktoriga loodava sisu andmeväljalt "Teabevaldaja" või põhifaili andmeväljalt "Teabevaldaja" dokumendi le? Ei. Kas kandub dokumendilt redaktoriga loodava sisu andmeväljale "Teabevaldaja" või põhifaili andmeväljale "Teabevaldaja "? Jah. 26 Juurdepääsupiirangu jah ei eest vastutaja Varasemalt realiseeritud: Kuvab vaikimisi dokumendil märgitud kasutaja väli "Juurdepääsupiirangu eest vastutajat" Täidab dokumendi loomisel või hõlmamisel automaatselt andmevälja "Juurdepääsupiirangu redaktoris loodud sisu(de) ja põhifaili eest vastutaja" dokumendi vastutajaks märgitud kasutaja infoga. (de) juurdepääsupiirangu andmeväljadel. Dokumendi "Juurdepääsupiirangu eest vastutajat" on võimalik muuta käsitsi dokumendi muut mise õigusega kasutajal. Selgitus: Aktiivsel/töös dokumendil võrdub dokumendi vastutaja dokumendi juurdepääsupiirangu eest vastutajaga (nt kui kiri suunatakse täitmiseks, on nii dokumendi vastutaja kui juurdepääsupiirangu eest vastutaja sama; nt kui kasutaja loob sisemise dokumendi ja suunab selle menetlusse, on ta nii dokumendi vastutaja kui dokumendi juurdepääsupiirangu eest vastutaja). Kas on muudetav? kandub? Kas dokumendil muudetav? Jah. Kas redaktoriga loodud sisu andmeväljal "Juurdepääsupiirangu eest vastutaja" või põhifailil andmeväljal "Juurdepääsu piirangu eest vastutaja" muudetav? Ei. Kas kandub redaktoriga loodud sisu andmeväljalt "Juurdepääsupiirangu eest vastutaja" või põhifaili andmeväljalt "Juur depääsupiirangu eest vastutaja" dokumendile? Ei. Kas kandub dokumendilt redaktoriga loodud sisu andmeväljale "Juurdepääsupiirangu eest vastutaja" või põhifaili andmeväljale "Juurdepääsupiirangu eest vastutaja"? Jah. 27 teavitus (kuvatuna Kuvab juurdepääsupiirangu info muutmisel teavitust (kuvatuna ekraanil) ekraanil) - põhifail (ide) juurdepääsupiirangu Teavitab ja muudab automaatselt juurdepääsupiirangu andmeid kui kasutajat muudab piirangut: muutmine "Avaliku" dokumendi ainukese redaktoris loodud sisu või põhifaili "AK"-ks mitme redaktoris loodud sisu või mitme põhifailiga dokumendi kõik põhifailid "AK"-ks. Teavitus: Oled muutnud dokumendi põhifaili(de) juurdepääsupiirangu AK-ks. Dokumendi juurdepääsupiirang muudetakse samuti AK-ks. Muudab dokumendi "juurdepääsupiirangu" "Avalikuks". "AK" dokumendi ainukese redaktoris loodud sisu või põhifaili mitme redaktoris loodud sisu või põhifailiga dokumendi ühe põhifailidest "Avalikuks". Teavitus: Oled muutnud dokumendi põhifaili(de) juurdepääsupiirangu Avalikuks. Dokumendi juurdepääsupiirang muudetakse samuti Avalikuks. Muudab dokumendi "Juurdepääsupiirangu" "Avalikuks". "Juurdepääsupiirangu lõppemine" tööülesanne, "Eeldatav kehtiv kuni" tähtaja saabumise teavitus Nr Märksõna Ärinõue süsteemile 28 Automaatne tööülesanne "Juurd Edastab "Juurdepääsupiirangu eest vastutajale" kui dokumendi teabevaldajaks on asutus ise 15 epääsupiirangu lõppemine" tööpäeva enne juurdepääsupiirangu "Kehtiv kuni" tähtpäeva saabumist automaatselt tööülesande "Juurdepä juurdepääsupiirangu "Kehtiv äsupiirangu lõppemine". Edastab uue tööülesande teavituse ja meeldetuletusi vastavalt tööülesannete kuni" tähtaja saabumise eel teavitustele ülesande täitmiseni ( tööülesannete teavitused kirjeldatud eraldi nõuetena). Kasutaja täidab tööülesande tehes ühe kahest valikust: juurdepääsupiirangu tähtaja pikendamine vihjemullis tekst: AvTS-i § 40 lg 1 alusel tähtaega pikendatakse kuni viie aasta võrra, sest juurdepääsupiirangu kehtestamise põhjus püsib; kohustab tähtaja pikendamise/muutmisel lisama põhjenduse; kuvab väärtust ADR-is; dokumendi kohta saadetakse uus teavitus pärast pikendatud tähtaja kehtivuse lõpu lähenedes juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine vihjemullis tekst: AvTS-i § 42 lg 1 alusel juurdepääsupiirang tunnistatakse kehtetuks, sest selle kehtestamise põhjus on kadunud; kuvab väärtust ADR-is Võimaldab kasutajal ka käsitsi muuta juurdepääsupiirangu muudetavaid andmevälju (nt on muutunud juurdepääsupiirangu alus, nt ei vaja juurdepääsupiirang pikendamist 5 aastat vaid piisab ainult 1 aastast). Juurdepääsupiirangu lõppemise automaatse tööülesande edastamise stsenaariumid: nt 1. Kui dokumendi "Juurdepääsupiirang" on "AK" ja dokumendil puuduvad põhifailid, edastab süsteem "Keh tiv kuni" lähenemisel tööülesande dokumendi kohta. nt 2. Kui dokumendil ja selle põhifaili(del) on "Juurdepääsupiirang" on "AK" ja juurdepääspiirangu "Kehtvi kuni" on sama kuupäev, edastab süsteem "Kehtiv kuni" lähenemisel ühe tööülesande, mille juurest on võimalik dokumendi ja/või failipõhiselt määrata individuaalselt pikendamine, kehtetuks tunnistamine või muutmine võimaldab ka dokumendi ja põhifaili(de) kohta ühtse otsuse tegemist. nt 3. Kui dokumendil ja/või põhifail(idel) on erinevad juurdepääsupiirangu kehtivuse ajad, edastab tööülesande dokumendi ja iga põhifaili kohta eraldi "Kehtiv kuni" lähenemisel. (muudetud 21.05.2026 käskkirjaga) 29 Automaatne tööülesanne "Juurd "Juurdepääsupiirangu lõppemine" tööülesande täitmine epääsupiirangu lõppemine" juurdepääsupiirangu "Kehtiv Ülesande kirjelduses tekst: kuni" tähtaja saabumise eel Dokumendi/põhifaili juurdepääsupiirangu tähtpäev on ""kehtiv kuni (andmevälja väärtus)". Palun hinda, kas dokumendi/põhifaili(de) juurdepääsupiirangu lisamise põhjus on endiselt kehtiv või kuulub dokument/põhifail(d) avalikustamisele. Palun muuda vajadusel andmeväljade infot. Kasutaja: hindab dokumenti ja/või põhifaile ja näeb vajadust pikendamiseks: vajutab nuppu „Pikendan tähtaega“ Süsteem: lisab põhjuse "Juurdepääsupiirangu muutmise põhjus" põhjuse "AvTS-i § 40 lg 1 alusel", ei võimalda käsitsi põhjust muuta (vt ka andmevälja "juurdepääsupiirangu muutmise põhjus" nõudeid) kohustab kasutajat lisama põhjenduse; muudab "Kehtiv kuni" kuupäeva, milleks on algselt märgitud kehtiv kuni kuupäeva +5 aastat (kasutajal on võimalik määrata ka erinev kuupäev andmeväljal kuupäeva muutes) ei avalikusta dokumenti ja/või põhifaili(d) ADR-is märgib ülesande lõpetatuks Kasutaja: hindab dokumenti ja/või põhifaile ja ei näe vajadust pikendamiseks: vajutab nuppu „Tunnistan kehtetuks“ Süsteem: lisab põhjuse andmeväljale "Juurdepääsupiirangu muutmise põhjus" põhjuse "AvTS-i § 42 lg 1 alusel", ei võimalda käsitsi põhjust muuta (vt ka andmevälja "juurdepääsupiirangu muutmise põhjus" nõudeid) salvestab põhjenduse logis; märgib tööülesande täitmise kuupäeva "Kehtiv kuni" kuupäevaks avalikustab dokumendi ja/või põhifaili(d) ADR-is märgib ülesande lõpetatuks (muudetud 21.05.2026 käskkirjaga) 30 Automaatne tööülesanne "Juurd Kui tööülesande saaja ei täida ülesannet tähtaegselt ja juurdepääsupiirangu "Kehtiv kuni" jõuab epääsupiirangu lõppemine" kätte, ei avalikustata dokumenti ja/või põhifail(e) automaatselt. Dokumendi ja/või põhifail(ide) juurdepääsupiirangu "Kehtiv avalikustamine toimub, kui kasutaja on süsteemis vastava otsuse teinud tööülesannet täites. kuni" tähtaja saabumise eel, avalikustamine Dokumendi ja/või põhifaili(de) juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamise stsenaariumid: nt 1: kui dokumendi ja/või põhifaili(de) juurepääsupiirangu kehtiv kuni on 01.02.2025 ja ülesande täitja täidab ülesande 25.01.2025, tunnistades juurdepääsupiirangu kehtetuks, kuvatakse dokument/põhifail(id) ADR-is alates 02.02.2025. tööülesande täitmisest (mitte alates 02.02.2025). nt 2: kui dokumendi ja/või põhifail(ide) juurdepääsupiirangu kehtiv kuni on 01.02.2025 ja ülesande täitja täidab ülesande 15.02.2025, tunnistades juurdepääsupiirangu kehtetuks, kuvatakse dokument/põhifail(id) ADR-is alates tööülesande täitmisest (st alates 15.02.2025-st). Dokumendi ja/või põhifaili(de) juurdepääsupiirangu pikendamise stsenaariumid: nt 1: kui dokumendi ja/või põhifaili(de) juurdepääsupiirangu kehtiv kuni on 01.02.2025 ja ülesande täitja täidab ülesande 25.01.2025, pikendades juurdepääsupiirangut, on uueks juurdepääsupiirangu kehtiv kuni kuupäevaks 01.02.2030. nt 2: kui dokumendi ja/või põhifaili(de) juurdepääsupiirangu kehtiv kuni on 01.02.2025 ja ülesande täitja täidab ülesande 25.02.2025, pikendades juurdepääsupiirangut, on uueks juurdepääsupiirangu kehtiv kuni kuupäevaks 01.02.2030. (muudetud 21.05.2026 käskkirjaga) 31 Automaatne tööülesanne "Juurd Kui teenistuja, kes on dokumendi või põhifaili juurdepääsupiirangu eest vastutaja on töölt eemal, edastab süs epääsupiirangu lõppemine" teem tööülesande paralleelselt ka asendajale. juurdepääsupiirangu "Kehtiv kuni" tähtaja saabumise eel - ase Võimaldab asendajal täita ülesande. ndaja Kui asendaja täidab tööülesande ei kuvata tööülesannet enam juurdepääsupiirangu eest algselt vastutanud kasutajale. Kui asendaja ei täida tööülesannet ja teenistuja naaseb tööle, ei kuvata tööülesannet enam paralleelselt asendajale, tööülesanne jääb ainult juurdepääsupiirangu eest vastutajale. (muudetud 21.05.2026 käskkirjaga) 32 Automaatne teavitus Edastab Juurdepääsupiirangu eest vastutajale" kui dokumendi teabevaldajaks on asutus ise 15 tööpäeva juurdepääsupiirangu "Eeldatav enne "Juurdepääsupiirangu eeldatav avalikuks muutmise tähtaeg" saabumist teavituse: kehtiv kuni" tähtaja saabumise eel Pealkiri: Saabumas on juurdepääsupiirangu eeldatav avalikuks muutmise tähtaeg Dokumendi/põhifaili, mille juurdepääsupiirangu eest vastutaja oled, juurdepääsupiirangu eeldatav avalikuks muutmise tähtaeg on saabumas. Dokumendi andmed: liik: "dokumendiliigi nimetus" pealkiri: "(lingitav) dokumendi pealkiri" juurdepääsupiirang: ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS juurdepääsupiirangu alus: "Juurdepääsupiirangu alus" kehtiv kuni kirjeldus: "Kehtiv kuni kirjeldus" eeldatav avalikuks muutmise tähtaeg: pp.kk.aaaa ("eeldatav avalikuks muutmise tähtaeg" kuupäev) Palun hinda, kas dokumendi/põhifaili(de) juurdepääsupiirangu lisamise põhjus on endiselt kehtiv või kuulub dokument/põhifail(id) avalikustamisele. Palun muuda vajadusel juurdepääsupiirangu infot dokumendi/põhifaili(de) andmeväljadel. 33 teavitus (käsitsi e-kirjana Küsib juurdepääsupiirangu muutmisel, kas saata teavitus dokumendi asutusevälistele osapooltele. Toob süsteemist saatmine) - välisele välja andmeväljadest saaja info, võimalik märkida (märkeruut), millistele saajatele teavitus edastada. osapoolele juurdepääsupiirangu muutmisel Küsimuse tekst: "Kas soovid saata teavituse dokumendi saaja(te)le: /märkeruut/ Asutus 1 /märkeruut/ Amet 2 dokumendi juurdepääsupiirangu info muutmise kohta?" Valikud: Saada teavitus Ära saada teavitust Teavitava e-kirja sisu: Pealkiri: Juurdepääsupiirangu info muutmine Dokumendi juurdepääsupiirangu infot on muudetud Dokumendi pealkiri: dokumendipealkiri Reg kpv: reg kpv Reg nr: reg nr Juurdepääsupiirang: "ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS"/"Avalik" Alus: "alus" (kui tunnistatakse kehtetuks, on tühi) kehtiv alates: "kehtiv alates" (kui tunnistatakse kehtetuks, on tühi) Kehtiv kuni: "kehtiv kuni" (kui tunnistatakse kehtetuks, on tühi) Teabevaldaja: "Asutuse nimetus" (kui tunnistatakse kehtetuks, on tühi) 34 lõppevate ja lõppenud Võimaldab reaalaja ülevaadet "Juurdepääsupiirangu lõppemine" tööülesannete kohta (nii dokumendi kui (tööülesanne lõpetamata) põhifailide kohta). "Juurdepääsupiirangu lõppemine" tööülesannete Kuvab ülevaates dokumente, millel juurdepääsupiirang on "AK" või dokumente, mille juurdepääsupiirang on ülevaade asutuse kontaktile "Avalik" aga mille põhifailide juurdepääsupiirang on "AK". Ülevaates kuvatakse kõik täitmata "Juurdepääsupiirangu lõppemine" tööülesanded ja "Juurdepääsupiira ngu lõppemine" tööülesanded, mis saabuvad täna+30päeva. Võimaldab seadistada kasutajad ja/või kasutajagrupid, kes ülevaadet näevad. Kasutuslugu: dokumendi juurdepääsupiirangu eest vastutaja on töölt lahkunud, vastutust ei ole antud üle. Vajalik ülevaade, et kõigil ülesannetel oleks aktiivne kasutaja täitjaks. Olemas saab olema võimalus juurdepääsupiirangu vastutust üle anda (nt kui teenistuja lahkub töölt (lisatud eraldi nõudena)). Lisaks oleks võimalus näha etteulatuvalt tulevikus (aeg kokkuleppel, seadistatav) lõppevaid juurdepääsupiiranguid. Võimalus muuta vastutajat kui see on ekslikult jäänud teenistujaks, kes ei tööta enam asutuses, selliselt, et ülesanne selle tekkimise ajal läheks juba õigele täitjale (ei jääks "õhku"). 35 lõpetatud "Juurdepääsupiirangu Võimaldab ülevaadet "Juurdepääsupiirangu lõppemine" tööülesannete täitmise kohta (nii dokumendi kui lõppemine" tööülesande põhifailide kohta). ülevaade asutuse kontaktile Kuvab ülevaates dokumente, millel juurdepääsupiirang on olnud "AK" või dokumente, mille juurdepääsupiirang on "Avalik" aga mille põhifailide juurdepääsupiirang on olnud "AK". Ülevaates kuvatakse kõik täidetud "Juurdepääsupiirangu lõppemine" tööülesanded täna -30 päeva. Võimaldab seadistada kasutajad ja/või kasutajagrupid, kes ülevaadet näevad. Kasutuslugu: kui asutusel ei ole võimalik seadistada automaatteavitust juurdepääsupiirangu muutmise kohta ja/või on vajalik juhtumipõhine väliste osapoolte teavitamine. ADR Nr Märksõna Ärinõue süsteemile 36 ADR - liides Süsteem on liidestatud ADR-iga (vajab liidestamist). 37 ADR - üldine ADR nõuete lahutamatuks osaks on Delta ADR spetsifikatsioon (lisatud eraldi failina hankedokumentidele). Kui allolevates nõuetes ei ole toodud erisusi, siis lähtutakse Delta ADR spetsifikatsioonist. (muudetud 21.05.2026 käskkirjaga) 38 ADR - dokumentide Dokumendi andmed edastatakse DORISest avalikku dokumendiregistrisse (ADR) automaatselt pärast dokume avalikustamine ndi registreerimist ja staatuse „Lõpetatud“ saamist kindla intervalli tagant, mis lepitakse kokku detailanalüüsis. (muudetud 21.05.2026 käskkirjaga) 39 ADR - dokumentide ADR-i edastatakse: avalikustamine dokumendi metaandmed põhifailid (v.a juurdepääsupiiranguga (edaspidi AK) põhifailid). Avalikustamisel arvestatakse dokumendile ja põhifailidele määratud juurdepääsupiiranguid. Avalikustamise/juurdepääsupiirangutega seonduvad nõuded on kirjeldatud eraldi. 40 ADR - andmepõhine Kui avalikustatakse andmepõhine dokument, millel puudub põhifail: dokument kuvatakse ADR-is dokumendi metaandmed süsteem genereerib avalikustamisel määratud andmeväljade põhjal faili genereeritud fail kuvatakse ainult ADR-is koos metaandmetega Täpsem lahendus pannakse paika detailanalüüsil. 41 ADR - juurdepääsupiirangud Kui kõik põhifailid on avalikud kuvatakse metaandmed ja failide plokis kõik põhifailid. (üldine) Kui dokumendil on nii avalikke kui juurdepääsupiiranguga (AK) põhifailie kuvatakse ainult avalikud põhifailid juurdepääsupiiranguga põhifaile ei kuvata juurdepääsupiiranguga põhifailide puhul kuvab süsteem ADRis faili pealkirjaks "AK, juurdepääsupiirangu alus, juurdepääsupiirangu kehtivuse algus, juurdepääsupiirangu kehtivuse lõpp". Faili süsteemisisest pealkirja ega, et muud täpsustavat infot ei kuvata. Kui dokumendile on ainult juurdepääsupiiranguga (AK) põhifailid, siis dokumendi põhifailide nime kuju ADR-is ei kuvata. 42 ADR - avalikustatavad liigid, Süsteem peab võimaldama administraatoril, peaadministraatoril, süsteemiadministraatoril määrata seadistamine dokumendiliigi avalikustamise ADR-is. Seadistus dokumendiliigi seadetes: märkeruut: "ADR" (kui on aktiveeritud, on avalik p 8 tingimustel; kui ei ole aktiveeritud, siis ei ole avalik). 43 ADR - avalikustatavad liigid, Vaikimisi pärib süsteem dokumendiliigilt sarja tasandile avalikustamise ("ADR") tingimuse. Sarja tasandil peab sarja piirang olema administraatoril, peaadministraatoril, süsteemiadministraatoril võimalik katkestada "ADR" tingimuse pärimine ja määrata avalikustamine/mitteavalikustamine sarja tasandil. Sellest tulenevalt võivad dokumendiliigid olla avalikud, osaliselt avalikud või mitte avalikud järgmiste tingimuste alusel: Avalik dokumendiliik dokumendiliigi seadetes on märkeruut „ADR“ aktiveeritud; dokumendiliigilt toimub väärtuse pärimine sarja tasandile (märkeruut "ADR" on aktiveeritud) kõik dokumendid avalikustatakse, v.a juurdepääsupiiranguga dokumendid (kehtib punktides 4-6 esitatud nõuded). Osaliselt avalik dokumendiliik dokumendiliigi seadetes on märkeruut „ADR“ aktiveeritud; dokumendiliigilt toimub avalikustamise info pärimine sarjale (märkeruut "ADR" on vaikimisi aktiveeritud). sarja tasandi seadetes on administraatoril, peaadministraatoril, süsteemiadministraatoril võimalik pärimine dokumendiliigilt katkestada. ADR-is avalikustatakse ainult avalikuks märgitud sarjade dokumendid, v.a juurdepääsupiiranguga dokumendid (rakenduvad puntides 3-5 esitatud nõuded). Mitteavalikuks märgitud sarjade puhul rakendub sisemise dokumendiliigi avalikustamise loogika. Sisemine dokumendiliik Dokumendiliigi seadistuses on määratud, et tegemist ei ole avalikustatava dokumendiliigiga (märkeruut "ADR" ei ole aktiveeritud). Dokumendiliigilt toimub vastava info pärimine sarja tasandile (märkeruut "ADR" ei ole aktiveeritud). Selle dokumendiliigi dokumente (põhifaile) ega andmevälju ei avalikustata ADR-is. 44 ADR - avalikustatavad Avalikustatavad dokumendiliigid on kokku lepitud ja eraldi lisatud. dokumendiliigid 45 ADR - avalikustatavad Iga dokumendiliigi jaoks on määratud avalikustatavad andmeväljad ja nende vastavus ADR väljadele. andmeväljad 46 ADR - avalikustatavad Avalikustatavad andmeväljad on toodud eraldi failis üldise loeteluna ning eraldi dokumendiliigiti. andmeväljad 47 ADR - andmeväljade Andmeväljade kuvamisel ADRis lähtutakse Delta ADR spetsifikatsioonist (lisatud eraldi failina avalikustamine hankedokumentidele), v.a kui käesolevas dokumendis ei ole toodud erisusi. (muudetud 21.05.2026 käskkirjaga) 48 ADR - andmeväljade Andmeväljadena ei kuvata ADRis andmevälju "Funktsiooni, Sari, Toimik". avalikustamine, asukoht (erisus Delta spetsifikatsiooniga) 49 ADR - andmeväljade ADRis kuvatakse andmeväljagrupist "Juurdepääsupiirang" täiendavalt andmevälja "Teabevaldaja". avalikustamine, teabevaldaja (erisus Delta spetsifikatsiooniga) 50 ADR - andmeväljade Kui dokument on seotud eraisikuga, täidetakse väli „Isik“. ADR-i andmete edastamisel teisendab süsteem isiku avalikustamine, eraisiku ees- ees- ja perekonnanime initsiaalideks. ja perekonnanimi Näide: Kiri sisse andmeväljagrupp "Saatja" andmeväli isik - > süsteemisiseselt kuvab saatjana Mari Maasikas ADRis kuvatakse infitsiaale: M. M. (muudetud 21.05.2026 käskkirjaga) 51 ADR - andmeväljade Impordib SAP-ist info, mis võimalda kasutaja "Vastutaja" info kuvamise piiramist ADR-is. avalikustamine, AK ametikoht (erisus Delta Täiendav andmeväli "Kasutaja andmed" vaatel: spetsifikatsiooniga) märkeruut: "Vastutaja andmed peidetud ADR-is" Kui märkeruut on aktiveeritud, kuvab süsteem ADR-is "Vastutaja" andmeväljade väärtuseks "Vastutaja andmed ei ole avalikud avalikustatavad“. (muudetud 21.05.2026 käskkirjaga) 52 ADR - andmeväljade Dokumendiliikidel eraldi andmevälja „Saatmisviis“ ei ole. avalikustamine, saatmisviis (erisus Delta Süsteem kuvab ADR-is saatmisviisi väärtuse vastavalt saatmise viisardis (sh saatmise töövoo tegevuse spetsifikatsiooniga) kaudu) valitule: e-post, DHX, , Riiklik postkast, infosüsteem, jm. Kui dokumendi väljasaatmisel ei ole kasutatud saatmisviisardit, siis kuvatakse ADRis saatmisviisi väärtusena "Muu". 53 ADRi kuva ja otsing Vt Delta ADR spetsifikatsiooni, nõudeid ei muudeta. 54 Otsing ADRis Vt Delta ADR spetsifikatsiooni, nõudeid ei muudeta. 55 Kiirotsing Vt Delta ADR spetsifikatsiooni, nõudeid ei muudeta. 56 Otsing ADRis Vt Delta ADR spetsifikatsiooni, nõudeid ei muudeta. 57 Dokumendi detailvaade Dokumendi detailvaates kuvatakse defineeritud väljad. Kuvatakse üksnes need väljad, millel on väärtus. Vt Delta ADR spetsifikatsiooni, nõudeid ei muudeta. 58 ADR - seosed Vt Delta ADR spetsifikatsiooni, nõudeid ei muudeta. 59 ADR - andmevälja plokk Avalikustatavatel ja osaliselt avalikustatavatel dokumendiliikidel on eraldi andmeväljade plokk "Avalikustamine" "Avalikustamine", kus on kaks andmevälja: Avalikustatud - väärtus jah/ei (väärtus muutub automaatselt "Jah", kui dokument on lõpetatud ja ADRis avalikustatud). Dokument ADRis - link ADRi dokumendile. Kui ei ole avalikustatav, ei kuvata linki. Juurdepääsupiiranguga infoga seotud muudatused värskendatakse automaatselt ADR-i. Täiendavalt kuvatakse administraatorile, peaadministraatorile, süsteemiadministraatorile: Nupp "Saada ADRi" - võimaldab käsitsi käivitada andmete kohese värskendamise/konkreetse dokumendi kuvamise (kui pole veel avalikustatud) ADRis. Nupp "Eemalda ADRist"- võimaldab eemaldada dokumendi ADRist. Eemaldamisel automaatset ADR-i saatmist ei toimu kuni on vajutatud uuesti "Saada ADRi". Eemaldamisel ADR-i link eemaldatakse andmeväljalt. Nuppe kuvatakse ainult nendel dokumentidel, kus sarjadel ja dokumendiliigil on lubatud ADR-i saatmine. (muudetud 21.05.2026 käskkirjaga)  Kasutajahaldus Taust: Süsteemis on realiseeritud administraatori menüüs "Kasutajate halduse" vaade. Hanke väliselt realiseeritakse SAP-i liides kasutaja andmete impordiks. Täiendavalt vaja realiseerida vastutaja andmete ADR-is kuvamisega seonduv. Vastutuse üleandmise funktsionaalsus võimaldab DORIS-es tagada töö järjepidevuse olukordades, kus kasutaja: vahetab ametikohta, lahkub asutusest. Funktsionaalsuse eesmärk on vältida olukorda, kus dokumendid, tööülesanded või töövood jäävad „omanikuta” ning menetlused peatuvad. Samuti võimaldab vastutuse üleandmine tagada juurdepääsupiiranguga dokumentide teavituste/tööülesannete jõudmise aktiivsele kasutajale. Vastutuse üleandmine peab olema võimalik ka pärast kasutaja töölt lahkumist. Süsteemil on olemas Soft delete, mille eesmärk on: Peale kasutajate eemaldamist süsteemist (andmete sünkronisatsiooni käigus), hoitakse x kokkulepitud aeg alles eemaldatud kasutaja andmeid ja selle kasutaja seoseid olemasolevate objektidega süsteemis. Eesmärgiks on vältida, et kasutajate sünkronisatsiooni käigus tekkinud vigade tõttu oleks vaja ekslikult süsteemist eemaldatud kasutajal uuesti süsteemis teha kõik vajalikud seadistused (anda näiteks õigused dokumendipuus). Ehk kui mingil põhjusel peaks kasutajate sünkronisatsiooni käigus tekkima kasvõi olukord, kus andmeid ei saada kätte ning kõik kasutajad eemaldatakse süsteemist, siis samal või järgmisel päeval uue sünkronisatsiooniga tekivad kasutajad tagasi ning nende andmed on kõik muutumatul kujul alles (muudetud 21.05.2026 käskkirjaga). Vastutuse üleandmise ärinõuded süsteemile Nr Etapp Märksõna Ärinõue süsteemile Administraatori menüü- dokumendihalduri, administraatori tegevused 1 Põhitoode Kasutajahaldus, administraatori menüü, Impordib SAP-ist info, mis võimaldab kasutaja "Vastutaja" info kuvamise piiramist ADR-is. Hanke väliselt kasutate haldus, ühe kasutaja muutmise realiseeritakse SAP-i liides. vaade, vastutaja andmete ADR-is kuvamine Täiendavalt on vaja realiseerida andmeväli "Kasutaja andmed" vaatel: märkeruut: "Vastutaja andmed peidetud ADR-is" Kui märkeruut on väärtustatud, kuvab süsteem ADR-is "Vastutaja" andmevälja väärtuse "Vastutaja andmed ei ole avalikustatavad“. Täpsustub detailses analüüsis. 2 Põhitoode Kasutajahaldus, administraatori menüü, Navigatsioon: menüü "Administraator" - menüü "Kasutajate haldus" - ühe kasutaja muutmise vaade - kasutate haldus, ühe kasutaja muutmise vaheleht "Vastutuse üleandmine". vaade, vastutuse üleandmine Võimaldab dokumendihalduril, administraatoril vaadata vahelehte "Vastutuse üleandmine". (Lehel sisalduva info koosseis on sama, mis menüü "Minu seaded" - vahelehel "Vastutuse üleandmine" (kasutaja enda vaates).) (muudetud 21.05.2026 käskkirjaga) 2 Põhitoode Kasutajahaldus, administraatori menüü, Täiendavalt on menüü "Administraator" - menüü "Kasutajate haldus" - ühe kasutaja muutmise vaade - kasutajate haldus, ühe kasutaja vaheleht "Vastutuse üleandmine" loetelu eelseadistatud töövoogudest, kus kasutaja on nimeliselt või muutmise vaade, vastutuse üleandmine, e grupiga määratud täitjaks. elseadistatud töövoogude nimekiri Eelseadistatud töövoogude loetelu: eelseadistatud (lingitud) töövoog. 3 Põhitoode Kasutajahaldus, administraatori menüü, Kuvab "Vastutuse üleandmine" vahelehel kasutaja vastutusel olevaid dokumendipuu tasandeid sari, kasutate haldus, ühe kasutaja muutmise toimik, asjatoimik. vaade, vastutuse üleandmine, dokumendipuu tasandi vastutus Dokumendipuu tasandite loend: dokumendipuu tasandi pealkiri, viit. 4 Põhitoode Kasutajahaldus, administraatori menüü, Navigatsioon: menüü "Administraator" - menüü "Kasutajate haldus" - ühe kasutaja muutmise vaade - kasutate haldus, ühe kasutaja muutmise vaheleht "Vastutuse üleandmine" vaade, vastutuse üleandmine Võimaldab dokumendihalduril, administraatoril anda aktiivse ja töölt lahkunud kasutaja eest üle vastutus vahelehelt "Vastutuse üleandmine". (Lehel sisalduva info koosseis on sama, mis menüü "Minu seaded" - vahelehel "Vastutuse üleandmine" (kasutaja enda vaates).) (Muudetud 21.05.2026 käskkirjaga) 5 Põhitoode Kasutajahaldus, administraatori menüü, Võimaldab administraatoril kasutajakaardilt katkestada kasutajale edastatud tööülesandeid (sh mitu kasutate haldus, ühe kasutaja muutmise korraga). vaade, vastutuse üleandmine, tööülesannete eemaldamine Tööülesande eemaldamisel peab administraator lisama põhjuse. Põhjus salvestub eemaldatud tööülesande töövoo logis. Eemaldatud ülesannet kuvatakse töövoos staatusega "katkestatud". Nt teadmiseks edastatud dokumendid, nt dokumendid, mille kooskõlastamise vastutust ei anta teisele kasutajale üle. (Muudetud 21.05.2026 käskkirjaga) "Minu seaded" menüü- kasutaja tegevused Realiseeritakse hanke väliselt navigatsioonis menüüpunkt "Minu seaded" ja vaheleht "Eemalolekud". 6 Põhitoode Minu seaded, kasutaja isiklik vaade, Navigatsioon: "Minu seaded" - vaheleht "Vastutuse üleandmine". kasutaja andmed, vastutuse üleandmine 7 Põhitoode Minu seaded, kasutaja isiklik vaade, Kuvab "Vastutuse üleandmine" vahelehel kasutaja staatuses "uus", "töös", "peatatud" tööülesannete kasutaja andmed, vastutuse loetelu, võimaldab vastutuse üle anda/määrata ülesannetele uue täitja. üleandmine, tööülesanded Tööülesannete loend: tööülesande tüüp, dokumendi pealkiri (lingitud), dokumendiliik, tähtaeg. Dokumendil, mille vastutus üle antakse, asendub töövoos antud ülesande "Täitja" (teised töövoo või antud tööülesande tingimused ei muutu). 8 Põhitoode Minu seaded, kasutaja isiklik vaade, Kuvab "Vastutuse üleandmine" vahelehel kasutaja vastutusel olevaid staatuses "töös" dokumente, kasutaja andmed, vastutuse üleandmine, võimaldab vastutuse üle anda/määrata uue vastutaja. vastutusel töös dokumendid Vastutusel töös dokumentide loendi andmeväljad: dokumendi reg nr, dokumendi kuupäev, dokumendi pealkiri (lingitud),adressaat/saatja, dokumendiliik. Dokumendil, mille vastutus üle antakse, asenduvad andmeväljade grupi "Vastutaja" andmed kasutaja andmetega, kellele dokument üle anti (teised dokumendi andmeväljad ei muutu). 9 Põhitoode Minu seaded, kasutaja isiklik vaade, Kuvab "Vastutuse üleandmine" vahelehel kasutaja vastutusel olevaid staatuses "töös", kasutaja andmed, vastutuse "peatatud" töövooge, võimaldab vastutuse üle anda/määrata uue vastutaja. üleandmine, vastutusel töövood Vastutusel töövoogude loend: dokumendi reg nr, dokumendi kuupäev, dokumendi pealkiri (lingitud), adressaat/saatja, dokumendiliik. Dokumendil, mille vastutus üle antakse, asendub töövoos "Töövoo vastutaja" (teised töövoo tingimused ei muutu). 10 Põhitoode Minu seaded, kasutaja isiklik vaade, Kuvab "Vastutuse üleandmine" vahelehel kasutaja kehtivaid lepinguid (Lepingu andmeväli "Kehtivus" kasutaja andmed, vastutuse =kehtiv), võimaldab vastutuse anda üle/määrata uue vastutaja. üleandmine, kehtivad lepingud Kehtivate lepingute loend: dokumendi reg nr, dokumendi kuupäev, dokumendi pealkiri (lingitud), Asutus /isik, dokumendiliik. Dokumendil, mille vastutus üle antakse, asenduvad andmeväljade grupi "Vastutaja" andmed kasutaja andmetega, kellele dokument üle anti. 11 Põhitoode Minu seaded, kasutaja isiklik vaade, Kuvab "Vastutuse üleandmine" vahelehel loetelu juurdepääsupiiranguga "AK" dokumentidest (olenemata kasutaja andmed, vastutuse üleandmine, dokumendi staatusest või asukohast), mille juurdepääsu piirangu eest vastutaja on kasutaja ja mille "AK" jpp vastutus kehtivus on: saabunud ja juurdepääsupiirangut ei ole uuesti hinnatud tulevikus Võimaldab vastutuse üle anda/määrata uue vastutaja. Juurdepääsupiiranguga ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS loend: dokumendi reg nr, dokumendi kuupäev, dokumendi pealkiri (lingitud), dokumendiliik, jpp alus, jpp kehtiv kuni kuupäev. Dokumendil, mille vastutus üle anti, muutub andmeväljade grupis "Juurdepääsupiirang" andmeväli "Juurdepääsupiirangu eest vastutaja" (teised dokumendi või antud andmeväljade grupi andmed ei muutu). 12 Põhitoode Minu seaded, kasutaja isiklik vaade, Kuvab "Vastutuse üleandmine" vahelehel kasutaja vastutusel olevaid avatud asjatoimikuid, võimaldab kasutaja andmed, vastutuse üleandmine, vastutuse üle anda/määrata uue vastutaja. dokumendipuu tasandi "asjatoimik" vastutus Asjatoimikute loend: dokumendipuu tasandi pealkiri, viit. Asjatoimik, mille vastutus üle antakse, asendub andmevälja "Asjatoimiku vastutaja" andmed kasutaja andmetega, kellele asjatoimik üle anti (teised tasandi andmeväljad ei muutu). 13 Põhitoode Minu seaded, kasutaja isiklik vaade, Kuvab "Vastutuse üleandmine" vahelehel kasutaja vastutusel olevaid dokumendipuu avatud tasandeid kasutaja andmed, vastutuse üleandmine, sari, toimik. dokumendipuu tasandi "sari" ja "toimik" vastutus Dokumendipuu tasandite loend: dokumendipuu tasandi pealkiri, viit. (Kasutaja ei saa ise vastutust üle anda, muudatuse saab teha dokumendihaldur või administraator.) 14 Põhitoode Vastutuse üleandmine kasutajale Võimaldab märgistada korraga kõik või märkida ükshaaval üleantavad objektid. Võimaldab määrata objektide üleandmise kuupäeva ja kellaaja. Vastutust saab üle anda mitmele teenistujale. Ülesanded/vastutused lähevad jaotamisele mitme kasutaja vahel. Kasutajakaardilt kustuvad objektid, mis on kellelegi teisele üleantud. Kasutajakaardilt on võimalik mitu korda alustada vastutuse üleandmist. 15 Põhitoode Vastutuse üleandmine, töölt lahkunud Võimaldab vastutust anda üle 30 päeva jooksul ka siis, kui kasutaja ei ole enam aktiivse impordiga kasutaja süsteemi imporditud (on töölt lahkunud). Menüüs: kasutajahaldus, administraatori menüü, kasutate haldus, ühe kasutaja muutmise vaade, vastutuse üleandmine - on töölt lahkunud kasutaja leitav ja tema eest on võimalik administraatoril, dokumendihalduril vastutust üle anda. (Muudetud 21.05.2026 käskkirjaga)  Kontaktid ja ühekordsete andmete import Taust: Dokumendi saatmiseks süsteemist välja on võimalik kasutajal lisada käsitsi adressaadi andmeväljadele info, kellele dokument edastatakse. Ühe dokumendiga võib olla seotud mitu adressaati. Lisaks peab süsteem võimaldama ka eelseadistatud kontakti lisamist dokumendi adressaadiks, et kasutaja ei peaks korduvalt samale adressaadile dokumendi edastamiseks andmeid käsitsi sisestama. Kontaktide ärinõuded süsteemile Nr Märksõna Ärinõue süsteemile Liidesed 1 Ühekordsete kontaktide import Võimaldab süsteemiadministraatoril importida (vms) kontaktid süsteemi, sh kontaktigrupid. (Äriregistrist/vm) 2 Riiklik postkast Võimaldab liidestust Riikliku postkastiga. Riiklik postkast | RIA Adressaadi andmevälja plokk dokumendil Adressaadi andmevälja plokk dokumendil Realiseeritakse hankeväliselt Adressaadi andmeväljad dokumendil: (*kohustuslik) andmevälja nimetus tüüp selgitus Asutus tekstiv äli väli pakub kasutaja sisestatud tähtede alusel vasteid kontaktidest: organisatsioon organisatsiooni kontaktisik organisatsiooni lühend kontaktigrupp kontaktidest valitu on dokumendil muudetav käsitsi lisatav Isik tekstiv äli väli pakub kasutaja sisestatud tähtede alusel vasteid kontaktidest: organisatsiooni kontaktisik füüsiline isik kontaktidest valitu on dokumendil muudetav käsitsi lisatav E-post e-post kontaktidest valides täitub automaatselt, muudetav käsitsi lisatav Tänav, maja, korter, küla, vald, indeks, linn, tekstiv maakond, riik äli kontaktidest valides täitub automaatselt, muudetav Kui on võimalik dokumendi malli(faili) korrektselt käsitsi lisatav kanduma panna. Kui on võimalik lisada ühele andmeväljale nii e- post kui postiaadress. Isiku-/registrikood numbri väli kontaktidest valides täitub automaatselt, muudetav käsitsi lisatav Täiendavad andmeväljad dokumendiliigist tulenevalt Kontakt: organisatsiooni kontakt ja füüsilise isiku kontakt 3 kontakt, loomine/muutmine Võimaldab dokumendihalduril, administraatoril, peaadministraatoril, süsteemiadministraatoril luua, muuta ja kustutada /kustutamine kontakti. aktiivne/mitteaktiivne Muudetud info ei kajastu juba loodud dokumendi lisatud andmetes. (sh õigus) Kustutatud info ei kustu juba loodud dokumendi lisatud andmetest. Võimaldab kontakti märkida mitte kasutusel olevaks. Mitte kasutusel olevat kontakti ei saa valida dokumendil ega saatmisviisardis. Nupud: "Lisa organisatsiooni kontakt", "Lisa füüsilise isiku kontakt, "Muuda/pliiats", "Kustuta/prügikast" Märkeruut: "Kasutusel" 4 kontakt, organisatsiooni kontakti Organisatsiooni kontakti loomise andmeväljad on: andmeväljad (*kohustutlik) andmevälja tüüp selgitus nimetus Nimetus* tekstiväli Võimaldab lisada kontakti kasutades asutuse nimetust. Kontrollib nimetuse unikaalsust. Lühend tekstiväli Võimaldab lisada kontakti kasutades lühendit. Registrikood numbriväli Kui asutus on kontaktidesse lisatud on võimalik lisada asutuse kontakti juurde kontaktisikuid. Täpsustus arendusele: kas DHX andmed tulevad ainult aadressraamatust? Ei pea siduma kontaktiga? Võimalusel eraldi kontakti dokumentide DHX-i kaudu edastamiseks ei looks! E-post e-post Kontrollib sisestatud e-posti korrektsust (sisaldab "@" ja nt ".ee"). Tänav, maja, tekstiväli Võimalikult palju kontakti füüsilise aadressi infot peaks olema koondatud. korter, küla, vald Võimalusel ühele andmeväljale. Sihtnumber, linn, tekstiväli Dokumendile on eelistus kuvada kõik info nt ühele andmeväljale. maakond, riik Dokumendimallile peab olema võimalik kanda andmeid erinevatele ridadele, nt: Isiku nimi Tänav, maja, korter, küla, vald sihtnumber, linn, maakond riik Palume täpsemat lahendust arenduselt. DHX Jah/Ei Vaikimisi kuvatud "Jah" kui asutus on DHX-iga liidestatud. Vaikimisi kuvatud "Ei" kui asutus ei ole DHX-iga liidestatud. Ei ole muudetav. Täpsustus arendusele, kas DHX andmed tulevad aadressraamatust või peavad olema seotud kontaktiga?! Sertifikaadid loetelu Loetelu asutuse kehtivatest sertifikaatidest. Loetelu uueneb automaatselt. Täpsustus arendusele, kust on võimalik võtta DORISel kehtivad sertifikaadid. Kas loetelu kuvamine on kohe realiseeritav? Kuulub kontaktigruppi Kuvatud kontaktigruppide nimetused, millesse kontakt lisatud on. kontaktigruppi (de) nimetus Võimaldab kontaktigrupi eemaldada. Lisainfo tekstiväli 5 kontakt, füüsilise isiku kontakti Füüsilise isiku kontakti loomise andmeväljad on: andmeväljad (*kohustutlik) andmevälja tüüp selgitus nimetus Ees- ja tekstiväli Võimaldab lisada kontakti kasutades nime. perekonnanimi* Isikukood numbriväli Kontrollib sisestatud isikukoodi korrektsust isikukoodi pikkuse järgi. Ei võimalda luua mitut sama isikukoodiga kontakti füüsilise isiku kontaktina (kuvab vastava teavituse, et kontakt on juba süsteemis olemas) E-post e-post Kontrollib sisestatud e-posti korrektsust (sisaldab "@" ja nt ".ee"). Tänav, maja, tekstiväli Sama lahendus, mis organisatsiooni kontaktil. korter, küla, vald Sihtnumber, tekstiväli linn, maakond, riik Kuulub kontaktigruppi Kuvatud kontaktigruppide nimetused, millesse kontakt lisatud on. kontaktigruppi (de) nimetus Võimaldab kontaktigrupi eemaldada. Lisainfo tekstiväli 6 kontakt, füüsilise isiku kontakti kuva Kuvab dokumendile või aadressviisardis valimisel nime juures sulgudes: "füüsiline isik". valimisel (dokument, saatmisviisard) Dokumendile või saatmisviisardisse valitud kontakti juures täpsustust ei kuvata. Organisatsiooni kontaktisik 7 kontaktisik, loomine/muutmine Võimaldab organisatsiooni kontakti juurde dokumendihalduril, administraatoril, /kustutamine peaadministraatoril, süsteemiadministraatoril luua, muuta ja kustutada kontaktisikuid. aktiivne/mitteaktiivne Ühe kontaktiga võib olla seotud mitu kontaktisikut. (sh õigus) Muudetud info ei kajastu juba dokumendile lisatud andmetes. Kustutatud info ei kustu juba dokumendile lisatud andmetest. Võimaldab kontakti märkida mitte kasutusel olevaks. Mitte kasutusel olevat kontaktisikut ei saa valida dokumendil ega saatmisviisardis. Nupud: "Lisa kontaktisik", "Muuda/pliiats", "Kustuta/prügikast" Märkeruut: "Kasutusel" 8 kontaktisik, kuva valimisel (dokument, Kuvab dokumendile või aadressviisardis valimisel nime juures sulgudes: "kontaktisik". saatmisviisard) Dokumendile või saatmisviisardisse valitud kontakti juures täpsustust ei kuvata. Kontaktigrupp 9 kontaktigrupp, loomine/muutmine Võimaldab dokumendihalduril, administraatoril, peaadministraatoril, süsteemiadministraatoril luua, muuta, kustutada /kustutamine kontaktigrupi. aktiivne/mitteaktiivne Muudetud info ei kajastu juba dokumendile lisatud andmetes. (sh õigus) Kustutatud info ei kustu juba dokumendile lisatud andmetest. Võimaldab kontaktigruppi märkida mitte kasutusel olevaks. Mitte kasutusel olevat kontaktigruppi ei saa valida dokumendil ega saatmisviisardis. Nupud: "Lisa kontaktigrupp", "Muuda/pliiats", "Kustuta/prügikast" Märkeruut: "Kasutusel" 10 kontaktigrupp, andmeväljad Kontaktigrupi loomise andmeväljad on: andmevälja nimetus tüüp selgitus töörühma tagasiside Nimetus tekstiväli Lisainfo tekstiväli Andmeväljad on muudetavad. 11 kontaktigrupp, loomine Võimaldab kontaktigruppi lisada mitu: olemasolevat kontakti (organisatsioon, füüsiline isik) pakub kasutaja sisestatud tähtede alusel vasteid olemasolevat kontaktisikut pakub kasutaja sisestatud tähtede alusel vasteid Otsingu andmeväli, nupp: "Lisa kontaktigruppi" 12 kontaktigrupp, loendi andmeväljad Kontaktigruppi kuuluvate kontaktide loendi andmeväljad on: nimetus tüüp selgitus töörühma tagasiside Nimetus link kontaktile Tüüp kontakti tüüp: organisatsioon kontaktisik füüsiline isik 13 kontaktigrupp, kontakti gruppi lisamine Võimaldab lisada kontakti gruppi: grupilt lisades (olles kontaktigrupil ja lisades olemasoleva kontakti lisaks) kontaktile grupi lisamisega (olles kontaktil ja lisades sellele grupi) 14 kontaktigrupp, kontakti grupist Võimaldab kontakti grupist kustutada: kustutamine grupilt kustutades kontakti juurest grupi kustutada Ühe kontakti grupist kustutamisel ei kustu kontakt varasemalt dokumentidel kasutatud kontaktidest ega kontaktigruppidest (kui kontaktigrupp on lisatud juba lõpetatud dokumendile või on kasutatud töös oleval dokumendil). 15 kontaktigrupp, kuuluvuse kuva Kuvab kontakti juures, millistesse gruppidesse kontakt kuulub. 16 kontaktigrupp, kontaktide kuvamine Võimaldab kontaktigrupi sisu dokumendil ja saatmisviisardis näha. dokumendil ja saatmisviisardis Ühised nõuded kontaktidel 17 kontakt, kontaktisik, kontaktigrupp, Kuvab kõiki loodud kontakte, kontaktisikuid, kontaktigruppe loendis "Kõik kontaktid". kõikide kontaktide loend Kõik kontaktid loendit ja loendi üksuse sisu näevad kõik asutuse kasutajad. (sh õigus) Loendi andmeväljad on: andmevälja tüüp selgitus nimetus Kontakt tekstiväli Organisatsiooni nimetus, füüsilise isiku nimi, kontaktigrupi nimetus, nimi+nimetus /Nimetus (kontaktisik). Nt: Kontakt Riigi Tugiteenuste Keskus Mati Murakas Toetuse x saajad Mari Mustikas, Riigi Tugiteenuste keskus Otsitav. E-post e-post Otsitav. DHX-iga jah/ei Filtreeritav. liidestus Kontaktigrupp kontaktigr Kuvatud, millistesse kontaktigruppi(desse) kontakt kuulub. upi nimitus (ed) Viimati kuupäev Võimaldab jälgida, millal kontakti viimati kasutati. kasutatud Füüsiliste isikute kontaktide töötlemisel tuleb järgida ka andmete säilitamist. Võimaldab asutusel seada reeglid andmete kustutamiseks. Üldistatult võimaldab ka hallata mittevajalikke kontakte. Kontakti juures: "Muuda" ja "Kustuta" nupud. 18 kontakt, kontaktisik, kontaktigrupp, Võimaldab muutmise õigusega kasutajal lisada kontakti (organisatsioon, füüsiline isik), kontaktisikut, kontaktigruppi lisamine dokumendile või saatmise dokumendile või saatmisviisardisse. viisardisse Võimaldab lisada mitu kontakti (organisatsioon, füüsiline isik), kontaktisikut, kontaktigruppi dokumendile või saatmisviisardisse. 19 kontakt, kontaktisik, kontaktigrupp, Pakub dokumendile asutuse (asutusetüüpi andmeväli) lisamisel kasutaja sisestatud tähtede alusel vasteid kontaktidest: lisamine dokumendile või saatmise viisardisse organisatsioon organisatsiooni kontaktisik organisatsiooni lühendi kontaktigrupp Pakub dokumendile isiku (isikutüüpi andmeväli) lisamisel kasutaja sisestatud tähtede alusel vasteid kontaktidest: organisatsiooni kontaktisik füüsiline isik Pakub saatmise viisardisse plokki "Adressaat" andmeväljale "Nimi" lisamisel kasutaja sisestatud tähtede alusel vasteid kontaktidest: organisatsioon organisatsiooni kontaktisik organisatsiooni lühendi kontaktigrupp füüsiline isik 20 kontakt, kontaktisik, kontaktigrupp, Võimaldab kontakti, kontaktisikut, kontaktigruppi dokumendile või saatmiseviisardisse lisada, valides soovitu kontaktide lisamine dokumendile või saatmise loendist. viisardisse  Kustutamine ja prügikast Taust: Dokumendi ja failide kustutamise funktsionaalsus on süsteemis varasemalt realiseeritud. Nõuded täiendavad olemasolevat lahendust, võimaldades kustutatud objekti taastamist. Kustutamise ja prügikasti ärinõuded süsteemile Nr Märksõna Ärinõue süsteemile 1 kustutamine, dokument Kustutades registreeritud dokumenti, vajutades nupul "Kustuta" küsib süsteem üle: "Kinnita kustutamine - Kas oled kindel, et soovid kustutada dokumendi ja sellega seotud failid?", kohustuslikuna tuleb lisada kustutamise põhjus ning kinnituse korral kustutatakse dokument koos failidega ja see liigub prügikasti. Kustutamise põhjus salvestub logisse. Kustutades registreerimata dokumendi vajutades nupul "Kustuta" küsib süsteem üle: "Kinnita kustutamine - Kas oled kindel, et soovid kustutada?", kinnituse korral kustutatakse dokument koos failidega ja see liigub prügikasti. Kustutamise põhjus salvestub logisse. 2 kustutamine, fail Kustutades registreeritud dokumendi põhi- ja või taustafaili, vajutades nupul "Kustuta" küsib süsteem üle: "Kinnita kustutamine - Kas oled kindel, et soovid faili kustutada?", kohustuslikuna tuleb lisada kustutamise põhjus ning kinnituse korral kustutatakse fail ja see liigub prügikasti. Kustutamise põhjus salvestub logisse. Kustutades registreerimata dokumendi põhi- ja või taustafaili, vajutades nupul "Kustuta" küsib süsteem üle: "Kinnita kustutamine - Kas oled kindel, et soovid faili kustutada?", kinnituse korral kustutatakse fail ja see liigub prügikasti. Kustutamise põhjus salvestub logisse. 3 kustutamine, dokument Võimaldab kustutada üksiku dokumendi ka juhul, kui tegemist on algatusdokumendi, seostega järgdokumendi või vastusdokumendiga. Dokumendi kustutamisel kustutatakse ainult valitud dokument (olenemata dokumentide staatustest, registreerimisest/mitteregistreerimisest). 4 Administraatori menüü Administraatori menüüsse on loodud eraldi komponent "Prügikast" "Prügikast" Võimaldab administraatoril kõiki kustutatud dokumente, faile (sh DHX-i, Outlooki, vm teel (sh õigus) saabunud) hallata administraatorimenüüs "Prügikast". 5 prügikast Prügikast on nähtav ja dokumendid taastatavad administraatorile. Kustutatud dokumenti, põhi- või taustafaili on võimalik prügikastis avada vaatamiseks. 6 Prügikast, kustutatud Võimaldab dokumendi, faili "Prügikastist" käsitsi lõplikult kustutada. dokumentide, failide käsitsi kustutamine Teavitus: „Püsikustutus on pöördumatu. Kas oled kindel, et soovid objekti lõplikult kustutada?". administraatori menüüst Nupp: "Kustuta" 7 Prügikast, loendi vaade "Prügikasti" loendi andmeväljad on: objekt (otsitav, rippmenüüst valitav): dokument fail saabunud dokument (edastatud e-postiga, dhx-ga, tulevikus ka liidesega, mis ei ole automaatselt hõlmatud) algne asukoht (otsitav) nt: dokumendi puhul asukoht dokumendipuus "viit" faili puhul asukoht dokumendipuus "viit" DHX-i kaudu saabunud kustutatud kirjel "DHX" Outlooki kustutatud kirjel "Outlook" liidese kaudu tulnud kirjel "Liidese nimi" kustutatud objekti nimetus (otsitav, võimaldab avada): dokumendi pealkiri, põhi- või taustafaili nimetus, faili nimetus (nt saabunud DHX-i või muu) kustutamise kuupäev ja kellaaeg (võimaldab lisada kuupäeva, kuupäeva vahemiku) kustutaja (võimaldab otsida kasutajat, kuvab loendis kõik kasutajad, kes on objekte kustutanud) objekti (dokument, fail) ID 8 Prügikast - kustutatud Võimaldab administraatoril kustutatud dokumendi, fail taastada "Prügikastist" algsesse dokumendi, faili taastamine asukohta. (sh õigus) Võimaldab taastada mitu dokumenti, faili korraga. Kui algset asukohta ei eksisteeri, dokumenti, faili ei taastata. Kuvatakse teavitus nt: "Dokumendi taastamine ebaõnnestus. Dokumendi asukohta ei eksisteeri." või "Faili taastamine ebaõnnestus. Dokument on kustutatud.". Nupp: "Taasta" 9 Kustutatud dokumendi Dokument taastatakse tervikuna kustutamise eelses seisus (dokument (sh kõikide taastamine andmeväljade sisu, versioonid, logi), põhi- ja taustafailid (sh nende versioonid), töövoog, järg-, vastus- ja tavaseosed, õigused, logid). Dokumendi kustutamisel dokumendi töövoog peatatakse, dokumendi taastamisel on töövoog staatuses "peatatud". Faili taastatakse tervikuna kustutamise eelsesse seisu (sh metaandmed, versioonid). Pärast kustutatud dokumendi, faili taastamist avaneb dokumendi vaade. 10 Prügikast - kustutatud Taastatud dokumenti, faili ei kuvata "Prügikastis". dokumendi, faili taastamine 11 Prügikast, kustutatud "Prügikastis" säilivad dokumendid, failid 90 päeva, pärast mida need kustutatakse automaatselt. dokumentide, failide säilitamine 12 Kustutatud dokumendi, faili Kustutatud dokumente, faile ei kuvata otsingute tulemustes. leitavus otsingutes Taastatud dokumendid, failid kuvatakse otsingute tulemustes. 13 Kustutatud dokumendi, faili Registreeritud ja lõpetatud staatuses kustutatud dokumente, faile ei kuvata ADR-is. leitavus Eemaldatakse ADR-ist koheselt. ADR-is Taastatud dokumendid, failid, mis on registreeritud ja lõpetatud kuvatakse ADR-is. Avaldatakse ADR-is järgmise värskendusega.  Lemmikud Taustaks: Võimaldab kasutajal kasutada funktsionaalsust Lemmikud, mille eesmärk on pakkuda kasutajale isiklikke kiirviiteid sageli vajatavatele dokumentidele ja asukohtadele, vähendades korduvat navigeerimist süsteemis. Lemmik on kasutajapõhine viide süsteemis olevale objektile (nt dokument või asukoht) ega kujuta endast objekti koopiat. Lemmikute haldus on kasutajaspetsiifiline ega mõjuta teiste kasutajate vaateid ega õigusi. Lemmikute ärinõuded süsteemile Nr Märksõna Ärinõue süsteemile 1 Vasakmenüüs "Lemmikud" Vasakus menüüs kuvatakse kasutajatele menüüd "Lemmikud". 2 "Lemmikud" vahelehed Lemmikute ploki vahelehed on: dokumendid asukohad 3 "Lemmikud" grupid Võimaldab lemmikuid lisada, kuvades neid eraldi kirjetena või luues lemmikute gruppi/gruppe. Võimaldab kasutajal lisada/muuta lemmikute grupi pealkirja. Võimaldab eraldi kirjena lisatud lemmiku lohistada lemmikute gruppi või vastupidi. Võimaldab kustutada kustutada lemmikute grupi (lemmikutest eemaldatakse automaatselt kõik gruppi lisatud lemmikud). Nt pealkirja/kausta/vm "Projekt A" alla on koondatud kindlad lemmikud. 4 Lemmiku lisamine, õigus Võimaldab vaatamise õigusega kasutajal lisada objekti lemmikuks: dokumenti dokumendi vaates dokumendipuu tasandi asukohta (sari, toimik, asjatoimik) dokumendipuu vaates. Kui objekt ei ole kasutaja poolt lemmikuks lisatud, peab süsteem vastava objekti juures kuvama nuppu „Lis a lemmikuks“. Lemmikut on võimalik lisada olenemata dokumendi/asukoha staatusest. Lemmiku staatuse muutumine ei mõjuta lemmiku kuvamist "Lemmikud" vaates (nt toimiku sulgemine ei eemalda toimikut lemmikutest). 5 Lemmiku eemaldamine Võimaldab kasutajal eemaldada objekti lemmikutest: dokumendi vaates, dokumendipuu tasandi vaates, lemmikute loendivaates. Kui objekt on kasutaja lemmikutes, peab süsteem vastava objekti juures kuvama nuppu „Eemalda lemmikutest“. Kui kasutajalt eemaldatakse õigus objektile, eemaldab süsteem automaatselt lisatud lemmiku "Lemmikust". Kui objekt kustutatakse, eemaldab süsteem automaatselt lisatud lemmiku "Lemmikust". 6 Olekupõhine nupu kuvamine Süsteem peab tagama, et dokumendi või dokumendipuu tasandi objekti puhul kuvatakse kasutajale korraga ainult üks olekupõhine toiming: „Lisa lemmikuks“ või „Eemalda lemmikutest“, sõltuvalt sellest, kas vastav üksus kuulub kasutaja lemmikutesse. 7 lemmikud, dokumentide Lemmikuks lisatud dokumentide loendivaate andmeväljad on: loendivaade JPP Reg kpv Reg nr (viit + reg nr) Pealkiri (dokument) Liik (dokumendiliik) Saatja/Saaja Vastutaja (dokument) Kehtivus 8 lemmikud, asukohad Lemmikuks lisatud asukoha loendi andmeväljad on: Tasand Tähis Nimetus (asukoht) Vastutajad (tasandi vastutaja(d)) Avamine Sulgemine Staatus (tasandi staatus: Avatud/Suletud/Ootel) 9 Lemmikud, loendivaadete Loendi vaate andmeväljad on: otsitavus, üldnõuded sorteeritavad, filtreeritavad, otsitavad.  Delta ADR Delta ADR Märkus: Dokumendis sisalduvad viited ei ole käesoleva hanke kontekstis ajakohased. Detailanalüüsi käigus täpsustuvad ADR dokumendiliikide ja andmeväljadega seotud tingimused. Kirjeldus 1. Delta avalik dokumendiregister (ADR) on veebist avaliku veebühenduse kaudu juurdepääsetav infosüsteem. Funktsioneerimine 1. Andmete kandmine Delta DHSist avalikku dokumendiregistrisse toimub perioodiliseks sünkroniseerimiseks mõeldud päringute alusel. 2. Andmete sünkroniseerimine DHSi ja ADRi vahel toimub ADRi konfiguratsiooni failis toodud minutite järel ja ADRi konfiguratsioonifailis toodud aadressidelt. ADRi saadetakse dokumendi metaandmed ja failid. 3. Sünkroniseerimise sageduse määrab konfiguratsiooniparameeter import.cron ADR-i konfiguratsioonifailis. 4. Sünkroniseerimisel Delta poole pöördumise aadressid on määratud konfiguratsiooniparameetritega org.<asutuse järjekorranumber>.import.url. Sünkroniseerimine toimub asutuse järjekorranumbri kasvamise järjekorras. Kui mingi asutuse järjekorranumbri kohta leidub teisi org.* parameetreid, kuid org.<asutuse järjekorranumber>.import.url väärtus kas puudub või puudub see parameeter üldse, siis selle asutuse kohta sünkroniseerimise päringuid ei tehta ega selle kohta viga ei logita. 5. Andmete DHSist ADRi sünkroniseerimisel kasutatav andmete vastavus on defineeritud. 6. ADR kasutab Deltast andmete uuendamiseks veebiteenuseid. 7. ADR rakendusel on avaleht, millel kuvatakse asutuste nimekiri, mille avalik dokumendiregister ADR rakenduse kaudu kasutatav on. a. Nimekirjas kuvatakse rida iga konfiguratsioonifailis oleva parameetri org.<asutuse järjekorranumber>.name kohta. b. Reas kuvatakse link, mille tekst võetakse konfiguratsiooniparameetrist org.<asutuse järjekorranumber>.headerTitle ja mille URL moodustatakse ADR baas-URL-ile org.<asutuse järjekorranumber>.name lisamisel. ADR rakenduse käivitamisel kontrollitakse, et org. <asutuse järjekorranumber>.name sisaldab ainult järgmisi sümboleid: väiketähed (a-z), numbrid (0-9), sidekriips , alakriips (_). Muude sümbolite esinemise korral tekib viga. c. Avalehel kuvatakse ADR'i versiooni kujul: Versioon: <versiooni number>. 8. ADR leht koosneb päiseosast, sisuosast ja jalusest. a. Päiseosas asuv asutust iseloomustav tekst (asutuse nimetus) võetakse konfiguratsioonifailis asuvast parameetrist org.<asutuse järjekorranumber>.headerTitle. b. Päiseosas paiknev kiirotsing on kirjeldatud peatükis 3. c. Sisuosa vasakus pooles paiknev detailotsing on kirjeldatud peatükis 3. d. Sisuosa parema poole sisu on määratud konfiguratsioonifailis asuva parameetriga org.<asutuse järjekorranumber>.homepageURL. i. Kui vaadeldava asutuse kohta parameeter puudub või on määramata, siis kuvatakse sisuosa paremas pooles sirvimise kuva, vt peatükk 5. ii. Kui vaadeldava asutuse kohta on parameeter määratud, siis kuvatakse sisuosa paremas pooles parameetriga viidatud HTMLfaili sisu. e. Jaluses olev tekst koostatakse konfiguratsioonifailis asuvate parameetrite alusel. Jaluse tekstiks on „<asutuse nimetus> | Telefon: <asutuse telefoninumber> | E-post: <asutuse e-posti aadress>", kus i. <asutuse nimetus> = konfiguratsiooniparameetri org.<asutuse järjekorranumber>.headerTitle väärtus ii. <asutuse telefoninumber> = konfiguratsiooniparameetri org.<asutuse järjekorranumber>.headerPhone väärtus iii. <asutuse nimetus> = konfiguratsiooniparameetri org.<asutuse e-posti aadress>.headerEmail väärtus Otsing ADRis 1. Otsing jaguneb kiirotsinguks (lehe paremal üleval nurgas) ja detailotsinguks (lehe vasakul servas). 2. Kiirotsing. a. Otsisõna – otsitakse sisestatud väärtuse järgi, jagades väärtuse sõnadeks ning otsitakse iga saadud sõna alguse järgi suur- ja väiketähti eristamata. Otsisõna minimaalne pikkus on 3 märki, millest vähemalt üks märk peab olema täht või number. Hiirega väljale liikudes kuvatakse tooltipina tekst „Otsing üle kõigi dokumendi andmete". Nupp Otsi – kontrollib otsisõna vastavust reeglitele ja teostab otsisõna järgi otsingu üle ADRi dokumentide. Otsisõna järgi teostatakse otsing üle metaandmete, mis on defineeritud. i. Kui otsisõna on lühem kui 3 märki, kuvatakse kasutajale hoiatusteade „Palun sisestage vähemalt üks otsisõna, mille pikkus on vähemalt 3 tähemärki". ii. Kui otsisõna ei sisalda ühtegi tähte ega numbrit, kuvatakse kasutajale veateade: „Palun sisestage otsisõnasse vähemalt üks täht või number". Päring teostatakse järgmise tingimusega: document.reg_number ILIKE #{escapedLikeInput} OR document.sender_reg_number ILIKE # {escapedLikeInput} OR to_tsvector('simple', document.title || ' ' || document.access_restriction || ' ' || document. access_restriction_reason || ' ' || document.access_restriction_end_desc || ' ' || document.annex || ' ' || document.transmittal_mode || ' ' || document.compilator || ' ' || document.party) @@ #{tsquery}::tsquery), kus to_tsvector jagab sisendi sõnadeks PostgreSQL algoritmi järgi, millest eemaldatakse alla 3 tähemärgi pikkused sõnad ja sisend (#{escapedLikeInput}) konstrueeritakse selliselt: i. kasutaja sisestatud väärtuse algusest ja lõpust eemaldatakse whitespace ii. kui väärtuse pikkus < 3, siis escapedLikeInput jäetakse tühjaks, ehk selle järgi päringut ei tehtud iii. escapedLikeInput = "%" + väärtus + "%" 3. Detailotsing.  a. Pealkiri – tekstiväli; otsing üle dokumendi pealkirja välja; otsitakse sõnaosa järgi; otsing teostatakse kui sisestatud on vähemalt üks sõna, milles on vähemalt 3 märki; vastasel juhul kuvatakse veateade „Palun sisestage pealkirja järgi otsimiseks vähemalt üks otsisõna, mille pikkus on vähemalt 3 tähemärki."; hiirega väljale liikudes kuvatakse tooltipina tekst „Dokumendi pealkiri". b. Registreerimise kpv – kuupäeva väljad (alates, kuni); otsing üle registreerimise aja. Hiirega väljale liikudes kuvatakse tooltipina tekst „Vali kalendrist dokumendi registreerimise algus- ja/või lõppkuupäev". Kui on sisestatud ebakorrektne väärtus, kuvatakse kasutajale veateade "Dokumendi registreerimise alguskuupäev ei ole korrektne. Palun valige kuupäev kalendrist või sisestage kuupäev formaadis PP.KK.AAAA" või "Dokumendi registreerimise lõppkuupäev ei ole korrektne. Palun valige kuupäev kalendrist või sisestage kuupäev formaadis PP.KK.AAAA". c. Dokumendi liik – valikväli, kus on võimalik valida korraga mitu valikut. Otsing üle dokumendi liigi. Valikus on Deltas kasutusel olevate dokumendi liikide nimetused, mis ADR on Deltast pärinud; kui valikus pole ühtegi dokumendi liiki valitud, otsitakse üle kõigi dokumendi liikide. Hiirega väljale liikudes kuvatakse tooltipina tekst „Vali alljärgnevast loetelust otsingule sobivad dokumendi liigid". d. Teine osapool – tekstiväli; otsing üle saatja ja osapool väljade; otsitakse sõnaosa järgi. Otsing teostatakse, kui sisestatud on vähemalt üks sõna, milles on vähemalt 3 märki; vastasel juhul kuvatakse veateade „Palun sisestage teise osapoole järgi otsimiseks vähemalt üks otsisõna, mille pikkus on vähemalt 3 tähemärki.". Hiirega väljale liikudes kuvatakse tooltipina tekst „Isik/asutus, kellele dokument on saadetud või kellelt saadud või kes on dokumendi väline osapool" e. Saatja viit – tekstiväli; otsing üle saatjaViit väärtuse; otsitakse väärtuse osa järgi. Otsing teostatakse, kui sisestatud on vähemalt 3 märki; vastasel juhul kuvatakse kasutajale veateade „Palun sisestage saatja viit järgi otsimiseks vähemalt 3 tähemärki."; kui otsisõna ei sisalda ühtegi tähte ega numbrit, kuvatakse kasutajale veateade „Palun sisestage saatja viit järgi otsimiseks otsisõnasse vähemalt üks täht või number.". Hiirega väljale liikudes kuvatakse tooltipina tekst „Välise asutuse poolt määratud dokumendi viit". f. Saabumis/saatmistviis - mitmevaliku väli; valik üle konfiguratsiooniparameetri org.sendMode väärtuste (komaga eraldatult). Otsing üle Saabumis/saatmisviis välja; Kui valik on tegemata, siis saabumis/saatmisviisi alusel täiendavalt ei filtreerita. Hiirega väljale liikudes kuvatakse tooltipina tekst "Vali alljärgnevast loetelust otsingule sobivad saabumise või saatmise viisid". g. Juurdepääs – valikväli, kus valikus on tühi valik ja kaks valikut: Avalik, AK. Otsing üle juurdepääsupiirangu. Kui valik on tegemata, siis juurdepääsu alusel täiendavalt ei filtreerita. Hiirega väljale liikudes kuvatakse tooltipina tekst „Vali dokumendile juurdepääsu tüüp". h. Juurdepääsupiirangu alus – tekstiväli; otsing üle juurdepääsupiirangu aluse välja; otsides võrreldakse juurdepääsupiirangu aluse väärtuse algust sisestatud tekstiga. Otsing teostatakse, kui sisestatud teksti pikkus on vähemalt 3 tähemärki, kus eelnevalt on teksti algusest ja lõpust eraldatud tühikud. Kui selliselt töödeldud teksti pikkus on alla 3 tähemärgi, siis kuvatakse veateade „Palun sisestage juurdepääsupiirangu aluse järgi otsimiseks vähemalt 3 tähemärki, mille alguses ega lõpus pole tühikuid.". Hiirega väljale liikudes kuvatakse tooltipina tekst „Dokumendi juurdepääsupiirangu alus" i. Juurdepääsu lõpukpv – kuupäeva väljad (alates, kuni); otsing üle juurdepääsupiirangu kehtiv kuni aja. Hiirega väljale liikudes kuvatakse tooltipina tekst „Vali kalendrist dokumendi juurdepääsupiirangu lõpu aja järgi piirangu määramise perioodi algus- ja/või lõppkuupäev". Kui on sisestatud ebakorrektne väärtus, kuvatakse kasutajale veateade "Dokumendi juurdepääsupiirangu lõpu perioodi alguskuupäev ei ole korrektne. Palun valige kuupäev kalendrist või sisestage kuupäev formaadis PP.KK.AAAA" või "Dokumendi juurdepääsupiirangu lõpu perioodi lõppkuupäev ei ole korrektne. Palun valige kuupäev kalendrist või sisestage kuupäev formaadis PP. KK.AAAA". j. Nupp Otsi – kontrollib sisendväljade väärtuste vastavust reeglitele ja teostab otsingu üle ADRi dokumentide. Hiirega nupule liikudes kuvatakse tooltipina „Otsingu teostamiseks on vähemalt ühe otsingu välja täitmine kohustuslik" 4. Otsingu väljundiks on dokumentide nimekiri pealkirjaga „Otsingu tulemused". a. Nimekirja kõigi veergude väärtus on link, mis avab dokumendi detailvaate. b. Nimekiri kuvatakse lehekülgedeks jaotatuna; ühel lehel on 20 kirjet. c. Otsingu tulemuses kuvatakse maksimaalselt 100 kirjet. Kui otsing leiab üle 100 tulemuse, siis kuvatakse nimekirja peal hoiatus „Leiti rohkem tulemusi, kuvatakse esimesed 100. Palun täpsustage otsingut.". d. Nimekirjas kuvatakse järgnevad veerud: i. Viit – dokumendi viit ii. Reg. kpv – registreerimiseAeg iii. Pealkiri – pealkiri iv. Dokumendi liik – dokumendiLiik v. Teised osapooled – osapool ja saatja Dokumendi detailvaade 1. Dokumendi detailvaates kuvatavad andmed on defineeritud. a. DN00129 – ADR'is muutub andmevälja nimi "JPP muutmise aeg ja alus" "Juurdepääsupiirangu muutmise alus" b. DN00130 – ADR'i andmevälja "Juurdepääsupiirangu muutmise alus" väärtuseks kuvatakse dokumendi metaandmetes andmevälja acces sRestrictionChangeReason väärtus (vt DN00124). 2. Vaate pealkiri on „Dokumendid". 3. Plokk pealkirjaga „Metaandmed". a. Plokis kuvatakse dokumendi andmed. Kuvatakse ainult need väljad, millel on väärtus. b. Välja ainultTeabenoudeKorras kohta kuvatakse tekst „Avalik, väljastatakse teabenõude korras", kui ainultTeabenoudeKorras = true. Vastasel korral välja ei kuvata. 4. Plokk pealkirjaga „Failid". a. Plokki ei kuvata, kui dokumendil ei ole faile. b. Plokki ei kuvata, kui dokumendi registreerimise aeg on varasem kui parameetriga hide.filesOfDocument.documentRegDate konfiguratsioonifailis määratud kuupäev. c. DN00060 - Plokis kuvatakse dokumendi failide nimekiri tabelina, milles on üks tulp "Nimetus", d. DN00062 - Failide nimekiri on sorditud Nimetus tulba alusel kasvavalt (az ehk ASC). Digidoc konteineri korral on sortimise aluseks digidoc konteineri faili nimi. e. DN00064 - Failide nimekiri - kasutaja ei saa ise nimekirja sortimise suunda muuta. f. DN00061 - Nimetus – tulbas kuvatakse faili nimi (koos laiendiga), Faili nimi kuvatakse lingina, mis avab faili. i. Kui ADR-i on edastatud juurdepääsupiirangud failide tasemel ja tegemist on mitteavaliku failiga, siis kuvatakse staatiline tekst "Fail" ja linki ei ole. g. DN00063 - Nimetus - erand - kui tegemist on digidoc konteineriga (laiendid *.bdoc, *.ddoc, *.asice) , siis kuvatakse lisaks digidoc konteineris olevate failide nimed loeteluna digidoc konteineri faili nime all, iga fail eraldi real, taandega paremale, sordituna kasvavalt ( (az ehk ASC) ja lingina mis avab vastava digidoc konteineris oleva faili.  i. Kui ADR-i on edastatud juurdepääsupiirangud failide tasemel ja tegemist on mitteavaliku faile sisalduva digidoc konteineriga, siis digidoc faili jaoks kuvatakse staatiline tekst "Fail" ja linki ei ole. Digidoc konteineris olevad failid kuvatakse nimekirjana vastavalt punkt f. reeglitele. h. JP Piirang - i. Kuvatakse ainult kui valitud dokumendil on lisatud JP piirang failide tasemel ii. Kui tegemist on digidoc'is sisaldava failiga või mitte-digidoc failiga - sisaldab faili juurdepääsupiirangu info (Delta väljad: Juurdepääs, JP alus, JP alguskpv, JP lõpukpv, JP lõpukuupäeva kirjeldus) iii. Kui tegemist on digidoc failiga, siis väli sisaldab viimase digidoc allkirja kuupäeva kujul "Allkirjastatud <viimase allkirja kuupäev>" 5. Plokk pealkirjaga „Seosed". a. Plokki ei kuvata, kui dokumendil ei ole seoseid teiste dokumentidega. b. Plokis kuvatakse dokumendiga seotud dokumentide nimekiri; nimekiri on sorteeritud dokumendi viida järgi: i. Liik – seotud dokumendi dokumendiLiik ii. Viit – seotud dokumendi viit iii. Pealkiri – seotud dokumendi pealkiri iv. Seos – seoseLiik Sirvimise kuva 1. Sirvimise kuva kujutab endast võimalust dokumentide sirvimiseks dokumendiloetelu hierarhilise struktuuri alusel (kuvatakse vaid siis, kui adrconfig.properties failis on org.<organisatsiooni nr>.homepageHtmlFile väärtus on tühi, vastasel juhul kuvatakse viidatud html leht). Korraga kuvatakse ühe taseme objektide – kas funktsioonide, sarjade, toimikute või dokumentide – nimekiri. 2. Esimesel tasemel kuvatakse funktsioonide nimekiri pealkirjaga „Funktsioonid". 3. Iga funktsiooni kohta kuvatakse nimekirja reas a. Tähis – funktsiooni tähis b. Nimetus – funktsiooni nimetus, pealkiri 4. Funktsioonide nimekiri on sorteeritud funktsiooni järjekorra numbri alusel kasvavalt; järjekorra number on Deltast päritud. 5. Funktsiooni nimetusel või tähisel klõpsates avatakse funktsiooni all olevate sarjade nimekiri pealkirjaga „Sarjad". 6. Iga sarja kohta kuvatakse nimekirja reas: a. Tähis – sarja tähis b. Nimetus – sarja nimetus, pealkiri 7. Sarjade nimekiri on sorteeritud sarja järjekorra numbri alusel kasvavalt; järjekorra number on Deltast päritud. 8. Sarja tähisel või nimetusel klõpsates avatakse sarja all olevate toimikute nimekiri pealkirjaga „Toimikud". 9. Iga toimiku kohta kuvatakse nimekirja reas: a. Tähis – toimiku tähis b. Nimetus – toimiku pealkiri c. Alustatud – toimiku avamise kuupäev d. Lõpetatud – toimiku sulgemise kuupäev 10. Toimikute nimekiri on sorteeritud veeru „Alustatud kuupäev" järgi hilisemad eespool. 11. Toimiku real klõpsates avatakse toimiku all paiknevate dokumentide nimekiri pealkirjaga „Dokumendid". 12. Dokumentide nimekirja väljanägemine on samane otsingu tulemusena kuvatava dokumentide nimekirjaga. 13. Dokumentide nimekiri on sorteeritud registreerimise kuupäeva järgi (regDateTime) uuemad eespool. 14. Toimikute ja dokumentide nimekirjad on lehekülgedeks jaotatud; ühel lehel kuvatakse 20 kirjet.  Mõisted ja lühendid Kasutatavad mõisted ja lühendid DORIS-e kontekstis. Mõiste Selgitus /Lühend Administr Kuulub kasutajagruppi Administraatorid. Administraator saab häälestada süsteemi vastavalt asutuse vajadustele. Administraatori aator õigustega kasutajal on automaatselt olemas kõikide süsteemis olevate dokumentide ja toimikute muutmise õigus. Administraatori õiguseid ei ole võimalik eemaldada tasandi õigustest. ADR Avalik dokumendiregister. Adressaat Isik või organisatsioon, kellele dokument edastatakse (füüsiline või juriidiline isik). AK Asutusesiseseks kasutamiseks. Algatusd Uue dokumendina hõlmatud/loodud dokument. okument Algataja Kasutaja, kes algatab töövoo (käivitab) või annab/lisab tööülesande. (töövoog) Algatatud Kuupäev ja kellaaeg, millal tööülesanne kasutajale anti. Andmeväl Loogiline rühmitus dokumendiliigi andmeväljade kuvamiseks ja haldamiseks; süsteemsete andmeväljaplokkide koosseis ja järjestus on japlokk muutumatu. Arhivaar Kuulub kasutajagruppi Arhivaarid. Arhivaaride grupp saab dokumendipuu loomisel vaikimisi kõikide selle tasandite metaandmete muutmise õiguse. Vajadusel saab arhivaaride grupi õigustest eemaldada. Arhivaar saab hallata toimikute (dokumentide) elukäiku, toimikuid lõpetada, sulgeda ning kanda arhiivi osasse, teostada dokumentide üleandmist avalikku arhiivi ning hävitamist. Asjatoimik Dokumendipuu tasand, mis luuakse sarja alla ühes asjas (küsimus, juhtum, vms) dokumentide organiseerimiseks või grupeerimiseks. Asjatoimik avatakse asja alustades ja suletakse asja lõppedes. Asjatoimiku loojaks on kasutaja. Asutusep Dokumendiliik, mille loojaks on peaadministraator, mida saab muuta administraator. õhine dokumen diliik Automaat Saatmine, mis toimib süsteemi poolt automaatselt eeldefineeritud tingimuste alusel. ne saatmine Detailotsi süsteemi funktsionaalsus, mis võimaldab otsida dokumente, töövooge ja tööülesandeid struktureeritud otsinguväljade ja -tingimuste alusel, ng sh dokumendipuu asukohtade (nt funktsioon, sari, toimik, asjatoimik) lõikes. Eelseadis Ühest või mitmest ette seadistatud tööülesandest koosnev jada protsessi eesmärgi või tegevuse tulemuse saavutamiseks, milles tatud administraator on seadistanud kasutajatele töövoogude algatamiseks. Eelseadistatud töövoog koosneb ühest või mitmest tööülesandest. töövoog DHS Dokumendihaldussüsteem. DHX Dokumendivahetuskiht (DHX) on dokumendivahetuse protokoll, mis võimaldab dokumendihaldussüsteemidel ja teistel infosüsteemidel dokumente ja infot vahetada. Dokumen Kuulub kasutajagruppi Dokumendihaldurid. Dokumendihaldurite grupp saab dokumendipuu loomisel vaikimisi sellele muutmise õiguse. Vaj dihaldur adusel saab dokumendihaldurite grupi tasandi õigustest eemaldada. Dokumen Süsteemiadministraatori poolt eelseadistatud süsteemne dokumendiliik, mida saab asutus süsteemi kasutuselevõtmisel kasutusele võtta. diliigi baasmall Dokumen Ühesuguse otstarbe ja vormistusloogikaga, sealhulgas sama andmeväljade koosseisu ja struktuuriga dokumentide rühm (nt kiri, käskkiri, diliik leping). Dokumen Dokumendile eelseadistatud kujunduse ja sisuga põhi, mida saab uue dokumendi loomisel aluseks võtta. dimall Dokumen Dokumendihaldussüsteemi (DHS) sisestatud väljavõte liigitusskeemi sellest osast, kus teabe hoiukohaks on DHS. Dokumendipuu on dipuu kolme tasandiga: funktsioon sari toimik/asjatoimik. Dokumen Dokumendi liigutamine/tõstmine ühest dokumendipuu tasandist teise. di ümberliigi tamine Dokument Dokumendiliigi ekraanivormile salvestatud teave, mille juurde võib kuuluda faili/failid, mis on küllaldane faktide ja tegevuse tõestamiseks. Dokumen Tegevused: uue dokumendi algatamine (sh järg- või vastusdokumendi), sh liigi valik, andmeväljade täitmine (sh asukoha valimine), di vajadusel faili lisamine. loomine Dokumen Tegevused: saadud dokumendi lisamine süsteemi, sh liigi valik, andmeväljade täitmine (sh asukoha valimine), vajadusel faili lisamine. di hõlmamine Dokumen Hõlmatud või loodud dokumendi andmete terviklikkuse kontrollimine ja viida andmine. di registreer imine Eelseadis Ehk töövoomall, salvestatud suunamine või liittöövoomall. Ühest või mitmest ette seadistatud tööülesandest koosnev jada protsessi tatud eesmärgi või tegevuse tulemuse saavutamiseks, milles administraator on seadistanud kasutajatele töövoogude algatamiseks. töövoog Eelseadistatud töövoog koosneb ühest või mitmest tööülesandest. Eemalolek Teenistuja töölt eemal viibimine puhkuse, lähetuse vm põhjusel. E-kirja Eeldefineeritud e-kiri, mis sisaldab pealkirja, sisu ja võimalikke automaatselt täituvaid andmevälju ning mida kasutatakse dokumentide mall edastamisel. E-kirja Saatmisviisardis kirja sisusse defineeritud asutuse allkiri, mis sisaldab asutuse kontaktandmeid. signatuur Funktsioon Üks või mitu tegevust või protsessi, millega täidetakse asutuse kindlat eesmärki ja/või ülesannet. Funktsioonide alla kuuluvad sarjad. Hõlmamine Süsteemi väliselt loodud või saabunud dokumendi vastuvõtmine dokumendihaldussüsteemi ning selle edasine menetlemine. Isiklik Ühest või mitmest ette seadistatud tööülesandest koosnev jada protsessi eesmärgi või tegevuse tulemuse saavutamiseks, milles kasuaja töövoog on teinud muudatusi ja salvestanud selle endale sobivate seadistustega. Nt lisanud kindlad täitjad, kes tema töövoos ülesandeid täidavad, nt lisanud juurde vajalikke tööülesandeid. JPP Juurdepääsupiirang. Dokumendipuu tasandile (sarjale, toimikule, asjatoimikule), dokumendile või failile omistatud õigusaktidest tulenev piirang. Kasutusel on Avalik ja Asutusesiseseks kasutamiseks (AK). Juurdepä Andmeväli, mis annab võimaluse vastutuse üleandmisel muuta ainult JPP eest vastutajat, jättes dokumendi vastutaja muutmata. Aktiivsel äsupiiran /töös dokumendil võrdub dokumendi vastutaja dokumendi JPP eest vastutajaga (nt kui kiri suunatakse täitmiseks, on nii dokumendi gu eest vastutaja kui JPP eest vastutaja sama; nt kui kasutaja loob sisemise dokumendi ja suunab selle menetlusse, on ta nii dokumendi vastutaja vastutaja kui dokumendi JPP eest vastutaja). Järelevalve Kuulub kasutajagruppi Järelevalve. Järelevalve grupp saab sarja loomisel vaikimisi sarjas olevate dokumentide metaandmete ja failide vaat amise õiguse. Vajadusel saab järelevalve grupi sarja õigustest eemaldada. Lisaks on järelevalve gruppi kuuluval kasutajal õigus dokumendi, toimiku ja töövoo logi plokis liikuda detailse logi vaatamisele. Järgseos tähistab sama asja menetluse jätku, kus uus dokument on loogiline ja kronoloogiline järg eelnevale dokumendile (mitte vastus) /järgdoku ment Järjestiku Tööülesannete jadas üks ülesanne, mille täitmine on eelduseks järgmise ülesande tekkimiseks. line tööülesan ne Jätkudok Dokument, mis on loodud algatusdokumendi alusel, kas järg- või vastusdokumendina. ument Kasutaja Süsteemi kasutaja, kes ei kuulu ühtegi teise süsteemsesse kasutajagruppi. Kasutaja saab vaadata, algatada kõiki dokumente, töövooge, teha tegevusi, täita ülesandeid, vastavalt talle antud õigustele. Kasutajale on võimalik anda erinevaid õiguseid funktsiooni, sarja, toimiku ja dokumendi ja/või tegevuse, töövoo, malli vm kaudu. Dokumendi vastutajana on kasutajal selle dokumendi metaandmete ja failide muutmis e õigus. Toimiku vastutajana on kasutajal selle toimiku metaandmete muutmise õigus. Kasutajat Administraatori menüü alammenüü, mis kuvab infot kasutajate kohta, võimaldab vaatamist administraatorile, arhivaarile ja e haldus dokumendihaldurile. Kasutajat avades kuvab kõiki asutuse DHS-i kasutavaid teenistujaid (eesnimi, perekonnanimi, struktuuriüksus), võimalik liikuda edasi e nimekiri kasutajakaardile. Kasutajag Administraatori menüü alammenüü, mis kuvab kasutajagruppe, võimaldab vaatamist administraatorile, arhivaarile ja dokumendihaldurile. ruppide Võimaldab administraatoril teha mõningaid tegevusi. haldus Kasutajak Kuvab kasutaja kohta DHS-i jõudnud infot ja muud infot. aart Kinnitaja Tööülesandele töövoos kinnituse andja, dokumendi töövoos allkirjastaja. Klassifika Väärtuste loend, mida on võimalik siduda klassifikaatori andmeväljaga ning mis tagab andmete ühtsuse ja kvaliteedi, võimaldades ator kasutajal valida andmeväljal ainult etteantud väärtuste hulgast. Kontakt Organisatsioon või füüsiline isik, kelle andmed salvestatakse süsteemi, eesmärgiga nt korduvalt sama kontakti kiirelt dokumentide edastamiseks kasutada. Kontaktig Rühm, mille koosseisu võivad kuuluda nii organisatsioonid, organisatsiooni kontaktisikud kui ka füüsilised isikud, mida kasutatakse nt rupp samasisuliste, samale sihtgrupile dokumentide edastamiseks. Krüpteeri Dokumentide teisendamise protsess, mille käigus muudetakse dokument loetavaks ainult selleks volitatud isikutele. mine Dekrüpte Dokumentide teisendamise protsess, mille käigus muudetakse krüpteeritud dokument tagasi loetavaks. Dekrüpteerimine on lubatud ainult erimine selleks volitatud isikutele. Külaline Kuulub kasutajagruppi Külalised ja ei kuulu ühtegi teise süsteemsesse kasutajagruppi. Külalised ei näe dokumendipuud ja dokumente, millele neile õigused puuduvad (sh. avaliku juurdepääsupiiranguga dokumendid) on kasutaja eest peidetud. Külalisel on võimalik vaadata ja teostada talle suunatud tööülesandeid, lisada täiendavaid tööülesandeid kasutajale nähtavatele dokumentidele. Kui kasutajale on antud dokumendi muutmise õigus, on tal õigus muuta dokumendi metaandmeid. Kui kasutajale on antud toimiku muutmise õigus, on tal õigus muuta toimiku metaandmeid. Kasutajaga seotud dokumente ja juba teostatud tegevusi on võimalik kasutajal vaadata "Minu tööülesanded" vaatest. Lemmik Kasutajapõhine viide süsteemis olevale objektile (nt dokument või asukoht), mis võimaldab kiiret ligipääsu ning ei kujuta endast objekti koopiat. Lemmikut Kasutaja poolt loodav loogiline kogum lemmikuid, mille eesmärk on organiseerida lemmikuid tähenduspõhiselt (nt projekti või teema e grupp alusel). Liigitussk Ülevaate kogu asutuse teabest sõltumata dokumenteerimise viisist, haldavast infosüsteemist (nt DHS, võrguketas, põhiinfosüsteem) või eem (struktuuri)üksusest. Lühend Asutuse teadaolev lühend, nt Riigi Tugiteenuste Keskus=RTK. Märksõna Märksõna on asutusepõhine hierarhiline metaandmeelement, millel võib olla ülem ja alammärksõnu. Märksõnu kasutatakse dokumentide märksõnastamiseks ning otsingu toetamiseks dokumendihaldussüsteemis. Märksõna Märksõnastik on asutusepõhine, hierarhiliselt struktureeritud ja hallatav märksõnade kogum, mida kasutatakse dokumentide kirjeldamiseks stik ning otsingu toetamiseks dokumendihaldussüsteemis. Objekt Süsteemis hallatav üksus, millele saab rakendada toiminguid (nt lisamine lemmikuks). Objektiks võivad olla dokumendid, asukohad või muud süsteemi kirjed. Paralleeln Mitmele isikule või rollile määratud toiming, mille käigus teostatakse kindel tegevus. Nt kooskõlastatakse dokument, võetakse info e teadmiseks vms. Toimingud (ülesande tüübid) võivad ühes paralleelses ülesandes olla erinevad. tööülesan ne Peaadmin Kuulub kasutajagruppi Peaadministraator. Saab teostada asutuste üleseid tegevusi, seadistada asutuste üleseid vaateid, andmevälju jms. istraator Peaadministraator ei oma ligipääsusu teabele. pp.kk. päev.kuu.aasta aaaa Põhifail Fail(id), mis asuvad põhifailide plokis. Registree Dokument, millele on registreerimise käigus omistatud registreerimisandmed (registreerimise number ja kuupäev). ritud dokument Riiklik Riiklik postkast on riiklike teavituste edastamise süsteem, mida kasutavad avalikke ülesandeid täitvad asutused eraisikutele ja ettevõtetele postkast teadete edastamiseks. Rolligrupp Süsteemne grupp, kuhu on koondatud rolli kuuluvad kasutajad. Rolligrupp määrab gruppi kuuluvate kasutajate õigused süsteemid. Rolligruppideks on: kasutaja, dokumendihaldur, arhivaar, administraator, peaadministraator, süsteemiadministraator, külaline, asutuse järelevalve. Rolligruppi ei saa kustutada. Saatmine Dokumendi edastamine adressaadile. Saatmisvi Kanal, mille kaudu dokument edastatakse (nt e-post, DHX, Riiklik postkast, tavapost). is Saatmisvi Kasutajaliides, kus määratakse enne saatmist adressaaadid, saatmisviisid, failid, sõnumi sisu jne. isard Salvestat Kasutaja või administraatori poolt loodud kindlate parameetritega otsing, mis salvestatakse edaspidiseks kasutamiseks. ud otsing Sari Dokumendipuu tasand, mis luuakse funktsiooni alla. Seob ühe või mitme tunnuse alusel kokkukuuluvaid dokumente. Samasse sarja koondatud dokumentidel on reeglina sama säilituskava. Sarjade alla kuuluvad toimikud. Seos Loogiline ühendus dokumentide või asjatoimikute vahel (nt tava-, järg- või vastusseos). Staatus Dokumendi/tasandi olekut kirjeldas väärtus süsteemis (nt töös, lõpetatud). Struktuuri Struktuurigrupid luuakse SAP-is. Struktuurigrupid imporditakse DHS-i. Ei ole käsitsi muudetavad. grupid Suunamine Tööülesande määramine teisele kasutajale töövoo tegevusega. Süsteemi Süsteemiadministraatoril on ligipääs tervele süsteemile. Süsteemiadministraator ei oma ligipääsusu teabele. administr aator Süsteemn Keskses süsteemis on 13 süsteemset dokumendiliiki. Osa neist on kasutatavad kõigil asutustel ning osa ei ole asutustele kohustuslikud e kasutusele võtta. Süsteemseid dokumendiliike võib süsteemi arenduse või edasise kasutuse käigus lisanduda, kui see on vajalik kõigile dokumen või suuremale osale süsteemi kasutavatest asutustest. diliik JPP JPP aluse lühi/kokkuvõttev -kirjeldus klassifika atori sõnastus Tasand Dokumendipuu struktuurielement (funktsioon, sari, toimik). Taustafail Informatiivsed fail(id), mis asuvad taustafailide plokis. Tavagrupp Süsteemis käsitsi loodavad grupid. Tavagrupi kaudu on võimalik anda kasutajatele õigusi. Tavaseos tähistab dokumentide ja/või asjatoimikute ja dokumendi vahel loodud ühendust, mis ei ole üksteisest sõltuvad Teavitus Süsteemi poolt kasutajale edastatav info sündmuse, tegevuse või seisundi kohta (nt töövoo peatumine). Tingimusl Tingimuslikud andmeväljad on valikuga seotud andmeväljad (valik, klassifikaator, märkeruut), mille valitud väärtus määrab, millised ik täiendavad andmeväljad konkreetse dokumendiliigi puhul kuvatakse ning kas need on kohustuslikud või mitte. andmeväli Toimik Dokumendipuu tasand, mis luuakse sarja alla dokumentide organiseerimiseks või grupeerimiseks. Toimiku perioodiks võib olla asjaajamisaasta või ka muu periood. Loojaks on administraator/arhivaar. Võimalik seadistada ka automatiseerida avamist, sulgemist ja uue toimiku loomist. tt.mm tund.minut Täisteksti Otsingu funktsionaalsus, mis võimaldab otsida dokumentide andmeväljadelt ning failide sisust. otsing Täitja Kasutaja või grupp, kellele on töövoos määratud tööülesanne ning kes vastutab selle täitmise eest. Töölaud Kasutaja personaalne töövaade, mis koondab tema peamised tööülesanded, dokumendid ja teavitused ning annab kiire ülevaate hetkel olulistest tegevustest. Töölaua Kindlate andmeväljadega töölaua osa, mis sisaldab kasutaja ja/või kasutaja asendatava tööülesannete, dokumentide vm-ga seonduvat plokk info. Töövoog Ühest või mitmest tööülesandest koosnev jada protsessi eesmärgi või tegevuse tulemuse saavutamiseks. Nt on võimalik lepingu allkirjastamisele eelnevat kooskõlastada see erinevate isikutega. Töövoog sisaldab tööülesandeid. Tööülesa Ühe kindla tööülesande kirjeldamiseks loodud kirjeldus/süsteemi funktsionaalsus. Nt on ülesande tüübiks kooskõlastamine, mille käigus on nde tüüp võimalik teha kindlaid tegevusi: kooskõlastada, lükata ülesanne tagasi, edastada teadmiseks vms. Tööülesa Isikule või rollile määratud toiming, mille käigus teostatakse kindel tegevus. Nt kooskõlastatakse dokument, võetakse info teadmiseks vms. nne Vastusse tähistab, et dokument on otsene vastus konkreetsele algatusdokumendile (nt vastuskiri sissetulevale kirjale) os /vastusdo kument  Märksõnastamine Taust: Märksõnastamine põhineb asutusepõhisel hierarhiliselt struktureeritud märksõnastikul, mis võimaldab hallata märksõnu, nende seoseid ning kasutamist erinevate objektide juures. Nõuetes kirjeldatakse märksõnade loomise, haldamise, pärimise, valimise ja otsingus kasutamise põhimõtteid. Märksõnastamise ärinõuded süsteemile Nr Märksõna Ärinõue süsteemile 1 Lisamine Võimaldab määrata märksõnu järgmistele objektidele: sari toimik dokument asjatoimik 2 Andmeväli "Märksõnad" Süsteem peab võimaldama luua andmevälja, mis võimaldab asutusepõhiselt hallata märksõnu hierarhilise puuna. Hierarhia tasemete arv ei ole piiratud. Märksõnal võib olla: ülem-märksõna, 0...n alam-märksõnu Märksõnal on positsioon hierarhias (järjestus). Süsteem peab kuvama märksõnad hierarhiliselt, kus – ülemise taseme märksõnad kuvatakse tähestikulises järjekorras ning – iga ülemise taseme all olevad alammärksõnad kuvatakse samuti tähestikulises järjekorras. 3 Asutusepõhisus Süsteem võimaldab luua märksõnu asutusepõhiselt. Ühe asutuse märksõnad ei ole nähtavad ega kasutatavad teistele asutustele. 4 Märksõnade haldamine Märksõnu saab administraator: luua, muuta, kustutada (sh koos alam märksõnadega), muuta mitte kasutusel olevaks, määrata kehtivusaja. Süsteem peab tagama, et: mitteaktiivseid märksõnu ei saa enam uutele objektidele lisada, kustutada on võimalik ainult mitteaktiivseid märksõnu kustutatud märksõnu ei saa enam uutele objektidele lisada, kustutatud märksõnad kustuvad aktiivselt sarjalt, toimikult (lõpetatud sarjadelt ja toimikutelt ei kustu). Mitteaktiivseid märksõnu ei kuvata kasutajale dokumendipuu tasanditel Mitteaktiivseid märksõnu ei kuvata kasutajale uue dokumendi loomisel märksõnade valikul Olemasolevate loodud dokumentide ja asjatoimiku märksõnastus säilib ka juhul, kui märksõna märgitakse mitteaktiivseks või kustutatakse 6 Kombinatsioonid, pärimine Süsteem peab võimaldama luua mitu olemit (sari, toimik jne) samade märksõnakombinatsioonidega. Süsteem peab võimaldama kasutajal olemit luues sellele määrata märksõnad ning panna pärima alanejatele. 7 Märksõna toimikult pärimine Kui toimiku andmeväljadel on märgitud märksõna/märksõnu, pärib dokument automaatselt märksõnad toimikult. Muutmisõigustega kasutajal on võimalik dokumendil märksõnu lisada, muuta, kustutada. 8 Märksõna valimine objektile On võimalik lisada n arv märksõnu. Kasutajal on võimalik valida nii alamtasandi, kui ka ülemtasandi märksõnu. Korraga saab valida mitu märksõna (sh erinevatest hierarhia harudest) ilma, et peaks otsingut uuesti teostama. Süsteem peab pakkuma kahte paralleelset märksõna valimise viisi: Puuvaade hierarhiline märksõnapuu, alam- ja ülem-märksõnade avamine/sulgemine/valimine. Tekstipõhine otsing (autocomplete) kasutaja saab alustada märksõna kirjutamist, süsteem pakub sobivaid märksõnu kogu hierarhiast, kuvatakse märksõna koos hierarhilise teega. 9 Märksõnade muutmine ja Märksõnade muutmisel ja kustutamisel rakenduvad samad õiguste reeglid, mis üldiselt dokumendil. kustutamine dokumendil 10 Märksõnade kasutamine otsingus Märksõnapõhine otsing Süsteem peab võimaldama dokumentide otsingut ühe või mitme märksõna (nii ülemtasandi märksõnade, kui ka alamtasandi märksõnade) alusel. Süsteem peab võimaldama teostada otsingut kõigile dokumentidele, asjatoimikutele määratud märksõnade alusel, sõltumata sellest, kas vastav märksõna on märksõnastikust kustutatud kustutatud märksõnu kuvatakse otsingus ainult juhul, kui see märksõna on määratud objektile. kasutusel või mitte kasutusel olevas olekus. Otsing peab toetama nii: ühe märksõna järgi otsimist, mitme märksõna järgi otsimist (otsing töötab OR loogikaga) märksõnade kombineerimist teiste otsingukriteeriumidega (nt dokumendiliik, kuupäev). Hierarhia arvestamine otsingus Kui otsingus valitakse ülem-märksõna, peab süsteem vaikimisi hõlmama ka kõik selle alam- märksõnad. Süsteem peab võimaldama kasutajal (täpsemalt detailse otsingu nõuetes): salvestada märksõnapõhiseid otsinguid ja neid hiljem korduvkasutada. kasutada neid hiljem korduvotsingutena. 11 Logi Märksõnade haldustegevused (loomine, muutmine, kustutamine, märkida kasutusel/mitte kasutusel) peavad olema logitavad vastavalt süsteemi üldistele logimise põhimõtetele.  Saabunud dokumendid ja hõlmamine Saabuvate dokumentide vastuvõtmise ja hõlmamise ärinõuded süsteemile Nr Märksõna Ärinõue süsteemile 1 "Saabunud dokumendid" Süsteemis on saabunud dokumentide vastuvõtmiseks menüü "Saabunud dokumendid". 2 "Saabunud dokumendid", loendi Võimaldab administraatoril, peaadministraatoril, süsteemiadministraatoril mää vaade rata, kes (kasutaja, struktuuri- ja/või tavagrupp) "Saabunud dokumendid" menüüd näevad; sealt dokumente hõlmata, saata ja kustutada saavad. (sh õigus) 3 "Saabunud dokumendid", loendi Võimaldab administraatoril, peaadministraatoril, süsteemiadministraatoril vaade "Saabunud dokumendid" menüüsse lisada jaotuse(d), millel on eriõigused ning suunata kindlalt aadressilt saabunud dokumendid automaatselt vastavasse jaotusse. Administraatoril on ligipääs kõigile "Saabunud dokumendid" menüüs olevatele dokumentidele ja jaotustele. Nt kaust "sisekontrolli dokumendid", millel ligipääs ainul kahel teenistujal. 4 "Saabunud dokumendid" Kuvab menüü pealkirja järel sulgudes kõikide asutuse DHS-i saabunud dokumentide kirjete arvu, jaotuse pealkirja järel sisalduvate dokumentide arvu. 5 "Saabunud dokumendid" "Saabunud dokumendid" menüüs kuvab dokumente, mis on süsteemi ...: edastatud e-postiga edastatud DHX-ga Tulevikus ka nt liideste kaudu saabunud dokumendid, mida automaatselt ei hõlmata. 6 "Saabunud dokumendid", loendi vaade "Saabunud dokumendid" loendi andmeväljad on: (sh õigus) Pealkiri (otsitav) Saabumise aeg (kuupäev ja kellaaeg) (filtreeritav, otsitav kuupäeva, kuupäevavahemikuga) Saatja asutus/isik (e-kirja saatja või DHX-i kaudu dokumendi edastanud asutus) (otsitav) DHX saabunud dokumendi nr DHX saabunud dokumendi kuupäev Saabumisviis (filtreeritav) Failid (ikoonid avatavad) E-kirja süsteemi edastaja (DHX edastusel tühi) 7 hõlmamine, failivormingu piirang Ei võimalda saabunud dokumentidest hõlmata krüpteeritud faile. Krüpteeritud faile peab olema võimalik dekrüpteerida süsteemisiseselt. Dekrüpteeritud faile on võimalik hõlmata. 8 hõlmamine Hõlmamisel või hõlmatud dokumenti ei kuvata "Saabunud dokumendid" loendis. Juba hõlmatud dokumenti ei kuvata „Saabunud dokumendid“ loendis. Kui üks kasutaja on alustanud dokumendi hõlmamist, ei ole teistel kasutajatel võimalik sama dokumenti samaaegselt hõlmata (kuvatakse teavitus). 9 hõlmamine, kanduvad andmeväljad Võimaldab administraatoril, peaadministraatoril, süsteemiadministraatoril sead istada hõlmamisel dokumendile kanduvad andmeväljad. 10 hõlmamine, e-kirja formaat E-kirjad salvestuvad süsteemis EML-formaadis. 11 hõlmamine, DHX-i kaudu saabunud Võimaldab "Saabunud dokumendid" menüüst hõlmata DHX-i kaudu dokument "Saabunud saabunud dokumendi. Võimaldab valida dokumendiliigi. dokumentides" Täidab automaatselt DHX-i kaudu edastatud dokumendi andmeväljad (DVK kapsel) (sh DHX-i kaudu edastatud kaaskirja "Lisainfo" andmeväljale). Võimaldab andmeid muuta. Salvestab DHX-i kaudu edastatud dokumendifailid põhifailide plokki. Nt nupp: Hõlma 12 hõlmamine, katkestamine Võimaldab dokumendi hõlmamise katkestada. "Saabunud dokumendid" loendis olnud kirje jääb alles loendisse. Nupp: Loobu 13 "Saabunud dokumendid", dokumendi Võimaldab "Saabunud dokumendid" loendist dokumendi või mitu korraga kustutamine kustutada. Kui saabunud dokumendi juurest vajab kustutamist nt üks fail, siis saab selle kustutada pärast dokumendi hõlmamist dokumendi juurest. Nupp: Kustuta 14 logi Logib dokumendi hõlmamisega seotud tegevused. Sh salvestub logisse dokumendi saabumise viis, saabumise aeg, hõlmaja, hõlmamise aeg.  Saatmine Taust: Saatmise eesmärk on tagada, et dokument jõuab õigete adressaatideni sobiva kanali kaudu (nt e-post, DHX, post, Riiklik postkast) ning et saatmine on süsteemis fikseeritud. Saatmine hõlmab nii dokumentide tegelikku edastamist kui ka nende saadetuks märkimist juhtudel, kus edastus toimub muul viisil. Saatmise info on hiljem jälgitav. Saatmise nõudeid tuleks käsitleda koos tööülesande tüüp "Saatmiseks". Saatmise ärinõuded süsteemile Nr Märksõna Ärinõue süsteemile 1 Näidisstsenaariumind dokumentide edastamise kohta. Saatmise funktsionaalsus peab tagama, et kasutaja ei ole sunnitud tegema fiktiivseid saatmistoiminguid saatmise fakti tõendamiseks. Süsteem peab võimaldama saatmise fakti üheselt ja kontrollitavalt fikseerida sõltumata saatmise viisist (nt süsteemist saatmine, välises kanalis saatmine, tööülesande täitmine või saadetuks märkimine). Lisaks peab süsteem tagama saatmisega seotud tegevuste täieliku jälgitavuse ning võimaldama tuvastada dokumendid, mille saatmine on jäänud teostamata või lõpule viimata. Dokumendi Tegevused Süsteemne tegevus edastamise seonduvalt edastamisega stsenaarium Kasutaja edastab Outlookiga vastuskirja Kasutaja alustab märgib täitmiseks olnud kirja täidetuks (väljaminev kiri) vastusdokumendi loomist (täidab märgib EML-i lisamisel saatmisviisiks e-post DORISes täitmiseks väljamineva kirja andmeväljad). olevale kirjale. Lisab põhifailiks varasemalt Outlookist edastatud e-kirja. Registreerib väljamineva kirja. või Asutuse töökorraldusest tulenevalt võib algatada registreerimiseks ka töövoo. Kasutaja edastab Outlookist väljamineva Kasutaja algatab uue väljamineva kajastab saatmisviisiks: algatuskirja või järje kirja või lisab olemasoleval kirjale "e-post" olemasolevale. järje (täidab väljamineva kirja andmeväljad). Lisab põhifailiks varasemalt Outlookist edastatud e-kirja. Registreerib väljamineva kirja. või Asutuse töökorraldusest tulenevalt võib algatada registreerimiseks ka töövoo. Kasutaja algatab DORISes dokumendi, mis Kasutaja alustab dokumendi märgib tööülesande lõpetatuks valmimisel loomist (täidab väljamineva kirja kajastab saatmisviisiks: vajab saatmist e-posti või andmeväljad, lisab/või kasutab "e-post" DHX-iga. malli põhifaili loomiseks). "DHX" Kasutaja algatab töövoo, millesse "e-post/DHX" on mh lisatud tööülesandena ülesanne X, mille käigus dokument saadetakse. Ülesande X saaja saadab dokumendi välja. Kasutaja algatab DORISes dokumendi, mis Kasutaja alustab dokumendi kajastab saatmisviisiks "lisatud portaali" valmimisel loomist (täidab väljamineva kirja vajab portaali (erinevad andmeväljad, lisab/või kasutab valikud portaalidest) malli põhifaili loomiseks). lisamist. Kasutaja algatab töövoo, millesse on mh lisatud tööülesandena ülesanne Y, mille käigus dokument portaali laetakse. Ülesande Y saaja lisab dokumendi portaali ja täidab tööülesande. Kasutaja algatab dokumendi, mis Kasutaja alustab dokumendi kajastab saatmisviisiks "post/tähtpost/kuller" valmimisel saadetakse loomist (täidab väljamineva kirja paberkandjal posti andmeväljad, lisab/või kasutab /tähtposti/kulleriga. malli põhifaili loomiseks). Kasutaja algatab töövoo, millesse on mh lisatud tööülesandena ülesanne Z, mille käigus dokument paberkandjal posti/tähtposti/kulleriga saadetakse. Ülesande Z saaja paneb dokumendi paberkandjal teele ja täidab tööülesande. Kasutaja algatab dokumendi, mis Kasutaja alustab dokumendi kajastab saatmisviisiks "käsipost" valmimisel antakse loomist (täidab väljamineva kirja dokument isiklikult saajale andmeväljad, lisab/või kasutab üle (erinevad valikud, nt malli põhifaili loomiseks). "Käest-kätte", Kasutaja algatab töövoo, millesse "Diplomaatiline post" jm). on mh lisatud tööülesandena ülesanne W. Kasutaja annab dokumendi saajale käest-kätte üle ja täidab tööülesande. Kasutaja algatab dokumendi, mis valmib Kasutaja alustab dokumendi kajastab saatmisviisiks DHX/e-post kui kasutaja edastab kohe ja loomist (täidab väljamineva kirja dokumendi antud viisil tuleb kohe saata. andmeväljad, lisab/või kasutab kajastab saatmisviisi post/tähtpost/kullerpost/käsipost kui malli põhifaili loomiseks). kasutaja on märkinud dokumendi saadetuks Registreerib dokumendi. Saadab dokumendi (e-post, DHX), märgib saadetuks (post, tähtpost, kullerpost, käsipost) või Asutuse töökorraldusest tulenevalt võib algatada registreerimiseks ja saatmiseks ka töövoo. Kasutaja loodud Võimaldab erinevaid stsenaariume dokument edastatakse kasutada kombineeritult. Nt kajastab saatmisviisiks erinevad kanalid mitme kanali kaudu. edastamine nii e-posti kui portaali lisamisega.  Kasutaja algatab dokumendi, mis valmib Kasutaja alustab vaade/aruanne/väljavõte, milles ei kajastu: kohe ja vastusdokumendi loomist (täidab registreeritud dokumendid, mis on saadetud saatmise tuleb kohe saata. Kasutaja väljamineva kirja andmeväljad, viisardi kaudu pärast registreerimist (ei arvesta unustab saata. lisab/või kasutab malli põhifaili saatmise viisardi kaudu edastatud registreerimata loomiseks). dokumentide edastamist) Registreerib dokumendi. registreeritud dokumendid, mis on täidetud Unustab saata dokumendi. tööülesannete X, Y, Z, W-ga. dokumendi, mille on kasutaja saatnud välja Outlookist ja teinud ainult registreerimise tegevuse Vaade on dünaamiline (kui kasutaja teostab saatmise tegevuse, ei kuvata dokumenti enam vaates). Tervikvaade kuvatud administraatorile, dokumendihaldurile. Kasutajapõhine vaade kuvatud kasutajale. Või Võib asutuse töökorralduses leppida kokku, et ka dokumentide registreerimiseks, saatmiseks kasutatakse alati töövoogu. Siis on võimalik kasutada vaateks/aruandeks/väljavõtteks käivitamata töövoogude loendit. Dokumendid vaates/aruandes/väljavõttes, saab edastada vastavalt viisile 2 saatmine Võimaldab süsteemist saata dokumente: e-postiga DHX-i kaudu Riiklik postkast Märkida saadetuks: paberkandjal edastatava dokumendi (erinevad väärtused, nt post, kuller) portaali lisatavad dokumendid (erinevad väärtused, nt EIS, ...) käest-kätte antavad dokumendid (käsipost, diplomaatiline post) Kuvada saadetuks: automaatselt saadetud dokumendi (logis, töövoos) (tulevikus) liidese kaudu edastatud dokumendi (logis, töövoos) Võimaldab dokumendi adressaadi lisada käsitsi või valida selle kontaktidest. Adressaadi andmeväljagrupp ja kontaktide nõuded kirjeldatud eraldi. Kas klassifikaator või muul viisil lisandub dokumendile saatmisviis- täpne lahendus detailanalüüsis. 3 e-postiga Võimaldab administraatoril, peaadministraatoril, süsteemiadministraatoril seadistada saatja ("From:") aadressiks e-kirja saatmine, edastamisel asutusepõhist üldaadressi. saatja e-posti aadressi valik (sh õigus) 4 e-postiga Võimaldab muutmise õigusega kasutajal dokumendi saata e-kirjaga mitmele adressaadile, kuvades saajale: saatmine, saajate kõiki adressaate, kellele dokument lisaks edastati (saaja/saajad) kuvamine adressaadiks ainult saajat ennast (pimekoopia) dokumendi edastamisel (Sarnaselt Outlooki lahendusele.) (sh õigus) 5 e-postiga Võimaldab administraatoril, peaadministraatoril, süsteemiadministraatoril eelseadistada e-kirjaga dokumendi saatmine, e- /dokumentide edastamise malle ja signatuure. kirja mall Võimaldab muutmise õigusega kasutajal edastada valitud malli ja signatuuriga e-kirju. (sh õigus) E-kirja malli loomine kirjeldatud eraldi nõuetena. 6 e-postiga Võimaldab muutmise õigusega kasutajal edastada dokumendi (olenemata dokumendi või töövoo staatusest) e-postiga. saatmine, saatmine Kui dokumendil on rohkem kui üks põhifail, võimaldab kasutajal valida, millised failid edastatakse. nupust, dokumendi fail Vaikimisi on kõik põhifailid märgitud saadetavateks, võimalik valikuid eemaldada. /failid Saatmise tegevus (sh saadetud failide nimetused) salvestub koos kaaskirjaga dokumendi logisse. (sh õigus) Nt nupp dokumendil: "Saada" 7 saatmine DHX, Süsteemil on olemas ajakohane, uuenev DHX aadressiraamat (DHX aadressiraamat). aadressraamat Arendusele. Võimalusel siduda lahti DHX-iga edastamine e-postist. Arendusele. Arvestada ka võimalusega, et oleks võimalik sama registrikoodiga erinevatele aadressidele DHX-i kaudu dokument edastada. Nt kaks esimest kirjet on seotud sama registrikoodiga: 8 saatmine DHX, Võimaldab DHX-i saatjate hulka määratud kasutajal dokumente (andmeväljade infot ja põhifaile ning saatmise viisardi sisu tekstis) edastada DHX-i kaudu ühele või mitmele adressaadile korraga (olenemata dokumendi või töövoo staatusest). Saatmise tegevus (sh adressaadi, saatja, saatmise aeg, saadetud failide nimetused, sisu) salvestub koos kaaskirjaga dokumentide logisse. Kui dokumendil on rohkem kui üks põhifail, võimaldab kasutajal valida, millised failid edastatakse. 9 saatmine DHX, Teavitab kasutajat kui saatmise tegevus on tehtud. õnnestunud saatmine Kuvab logis kirjet "Saatmisel". Salvestab dokumendi logisse õnnestunud saatmise kohta: adressaadi nime, registrikoodi (kellele saatmine õnnestus) kuupäev, millal saatmine õnnestus kellaaeg, millal saatmine õnnestus saatja Kuvab logis kirjet nt "Vastu võetud" kui adressaadini on dokument kohale jõudnud: adressaadi nime, registrikoodi (kellele saatmine õnnestus) kuupäev, millal saatmine õnnestus kellaaeg 10 e-postiga ja Võimaldab saata dokumendi ühele või mitmele adressaadile korraga nii e-postile kui DHX-i kaudu (sama tegevusega, DHX-iga erinevatele adressaatidele erineval viisil). saatmine, saatmisviisi valik 11 e-postiga ja Eelistab vaikimisi edastamise viisiks DHX.-i kui adressaadil on DHX kasutusel. DHX-iga saatmine, Võimaldab loobuda ja edasta ka e-postiga. saatmisviisi valik Nt saadetava dokumendi adressaatideks on kolm ministeeriumit ja kaks OÜ-d. Ministeeriumid on kõik liitunud DHX-iga, OÜ-dele DHX.-ga edastamise võimalus puudub. Saates dokumenti edastatakse ministeeriumitele vaikimisi DHX.-ga ja OÜ-dele märgitud e-postile. 12 e-postiga ja Võimaldab "Saatmine" tööülesande saajal: DHX-iga saatmine, saata dokumendi (ülesanne loetakse täidetuks) töövoo märkida dokumendi saadetuks (ülesanne loetakse täidetuks) - realiseeritakse väljaspool hanget ülesandena Saatmise tööülesanne kirjeldatud eraldi nõuetena. 13 e-postiga ja Võimaldab muutmise õigusega kasutajal edastada andmepõhise dokumendi. DHX-iga saatmine, saatmine nupust, andmepõhine dokument (sh õigus) 14 e-postiga ja Võimaldab saadetava dokumendi saatmisel krüpteerida nii asutusele kui füüsilisele isikule. DHX-iga saatmine, Kontrollib krüpteerimisel sertifikaadi kehtivust. Teavitab kui krüpteerimine asutusele või isikule ei ole võimalik (sh kehtetu saatmisel sertifikaat, tehniline viga). krüpteerimine Süsteemis säilib dokument krüpteerimata kujul. Arendusele täiendavalt: eelistatud lahendus oleks, et on võimalik ühe saatmisega nii edastamine e-postile krüpteeritult ja DHX-ile ilma krüpteerimiseta saatmine. Kui adressaadil on mitu sertifikaati, võimaldab valida, millist krüpteerimiseks kasutada. 15 e-postiga ja Teavitab kui edastatav dokument on võimalikust lubatud edastamise mahust suurem. Võimaldab saatmisel failid zip.-da. DHX-iga saatmine, suuremahulise faili/failide teavitus, failide zip- imine saatmisel 16 e-postiga ja Võimaldab saata dokumendi kontaktigrupile. DHX-iga saatmine, Võimaldab vaadata kontaktigrupi liikmelisust pärast grupi adressaadireale valimist. kontaktide grupp Kontaktide nõuded on kirjeldatu eraldi. 17 e-postiga ja Võimaldab kontaktigrupi valimisel adressaadiks eemaldada grupist adressaadi või mitu. DHX-iga saatmine, kontaktide grupp 18 e-postiga ja Võimaldab tervikülevaadet saadetavast enne dokumendi saatmist, sh: DHX-iga saatmine, adressaadid eelvaade saatmisviis(id) edastatavad failid e-kirja sisu, DHX sisu 19 e-postiga ja Dokumendi saatmiste arv ei ole piiratud, ühte dokumenti võib saata korduvalt. DHX-iga saatmine, korduv saatmine 20 e-postiga ja Võimaldab saatmise tegevuse ükskõik, millisel ajahetkel katkestada, enne dokumendi "Saada" nupule vajutamist. DHX-iga saatmine, Nt nupp: "Loobu" saatmise katkestamine 21 e-postiga ja Teavitab ebaõnnestunud saatmisest (nii e-postiga, DHX-iga kui tulevikus liidese kaudu edastatud dokumendid). DHX-iga saatmine, Võimaldab asutusepõhiselt määrata: ebaõnnestunud saatmine millisele e-postile, e-postidele saabuvad ebaõnnestumise teavitused (nii e-posti kui DHX-i) määrata, et teavitused saabuvad "Saabunud dokumendid" vaatesse Teavitab kui lisatud e-posti aadress on vigane (kuvab teavituses viga, nt puudub lõpp ".ee" või sisaldab keelatud tähemärki nt "õ", vms), ei võimalda saata dokumenti (tervikuna, st ka teistele adressaatidele) ennem kui: vigase e-postiga adressaat on saatmise adressaatide hulgast kustutatud viga e-posti aadressis on parandatud  22 Dokumendi Süsteem peab võimaldama Riiklikku postkasti saatmisel määrata adressaadi: edastamine Riiklikku füüsilise isiku puhul isikukoodi alusel; postkasti juriidilise isiku puhul registrikoodi alusel. Eraldi automaatne Võimaldab dokumente saata välja automaatselt. nõuded saatmine Automaatse saatmisega seonduvad nõuded kirjeldatud eraldi (sh õigus) Saatmise viisard: Nr Märksõna Ärinõue süsteemile 23 e-postiga ja DHX-iga saatmine, Võimaldab tervikülevaadet saadetavast enne dokumendi saatmist (saatmisviisard tervikuna.) vaade 24 adressaadi kandumine dokumendilt Kannab dokumendilt saatmisviisardisse adressaadi(d). Erinevad adressaadid kuvatakse erinevatel saatmisviisardisse ridadel. 25 adressaadi lisamine Võimaldab saatmisviisardisse lisada täiendavat adressaati, lisades adressaadi käsitsi või kontakti, kontaktigruppi, kontaktisiku kontaktidest ( Kontaktid). (muudetud 21.05.2026 käskkirjaga) 26 Võimaldab edastada dokumendi ühele või mitmele adressaadile pimekoopiana. Nt kui dokumendil on 5 adressaati on võimalik: saata neist ühele dokument pimekoopiana valida, et kõik saavad dokumendi pimekoopiana 27 adressaadi kustutamine Võimaldab dokumendilt kanduva adressaadi kustutada. Saatmise viisardi andmeväljad koondatult: Nr andmeväli tüüp/sisu selgitus 28 Saatja e-post asutuse vaikimisi lisatud e-post 29 Adressaat Nimi asutuse nimetus kandub dokumendi andmeväljalt, muudetav 30 Saaja e-post adressaadi e-post võimaldab aadressi muuta 31 Saatmisviis valik: e-post, DHX, Riiklik postkast võimaldab valikut muuta (dokument edastatakse vastavalt valikule) 32 Vali failid loetelu failidest, mille ees on eemaldatavad vaikimisi on kõik põhifailid edastatavad märkeruudud 33 Zip-i failid märkeruut vaikimisi on märkeruut tühi 34 Krüpteeri failid märkeruut Dokumendilt päritud täidetud märkeruut, kui on kasutusel andmeväli "Krüpteeri failid saatmisel" Kui dokumendil ei ole seadistatud andmevälja on vaikimisi märkeruut tühi. 35 E-kirja mall valik seadistatud e-kirja mallidest ei ole kohustuslik valida (kasutaja võib ka ise pealkirjastada ja sisu lisada) 36 E-kirja pealkiri dokumendi pealkiri 37 DHX/e-kirja sisu valitud mall, tekstiväli muudetav, vormindatav (sh saab lisada linki) ei ole kohustuslik 38 Signatuur - Signatuur lisatakse DUH/e-kirja sisusse. illustreeriv joonis saatmise viisardi andmeväljadest (kuva võib realiseerimisel erineda) X- kustutamine P- pimekoopia A- aadressraamat  Seosed Taust: Süsteemis on olemas funktsionaalsus, mis võimaldab luua uusi dokumente ja salvestada asutusele saabunud dokumente uute dokumentidena. Seoste ärinõuded kirjeldavad funktsionaalsusi, mis on vajalikud, kui dokument ei ole eraldiseisev uus dokument vaid kuulub olemasoleva dokumendi juurde (vastusena, järjena või seotuna tavaseosena). Seoste funktsionaalsuse lahenduse juures on oluline tagada, et kasutajat suunatakse järg- või vastusseose loomise protsessi intuitiivselt. Kasutajalt ei tohiks eeldada, et ta teeb esmase ja abstraktse valiku vastus- või järgseose vahel, kuna nende mõistete sisuline erinevus ei pruugi olla kasutajale üheselt arusaadav. Lahendus peab toetama seose tüübi määramist kasutaja tegevuse ja konteksti põhjal, mitte nõudma eraldi teadlikku valikut seose liigi kohta. Seoste ärinõuded süsteemile Nr Märksõna Ärinõue süsteemile Üldine osa 1 seosed Võimaldab "muutmise" õigusega kasutajal luua dokumendile tava-, järg- ja vastusseoseid. (sh õigus) 2 seosed Võimaldab "muutmise" õigusega kasutajal luua asjatoimikule tavaseoseid. (sh õigus) 3 seosed Seoste arvule ei ole piiranguid. St nt, et ühel dokumendil võib olla mitu järg- ja vastusdokumenti, tavaseost. St nt, et asjatoimikul võib olla mitu tavaseost nii dokumendiga kui ka asjatoimikuga. Tavaseos 4 tavaseos Tavaseose loomisel ei teki menetluslikku sõltuvust dokumentide või asjatoimikute vahel. Tavaseos ei mõjuta dokumendi või asjatoimiku staatust, dokumendi vastamise tähtaegu ega menetlust. 5 tavaseos Tavaseose loomisel ei kontrollita ega tuletata järg ega vastusseoseid. Tavaseost ei saa muuta vastus- või järgseoseks. 6 tavaseos Võimaldab luua tavaseoseid dokumendi või asjatoimiku vaates. 7 tavaseos Võimaldab luua tavaseose nii muudetavas kui mittemuudetavas vaates. 8 tavaseos Võimaldab luua tavaseose olenemata dokumendi või asjatoimiku staatusest või asukohast: (sh õigus) dokumendiga, sh mitu korraga ja/või asjatoimikuga või mitmega korraga kui kasutajal on "muutmise" õigus. Seotav dokument võib olla nii registreeritud kui registreerimata. Vajutades nupule "Lisa seos" avanevad (samas asukohas) kasutajale otsingu teostamise andmeväljad: Tüüp (klassifikaator) Reg kpv (võimaldab lisada kuupäeva või kuupäeva vahemiku) Reg nr/Tähis (võimaldab lisada dokumendi viida või osa sellest; võimaldab lisada asjatoimiku tähise või osa sellest) Pealkiri (võimaldab otsida teksti sisestamisel) Liik (klassifikaator) Saatja/Saaja (võimaldab otsida teksti sisestamisel saatjat või saajat) Vastutajad (võimaldab otsida kasutajat) Kinnitades kriteeriumid (nupp) kuvatakse otsingu tulemused kasuajale loendina, loendis on võimalik kuvatud andmeväljade alusel tulemust täiendavalt filtreerida, sorteerida, teostada otsingut. Soovitud tavaseose lisamiseks valib kasutaja soovitud seose/seosed ja kinnitab kasutaja valiku/valikud (nt nupp: Lisa/Kinnita). Tavaseose loomist on võimalik katkestada. Tavaseost on võimalik kustutada. Nuppud: Lisa seos, Lisa/Kinnita, Loobu, Kustuta 9 tavaseoste järjekord Dokumendi või asjatoimikute tavaseoste järjekord on: registreerimata kõige uuem dokument kuni registreeritud kõige vanem dokument, kõige uuem asjatoimik kuni kõige vanem asjatoimik. Tavaseos on link, millele vajutades on võimalik liikuda seotud dokumendile või asjatoimikule. Tavaseoste nt: 1. Registreerimata kiri (loodud 15.01.2025) - kõige hilisema kuupäevaga loodud registreerimata dokument 2. Registreerimata kiri (loodud 01.01.2025) - kõige varasemalt kuupäevaga loodud registreerimata dokument 3. Registreeritud kiri15.02.2025 nr 3-2/20 - kõige hilisema kuupäevaga registreeritud dokument (kui seoseks on samast toimikust sama kuupäevaga mitu dokumenti, siis kuvatakse kõige viimasena registreeritud dokument esimesena) 4. Registreeritud kiri 15.02.2025 nr 3-2/19 - kõige hilisema kuupäevaga registreeritud dokument (kui seoseks on samast toimikust sama kuupäevaga mitu dokumenti, siis kuvatakse esimesena registreeritud dokument viimasena) 5. Registreeritud kiri 14.02.2025 nr 3-2/18 - kõige varasema kuupäevaga registreeritud dokument 6. asjatoimik loodud 01.01.2026 nr 4-14/2 7. asjatoimik loodud 15.12.2025 nt 3-17/6 10 tavaseos, ümberliigitamine Liigitades ümber dokumendi, millel on tavaseos(ed), ei liigitata ümber tavaseosega seotud dokumenti. Järgseos/järgdokument 11 kasutuslugu Lugu 1: Teenistuja on saanud täitmiseks sissetuleva kirja (algatuskiri) asutuselt A. Pöördujale vastamiseks vajab ta hinnangut asutuselt B. Teenistuja lisab täitmiseks sissetulevale kirjale jätkudokumendiks väljamineva kirja, kiri allkirjastatakse ja registreeritakse. Algatuskirja staatus ega täitmise tähtaeg (sissetuleva kirja andmeväli: "Täitmismärge") ei muutu. Lugu 2: Teenistujal on täitmiseks sissetulev kiri (algatuskiri) asutuselt A. Täiendavalt esitatud pöördumisele edastatakse asutuselt B hinnang. Dokumendihaldur lisab täitmiseks sissetulevale kirjale jätkudokumendiks sissetuleva kirja asutuselt B. Algatuskirja staatus ega täitmise tähtaeg (sissetuleva kirja andmeväli: "Täitmismärge") ei muutu. Lugu 3: DORISes on registreeritud kirjavahetus, mis sisaldab nii järg- kui vastusdokumenti. Algatusdokument on tänaseks vastatud. Teemaga seonduvalt edastatakse täiendav päring (sissetulev kiri). Dokumendihaldur registreerib täiendava päringu jätkudokumendina kirjavahetusele. Täiendav sissetulev kiri edastatakse teenistujale täitmiseks. Lugu 4: Teenistuja vastutusel on leping. Lepingule edastatakse akt. Teenistuja lisab akti lepingule jätkudokumendiks. Lepingu staatus ei muutu, ei toimu lepingu kehtivuse muutust ( hetkel lepingul andmeväli "Kehtivus", millel valik kehtiv või kehtetu). Lugu 5: Teenistuja loob igakuiselt aruande/kokkuvõtte/ülevaate edastamiseks asutusele B. Koostatut hoitakse komplektis nt aasta või koostamise vajaduse vältel. Jaanuaris koostatule lisatakse veebruaris jätkudokument. (Antud lahenduse alternatiiv võib olla ka asjatoimik.) 12 järgseos Järgseose loomisel tekib menetluslikku sõltuvust dokumentide vahel (dokumendid koondatakse tervikusse). Järgseos ei mõjuta dokumendi staatust. Järgseos ei mõjuta dokumendi vastamise tähtaegu ega menetlust. 13 järgseos Võimaldab "muutmise" õigusega kasutajal luua või hõlmata dokumendile järgseoseid. Võimaldab katkestada järgdokumendi loomise või hõlmamise. Loodava dokumendi loomine katkestatakse. Hõlmatava dokumendi hõlmamine katkestatakse, dokument jääb oma algsesse asukohta. Võimaldab luua või hõlmata dokumendile uue järgdokumendi. 14 järgseos, registreerimata järje Võimaldab järgdokumendi luua registreeritud dokumendile, olenemata, millisel lubamine dokumendil kasutaja on. 15 järgseos, automaatne seos Järgdokumendi loomisel või hõlmamisel luuakse algatusdokumendiga järgseos automaatselt. Nupp: Lisa järg Vastusseos/vastusdokument 16 kasutuslugu Lugu 1: Teenistuja on saanud täitmiseks sissetuleva kirja (algatuskiri) asutuselt A, mill el väärtustati andmeväli "Täitmistähtaeg". Teenistuja loob jätkudokumendiks väljamineva kirja, millega vastatakse asutusele A. Väljaminev kiri registreeritakse. Teenistuja täitmiseks dokument saab täitmismärke (sissetuleva kirja andmeväli: "Täitmismärge"), mille väärtuseks on väljamineva kirja registreerimise kuupäev. Lugu 2: Teenistuja vastutusel on leping. Lepingule edastatakse lõppakt. Teenistuja lisab akti lepingule jätkudokumendiks. Toimub lepingu kehtivuse muutumine ( hetkel lepingul andmeväli "Kehtivus", millel valik kehtiv või lõppenud) kehtiv lõppenud ja tegeliku lõpetamise kuupäeva fikseerimine. Lugu 3: Teenistuja on saanud täitmiseks sissetuleva kirja (algatuskiri) taotlusena asutuselt A. Asutuse tööprotsess näeb ette, et kui taotlus vastab tingimustele, edastatakse taotlejale otsus. Sel korral taotlus vastas tingimustele. Teenistuja algatab sissetulevale kirjale jätkudokumendiks otsuse. Otsus registreeritakse. Teenistuja täitmiseks sissetulev kiri saab täitmismärke (sissetuleva kirja andmeväli: "Täitmismärge"), mille väärtuseks on otsuse registreerimise kuupäev. Lugu 4: Teenistuja on eelnevalt vastanud asutuse A sissetulevale kirjale (algatuskirjale) ning see on saanud täitmismärke. Asutus A saatis täiendava kirja samas teemas (jätkudokumendi), mille teenistuja registreeris eelneva kirjavahetuse jätkudokumendiks, millel väärtustati andmeväli "Täitmistähtaeg". Teenistuja loob jätkudokumendiks väljamineva kirja, millega vastatakse asutuse A teisele sissetulevale kirjale samas teemas (jätkudokument). Väljaminev kiri registreeritakse. Teenistuja täitmiseks dokument saab täitmismärke (sissetuleva kirja andmeväli: "Täitmismärge"), mille väärtuseks on väljamineva kirja registreerimise kuupäev. (muudetud 21.05.2026 käskkirjaga) 17 vastusseos Võimaldab "muutmise" õigusega kasutajal luua või hõlmata dokumendile vastusseoseid. (sh õigus) Võimaldab katkestada vastusdokumendi loomise või hõlmamise. Loodava dokumendi loomine katkestatakse. Hõlmatava dokumendi hõlmamine katkestatakse, dokument jääb oma algsesse asukohta. Võimaldab luua või hõlmata dokumendile uue vastusdokumendi. 18 vastusseos, lubamine Vastusdokumendi loomine või hõlmamine on lubatud registreeritud dokumendile. registreeritud dokumendil 19 vastusseos, automaatne seos Algatusdokumendile vastusdokumendi loomisel või hõlmamisel luuakse vastusseos automaatselt. 20 vastusseos, seosega dokumendi (nt sissetuleva kirja andmeväli: "Täitmismärge", täiendavalt andmeväljad lepingul) täitmine Võimaldab dokumendiliigil seadistada, kas: algatusdokument loetakse automaatselt täidetuks (nt sissetuleval kirjal täidetakse "Täitmismärge" ja lõpetatakse "Täitmiseks" tööülesanne, lepingul muudetakse kehtivuse staatus ja täidetakse tegeliku lepingu lõpetamise kuupäev) vastusdokumendi registreerimisel; algatusdokument loetakse automaatselt täidetuks (nt sissetuleval kirjal täidetakse "Täitmismärge" ja lõpetatakse "Täitmiseks" tööülesanne, lepingul muudetakse kehtivuse staatus ja täidetakse tegeliku lepingu lõpetamise kuupäev) vastusdokumendi lõpetamisel; (Nt esimese kahe valiku kohta: sissetulev kiri, millel on tähtaeg, loetakse täidetuks hetkest, kui sellele on vastusseosena koostatud väljaminev kiri: - see on registreeritud (registreerimisnumber ja -kuupäev on olemas) või otsus, mis registreeritud aga mis loetakse lõpetatuks pärast edastamist otsuse saajale - see on lõpetatud pärast saatmise tegevust.) vastusdokumendi registreerimisel või lõpetamisel algatusdokumenti ei täideta; (Nt sissetulevale kirjale vastatakse, kuid vastus ei lahenda teemat tervikuna (nt vahevastus, informatiivne vastus, edasise menetluse teade). Selliste dokumentide puhul märgitakse täitmine tööprotsessidest tulenevalt käsitsi.) Nt klassifikaator "Dokumendi täitmine": 3 2 valik (muudetud 21.05.2026 käskkirjaga) 21 vastusseos, seosega dokumendi Süsteem ei tohi kirjutada üle korduva vastusdokumendi registreerimisega täitmise keeld algatusdokumendi täitmise märget (sh täitmise kuupäeva), kui algatusdokument on juba loetud täidetuks, kas: käsitsi tehtud täitmise märke alusel või varasema automaatse täitmise tulemusel (nt ühe vastusdokumendi registreerimisel või lõpetamisel) Algatusdokumendil säilib varaseim täitmise märge (sh täitmise kuupäev). Ühised osad 22 järg- ja vastusseos, Süsteem peab võimaldama administraatoril, peaadministraatoril ja jätkudokumendi lubamine süsteemiadministraatoril dokumendiliigi tasemel seadistada lubatud jätkudokumendid, mis hõlmavad nii järgseoseid kui ka vastusseoseid. Dokumendiliigil peab olema andmeväli „Lubatud jätkudokumendid“, milles määratakse: milliseid dokumendiliike on lubatud kasutada vastava dokumendiliigi järgdokumentidena (nt sama asja menetluse jätk); milliseid dokumendiliike on lubatud kasutada vastusdokumentidena (otsene vastus algatusdokumendile). Jätkudokumendi (järg või vastusdokumendi) loomisel või hõlmamisel peab süsteem pakkuma kasutajale ainult neid dokumendiliike, mis on vastava dokumendiliigi juures andmeväljal „Lubatud jätkudokumendid“ seadistatud. Süsteem peab võimaldama administraatoril kustutada dokumendiliigil seadistatud jätkudokumendi seoseid. Nt: dokumendiliik Sissetulev kiri= lubatud jätkudokumendid: Sissetulev kiri (järgseos), Väljaminev kiri (vastusseos). Dokumendiliigi andmeväli: „Lubatud jätkudokumendid“ Loodud jätkudokumendil nupp: "Kustuta" 24 järg- ja vastusseos, dokumendi Järg- või vastusdokumendi registreerimisnumber moodustatakse algatusdokumendi number viite alusel, kasutades sarjal seadistatud loendurit ning täiendades seda individualiseeriva numbriga. 25 järg- ja vastusseos, Võimaldab administraatoril, peaadministraatoril, süsteemiadministraatoril dokumendilii gi seadistada, kas algatusdokumendi andmevälja väärtuse muutumine kandub andmeväljade väärtuste automaatselt üle seotud järg või vastusdokumendi vastava andmevälja väärtuseks. sünkroniseerimine algatusdokumendi muutmisel Iga vastus või järgseosega seotud andmevälja puhul on dokumendiliigil võimalik määrata üks järgnevatest käitumisviisidest: (sh õigus) Kandub – algatusdokumendi andmevälja väärtuse muutumisel uuendatakse vastav andmeväli automaatselt ka seotud järg või vastusdokumendil (Nt lepingu lõpetamisel on võimalik automaatselt lõpetada ka kõik sellest lepingust tulenevad järg või lisadokumendid.) Ei kandu – algatusdokumendi andmevälja väärtuse muutumine ei mõjuta järg ega vastusdokumendi vastava andmevälja väärtust. (Kasutatakse andmeväljade puhul, mille väärtuse muutumine ei pea järg ega vastusdokumendil kajastuma.) Küsitakse kasutajalt – algatusdokumendi andmevälja väärtuse muutumisel küsib süsteem kasutajalt kinnitust: "Kas muudatus kanda üle ka seotud järg või vastusdokumendile?". Kasutajale kuvatakse järgmised valikud: Jah - algatusdokumendi andmevälja väärtuse muutumisel uuendatakse vastav andmeväli automaatselt ka seotud järg või vastusdokumendil Ei - algatusdokumendi andmevälja väärtuse muutumine ei mõjuta järg ega vastusdokumendi vastava andmevälja väärtust. (Nt algatuslepingu vastutaja käsitsi muutmisel saab vastutaja kanda üle ka kõigile selle lepingu alusel loodud järgnevatele lepingutele.) Vaikimisi väärtus valikul on "Ei kandu". Nt klassifikaator "Andmevälja väärtuse ülekandumine”: 3 valikut 26 järg- ja vastusseos, Võimaldab administraatoril, peaadministraatoril, süsteemiadministraatoril andmeväljade kandumine dokumendiliigil seadistada, milliste andmeväljade väärtused kanduvad algatusdokumendilt järg- või vastusdokumendile vastus- või järgseose loomisel või (sh õigus) hõlmamisel. Seadistajale kuvatakse algatus või järgdokumendi andmeväljade loetelu, mille puhul on võimalik määrata vastav vastusdokumendi andmeväli, kuhu väärtus üle kantakse. Vaikimisi peab kõigi vastus ja järgseoste korral vastusdokumendile üle kanduma andmeväli „Asukoht”. Kui kasutaja muudab järg- või vastusdokumendi asukohta, käsitletakse seda ümberliigitamisega (vt täiendavaid järg- või vastusdokumendi ümberliigitamise nõudeid). Vastusdokumendile ei tohi üle kanduda algatusdokumendi andmeväljade: "Reg kpv" ja "Reg nr" väärtused. Järg- või vastusseose lisamisel andmeväli nt: "Seosdokumendi vastav andmeväli" 27 algatus-, järg- ja vastusseos, Algatus, järg või vastusdokumendi ümberliigitamisel liigitab ümber ka kõik sellega ümberliigitamine seotud algatus-, järg ja vastusdokumendid. (Nt liigitades ümber algatusdokumendi, liigitatakse ümber ka antud dokumendiga seotud ka järgdokumendid. Liigitades ümber järgdokumendi, liigitatakse ümber ka antud dokumendi algatusdokument.) 28 järg- ja vastusseose Kustutatud või tühistatud järg- või vastusdokumendi individualiseeriv number individualiseeriv number järje- taaskasutatakse. või vastuse kustutamisel /registreerimise tühistamisel Nt kirjavahetuse järje 55-3 registreerimine tühistamisel või kustutamisel, saab järgmine dokumendi 55 järjeks või vastuseks registreeritav dokument taas numbriks 55-3. 29 seoste kuvamine Kuvab dokumendi ja asjatoimiku seoseid kasutajale, kellel on olemas seotud dokumendi ja/või asjatoimiku "vaatamise" või "muutmise" õigus. (sh õigus) 30 seoste kuvamine, dokument Kuvab dokumendi seoseid dokumendi ekraanivormil eraldi plokis. 31 seoste kuvamine, asjatoimik Kuvab asjatoimiku seoseid asjatoimiku vaatel. 32 seoste järjekord Erinevad seoste tüübid peavad olema seoste loendi vaates eristatavad. Seostüübiti järjekord seoste vaates on: Järgseos/vastusseos (järjekord oleneb loomise/hõlmamis järjekorrast) Tavaseos dokumendid Tavaseos asjatoimikud Seos link, millele vajutades on võimalik liikuda seotud dokumendile või asjatoimikule. Seoste nt: 1. registreerimata vastusdokument (loodud 15.01.2026) 2. registreeritud järgdokument nr 3-2/20-2 3. registreeritud tavaseos nr 5-1/14 4. asjatoimik 4-1/10 33 seoste kuva Kuvab seoste loendis dokumenti, mille ollakse paksus (Bold) kirjas. 34 seoste loend Seoste loendivaade on järgmine: seotud dokumendi viit (registreerimata dokumendi puhul ei kuvata) (võimaldab otsida, filtreerida, sorteerida) registreerimise kuupäev (registreerimata dokumendi puhul ei kuvata) (võimaldab lisada kuupäeva, kuupäevavahemiku) pealkiri (võimaldab otsida) dokumendiliik (võimaldab filtreerida, sorteerida) vastutaja (võimaldab otsida) seose tüüp (tavaseos, järgseos, vastusseos) (võimaldab filtreerida, sorteerida) Tehes seoste plokis otsingut, filtreerides või sorteerides, peab olema võimalik lihtsasti taastada kõikide seoste algvaade (nt nupp: tühista filter/"X"). Nupp nt: Tühista filter  Teavitused Taust: Teavituste funktsionaalsus võimaldab süsteemil edastada kasutajatele õigeaegset ja asjakohast infot dokumentide, tööülesannete ja töövoogudega seotud sündmuste kohta. Teavitused toetavad kasutaja igapäevast tööd, suunates tähelepanu vajalikele tegevustele (nt uued ülesanded, saabuvad või ületatud tähtajad, töövoo muutused) ning vähendades vajadust süsteemis käsitsi jälgida toimunud muudatusi. Teavitused võivad olla nii reaalajas sündmuspõhised kui ka koondatud perioodilised teavitused. Realiseeritud on teavituste põhifunktsionaalsus, mis võimaldab edastada teavitusi nii e-posti teel, kui ka süsteemisiseses „Teavitused“ vaates, kus eristatakse loetud ja lugemata teateid. Süsteem teavitab kasutajat ja vajadusel asendajat peamistest sündmustest (nt uus tööülesanne, töövoo peatumine, tööülesande katkestamine) ning koondab tähtajaga seotud tööülesanded perioodilisteks koondteavitusteks. Teavituste ärinõuded süsteemile Nr Märksõna Ärinõue süsteemile Süsteemsed teavitused Märksõna Ärinõue süsteemile Teavituse tekst kasutaja Teavituse tekst asendaja Nr 1 Lepingu Teavitab koondteavitusega lepingu vastutajat ning tema Teavituse tekst: lõpptähtaja eemaloleku ajal määratud asendajat kehtiva lepingu teavitus lõpptähtajast määratud tööpäevade päevade jooksul (nt +45, Lepingu tähtaegade koondteavitus +30, 0, -1, -2, -3 jne). Teavitusi edastatakse ainult tööpäevadel. "Ees- ja Perekonnanimi", Koondteavituses kuvatakse kasutajale ainult temale (kasutaja enda teavituste osa:) asjakohane teave järgmistel tingimustel: Sinu vastutusel on lepinguid, mille tähtaeg on lähenemas või on juba ületatud: kasutaja enda teavitused, kui neid esineb, asendatava teavitused, kui neid esineb. Dokumendiliik Dokumendi Asutus Lõpptähtaeg pealkiri /isik Koondteavituses peab sisalduma ka varasemaid aktiivseid teavitusi. "dokumendiliigi "(lingitav) "asutus "pp.kk.aaaa (tähtaeg nimetus" dokumendi /isik" ületatud)"= (eile või vanem) Koondteavitus ei sisalda asendatava kasutaja asendamisega pealkiri" seotud teavitusi (st teateid, mis on mõeldud asendatava enda asendajatele). "dokumendiliigi "(lingitav) "asutus "pp.kk.aaaa"= (täna või nimetus" dokumendi /isik" tulevikus) Kui kasutaja asendab korraga mitut kasutajat, kuvatakse kõik pealkiri" asendatavate kasutajate teavitused koondteavituses ühes ... ... ... ... tabelis. Teavituste täpne regulaarsus täpsustatakse detailanalüüsi käigus. (kasutaja asendatava teavituste osa:) Sinu asendatava(te) vastutusel on lepinguid, mille tähtaeg on lähenemas või on juba ületatud: Dokumendiliik Dokumendi Asutus Lõpptähtaeg Vastutaja pealkiri /isik "dokumendiliigi "(lingitav) "asutus "pp.kk.aaaa "asendatava nimetus" dokumendi /isik" (tähtaeg kasutaja pealkiri" ületatud)"= (eile Ees- ja või vanem) perekonnani mi" "dokumendiliigi "(lingitav) "asutus "pp.kk.aaaa"= "asendatava nimetus" dokumendi /isik" (täna või kasutaja pealkiri" tulevikus) Ees- ja perekonnani mi" ... ... ... ... Teavituse tellimine dokumendi sisu muutmisel 2 dokumendi, Võimaldab vaatamise õigusega kasutajal jälgida dokumendi ja dokumendi failide muutmist (dokumendi sisu muutmine, failide lisamine, failide faili kustutamine). muutmise teavitus Märkeruut: "Jälgin dokumendi muudatusi" Edastab teavituse vahetult sündmuse toimumise järgselt. Teavituste tellimine töövoolt Märksõna Ärinõue süsteemile Teavituse tekst kasutaja Teavituse tekst asendaja Nr 3 töövoo Võimaldab vaatamise õigusega kasutajal jälgida töövooga Teavituse tekst: (ei saadeta) sündmuste seonduvaid sündmuseid: teavitused - Jälgitava töövoo teavitus kõik korraga töövoogu lisatud ülesanne täideti töövoogu muudeti (nii suunamiste info kui käsitsi "Ees- ja Perekonnanimi", Töövoolt tellitud teavitused muutmised) edastatakse ainult teavituse töövoog käivitati teavitan Sind, et Sinu jälgitav töövoog on tellijale, asendajale neid ei töövoog lõppes "muudetud"/"lõppenud"/"käivitatud"/"kinnitatud" edastata. /"teadmiseks võetud"/"kooskõlastatud", Märkeruut: "Jälgin töövoogu" "täidetud". Edastab teavituse vahetult sündmuse toimumise järgselt. Dokumendi andmed: liik: "dokumendiliigi nimetus" pealkiri: "(lingitav) dokumendi pealkiri" 4 ainult tööüles Võimaldab vaatamise õigusega kasutajal töövoolt jälgida Teavituse tekst: (ei saadeta) ande üksiku ülesande/ülesannete täitmist. /tööülesannet Jälgitava töövoo teavitus e täitmise Märkeruut vs konkreetse tööülesande juures: "Jälgin teavitus tööülesannet" "Ees- ja Perekonnanimi", Töövoolt tellitud teavitused edastatakse ainult teavituse (sh õigus) Kui kasutaja on täitnud märkeruudu "Jälgin töövoogu", teavitan Sind, et Sinu jälgitav töövoog on tellijale, asendajale neid ei saab ta teavitusi kõikide töövoo sündmuste kohta ja ka "kinnitatud"/"teadmiseks võetud"/" edastata. kõikide täidetud tööülesannete kohta. Tööülesannete täitmise kooskõlastatud", "täidetud". "Jälgin tööülesannet" valikud täituvad automaatselt. Dokumendi andmed: Edastab teavituse vahetult sündmuse toimumise järgselt. liik: "dokumendiliigi nimetus" pealkiri: "(lingitav) dokumendi pealkiri"  Töölaud Taust: Kasutaja personaalne töövaade, mis koondab tema peamised tööülesanded, dokumendid ja teavitused ning annab kiire ülevaate hetkel olulistest tegevustest. Töölaua ärinõuded süsteemile Nr Märksõna Ärinõue süsteemile Realiseeritud töölaud ja osa töölaua plokke. Plokk "Lepingud" 1 Plokk - lepingud Kuvab kasutajale, kelle vastutusel on lepinguid töölaual plokki "Lepingud". Kui kasutaja vastutusel lepinguid ei ole, plokki ei kuvata. 2 Vaheleht - minu Kuvab kasutajale vaikimisi avatuna plokki "Lepingud" vahelehte "Minu lepingud". lepingud 3 Loendid - kehtivad Vahelehel "Minu lepingud" on loend: "Kehtivad" - jaotisele/vaatele liikudes, kuvab kõiki kasutaja vastutusel olevaid lepingudi, mis ei ole lõpetatud. Kui vastutav kasutaja muudetakse, vaates antud lepingut enam ei kuvata. Kuvab loendi nime järel sulgudes neis sisalduvate kirjete koguarvu. 4 Loendi andmeväljad "Lepingud" vahelehe "Minu lepingud" loendite andmeväljad on: "Lepingud", "Minu lepingud", Sisu/võimalused "Kehtivad" jaotis Reg kpv sorteeritav: vanemast-uuemani või uuemast- vanemani vaikimisi kuvab kõige uuemad esimesena võimaldab valida vahemikku võimaldab kiirvalida vahemikke: "Täna", "See nädal", "See kuu" Reg nr sorteeritav: väiksemast-suuremani või suuemast- väiksemani võimaldab otsida Pealkiri Dokumendi pealkiri lingitav, võimalik liikuda dokumendile võimaldab otsida Alamliik Dokumendiliik sorteeritav võimalik valida mitu Asutus/isik Kuvab väljale saatja/saaja tüüpi andmeväljade infot võimaldab otsida (auto-complete) võimalik filtreerida, valida mitu Lõpptähtaeg Kuupäev, millal dokument loodi sorteeritav: vanemast-uuemani või uuemast- vanemani vaikimisi kuvab kõige uuemad esimesena võimaldab valida vahemikku võimaldab kiirvalida vahemikke: "Täna", "See nädal", "See kuu" 5 Asendatava loend - Vahelehel "Mina asendajana" on üks loend, millele kasutaja saab liikuda: kehtivad lepingud "Kehtivad" - jaotisele/vaatele liikudes, kuvab kõiki kasutaja asendatava kehtivaid lepinguid. Kuvab loendi nime järel sulgudes selles sisalduvate kirjete koguarvu. Nt "Kehtivad (3)" 6 Jaotis/vaade - minu Kuvab plokis täiendavat vahelehte "Mina asendajana" kui kasutaja on antud ajahetkel asendaja. asendatava kehtivad lepingud Kuvab mitme asenduse korral kõiki asendusi ühel vahelehel. "Lepingud" vahelehe "Mina asendajana" loendite andmeväljad on: "Lepingud", "Minu asendajana", Sisu/võimalused "Kehtivad" jaotis Reg kpv sorteeritav: vanemast-uuemani või uuemast- vanemani vaikimisi kuvab kõige uuemad esimesena võimaldab valida vahemikku võimaldab kiirvalida vahemikke: "Täna", "See nädal", "See kuu" Reg nr sorteeritav: väiksemast-suuremani või suuemast- väiksemani võimaldab otsida Pealkiri Dokumendi pealkiri lingitav, võimalik liikuda dokumendile võimaldab otsida Alamliik Dokumendiliik sorteeritav võimalik valida mitu Asutus/isik Kuvab väljale saatja/saaja tüüpi andmeväljade infot võimaldab otsida (auto-complete) võimalik filtreerida, valida mitu Lõpptähtaeg Kuupäev, millal dokument loodi sorteeritav: vanemast-uuemani või uuemast- vanemani vaikimisi kuvab kõige uuemad esimesena võimaldab valida vahemikku võimaldab kiirvalida vahemikke: "Täna", "See nädal", "See kuu" Vastutaja Kasutaja, kellel vastutusel leping on otsitav filtreeritav võimalik valida mitu Plokk "Asjatoimikud" 7 Plokk - asjatoimikud Kuvab kasutajale, kelle vastutusel on asjatoimikuid töölaual plokki "Asjatoimikud". Kui kasutaja vastutusel asjatoimikuid ei ole, plokki ei kuvata. 8 Vaheleht - minu Kuvab kasutajale vaikimisi avatuna plokki "Asjatoimikud" vahelehte "Minu vastutusel asjatoimikud". vastutusel asjatoimikud 9 Loendid - avatud Vahelehel "Minu vastutusel asjatoimikud" on loend: asjatoimikud "Avatud asjatoimikud" - jaotisele/vaatele liikudes, kuvab kõiki kasutaja vastutusel olevaid asjatoimikuid, mille staatus on "Avatud" Kui vastutav kasutaja muudetakse, vaates antud asjatoimikut enam ei kuvata. Kuvab loendi nime järel sulgudes neis sisalduvate kirjete koguarvu. 10 Loendi andmeväljad Kuvab plokis täiendavat vahelehte "Mina asendajana" kui kasutaja on antud ajahetkel asendaja. Kuvab mitme asenduse korral kõiki asendusi ühel vahelehel. "Lepingud" vahelehe "Mina asendajana" loendite andmeväljad on: Tähis Nimetus (asukoht) Vastutajad (tasandi vastutaja(d)) Avamine Sulgemine Staatus (tasand) "Asjatoimikud" vahelehe "Minu vastutusel asjatoimikud" loendite andmeväljad on: "Asjatoimikud", "Minu vastutusel Sisu/võimalused asjatoimikud", "Avatud" jaotis Reg nr sorteeritav: väiksemast-suuremani või suuemast- väiksemani võimaldab otsida Nimetus Asjatoimiku nimetus lingitav, võimalik liikuda dokumendile võimaldab otsida Vastutaja(d) Kasutaja(d), kellel vastutusel asjatoimik on otsitav filtreeritav võimalik valida mitu Avamine Kuupäev, millal asjatoimik avati sorteeritav: vanemast-uuemani või uuemast- vanemani vaikimisi kuvab kõige uuemad esimesena võimaldab valida vahemikku võimaldab kiirvalida vahemikke: "Täna", "See nädal", "See kuu" Staatus Kasutaja/kasutajad, kellel ülesanne hetkel täitmisel või kes täitis/täitsid ülesande otsitav filtreeritav võimalik valida mitu 11 Asendatava loend - Vahelehel "Minu asendajana" on üks loend, millele kasutaja saab liikuda: minu asendatava vastutusel "Avatud" - jaotisele/vaatele liikudes, kuvab kõiki kasutaja asendatava vastutuse olevad avatud asjatoimikud asjatoimikud Kuvab loendi nime järel sulgudes selles sisalduvate kirjete koguarvu. Nt "Kehtivad (3)" 12 Jaotis/vaade - minu Kuvab plokis täiendavat vahelehte "Mina asendajana" kui kasutaja on antud ajahetkel asendaja. asendatava vastutusel Kuvab mitme asenduse korral kõiki asendusi ühel vahelehel. asjatoimikud "Asjatoimikud" vahelehe "Mina asendajana" loendite andmeväljad on: "Asjatoimikud", "Minu vastutusel Sisu/võimalused asjatoimikud", "Avatud" jaotis Reg nr sorteeritav: väiksemast-suuremani või suuemast- väiksemani võimaldab otsida Nimetus Asjatoimiku nimetus lingitav, võimalik liikuda dokumendile võimaldab otsida Vastutaja(d) Kasutaja(d), kellel vastutusel asjatoimik on otsitav filtreeritav võimalik valida mitu Avamine Kuupäev, millal asjatoimik avati sorteeritav: vanemast-uuemani või uuemast- vanemani vaikimisi kuvab kõige uuemad esimesena võimaldab valida vahemikku võimaldab kiirvalida vahemikke: "Täna", "See nädal", "See kuu" Staatus Kasutaja/kasutajad, kellel ülesanne hetkel täitmisel või kes täitis/täitsid ülesande otsitav filtreeritav võimalik valida mitu  Töövood Töövoogude funktsionaalsuste ärinõuded süsteemile Nr Märksõna Ärinõue süsteemile Eelseadistatud töövoog 1 eelseadistatud töövoog - sidumine Võimaldab eelseadistatud töövoo siduda sarja/sarjadega. sarjaga Kui eelseadistatud töövoog ei ole seotud ühegi sarjaga, on võimalus antud töövoogu algatada igas sarjas lähtudes seotud dokumendiliigist. Andmeväli: "Seotud sarjad" (muudetud 21.05.2026 käskkirjaga) 2 eelseadistatud töövoog - dokumendilt Realiseeritud on varasemalt vastutaja ja kinnitaja süsteemsed töövoogu päritavad andmed andmeväljade grupid. Nõude realiseerimiseks on vajalik olemasoleva funktsionaalsuse muutmine. Kui dokumendil on mitu kinnitajat, peab süsteem võimaldama nende järjestuse ja/või asukoha eraldiseisvat seadistamist dokumendil, töövoos ning dokumendimallis sõltumatult üksteisest. Võimaldab eelseadistatud töövoos seadistada andmete pärimist dokumendilt töövoogu töövoo loomisel. Eelseadistatud töövoos on võimalik lisada tööülesande täitjaks dokumendi vastutaja või dokumendi kinnitaja(id). Dokumendi vastutajat või kinnitajat/kinnitajaid on võimalik lisada erinevat tüüpi tööülesannete täitjateks, sh ühes töövoos mitu korda. Dokumendil võib olla mitu kinnitajat (dokumendile on võimalik lisada mitu kinnitaja andmeväljade gruppi (lubatud mitu väärtust)) ja võimalik on erinevate kinnitajate lisamine ühte tööülesandesse või erinevatesse tööülesannetesse. Nt kui dokumendil on 3 kinnitajat, siis võimaldab töövoogu defineerida ette mitmel eri viisil: kas kõik kinnitajad on ühes tööülesandes kõik kinnitajad on erinevates tööülesannetes kinnitajad 1 ja 2 dokumendilt on ühes tööülesandes ja kinnitaja 3 erinevas tööülesandes kinnitaja 1 on esimeses ja viimases töövoo tööülesandes, kinnitaja 2 teises ja viimases töövoo tööülesandes ja kinnitaja kolm kolmandas ja viimases töövoo tööülesandes jm kombinatsioonid (muudetud 21.05.2026 käskkirjaga) 3 eelseadistatud töövoog - tööülesande Realiseeritud: täitmistähtaeg Võimaldab eelseadistatud töövoos lisada täitmistähtaegasid: tööpäevades (nt 1, 3, 5 tööpäeva) kalendripäevades (nt 1, 7, 10 kalendripäeva) Süsteem peab võimaldama asutusepõhiselt defineerida täitmistähtaegade klassifikaatori. Eelseadistatud töövoo seadistamisel peab olema võimalik valida täitmistähtaja määramiseks klassifikaatori väärtus. Realiseerimist vajab: Võimaldab eelseadistatud töövoos lisada täitmistähtaegasid: dokumendi täitmistähtaeg (dokumendilt automaatselt ülekantav väärtus) (kui dokumendiliigil on seadistatud "Täitmistähtaeg") Eelseadistatud töövoo seadistamisel peab olema võimalik valida täitmistähtaja määramiseks klassifikaatori väärtus "Täitmistähtaeg" (väärtust ei saa klassifikaatoris muuta ega kustutada). (muudetud 21.05.2026 käskkirjaga). 4 eelseadistatud töövoog - tööülesande Võimaldab eelseadistatud töövoos kasutada täitmistähtajana täitmistähtaeg dokumendi välja "Täitmistähtaeg", kui dokumendiliigil on seadistatud "Täitmistähtaeg". Kui töövoos valitud täitmistähtaja määramise viisiks on "Dokumendi täitmistähtaeg", siis tööülesande täitmistähtaeg väärtustatakse automaatselt dokumendile määratud välja "Täitmistähtaeg" alusel. Kasutajal ei ole kohustust seda väärtust kasutada tööülesande lisamisel, muutmisel ja suunamisel. Võimaldab määrata tööülesande täitmistähtaega käsitsi tööpäevades või kalendripäevades. (muudetud 21.05.2026 käskkirjaga). 5 dokumendiliik, eelseadistatud töövoog - Võimaldab administraatoril, peaadministraatoril, dokumendi lõpetamine süsteemiadministraatoril dokumendiliigil määrata, kas dokument lõpetatakse registreerimisega ( registreerimine toimub kinnitamise tegevusega või töövoos automaatse registreerimise funktsionaalsusega). Realiseeritud on dokumendiliigil andmeväli: "Dok lõpetatakse registreerimisel", vajalik täiendav funktsionaalsus dokumendi lõpetamiseks. Võimaldab eelseadistatud töövoos märkida tööülesande juures erinev koht dokumendi lõpetamiseks. Realiseeritud on eelseadistatud töövoos andmeväli: "Dokumendi lõpetamine", vajalik täiendav funktsionaalsus registreerimisest erinevas tööülesandes dokumendi lõpetamiseks. Ülemuslik on töövoos märgitud dokumendi lõpetamine. Nt kui dokumendil on kaks allkirjastajat, ei loe süsteem dokumenti lõpetatuks esimese allkirjastamisega vaid saab siduda dokumendi lõpetamise teise allkirjastamisega (nt teise allkirjastamise juures valik). (muudetud 21.05.2026 käskkirjaga) 6 eelseadistatud töövoog - töövoo Võimaldab eelseadistatava töövoo kõik tööülesanded sulgeda, kõik tööülesannete kuva avada. Võimaldab avada ja sulgeda tööülesandeid ühekaupa. Nupud: "Ava kõik" ja "Sulge kõik"; "Ava" ja "Sule". Vaikimisi kuvatakse kõik tööülesanded avatuna. Nt pikema töövoomalli loomisel on võimalik avada ainult konkreetne tööülesanne, mida hetkel seadistatakse. (muudetud 21.05.2026 käskkirjaga) 7 eelseadistatud töövoog - eelseadistatud Võimaldab eelseadistatud töövoole metaandmete lisamist, muutmist. töövoo andmeväljad koondatult Andmeväli Välja tüüp Nimetus (juba realiseeritud) tekstiväli Dokumendiliigid (juba realiseeritud) dokumendiliik/liigid Seotud sarjad mitme valikuga loend Kirjeldus (juba realiseeritud) (muudetud 21.05.2026 käskkirjaga) 8 eelseadistatud töövoog - eelseadistatud töövoo tööülesande andmeväljad Andmeväli Välja koondatult tüüp Täitja (juba realiseeritud) kasutaja Kirjeldus (juba realiseeritud) tekstiväli Tähtaeg valik Arv+valik: tööpäeva, kalendripäeva (juba realiseeritud) Dokumendi täitmistähtaeg (dokumendi täitmistähtaeg, dokumendilt automaatselt ülekantav väärtus)* Kohustuslik tööülesanne (juba realiseeritud) "jah" ühe valikuga märkeruut Noppeülesanne (juba realiseeritud) "jah" ühe valikuga märkeruut Peatub täitmisega (juba realiseeritud) "jah" ühe valikuga märkeruut Dokument lõpetatakse (juba realiseeritud) "jah" ühe valikuga märkeruut Dokument registreeritakse (juba realiseeritud) "jah" ühe valikuga märkeruut *kui dokumendiliigil on seadistatud "Täitmistähtaeg" (muudetud 21.05.2026 käskkirjaga) Töövoog Nr Märksõna Ärinõue süsteemile 9 töövoog - tööülesande x täitmisega Töövoog pärib dokumendiliigil seadistatud dokumendi lõpetamise dokumendi lõpetamine või eelseadistatavas töövoos märgitud dokumendi lõpetamise. (sh õigus) Võimaldab dokumendihalduril, administraatoril märkida (kui ei ole varasemalt töövoos märgitud) või muuta eelseadistatud töövoost erinev tööülesanne dokumendi lõpetamiseks. Realiseeritud on eelseadistatud töövoos andmeväli: "Dokumendi lõpetamine", vajalik täiendav funktsionaalsus registreerimisest erinevas tööülesandes dokumendi lõpetamiseks. Ülemuslik on töövoos märgitud dokumendi lõpetamine. Nt kui dokumendil on kaks allkirjastajat, ei loe süsteem dokumenti lõpetatuks esimese allkirjastamisega vaid saab siduda dokumendi lõpetamise teise allkirjastamisega (nt teise allkirjastamise juures valik). (muudetud 21.05.2026 käskkirjaga) 10 töövoog - töövoo kustutamine Varasemalt realiseeritud: Võimaldab muutmise õigusega kasutajal kustutada dokumendi töövoo kui töövoos ei ole täidetud ülesandeid. Võimaldab administraatoril, dokumendihalduril kustutada töövoo kui töövoos on täidetud ülesandeid. Täidetud ülesannetega töövoo kustutamiseks peab esmalt töövoo lõpetama. Täidetud tööülesannete info ei säili. Võimaldab algatada uue töövoo. Nupp: "Kustuta töövoog" Nt: algatatud on vale töövoog, mille jätkamine ei ole võimalik (nt valed kooskõlastajad) ja muutmine ei ole otstarbekas. Realiseerimist vajav nõue: Küsib töövoo kustutamisel põhjendust (tekstiväli). (muudetud 21.05.2026 käskkirjaga) 11 töövoog - töövoo kuva (sarnane eelseadistatava töövooga) Võimaldab töövoo kõik tööülesanded sulgeda, kõik avada. Võimaldab avada ja sulgeda tööülesandeid ühekaupa. Vaikimis on kõik sammud avatud. Nupud: "Ava kõik" ja "Sulge kõik"; "Ava" ja "Sule". Töövoo loomisel kuvatakse kõik tööülesanded vaikimisi avatuna. Nt töövoo loomisel on võimalik avada ainult konkreetne tööülesanne, mida hetkel seadistatakse. (muudetud 21.05.2026 käskkirjaga) 12 töövoog - töövoo kuva Kuvab töövoos katkestatud, lõpetatud tööülesandeid (kui ühes tööülesandes on mitu täitjat) suletuna. Kuvab töövoos töös, uus ja peatatud tööülesandeid vaikimisi avatuna. (muudetud 21.05.2026 käskkirjaga) 13 töövoog - vaade Kuvab töövooga samas vaates: dokumendi infot (juba realiseeritud) põhifaile (juba realiseeritud) taustafaile (juba realiseeritud) seoseid (vastavalt seosdokumendi õigustele) (muudetud 21.05.2026 käskkirjaga) 14 töövoog - täitjal õiguste puudumine Teavitab kasutajat, kui kasutaja on lisanud töövoogu ülesande saajaks kasutaja, kellel puuduvad dokumendile õigused. Kui kasutaja lisab töövoo käigus täiendavalt õigusteta kasutaja tuleviku ülesande saajaks, teavitab süsteem antud kasutajale õiguste andmise kohta: töövoo salvestamisel töövoo salvestamisel ja algatamisel ülesande suunamisel Õigused dokumendile antakse kui töövoog jõuab kasutajale ülesandeks. (muudetud 21.05.2026 käskkirjaga) 15 töövoog - töövoo tööülesande andmeväljad koondatult Andmeväli Välja tüüp Täitja (juba realiseeritud) kasutaja Kirjeldus (juba realiseeritud) tekstiväli Tähtaeg valik Arv+valik: tööpäeva, kalendripäeva (juba realiseeritud) Dokumendi täitmistähtaeg (dokumendi täitmistähtaeg, dokumendilt automaatselt ülekantav väärtus)* Kohustuslik tööülesanne (juba realiseeritud) "jah" ühe valikuga märkeruut Noppeülesanne (juba realiseeritud) "jah" ühe valikuga märkeruut Peatub täitmisega (juba realiseeritud) "jah" ühe valikuga märkeruut Dokument lõpetatakse (juba realiseeritud) "jah" ühe valikuga märkeruut Dokument registreeritakse (juba realiseeritud) "jah" ühe valikuga märkeruut *kui dokumendiliigil on seadistatud "Täitmistähtaeg" (muudetud 21.05.2026 käskkirjaga) Tööülesanne 16 tööülesanne - suunamisel täitja Teavitab, kui kasutaja on alustanud suunamist ja unustanud lisada puudumise teavitus täitja. Kohustab lisama täitja. Kasutajal on võimalik suunamisest loobuda. (muudetud 21.05.2026 käskkirjaga) 17 tööülesanne - suunamisel täitja õiguste Teavitab kasutajat, kui kasutaja on suunamas tööülesannet puudumise teavitus kasutajale, kellel puuduvad dokumendile õigused. Teavitus kuvatakse: töövoo salvestamisel töövoo salvestamisel ja algatamisel Õigused dokumendile antakse kui töövoog jõuab kasutajale ülesandeks. (muudetud 21.05.2026 käskkirjaga) 18 tööülesanne- täitmistähtaeg Märgib tööülesande tähtajaks suunamisel sama tähtaja, mis oli ka suunajal. Võimaldab muuta. (muudetud 21.05.2026 käskkirjaga) 19 töövoog- täitmistähtaeg Kui tööülesanne suunatakse mitmele täitjale korraga on kõigil täitjatel sama täitmistähtaeg. (muudetud 21.05.2026 käskkirjaga) 20 tööülesanne - suunamise teavitus Teavitab kasutajat kui tema suunatud tööülesanne on tööülesandeks edastatud/edastamine ebaõnnestub (teavitus ekraanil). 21 tööülesanne - paiknemine töövoos Loob tööülesande suunamisel uuele täitjale tööülesande. Olenevalt tööülesande tüübist, kas luues uue ja lõpetades suunaja tööülesande või luues uue ja jättes suunaja tööülesande töösse. Tööülesannete tüübid eraldi kirjeldusena. Nt kui tööülesande kooskõlastaja edastab ülesande täiendavalt teadmiseks, lisandub teadmiseks tööülesanne saajale koheselt. Nt kui tööülesande täitja suunab edasi ülesande täitmiseks, tekib töövoogu täiendav tööülesanne. (muudetud 21.05.2026 käskkirjaga) 22 töövoog - töövooga registreerimine Võimaldab dokumendiliigil seadistada, kas vaikimisi dokumendi ekraanivormilt on dokumendi registreerimine lubatud. Ei võimalda dokumenti ekraanivormilt registreerida kui dokumendile on loodud ja algatatud töövoog. (muudetud 21.05.2026 käskkirjaga) 23 Tööülesannete suunamine Tööülesandeks saadud ülesande võimalikud täiendavad suunamised on võimalikud tööülesande saajal. Täpsemalt kirjeldatud tööülesande tüüpide juures. (muudetud 21.05.2026 käskkirjaga) Tööülesande tüübid Nr tööülesande nõue süsteemile tüüp 24 Teadmiseks Varasemalt realiseeritud: nupud: "Teadmiseks" ülesande täidab kasutaja/asendaja, kellele tööülesanne edastati, võimalikud tegevused tööülesandega: "Võtan võtta dokumendi teadmiseks "Võtan teadmiseks" teadmiseks" tööülesannet ei jää kasutaja töölauale (realiseeritud) tööülesanne lõpetatakse suunata ülesannet täiendavalt on võimalik, lisades ülesande töövoogu "Suuna" Täiendavalt realiseerimist vajav: suunata edasi ülesannet teadmiseks "Suuna" suunamisel lisatakse uus tööülesanne automaatselt suunaja tööülesande paralleelseks tööülesandeks tööülesanne jääb suunaja töölauale alles tööülesannet ei lõpetata tööülesanne tekib uuele kasutajale teadmiseks, vaikimisi sama tähtajaga, kui suunaja ei vali teisiti, võimalik lisada kirjeldus suunata ülesannet täiendavalt on võimalik, lisades ülesande töövoogu (muudetud 21.05.2026 käskkirjaga) 25 Kooskõlastami Varasemalt realiseeeritud: seks "Kooskõlastamiseks" ülesande täidab kasutaja/asendaja, kellele tööülesanne edastati, võimalikud tegevused tööülesandega: nupud: kui kooskõlastamiseks esitatud dokumendil esineb puudusi ja selle kooskõlastamine ei ole võimalik, lükata dokument "Kooskõlastan" töövoo eest vastutajale tagasi "Lükkan tagasi" (realiseeritud) tööülesannet ei jää kasutaja töölauale tööülesanne lõpetatakse ja see saab staatuse "tagasi lükatud" "Lükkan tagasi" töövoog peatub (töövoo vastutajale edastatakse teavitus, töövoog on töövoovastutaja töölaual peatatud töövoogude (realiseeritud) nimekirjas) "Suuna" Realiseerimist vajab: suunata edasi ülesannet kooskõlastamiseks "Suuna" tööülesannet ei jää kasutaja töölauale tööülesanne lõpetatakse tööülesanne tekib uuele "kooskõlastajale", vaikimisi sama tähtajaga kui suunaja ei vali teisiti, võimalik lisada kirjelduse suunata ülesannet täiendavalt on võimalik, lisades ülesanne töövoogu (muudetud 21.05.2026 käskkirjaga) 26 Täitmiseks Kasutajal on kohustus tähtaeg märkida täitmiseks suunamisel või töövoo algatamisel. nupud: Täitmiseks tööülesande tähtajaks on: "Märgin dokumendil märgitud "Täitmistähtaeg" (nt sissetuleval kirjal), mis muutub automaatselt, kui muuta dokumendi täidetuks" täitmistähtaega (realiseeritud) kui kasutaja muudab tööülesande suunamisel täitmistähtaega käsitsi, siis tööülesande tähtaeg ei ole enam seotud dokumendi täitmistähtajaga ja dokumendi tähtaega puudutavad muudatused tööülesande tähtaega ei mõjuta "Lükkan tagasi" kasutaja märgitud tähtaeg tööülesande loomisel (realiseeritud) (muudetud 21.05.2026 käskkirjaga) "Suunan" 27 Varasemalt realiseeritud: "Täitmiseks" ülesande täidab kasutaja või tema asendaja, kellele tööülesanne edastati, võimalikud tegevused tööülesandega: kui täitmiseks edastatud dokumendis esineb puudusi ja selle täitmine ei ole võimalik, lükata dokument töövoo eest vastutajale tagasi "Lükkan tagasi" tööülesannet ei jää kasutaja töölauale tööülesanne lõpetatakse ja see saab staatuse "tagasi lükatud" töövoog peatub (töövoo vastutajale edastatakse teavitus, töövoog on töövoovastutaja töölaual peatatud töövoogude nimekirjas) Realiseerimist vajab: võimaldab suunata ülesande edasi täitmiseks "Suuna", tööülesannet ei jää kasutaja töölauale tööülesanne lõpetatakse suunamisel lisandub töövoogu automaatselt uus järjestikune tööülesanne võimaldab suunata ülesande kaastäitmiseks "Suuna" kui suunaja suunab ülesande ainult kaastäitmiseks ja jätab ennast ülesande täitjaks, suunamisel lisatakse uus tööülesanne automaatselt suunaja tööülesande paralleelseks tööülesandeks tööülesanne jääb suunaja töölauale alles tööülesannet ei lõpetata kui suunaja suunab ülesande edasi nii täitmiseks kui kaastäitmiseks, lisandub töövoogu täiendav paralleelne tööülesanne tööülesannet ei jää kasutaja töölauale tööülesanne lõpetatakse suunamisel lisandub töövoogu automaatselt uus järjestikune tööülesanne võimaldab suunata ülesande teadmiseks "Suuna" suunamisel lisatakse uus tööülesanne automaatselt koheselt tööülesandeks (arvestades teadmiseks tööülesande paiknemist töövoos) tööülesanne jääb suunaja töölauale alles tööülesannet ei lõpetata suunata ülesannet täiendavalt on võimalik, lisades ülesanne töövoogu "Kaastäitmiseks" ülesande täidab kasutaja või tema asendaja, kellele tööülesanne edastati. Võimalikud tegevused tööülesandega: kui kaastäitmiseks ülesande saaja teostab vajalikud toimingud, siis märgib ta dokumendi täidetuks "Märgin täidetuks" tööülesannet ei jää kasutaja töölauale tööülesanne lõpetatakse töövoog liigub edasi, kui: täitja on samuti märkinud oma ülesande tehtuks ja rohkem täitmata kaastäitmise ülesandeid ei ole. kui kaastäitmiseks edastatud dokumendis esineb puudusi ja selle täitmine ei ole võimalik, siis lükkab dokumendi vastutajale tagasi "Lükkan tagasi" tööülesannet ei jää kasutaja töölauale tööülesanne lõpetatakse ja see saab staatuse "tagasi lükatud" töövoog peatub (töövoo vastutajale edastatakse teavitus, töövoog on töövoovastutaja töölaual peatatud töövoogude nimekirjas) kui täitja või teised kaastäitjad ei ole veel oma ülesandeid täitnud, siis ei saa nad ülesannet täita, töövoog ei saa jätkuda enne, kui töövoog on uuesti algatatud (muudetud 21.05.2026 käskkirjaga) 28 Kohustab valiku "Lükkan tagasi" tegemisel kasutajal lisama tagasilükkamise põhjuse (kommentaar). (muudetud 21.05.2026 käskkirjaga) 29 Saatmiseks Võimaldab lisada "Saatmiseks" ülesande tüüpi: eelseadistatavasse töövoogu kasutaja isiklikku töövoogu (jätkuarendus) töövoogu 30 Võimaldab "Saatmiseks" ülesande lisamisel valida, kas: dokument saadetakse töövoo tegevusena; automaatselt süsteemi poolt. Samas töövoos võib kasutada mõlemat saatmise viisi. Vaikimisi väärtuseks, et dokument saadetakse töövoo tegevusena. (Valiku tegemine töövoogudes on lihtne ja kasutajale selgelt eristatav.)  Võimaldab lisada "Saatmiseks" ülesande tüüpi: staatuses "töös" dokumendi töövoogu staatuses "uus", "töös", "peatatud", "lõpetatud" töövoogu (muudetud 21.05.2026 käskkirjaga) 31 Saab olla paralleelne tööülesanne "Teadmiseks" tüüpi ülesandega/ülesannetega. Saab olla järjestikune tööülesanne. 32 Takistab töövoo edasiliikumist järgmisele tööülesandele. 33 "Saatmiseks" ülesande saaja saab ülesande saamisel dokumendi "muutmise" õiguse. Kasutajal on võimalik muuta dokumenti ja muuta, lisada dokumendi põhi- või taustafaile. 34 Saatmise liigid Võimaldab "Saatmiseks" ülesande lisamisel valida, kas: dokument saadetakse töövoo tegevusena; automaatselt. (Valiku tegemine töövoogudes on lihtne ja kasutajale selgelt eristatav.) 35 Saatmiseks "Saatmiseks" ülesande täidab kasutaja/asendaja, kellele tööülesanne edastati, võimalikud tegevused tööülesandega: (tööülesande täitmisega) kui saatmiseks edastatud dokument on sobiv saata, saada dokument välja "Saada" tööülesannet ei jää kasutaja töölauale tööülesanne lõpetatakse kui saatmine/edastamine on toimunud muul viisil (nt paberpost, outlook, muu infosüsteem) märkida dokument saadetuks „Märgi saadetuks“ Kasutaja peab valikul märkima, mis saatmisviisi kasutas. Saatmisviiside väärtused on asutusepõhiselt seadistatavad. Nt e-post, paberpost, kullerpost jne. Kasutajale pakutakse "Märgi saadetuks" valimisel saatmisviiside valikväärtused. kui saatmiseks edastatud dokumendil esineb puudusi ja selle saatmine ei ole võimalik, lükata dokument töövoo eest vastutajale tagasi "Lükkan tagasi" tööülesannet ei jää kasutaja töölauale tööülesanne lõpetatakse ja see saab staatuse "tagasi lükatud" töövoog peatub (töövoo vastutajale edastatakse teavitus, töövoog on töövoovastutaja töölaual peatatud töövoogude nimekirjas) suunata ülesannet täiendavalt on võimalik, lisades ülesanne töövoogu (muudetud 21.05.2026 käskkirjaga) 36 Saab olla noppeülesanne. 37 Saatmiseks Automaatse saatmise e-kirja tingimused: (automaatse saatmisena) Automaatselt süsteemi poolt saatmiseks on süsteemis eelseadistatud e-kirja mall. Süsteemis on üks asutusepõhine automaatse e-kirja mall. Kui kasutaja valib saatmise liigiks automaatse saatmise, jääb aktiivseks "Kirjeldus" tööülesande andmeväli, täiendavad antud tööülesande andmeväljad muutuvad mitteaktiivseks. "Kirjeldus" andmeväljal kuvatakse vaiketeksti "Lisa dokumendi saajale info siia." Kui automaatse saatmise tööülesande "Kirjeldus" andmeväljale kasutaja sisu ei lisa, siis saadetava e-kirja sisus rida: "Kirjeldus: ...." ei kuvata. Töövoo automaatse saatmise tööülesande sisusse saab lisada kirjelduse, mis kantakse e-kirja malli dokumendi saatmisel. Automaatsel saatmisel edastatakse kõik põhifailid. AK komplekt (Asutusesiseseks kasutamiseks, algus, lõpp, alus, teabevaldaja) kuvatakse e-kirja mallis juhul, kui juurdepääsupiiranguks on valitud "Asutusesiseseks kasutamiseks". Kui tegemist on "Avaliku" dokumendiga, siis e-kirja mallis ei kuvata automaatselt täituvaid andmevälju ja selle eelteksti. E-kiri: Pealkiri: Teile on saabunud dokument riiklikust dokumendihalduse infosüsteemist DORIS. Teile on saabunud dokument riiklikust dokumendihalduse infosüsteemist DORIS. (AK komplekt) Dokumendi pealkiri: (Pealkiri) Saatja: (Saatja asutus) Liik: (Dokumendiliik) Kirjeldus: (Tööülesande kirjeldus) /asutuse signatuur/ (muudetud 21.05.2026 käskkirjaga) 38 Ühe dokumendiga võib olla seotud n arv adressaate. Adressaadid määratakse dokumendi andmeväljadel. Kõikidele adressaatidele ei pruugi olla sama saatmisviis. Nt saadetava dokumendi adressaatideks on kolm ministeeriumit ja kaks OÜ-d. Ministeeriumid on kõik liitunud DHX-iga, OÜ-dele DHX.-ga edastamise võimalus puudub. Saates dokumenti edastatakse ministeeriumitele vaikimisi DHX.-ga ja OÜ-dele märgitud e-postile. Automaatse saatmise tingimused: Võimaldab automaatset saatmist kasutades kombineeritud saatmisviise. Eelistab vaikimisi edastamise viisiks DHX.-i kui adressaadil on DHX kasutusel. Automaatne saatmine toimub ainult juhul, kui dokumendiga on seotud vähemalt üks kehtiv saatmisviis: e-posti aadress, DHX, sh kui asutusel on sama registrikoodiga mitu DHXi kontakti, võimaldab määrata, millisele DHX aadressile dokument saadetakse; Riiklik postkast. Dokument ei vaja krüpteerimist. 39 Automaatse "Saatmiseks" ülesande täidab süsteem automaatselt: kui saatmiseks vajalikud tingimused on täidetud, saadab dokumendi tööülesanne lõpetatakse; kui saatmiseks vajalikud tingimused ei ole täidetud (nt on kolmest adressaadist ainult ühele võimalik dokument edastada): tööülesanne lõpetatakse töövoog peatub (töövoo vastutajale edastatakse teavitus, töövoog on töövoovastutaja töölaual peatatud töövoogude nimekirjas) täiendavat saatmiseks ülesannet on võimalik lisada, lisades ülesande töövoogu  DIREKTOR KÄSKKIRI 21.05.2026. a nr 34 Tallinn Alusdokumentide muutmine riigihankes „Dokumendihaldussüsteemi DORIS arendustööd" (310182) Justiitsministri 18.04.2007. a määruse nr 20 „Registrite ja Infosüsteemide Keskuse põhimäärus“ § 11 lõike 1 punkti 9 alusel: 1. Tühistan direktori 08.05.2026 käskkirja nr 31 lisaga 2 kinnitatud: 1.1 Hankedokumendid Lisa 2 – vastavustingimused; 1.2 Hankedokumendid Lisa 4 – tehniline kirjeldus ja selle lisa 1; 1.3 Hankedokumendid Lisa 5 – arenduslepingu projekt. 2. Kinnitan: 2.1. Hankedokumendid Lisa 2 – vastavustingimused; 2.2. Hankedokumendid Lisa 4– tehniline kirjeldus ja selle lisa 1; 2.3. Hankedokumendid Lisa 5 – arenduslepingu projekt. /allkirjastatud digitaalselt/ Rivo Reitmann Lisa: 1. Hankedokumendid Lisa 2 – vastavustingimused; 2. Hankedokumendid Lisa 4– tehniline kirjeldus ja selle lisa 1. 3. Hankedokumendid Lisa 5 – arenduslepingu projekt.  „Dokumendihaldussüsteemi DORIS arendustööd" (310182) hankedokumentide juurde Arendusleping nr ... Arenduslepingu eritingimused Tallinnas Võttes arvesse perioodi 2021–2027 Euroopa Liidu ühtekuuluvus- ja siseturvalisuspoliitika fondide meetme “Digiriik“ projekti „Riigi ühtse dokumendihaldussüsteemi DORIS jätkuarendused", mille kohaselt on vastava projekti elluviija Rahandusministeerium ja partnerid Registrite ja Infosüsteemide Keskus ning Riigi Tugiteenuste Keskus: Registrite ja Infosüsteemide Keskus, (registrikoodiga 70000310) asukohaga Lubja 4, 19081 Tallinn, mida esindab põhimääruse alusel direktor Rivo Reitmann, edaspidi Tellija, ja ………………. (registrikoodiga…………) asukohaga …………….., ……., mida esindab …………alusel ………, edaspidi Täitja, keda nimetatakse edaspidi pool või koos pooled, sõlmisid käesoleva arenduslepingu (edaspidi nimetatud Leping) alljärgnevas: 1. Lepingu sõlmimise alus ja ese 1.1. Leping sõlmitakse riigihankes „Dokumendihaldussüsteemi DORIS arendustööd" (310182) eduka pakkumuse esitanud pakkujaga (Täitja) Lepingu lisas 3 kirjeldatud tööde teostamiseks ning kõigi muude Lepingust tulenevate kohustuste täitmiseks (edaspidi ka Töö). 1.2. Pooled kinnitavad, et teevad kõik enesest oleneva, et täita lepingu eesmärgid käesolevas lepingus, seonduvates õigusaktides ning perioodi 2021–2027 Euroopa Liidu ühtekuuluvus- ja siseturvalisuspoliitika fondide rakendamise seaduses, Vabariigi Valitsuse määruses „Perioodi 2021–2027 Euroopa Liidu ühtekuuluvus- ja siseturvalisuspoliitika fondide rakenduskavade vahendite andmise ja kasutamise üldised tingimused“ ja juhtrühma otsustes sätestatud tingimustel ja mahus. 2. Hind ja maksetingimused 2.1. Lepingu hind on …………. eurot (netosumma), arvestusega, et arendustööde teostamise tunnihind on …….. eurot (netosumma). Lepingu hinnale lisandub käibemaks. 2.2. Leping on …….. euro (netosumma) ulatuses rahastatud välisvahenditest ja …….. euro (netosumma) ulatuses riigieelarvest. (muudetud 21.05.2026 käskkirjaga) 2.3. Tööde teostamine ja tööde eest tasumine toimub kolmes etapis vastavalt maksegraafikule. . Etapid on täpsemalt kirjeldatud Lisa nr 3 punktis 4.7. (muudetud 21.05.2026 käskkirjaga). 2.4. Tellija tasub lepingu alusel teostatud tööde eest lepingu üldtingimustes sätestatud korras. 3. Lepingu jõustumine ja Töö teostamise tähtaeg 3.1 Leping jõustub allkirjastamise hetkest ja kehtib kuni lepingujärgsete kohustuste nõuetekohase täitmiseni. 3.2 Tööde üleandmise tähtaeg on 31.05.2027. 4. Lepingu dokumendid 4.1 Lepingu dokumendid koosnevad Lepingu tekstist, Lepingu lisadest, mis on lisatud Lepingu allkirjastamisel ja lisadest, milles võidakse kokku leppida pärast Lepingu allkirjastamist. Lepingu allkirjastamisel on Lepingu lisad järgmised: 4.1.1 Arenduslepingu üldtingimused Lisa nr 1; 4.1.2 Personal ja kontaktandmed Lisa nr 2; 4.1.3 Tehniline kirjeldus Lisa nr 3; 4.1.4 Pakkumus Lisa nr 4; 4.1.5 Maksegraafik Lisa nr 5. 4.2 Kui Lepingu dokumendid on oma sisult vastuolulised ja/või nendes antud informatsioon erinevalt tõlgendatav, siis dokumentide pädevusjärjekord (ülimuslik lepingu dokument on nimetatud eespool allolevas loetelus) on järgmine: 4.2.1 Eritingimused; 4.2.2 Arenduslepingu üldtingimused; 4.2.3 Tehniline kirjeldus; 4.2.4 Muud riigihanke alusdokumendid; 4.2.5 Pakkumus. Käesoleva Lepingu allkirjastamisega kinnitavad pooled, et on tutvunud ja on nõus Lepinguga ja selle lisadega ning mõistavad täielikult enesele võetavate kohustuste sisu ning nende tagajärgi. Tellija: Täitja: / allkirjastatud digitaalselt / / allkirjastatud digitaalselt / Rivo Reitmann Direktor Registrite ja Infosüsteemide Keskus  Arendusleping nr ……… Lisa nr 1 ARENDUSLEPINGU ÜLDTINGIMUSED Kui eritingimustes on sätestatud teisiti kui üldtingimustes, siis kehtib eritingimustes toodu. 1. Definitsioonid Järgnevad definitsioonid laienevad nii lepingule kui ka selle osaks olevatele dokumentidele. 1.1 Tarkvara Tarkvara tähendab põhiliselt arvutiprogramme, telekommunikatsioone, andmebaasi-, rakendus- ja muud tarkvara objektikoodis, lähtekoodis või nende mistahes muid vorme või adaptsioone koos sellega seonduva dokumentatsiooniga. Spetsiaalselt Tellijale tema funktsioonide täitmiseks loodud tarkvara käsitletakse lepingu raames spetsiaaltarkvarana. 1.2 Seadmed Seadmed tähendavad lepingus kirjeldatud tooteid, hõlmates nendega otseselt seotud tarkvara, mis on vajalik seadmete funktsioneerimiseks. 1.3 Telekommunikatsioonid Telekommunikatsioonid tähendavad sisemise ja välise telekommunikatsiooni seadmeid, tarkvara ja teenuseid ning vajalikke vahendeid, teenuseid ja protseduure. 1.4 Asukoht Asukoht tähendab kohta või kohti, välja arvatud Täitja asukoht, kuhu seadmeid, telekommunikatsioone või tarkvara tarnitakse või installeeritakse või teenuseid osutatakse (nt Tellija test- arendus-ja toodangukeskkond). 1.5 Puudus ja viga Puuduse või veaga on tegemist juhul, kui seade, telekommunikatsioon või tarkvara ei täida lepingus sätestatud funktsioone, annab valesid tulemusi, kui tema nõuetekohane toimimine katkeb või on (muul viisil) häiritud, nii et seadme, telekommunikatsiooni või tarkvara otstarbekohane kasutamine on takistatud või oluliselt häiritud. Vigu liigitatakse järgnevalt: 1.5.1 Kriitiline/Blocker – viga, mille tõttu süsteemi tervikuna või mistahes süsteemi osa ei ole võimalik kasutada ja/või see piirab sama süsteemi mistahes teise osa kasutamist. 1.5.2 Kõrge – viga, mille tõttu pole võimalik mingit süsteemi osa kasutada, kuid see ei sega mõne teist sama süsteemi osa kasutamast. 1.5.3 Keskmine – viga, mille tõttu süsteemi või selle süsteemi mõnda osa on võimalik kasutada piirangutega ja/või kasutajad peavad tegema mitte ettenähtud tegevusi eesmärgi saavutamiseks (nt. funktsionaalsus lubab vigadega toiminguid lõpetada). 1.5.4 Madal – viga, mille tõttu süsteemis esineb kõrvalekaldeid ettenähtust, kuid üldprotsessi need ei häiri või häirivad vähesel määral. 1.5.5 Väheoluline – viga, mille tõttu otseseid kõrvalekaldeid ei teki kuid vajavad muutmist/parandamist. 1.6 Arendustööd Arendustööd tähendavad infosüsteemi funktsionaalsuse parandamise ja täiendamise ning teenuse arendamisega seonduvaid töid. Arendustööd sisaldavad endas süsteemi- ja detailanalüüsi läbiviimist, programmeerimistöid, testimist ja dokumentatsiooni koostamist.  1.7 Toodangukeskkond Reaalseks andmevahetuseks mõeldud keskkond, mis ei ole test- või arenduskeskkond. 2. Hind 2.1 Lepingu eritingimustes märgitakse lepingu hind käibemaksuta (netosummas). 2.2 Lepingu hind väljendatakse eurodes. 2.3 Lepingu hind on Täitja ainuke tasu seoses lepinguga ja Täitja ise ega tema töötajad ei võta päevarahasid, kaudset tasu ega muud lepingus toodud kohustustega seotud tasu. Samuti ei ole Täitjal ega tema töötajal õigust täiendavale autori- või muule sarnasele tasule seoses lepingu täitmisel kasutatud patenteeritud või muul viisil kaitstud eseme või protsessiga. 3. Maksmine 3.1 Täitja esitab Tellijale arve masinloetaval kujul e-arvena. Arve esitamise õigus tekib Täitjal pärast Töö vastuvõtmist Tellija poolt. 3.2 Arve peab sisaldama vähemalt alljärgnevaid andmeid: 3.2.1 info arve esitaja kohta; 3.2.2 info maksja kohta; 3.2.3 viide Lepingule; 3.2.4 käibemaksukohustuslase number; 3.2.5 vastuvõetud Töö nimetus ja kirjeldus; 3.2.6 käibemaks; 3.2.7 kogusumma; 3.3 Tellija tasub Lepingu hinna Täitja poolt esitatud arvel märgitud kuupäevaks. Maksetähtaeg ei tohi olla lühem kui 30 kalendripäeva, va juhul kui hankija on nimetatut pakkumuse esitamise ettepanekus ette näinud. 3.4 Ettemakseid Tellija ei teosta. 3.5 Lõpparve maksmine eeldab Täitja kõigi Lepingujärgsete kohustuste täitmist ning Tellija poolt vastuvõtmist. 3.6 Tellijal on õigus Lepingu rikkumise korral arvestatud leppetrahvid ja kahju hüvitised maha arvata Lepingu alusel Täitjale tasumisele kuuluvatest summadest. 3.7 Tellija poolt makstud mistahes summa, mis ületab Täitjale Lepingus ettenähtu, maksab Täitja Tellijale tagasi 30 kalendripäeva jooksul pärast vastava teate saamist. 3.8 Lepingujärgse hinna tasumisega viivitamisel on Täitjal õigus nõuda Tellijalt viivist iga maksmisega viivitatud kalendripäeva eest 0,15 (null koma viisteist) % maksmata summast päevas. 4. Informatsioon ja aruanded 4.1. Täitja loetakse asukohaga ja lepingu tingimustega tutvunuks. Eelkõige ei rahuldata Täitja nõuet lisamakseteks või ajapikenduseks, kui ta oleks saanud vajaliku informatsiooni hankida visiidiga asukohta, konsulteerides Tellijaga või muul sobilikul viisil. 4.2. Tellija varustab Täitjat tema käsutuses oleva mistahes informatsiooni ja dokumentatsiooniga, mis võib olla lepingu täitmisel oluline, niipea kui võimalik, kuid mitte hiljem kui 2 tööpäeva jooksul  vastava nõude saamisest. 4.3. Tellija abistab Täitjat niipalju kui võimalik lepingusse puutuva informatsiooni saamisel, mida Täitja mõistlikkuse piirides lepingu täitmiseks nõuab. 4.4. Täitja annab Tellijale niipea kui võimalik, kuid mitte hiljem kui 2 tööpäeva jooksul vastava nõude saamisest, lepingu täitmist (sealhulgas seadmeid, telekommunikatsioone, tarkvara, projekti kulgemist ja teenuseid) puudutavat informatsiooni. 4.5. Täitja kohustub vastavalt perioodi 2021–2027 Euroopa Liidu ühtekuuluvus- ja siseturvalisuspoliitika fondide rakendamise seaduse § 25 lg-le 3 esitama kontrollija nõudel projektiga seotud teavet ja dokumente, mis on vajalikud seaduse § 23 lõikes 1 nimetatud asjaolude kontrollimiseks. 5. Teated ja kirjavahetus 5.1. Pooltevaheline suhtlus toimub selleks otstarbeks määratud poolte kontaktandmetel ja aadressidel. Pooled on kohustatud kontaktandmete ja aadresside muutusest teineteist teavitama viivitamatult, aga mitte hiljem kui 2 tööpäeva jooksul. 5.2. Kui teisele poolele edastatav teade eeldab vastust, tuleb vastata viivitamatult, kuid mitte hiljem kui 2 tööpäeva jooksul. 5.3. Pooltevahelised Lepinguga seotud teated peavad olema kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis, välja arvatud juhtudel, kui teated on informatsioonilise iseloomuga, mille edastamisel teisele poolele ei ole õiguslikke tagajärgi. Teade loetakse kättesaaduks, kui: 5.3.1. teade on üle antud allkirja vastu; 5.3.2. teade on edastatud tähitud kirjana poole postiaadressil ja teate postitamisest on möödunud 5 (viis) kalendripäeva; 5.3.3. e-posti või telefoni teel on teade edastatud Lepingus märgitud kontaktisikule või esindajale. 6. Asukoht 6.1. Täitja peab andma lepingutäitmise käigus piisavalt informatsiooni korrektselt kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis koostatud kasutusjuhendi näol, et võimaldada Tellijal asukoht lepingujärgsete kohustuste täitmiseks kohaselt ette valmistada. Juhend peab olema antud sellise sisendiga, et objektiivselt keskmise võimekusega programmeerija oleks suuteline asukoha Töö vastuvõtmiseks vajalike testide teostamiseks ette valmistada. Juhend peab olema esitatud piisava ajavaruga selleks, et Tellijal oleks võimalik Töö üleandmisel alustada koheselt vastuvõtmiseks vajalike testide teostamist. Juhul, kui Töö üleandmise hetkeks ei ole juhendit edastatud või kui edastamisest hoolimata ei ole Tellija asukohta ette valmistada jõudnud, algab Töö vastuvõtmiseks ette nähtud tähtaeg kulgema pärast asukoha ette valmistamist. Kui Täitja ei ole ette näinud erilisi keskkonnatingimusi, võib Tellija eeldada, et neid ei nõuta. 6.2. Tellija teeb vastavad ettevalmistused ja loob tingimused omal kulul. 6.3. Kui Tellija ettevalmistused või loodud tingimused ei vasta lepingus sätestatule, esitab Täitja viivitamatult puuduste loetelu. Kui Tellija ei muuda olukorda selliselt, et Täitjal oleks võimalik ajagraafikust kinni pidada, on Täitjal õigus saada lepingujärgsete kohustuste täitmiseks vajalikku ajapikendust. 6.4. Täitjal on õigus taotleda juurdepääsu asukohale Tellija tavalisel tööajal. 6.5. Täitja kulud, mis on seotud lepingus sätestatud juurdepääsupiirangutega ja turvaprotseduuridega,  sisalduvad Lepingu hinnas ning neid ei hüvitata. 6.6. Tellija võib igal ajal lepingu kehtivuse vältel muuta või kehtestada juurdepääsupiiranguid ja turvaprotseduure. Kui Täitja tõendab, et selline muudatuste tegemine või piirangute või protseduuride kehtestamine põhjustas lisakulusid, on tal õigus nende hüvitamisele. 7. Lepingu muutmine 7.1. Lepingut võib muuta poolte kirjalikul kokkuleppel. Muudatused jõustuvad pärast nende allkirjastamist mõlema poole poolt või poolte poolt määratud tähtajal. Kirjaliku vormi mittejärgimisel on muudatused tühised. 7.2. Riigihangete seaduse § 123 lg 1 p-s 1 kirjeldatud muudatused lepitakse kokku Tellija ja Täitja esindajate poolt kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis. 8. Poolte õiguskaitsevahendid 8.1. Käesolev Lepingu peatükk fikseerib Lepingu olulised rikkumised, menetluse rikkumisest teatamisel ning Poolte vastutuse. See peatükk ei välista ega piira Poole õigust kasutada Lepingu rikkumiste korral muid õigusaktidest tulenevaid õiguskaitsevahendeid, samuti kasutada täiendavaid õiguskaitsevahendeid lisaks selles peatükis kokkulepitule. 8.2. Lepingust või seadusest tuleneva õiguse või õiguskaitsevahendi mittekasutamine või selle kasutamisega viivitamine ei tähenda nimetatud õigusest või õiguskaitsevahendist või muudest õigustest või õiguskaitsevahenditest loobumist. Lepinguga seotud mis tahes loobumised on kehtivad ainult siis, kui need on selgesõnaliselt ja kirjalikult väljendatud. 8.3. Pooled vastutavad Lepinguga võetud kohustuste täitmata jätmise või mittekohase täitmise eest Eesti Vabariigi õigusaktides ning Lepingus ettenähtud korras. 8.4. Oluliseks lepingurikkumiseks loetakse muu hulgas järgmisi rikkumisi: 8.4.1. Pool ei täida mis tahes Lepingust tulenevat kohustust teise Poole poolt Lepingust tuleneva vastava kohustuse täitmiseks antud täiendava tähtaja jooksul; 8.4.2. Täitja ei täida garantiiperioodil Lepingust tulenevaid kohustusi; 8.4.3. Täitja ei ole esitanud Tellijale Asukoha keskkonnatingimusi, millest tulenevalt on häiritud Tellija seadmete, telekommunikatsioonide või tarkvara kohane funktsioneerimine ning mistõttu Tellija kaotab Täitja Lepingu järgsete kohustuste täitmise vastu huvi; 8.4.4. Täitja rikkus kohustust tahtlikult või raske hooletuse tõttu; 8.4.5. Täitja rikub Personaliga seonduvaid tingimusi; 8.4.6. Poolel või tema poolt kaasatud kolmandal isikul puuduvad Lepingu täitmiseks vajalikud õigused (sealhulgas load, litsentsid, Intellektuaalse omandi õigused); 8.4.7. Täitja suhtes on algatatud pankrotimenetlus, pankrot on välja kuulutatud, Täitja varad arestitakse või Täitja finantsseisund halveneb Tellija põhjendatud hinnangul oluliselt ja see halvenemine muudab vähetõenäoliseks Lepingu nõuetekohase täitmise; 8.4.8. Pool on rikkunud Intellektuaalse omandi õigusi ja nende kasutamise tingimusi; 8.4.9. Pool on rikkunud konfidentsiaalsuskohustust ja/või isikuandmete töötlemisega seonduvaid kohustusi; 8.4.10. Pool on rikkunud avalikustamise keelu kohustust;  8.4.11. Pool on rikkunud kolmandate isikutega seonduvaid kohustusi; 8.4.12. Tellija on viivituses Lepingus kokku lepitud maksetähtajaga rohkem kui kolmkümmend (30) kalendripäeva; 8.4.13. Täitja on rikkunud AI kasutamiseks ettenähtud nõudeid. (lisatud 21.05.2026 käskkirjaga) 8.5. Poolel on õigus nõuda Lepingu olulise rikkumise korral leppetrahvi tasumist kuni 30% Lepingu hinnast iga vastava juhtumi korral. Juhul, kui leppetrahvi nõue on seotud Töö etapi puuduliku teostamisega ja puudus ei sea ohtu lepingujärgse Töö tervikuna nõuetekohast üleandmist ei tohi leppetrahvi nõue ületada 30% teostatud või töös oleva etapi maksumusest. 8.6. Poolte rahaline koguvastutus on piiratud Lepingu maksumusega, välja arvatud juhul, kui Pool rikkus kohustust tahtlikult või raske hooletuse tõttu. 8.7. Pool peab teavitama teist Poolt leppetrahvi nõudest mõistliku aja jooksul arvates ajast, mil ta sai teada leppetrahvi nõudmise õiguse tekkimisest. Leppetrahvi nõude esitamisel on Pool kohustatud märkima mõistliku tähtaja leppetrahvi tasumiseks, tähtaeg ei tohi olla lühem kui 30 kalendripäeva. Pool on kohustatud leppetrahvi tasuma nõudes märgitud tähtaja jooksul. Kui Poole hinnangul on leppetrahvi nõue alusetu, on Pool kohustatud esitama oma vastuväited enne leppetrahvi tasumise tähtaega. Leppetrahvi nõudmine ei mõjuta Poole õigust nõuda Poolelt nõuetekohase Töö või selle osa teostamist ning kahju hüvitamist või kasutada muid seadusest tulenevaid õiguskaitsevahendeid. Tellija käsitleb kahjuna ka projekti „Riigi ühtse dokumendihaldussüsteemi DORIS jätkuarendused"rakendamiseks antud toetuse tagasimakse hüvitamist olukorras, mil tagasimakse on tingitud täitja tegevusest/ tegevusetusest. 8.8. Lisaks leppetrahvi nõudele ja / või leppetrahvi asemel on Tellijal õigus nõuda Täitjalt Lepingu mittenõuetekohasel täitmisel, et: 8.8.1. Täitja kõrvaldaks puudused, sealhulgas nõuda, et Täitja hangiks parema teenuse osutamiseks vajalikud lisa- või asendusseadmed, -telekommunikatsioonid, -tarkvara ja teenused; 8.8.2. oluliste puuduste, samuti puuduste kõrvaldamise ebaõnnestumise korral nõuda, et Täitja teeks uue Töö ja tarniks uued seadmed, telekommunikatsioonid ja tarkvara või keelduda vastuvõtmisest ning Leping lõpetada; 8.8.3. võtta Täitja pakutud Töö vastu ning alandada vastavalt hinda; 8.9. Lepingust tulenevate leppetrahvide maksmine, samuti tekitatud kahju hüvitamine, ei vabasta Lepingut rikkunud poolt Lepingujärgsete kohustuste täitmisest. 9. Standardid, liidesed ja ühilduvus 9.1. Täitja lepingujärgsete kohustuste täitmine ei tohi tekitada häireid Tellija mistahes teiste liidestatud süsteemide talitluses. 9.2. Täitja garanteerib, et kõik seadmed, telekommunikatsioonid, tarkvara ja teenused on vastastikku ühilduvad, funktsioneerivad ja töötavad standardite ja/või liideste vahendusel rahuldavalt koos mistahes teiste lepingus sätestatud seadmete, telekommunikatsioonide, tarkvara ja teenustega ning lepingus sätestatud keskkonnas. 9.3. Täitja ei muuda ilma Tellija eelneva kirjaliku nõusolekuta mistahes standardeid, liideseid, sideprotokolle jms. 10. Dokumentatsioon 10.1. Lepingu täitmisel kaasneva dokumentatsiooni loomisel tuleb lähtuda tehnilises kirjelduses sätestatust 10.2. Täitja varustab Tellijat piisava ja adekvaatse dokumentatsiooniga, kaasa arvatud informatsioon seadmete, telekommunikatsioonide ja tarkvara projekteerimise ja funktsioneerimise kohta, mis on vajalik, et Tellija saaks seadmeid, telekommunikatsioone, tarkvara ja teenuseid efektiivselt kasutada, hooldada, kohandada ja neile lisaseadmeid lisada. 10.3. Kõik juhendid ja muud dokumendid esitatakse eesti keeles, kui ei ole kokku lepitud teisiti. 10.4. Dokumentatsioon peab vastama tootele, sisaldama muudatusi ja olema terminoloogiliselt üheselt mõistetav. 10.5. Dokumentide valmistamiseks ja levitamiseks kasutatakse paberkandjat või elektroonilist infokandjat. 11. Üleandmine ja vastuvõtmine 11.1. Töö või Töö etapi valmimise järgselt annab Täitja selle Tellijale üle vastuvõtmiseks. 11.2. Täitja peab Tellijat Töö või Töö etapi üle andmise viivitusest või viivitusse sattumise ohust ja põhjustest koheselt kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis informeerima. Kui Täitja viivituse põhjustab Tellija, on Täitjal õigus nõuda mõistlikku ajapikendust ja põhjendatud lisakulude hüvitamist. 11.3. Töö või Töö etapi üleandmise kohta koostab Täitja üleandmise akti, milles näidatakse muuhulgas ära üleandmise kuupäev, teostatud Töö, osutatud teenuste, hoolduse ja tarnitud seadmete, telekommunikatsioonide ja tarkvara detailiseeritud nimekiri ning vajaduse korral neis esinevad puudused. Iga Töö etapi üleandmisel koostab ja esitab Täitja antud etapi kohta koostatud dokumentatsiooni vastavalt Tellija poolt tehnilises kirjelduses esitatud nõudmistele. 11.4. Töö või Töö etapi üleandmine Tellijale ei ole käsitatav selle vastuvõtmisena Tellija poolt. 11.5. Täitjal on õigus nõuda ja Tellijal kohustus Töö vastu võtta, kui Töös on Täitja poolt kõrvaldatud kõik järgmise prioriteediga vead: kriitiline/blocker, kõrge ja keskmine. Taolisel juhul lasub Täitjal kohustus vaegtöödena madala ja väheolulise tähtsusega vead parandada Töö vastuvõtmise aktis toodud ajaperioodiks. 11.6. Pärast Töö etapi üleandmist on Tellijal õigus Töö üle vaadata 10 tööpäeva jooksul. Pärast Töö üleandmist on Tellijal õigus Töö üle vaadata 20 tööpäeva jooksul. 11.7. Juhul, kui Tellija leiab, et Töö ei vasta Lepingu tingimustele, on Tellija kohustatud teavitama Täitjat Töös avastatud puudustest, keeldumisest Tööd enne puuduste kõrvaldamist vastu võtta ja kirjeldama Töö puudused. Täitja on kohustatud puudused kõrvaldama 5 tööpäeva jooksul, kui pooled ei ole kokku leppinud mõnda muud tähtaega. Töö puuduste kõrvaldamise kulud kannab Täitja. 11.8. Enne töö üleandmist viib Täitja Töö nõuetelevastavuse kindlakstegemiseks läbi testid. 11.9. Täitja esitab Tellijale kõik tema poolt läbiviidud testide tulemusena valminud dokumentide koopiad. 11.10. Enne töö vastuvõtmist viib Tellija Töö nõuetelevastavuse kindlakstegemiseks läbi testid. 11.11. Kui Töö või mistahes Töö osa ei läbi teste, viiakse otsekohe pärast seda, kui Täitja on teinud vajalikud korrektuurid testide edukaks läbiviimiseks, läbi kordustestid samadel tingimustel. 11.12. Tellija nõudmisel viib kordustestid läbi Täitja. 11.13. Parandatud Töö üleandmine toimub nagu esmakordsel üleandmiselgi. 11.14. Puudustega üle antud Tööd ei loeta tähtaegselt üleantuks ning Tellijal on õigus nõuda sellise lepingurikkumise korral Täitjalt leppetrahvi Lepingus sätestatud korras ja määrades või rakendada muid õiguskaitsevahendeid. 11.15. Vastuvõtmiseks valmis Töö peab vastama Lepingus sätestatud tingimustele. Töö etapi vastuvõtmine Tellija poolt ei tingi ega kohusta Töö kui terviku vastuvõtmist Tellija poolt juhul, kui Töö ei vasta tingimustele. Töö vastuvõtmise kohta koostab Tellija vastuvõtuakti, milles näidatakse muuhulgas ära vastuvõtmise kuupäev, teostatud Töö, osutatud teenuste, hoolduse ja tarnitud seadmete, telekommunikatsioonide ja tarkvara detailiseeritud nimekiri. 11.16. Töö või Töö etapp loetakse vastuvõetuks vastuvõtuakti allkirjastamisest või toodangukeskkonnas kasutusele võtmisest. Juhul, kui Tellija on võtnud puuduseid sisaldava Töö või Töö etapi toodangukeskkonnas kasutusele, loetakse vastuvõetuks ainult nõuetekohaselt teostatud tööd ja Täitjal on õigus nimetatute osas esitada arve. Taolises olukorras esitab Tellija Täitjale Töös või Töö etapis esinevate puuduste nimekirja ning puuduste kõrvaldamise tähtaja, kas enne Töö või Töö etapi toodangukeskkonnas kasutusele võtmist või vahetult pärast selle toimumist. 11.17. Mistahes seadmete, telekommunikatsioonide, tarkvara ja teenuste osa valmimisel võib Tellija anda välja vastuvõtuakti vastava osa kohta. Selline vastuvõtmine ei mõjuta Täitja kohustust täita kõiki Lepingus ettenähtud kohustusi. 11.18. Täitja vastutab Töö juhusliku hävimise või kahjustumise eest kuni Töö vastuvõtmiseni Tellija poolt. 11.18.1. Töö etapi üleandmisega ei lähe üleantud Töö etapi juhusliku hävimise või kahjustumise riisiko üle Tellijale. Juhusliku hävimise või kahjustumise riisiko läheb Tellijale üle Töö suhtes tervikuna, kui Täitja on andnud Tellijale Töö tervikuna üle. 11.19. Täitja kohustub Tellija juhendamisel märgistama Töö enne selle üleandmist vastavalt õigusaktides kehtestatud nõuetele (nt Vabariigi Valitsuse 12.05.2022. a määrusele nr 54 „Perioodi 2021–2027 ühtekuuluvus- ja siseturvalisuspoliitika fondide vahendite andmisest avalikkuse teavitamine“). 11.20. Tellija kinnitab, et ta on teadlik asjaolust, et projekti „Riigi ühtse dokumendihaldussüsteemi DORIS jätkuarendused" rakendamiseks antud toetuse saamiseks peab Töö vastuvõtmine olema fikseeritud vastuvõtmisaktis ning kinnitatud juhtrühma poolt. 12. Garantii 12.1. Täitja annab Tööle 12 (kaheteist) kuulise töövõtugarantii. Garantiiperiood algab Tööde kogumina vastuvõtmisest. 12.2. Garantiiperioodil ilmnevad puudused kõrvaldab Täitja omal kulul, v.a punktis 12.6 toodud juhtumitel. Kui ilmnenud puudused ei ole garantii korras kõrvaldatavad, esitab Täitja Tellijale põhjendused kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis, kuid mitte hiljem kui järgmisel tööpäeval pärast sellest asjaolust teada saamist. 12.3. Kui ei ole kokku lepitud teisiti, toimub garantiiliste puuduste üleandmine ja vastuvõtmine Lepingu punktis 11 toodud regulatsiooni kohaselt. 12.4. Juhul kui garantiiperioodil ilmnenud puudused muudavad osa või kõik seadmed, telekommunikatsioonid ja/või tarkvara kasutamiskõlbmatuks, varustab Täitja Tellijat nõutud tasemel toimimise garanteerivate lisa- või asendusosade ja muu vajalikuga omal kulul. 12.5. Tellija informeerib Täitjat puuduse iseloomust ja ulatusest otsekohe selle ilmnemisel. Täitja on kohustatud eemaldama ilmnenud puudused vastavalt lepingus toodule või Tellija poolt määratud  ajal. 12.6. Garantiiga ei ole hõlmatud: 12.6.1. puudused, mille tekkimise eest vastutab Tellija; 12.6.2. diagnostikaks kulunud aeg, juhul kui algselt garantii juhtumine registreeritud juhtumi raames tuvastatakse, et tegu ei ole garantiilise juhtumiga. Vastav töö kuulub eraldi tasustamisele Lepingu tunnihinna alusel. 12.7. Garantii kaotab kehtivuse, kui Täitjaga kooskõlastamata on muudetud või muudetakse lähtekoodi, v.a juhul kui Tellija suudab eristada lähtekoodis tehtavaid muudatusi. 13. Load ja litsentsid 13.1. Täitja vastutab ainuisikuliselt lepingu täitmiseks vajalike lubade ja litsentside saamise eest. Tellija teeb Täitjaga mõistliku koostööd, hoidmaks ära selliste lubade või litsentside väljaandmise asjatut viivitamist või väljaandmisest keeldumist. 13.2. Tellija võib ilma ette teatamata lepingu lõpetada, kui Täitja ei saa lepingu täitmiseks vajalikku luba või litsentsi. 13.3. Täitja garanteerib, et tal on õigus anda Tellijale lepingu objektiks oleva tarkvara ja teiste autori- või muude sarnaste õigustega kaitstavate esemete omandi- ja kasutamisõigus. 13.4. Täitja garanteerib, et nimetatud kasutusõiguse üleandmisega ei rikuta kolmandate isikute õigusi. Juhul kui kolmas isik esitab oma õiguste rikkumise tõttu Tellija vastu hagi ning see rahuldatakse, tasub Täitja võimalikud kahjuhüvitusnõuded, samuti õigusabikulud ja muud seonduvad kulud. 14. Intellektuaalne vara 14.1. Lepingu allkirjastamisega kinnitab Täitja Tellijale, et talle kuuluvad Lepingu täitmiseks vajalikud varalised autoriõigused, litsentsid ja muud intellektuaalse omandi õigused, mis on tarvilikud Lepingu järgse Töö täielikuks teostamiseks ja loovutamiseks ning, et nende suhtes ei ole kolmandatel isikutel nõudeid. 14.2. Täitja kinnitab, et ta on võtnud tarvitusele kõik meetmed autori isiklike õiguste realiseerimiseks viisil, mis ei takista ega raskenda teose kasutamist ja autori varaliste õiguste teostamist Tellija poolt. 14.3. Täitja annab tarkvarale(teosele) MIT litsentsi ja järgib Tellija juhiseid koodi kirjutamisel litsentsi kasutamise osas (täiendatud 21.05.2026 käskkirjaga). Juhul, kui Töö üleandmine toimub etapiviisiliselt, siis loetakse litsents antuks iga etapi(teose) vastuvõtmisel Tellija poolt. 14.4. Tellijal on õigus, mh (muudetud 21.05.2026 käskkirjaga): 14.4.1. teha teoses ja selle üksikutes osades muudatusi, kohandusi, töötlusi; 14.4.2. teost piiramatult kopeerida, muuta; 14.4.3. teost üle anda kolmandatele isikutele; 14.4.4. saadud teost kasutada ja levitada. 14.5. Täitja annab Tellijale tarkvara lähtekoodi, täitmiskoodi ja dokumentatsiooni kujul, mis võimaldab Tellijal sellest aru saada. 14.6. Kõik Täitja poolt Lepingu täitmise käigus koostatud dokumendid ja andmed kuuluvad Tellijale. Täitja annab kõik nimetatud dokumendid ja andmed Tellijale üle. Täitja võib jätta endale dokumentide ja andmete koopiad, kuid ilma Käsundiandja eelneva kirjaliku nõusolekuta ei tohi ta neid kasutada. 14.7. Täitja tagab, et tema töötajad on loobunud Eesti seadusega lubatud ulatuses oma õigusest teostada isiklikke õigusi, et Tellijale oleks võimalik vajalikke varalisi õigusi litsentsida. 14.8. Tellija võib tarkvara autoriõigusi teostada mistahes olemasolevas või hiljem loodud keskkonnas, toel või formaadis. 14.9. Lepingujärgse tarkvarasüsteemi loomiseks kolmandatele isikutele kuuluvate komponentide (tarkvara) kasutamise osas juhinduvad Pooled nende kasutamise litsentsitingimustest. Täitja kinnitab, et eelistab tarkvara loomisel selliseid kolmandatele isikutele kuuluvaid komponente, mille kasutamisega ei kaasne täiendavaid litsentsitasusid ega piiranguid tarkvara kasutamisel või alllitsentside andmisel. Täitja on kohustatud Tellijat teavitama juhul, kui Täitja plaanib tarkvara loomisel kasutada selliseid kolmandatele isikutele kuuluvaid komponente, mille kasutamine toob Tellijale kaasa täiendavaid litsentsitasusid või piiranguid tarkvara kasutamisel. Ilma Tellija kirjaliku nõusolekuta ei tohi Täitja tarkvara loomisel nimetatud komponente kasutada. 14.10. Nimetatud õigused kehtivad kogu autoriõiguste kehtivuse aja ja nende kehtivuse territooriumiks on kogu maailm. 15 Personal 15.1 Lepingus kirjeldatud teenuseid osutavad Lepingus nimetatud isikud vastavalt Lepingus sätestatud ülesannetele. Muudatusi tohib teha vaid Tellija kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis antud nõusolekul. 15.2 Täitja asendab Töid teostava isiku viivitamatult Lepingu objekti täitmise seisukohast võrdväärse kvalifikatsiooni ja kogemustega ning Tellijale vastuvõetava isikuga, kui: 15.2.1 Töid teostav isik ei ole võimeline teenuste osutamist jätkama haiguse, õnnetusjuhtumi või muu temast tuleneva põhjuse tõttu; 15.2.2 lepingus nimetatud Töid teostav isik osutub Tellija põhjendatud arvamuse kohaselt lepingujärgsete ülesannete täitmiseks ebakompetentseks või ebasobivaks või kui tema lepingujärgsete ülesannete täitmine pidevalt kahjustab lepingu korrektset ja õigeaegset täitmist. 15.2.3 Isikul on kuriteo toimepanemise eest määratud kehtiv karistus. 15.3 Täitja kannab kõik punktis 16.2 nimetatud asendusest tulenevad või sellega kaasnevad kulud. 15.4 Töid teostavatel isikutel ei tohi olla kuriteo toimepanemise eest määratud kehtivat karistust. 15.5 Töid teostavad isikud ei tohi olla Tellija töötajad ega Tellija töötajaga seotud juriidilised isikud. Seotud juriidiline isik tähendab käesoleva lepingu mõistes juriidilist isikut, mille juhtumis- või kontrollorgani liige Tellija töötaja on või juriidiline isik, milles vähemalt 1/10 osalusest kuulub Tellija töötajale. 16 Taustakontrolli teostamine Taustakontrolli teostamine tuleneb Siseministeeriumi infotehnoloogia- ja arenduskeskuse (SMIT) nõuetest. 16.1 Kõigi Täitja poolt Töid teostavate meeskonnaliikmete osas viiakse enne nende poolt Tööde teostamisega alustamist läbi politsei ja piirivalve seaduse § 7(59) sätestatud taustakontroll (alus § 7 (59) lg 1 p 2). 16.2 Täitja on kohustatud informeerima tööle asuvaid meeskonnaliikmeid taustakontrolli teostamise  vajadusest. 16.3 Tellija edastab Täitjale meeskonnaliikme nõusoleku vormi taustakontrolli läbiviimiseks. Täitja edastab Tellijale vastava meeskonnaliikme kirjaliku nõusoleku hiljemalt 5 (viie) tööpäeva jooksul vormi saatmisest. Juhul, kui Täitja ei edasta viidatud aja jooksul nõusolekut loetakse see Täitja poolseks viivituseks. 16.4 Kui meeskonnaliige keeldub taustakontrolliks nõusoleku andmisest, on Tellijal õigus keelduda vastava meeskonnaliikme tööle lubamisest ning nõuda meeskonnaliikme vahetamist. 16.5 Tellijal on õigus keelduda meeskonnaliiget Töid teostama lubamast, kui taustakontrolli tulemusena teatavaks saanud informatsiooni kohaselt ei ole meeskonnaliige sobilik Töid teostama. Lähtuvalt informatsiooni tundlikkusest, ei avaldata Täitjale taustakontrolli käigus saadud andmeid. 16.6 Juhul kui meeskonnaliige ei nõustu taustakontrolliga või ei osutu selle tulemusena Tellijale sobivaks, kohustub Täitja tagama uue meeskonnaliikme esitamise maksimaalselt kümne (10) tööpäeva jooksul. Kui konkreetses tellimuses või hankelepingus ei ole sätestatud teisiti, siis nimetatud põhjusel meeskonnaliikme vahetamine ei ole aluseks Tööde teostamise tähtaja muutmiseks. 17 Kolmandad isikud 17.1 Pooled võivad loovutada lepingust tulenevaid rahalisi nõudeid kolmandatele isikutele. Pooled on kohustatud teineteist nõude loovutamisest viivitamatult kirjalikult informeerima. 17.2 Pooled ei või oma lepingujärgseid kohustusi anda üle kolmandale isikule ega kaasata oma lepingujärgsete kohustuste täitmiseks kolmandat isikut ilma teise poole sellekohase selgesõnalise kirjaliku nõusolekuta. Tellijal on õigus edastada või suunata Täitja poolt esitatud arve tasumisele Tellijast erinevale hankijale nendevahelise koostöökokkuleppest tuleneval alusel juhul kui vastavasisuline teavitus on Tellija poolt pakkumuse esitamise ettepanekus kajastatud. 17.3 Pooled vastutavad kõigi isikute eest, keda nad kasutavad oma lepingujärgsete kohustuste täitmisel. 18 Auditeerimine 18.1 Mõlemal poolel on õigus kaasata auditeerimiseks sõltumatu audiitor. Audiitori kaasamiseks ei ole vajalik teise poole luba. 18.2 Audiitori isik ja muud auditeerimisega seotud asjaolud sätestatakse eraldi kokkuleppes. Auditeerimise käigus avastatud probleemid tuleb registreerida ja vajaduse korral sisestada probleemide lahendamise protsessi. 18.3 Täitja peab täpset arvet lepingu täitmisel töötatud kalendripäevade ja –kuude kompenseerimisele kuuluvate kulude kohta. Audiitorile võimaldatakse piiramatu ligipääs nimetatud andmetele. 18.4 Audiitorit kaasanud pool tagab, et audiitor käsitleb saadud informatsiooni konfidentsiaalsena. Vastutus jääb audiitori kaasanud poolele. 18.5 Pärast andmete auditeerimist ja kontrollimist teeb audiitor järeldusotsuse, mis on lõplik. 18.6 Auditi kulud kannab auditi tellinud pool. 19 Konfidentsiaalsus ja isikuandmed 19.1 Täitja ei või oma lepingujärgseid kohustusi anda üle kolmandale isikule ega kaasata oma lepingujärgsete kohustuste täitmiseks kolmandat isikut ilma Tellija sellekohase selgesõnalise kirjaliku nõusolekuta. 19.2 Täitja on kohustatud: 19.2.1 tagama lepingu täitmise käigus Tellijalt ükskõik mis vormis saadud teabe (andmed, tehingudokumentatsioonis ja lepingutes sisalduvad Tellija esindajate isikuandmed, know-how) konfidentsiaalsuse ning ei edasta ega võimalda sellele teabele juurdepääsu kolmandale isikule ilma Tellija sellekohase selgesõnalise kirjaliku nõusolekuta; 19.2.2 tagama lepingueelsete läbirääkimiste, lepingujärgsete kohustuste ja lepingu täitmise käigus ükskõik mis vormis teatavaks saanud isikuandmete (v.a. tehingudokumentatsioonis ja lepingutes sisalduvate Tellija esindajate isikuandmete) konfidentsiaalsuse ning ei edasta ega võimalda nendele juurdepääsu ühelegi kolmandale isikule ilma Tellija sellekohase selgesõnalise kirjaliku nõusolekuta; 19.2.3 mitte edastama punktis 19.2.2 nimetatud isikuandmeid väljapoole Euroopa Liidu liikmesriikide ja Euroopa Majandusühendusse kuuluvate riikide territooriumit ilma tellija sellekohase selgesõnalise kirjaliku nõusolekuta; 19.2.4 kasutama ja töötlema punktis 19.2.2. nimetatud isikuandmeid üksnes Lepingu täitmiseks ja Tellija dokumenteeritud juhiste alusel, välja arvatud juhul, kui täitja on kohustatud teavet töötlema täitja suhtes kohalduva õiguse alusel. Viimati nimetatud juhul teavitab Täitja Tellijat vastava kohustuse olemasolust enne teabe töötlemist, kui selline teavitamine ei ole olulise avaliku huvi tõttu Täitja suhtes kohalduva õigusega keelatud; 19.2.5 võimaldama juurdepääsu punktis 19.2.2. nimetatud isikuandmetele ainult nendele isikutele, kellel on selleks oma tööülesannete täitmiseks vajadus ning tagama, et need isikud on teadlikud ning järgivad isikuandmete töötlemisalaseid nõudeid ja õigusakte, on saanud asjakohase koolituse eelmainitud nõuete kohta, on võtnud endale konfidentsiaalsuskohustuse või neile kehtib asjakohane seadusest tulenev konfidentsiaalsuskohustus. Vastav konfidentsiaalsuskohustus jääb kehtima pärast käesoleva Lepingu lõppemist; 19.2.6 täitma kõiki kehtivaid isikuandmete töötlemisalaseid nõudeid, andmete turvalisust puudutavaid ning isikuandmete kaitse alaseid Euroopa Liidu ja Eesti Vabariigi õigusakte ja muid eeskirju. 19.2.7 rakendama järgmisi organisatsioonilisi, füüsilisi ja infotehnilisi turvameetmeid punktis 19.2.2. nimetatud isikuandmete kaitseks juhusliku või tahtliku volitamata muutmise; juhusliku hävimise ja tahtliku hävitamise eest ning õigustatud isikule andmete kättesaadavuse takistamise eest, volitamata töötlemise s.h. avalikustamise eest: a) vältima kõrvaliste isikute ligipääsu isikuandmete töötlemiseks kasutatavatele seadmetele; b) ära hoidma andmete omavolilist lugemist, kopeerimist ja muutmist andmetöötlussüsteemis, samuti andmekandjate omavolilist teisaldamist; c) ära hoidma isikuandmete omavolilist salvestamist, muutmist ja kustutamist ning tagama, et tagantjärele oleks võimalik kindlaks teha, millal, kelle poolt ja milliseid isikuandmeid salvestati, muudeti või kustutati või millal, kelle poolt ja millistele isikuandmetele andmetöötlussüsteemis juurdepääs saadi; d) tagama, et igal andmetöötlussüsteemi kasutajal oleks juurdepääs ainult temale töötlemiseks lubatud isikuandmetele ja temale lubatud andmetöötluseks; e) tagama andmete olemasolu isikuandmete edastamise kohta: millal, kellele ja millised isikuandmed edastati, samuti selliste andmete muutusteta säilimise; f) tagama, et isikuandmete edastamisel andmesidevahenditega ja andmekandjate transportimisel ei toimuks isikuandmete omavolilist lugemist, kopeerimist, muutmist või kustutamist;  g) pidama arvestust isikuandmete töötlemisel kasutatavate tema kontrolli all olevate seadmete ja tarkvara üle, dokumenteerides järgmised andmed: i. seadme nimetus, tüüp ja asukoht ning seadme valmistaja nimi; ii. tarkvara nimetus, versioon, valmistaja nimi ja kontaktandmed. 19.2.8 teavitama Tellijat toimunud või põhjendatult kahtlustatavast käesoleva lepingu punktis 19.2.1 ja/või 19.2.2 sätestatud konfidentsiaalsuskohustuse rikkumisest; punktis 19.2.7. ja selle alapunktides a-g sätestatud turvameetmete rikkumisest, mis põhjustab, on põhjustanud või võib põhjustada edastatavate, salvestatud või muul viisil töödeldavate isikuandmete juhusliku või ebaseadusliku hävitamise, kaotsimineku, muutmise või loata avalikustamise või neile juurdepääsu, kirjalikult viivitamata aga mitte hiljem kui kakskümmend neli (24) tundi pärast sellest teada saamist. Teates tuleb vähemalt: a) kirjeldada (isikuandmetega seotud) rikkumise laadi, sealhulgas puudutatud andmesubjektide liike ja arvu ning puudutatud kirjete liike ja arvu; b) teatada, kes on Täitja andmekaitse töötaja ja mis on tema kontaktandmed või muu kontaktpunkt, kust saab lisateavet; c) soovitada meetmeid (isikuandmetega seotud) rikkumise võimalike negatiivsete mõjude leevendamiseks; d) kirjeldada (isikuandmetega seotud) rikkumise tõttu andmesubjektidele tekkivaid tagajärgi ja potentsiaalseid ohte; e) kirjeldada Täitja/või kolmandast isikust alltöötleja poolt välja pakutud või võetud meetmeid (isikuandmetega seotud) rikkumisega tegelemiseks ja f) esitada muud teavet, mis on mõistlikult nõutav, et Tellija saaks täita Kohaldatavaid andmekaitse õigusakte, sealhulgas riigiasutustega seotud teavitamise ja avaldamise kohustusi, näiteks teavet, mis on nõutav andmesubjekti tuvastamiseks. 19.2.9 Tellija eelneval kirjalikul heakskiidul lõpetama käesoleva lepingu punktis 19.2.8.nimetatud rikkumine ning kohaldama meetmeid (isikuandmetega seotud) rikkumise lahendamiseks, sealhulgas vajaduse korral rikkumise võimaliku kahjuliku mõju kõrvaldamiseks ja leevendamiseks; 19.2.10 lepingu lõppemisel kustutama kõik punktis 19.2.2. nimetatud isikuandmed ja nimetatute koopiad 30 päeva jooksul, v.a juhul, kui õigusaktidest tuleneb teisiti; 19.2.11 tegema Tellijale kättesaadavaks kogu teabe, mida Tellija peab vajalikuks lepingus sätestatud kohustuste täitmise tõendamiseks; 19.2.12 võimaldama Tellijal või Tellija poolt volitatud audiitoril teha auditeid ja kontrolle ning panustama nendesse; 19.2.13 võimaluse piires asjakohaste tehniliste ja korralduslike meetmete abil, punktis 19.2.2. nimetatud isikuandmete osas, aitama täita Tellija kohustust vastata taotlustele andmesubjekti õiguste teostamiseks ning teostama nende õiguste teostamisest tulenevaid toiminguid (andmete parandamine, sulgemine, kustutamine). 19.3 Käesoleva lepingu punktis 19.2.1. sätestatud konfidentsiaalsuse nõue ei laiene informatsiooni avaldamisele Täitja audiitorile ja advokaadile. 19.4 Käesoleva lepingu punktides 19.2.1. ja 19.2.2. sätestatud konfidentsiaalsuskohustuse nõue on  tähtajatu ning kehtib nii lepingu täitmise ajal kui ka pärast lepingu lõppemist. 19.5 Tulenevalt konfidentsiaalse informatsiooni laadist on Tellijal õigus seada täiendavaid nõuded ja/või juhised isikuandmete töötlemiseks. 19.6 Kõik käesoleva lepingu punktides 19.2.1. – 19.4 kohustused kehtestab Täitja kõikidele kolmandatele isikutele, keda ta kasutab oma lepingujärgsete kohustuste täitmisel. Kolmas isik on füüsiline või juriidiline isik või riigi- või kohaliku omavalitsuse asutus, kes ei ole ei Tellija ega ka Täitja. 20 Avalikud suhted 20.1 Pooled ei tegele seoses lepinguga avalike suhetega ega anna teateid pressile, elektroonilisele meediale, üldsusele või teistele auditooriumitele, välja arvatud teise poole eelneval kirjalikul nõusolekul. Avaldada võib vaid teateid, mis on teise poolega eelnevalt kooskõlastatud. 20.2 Kõik eelnimetatud kohustused kehtestab pool ka kõigile kolmandatele isikutele, keda ta kasutab oma lepingujärgsete kohustuste täitmisel. 21 Lepingu täitmise peatamine ja lepingu lõpetamine 21.1 Tellija võib peatada Täitjale lepingujärgselt makstavate summade maksmise kas osaliselt või täielikult, kui: 21.1.1 Täitja ei täida oma Lepingujärgseid kohustusi; 21.1.2 vastuvõtmise, testimise või auditeerimise käigus avastatakse puudusi või muid Täitjapoolseid kohustuste rikkumisi; 21.1.3 Tellija Lepingujärgsete kohustuste õigeaegset ja korrektset täitmist segab või ähvardab segada muu asjaolu, mille eest vastutab Täitja. 21.2 Täitja võib peatada Tellijale teenuse osutamise kas osaliselt või täielikult, kui: 21.2.1 Tellija ei täida oma Lepingujärgseid kohustusi; 21.2.2 Täitja Lepingujärgsete kohustuste õigeaegset ja korrektset täitmist segab või ähvardab segada muu asjaolu, mille eest vastutab Tellija. 21.3 Tellija võib igal ajal Lepingu üles öelda, teatades sellest 1 (üks) kuu ette. Sellisel juhul on Täitjal õigus nõuda tasu täidetud kohustuste eest. 21.4 Tellijal on õigus Leping erakorraliselt etteteatamata lõpetada Täitjapoolse olulise Lepingu rikkumise korral. Lepingu lõpetamisel punktides 8.4 nimetatud juhtudel Täitja tehtud Tööd ei tasustata. Täitja poolt tarnitud seadmed, telekommunikatsioonid ja tarkvara tagastatakse võimatuse korral. Muul juhul, kui tagastamine on saadu olemuse tõttu välistatud, makstakse hüvitist võlaõigusseaduses sätestatud korras. 21.5 Täitja võib Lepingu üles öelda Tellija poolse olulise Lepingu rikkumise korral pärast vastava hoiatuse saatmist, kui rikkumist ei ole kõrvaldatud 10 (kümne) tööpäeva jooksul peale hoiatuse esitamist. Sellise Lepingu lõpetamise korral maksab Tellija Täitjale tasu täidetud kohustuste eest. 21.6 Lepingu lõppemisel on Täitja kohustatud Tellijale tagastama kõik Lepingu täitmiseks üleantu. 22 Vääramatu jõud 22.1 Lepingust tulenevate kohustuste mittetäitmine või mittenõuetekohane täitmine on vabandatav, kui selle põhjuseks oli vääramatu jõud. Vääramatu jõuna käsitlevad pooled võlaõigusseaduse §-s 103 lg  2 nimetatud asjaolusid. 22.2 Pool, kelle tegevus lepingujärgsete kohustuste täitmisel on takistatud vääramatu jõu asjaolude tõttu, on kohustatud sellest koheselt kirjalikult teatama teisele Poolele, esitades teavitusega ühes tõendi/tõendid kõigi järgnevate asjaolude esinemise kohta: 22.2.1 takistava asjaolu esinemine, mis takistab kohustuse kohast täitmist; 22.2.2 takistava asjaolu asetsemine väljaspool võlgniku mõjusfääri; 22.2.3 asjaolu ettenägematus; 22.2.4 asjaolu vältimatus ja ületamatus. 22.3 Vääramatu jõu asjaolude ilmnemisel pikeneb Lepingu lõpptähtaeg nimetatud asjaolude esinemise perioodi võrra. Pool peab vääramatu jõu asjaolude äralangemisel Lepingut täitma asuma. Kui vääramatu jõu asjaolude tõttu on Poole Lepingust tulenevate kohustuste täitmine takistatud enam kui 60ne kalendripäeva võrra võib teine Pool öelda lepingu üles. 23 Kehtiv seadusandlus Lepingule ning kõikidele lepingu osaks olevatele dokumentidele kohaldatakse Eesti Vabariigi õigusakte. 24 Vaidluste lahendamine 24.1 Käesoleva Lepingu allkirjastamisega kinnitavad pooled, et on tutvunud ja on nõus Lepinguga ja selle lisadega ning mõistavad täielikult enesele võetavate kohustuste sisu ning nende tagajärgi. 24.2 Lepinguga seotud või sellest tulenevate arusaamatuste või vaidluste puhul püüavad pooled leida lahenduse heal tahtel põhinevate läbirääkimiste teel. 24.3 Kokkuleppe mittesaavutamisel lahendatakse vaidlus Harju Maakohtus.  Arendusleping nr. ………… Lisa nr 2 PERSONAL JA KONTAKTANDMED 1. Tellija esindaja ja kontaktisikud 1.1. Tellija esindajaks tööde vastuvõtmise aktide, teadete jms lepinguga seonduvate dokumentide allkirjastamisel on Registrite ja Infosüsteemide Keskuse …………………. (tel ………….; e-post …………….). 1.2. Tellija kontaktisikuks tööde teostamise juhendamisel ning Täitjale vajaliku lähteinformatsiooni ja tööülesannete täpsustamisel jmt. on Registrite ja Infosüsteemide Keskuse ………… (tel …; e-post …………………). 2. Täitja esindaja ja kontaktisikud 2.1 Täitja esindajaks on ………… (tel …………..; e-post………….). 2.2 Täitja kontaktisikuks on ………… (tel …………..; e-post………….). 3. Personali nimekiri 3.1. Tellija personal Nr. Nimi Ametinimetus Kontaktandmed 3.2. Täitja personal Nr. Nimi Ametinimetus Kontaktandmed 5. Kontaktandmed 5.1. Tellija kontaktandmed on: 5.2. Täitja kontaktandmed on: Registrite ja Infosüsteemide Keskus ……………. Reg. nr. 70000310 Registrikood Lubja tn 4 …………… 19081 TALLINN …………… Telefon: 663 6300 Telefon: …………….  Arendusleping nr …… Lisa nr 3 TEHNILINE KIRJELDUS KOOS LISADEGA Tehniline kirjeldus asub arenduslepingu asice konteineris eraldi faili(de)na.  Arendusleping nr ……… Lisa nr 4 PAKKUMUS Pakkumus asub arenduslepingu asice konteineris eraldi konteinerina.  Hankedokumentide lisa 4 „Dokumendihaldussüsteemi DORIS arendustööd“ (310182) Hanke tehniline kirjeldus 1. Hanke üldinfo ja eesmärk 1.1. Hanke eesmärgiks on sõlmida dokumendihaldussüsteemi DORIS funktsionaalsuste arendamiseks arendustööde hankeleping ühe edukaks tunnistatud pakkujaga. 1.2. Hanke eeldatav maksumus on 1 000 000 eurot (km-ta). 1.3. Hankelepingut rahastatakse Euroopa Liidu ühtekuuluvus- ja siseturvalisuspoliitika fondidest perioodil 2021-2027 – Rahandusministeeriumi valdkondlik digipööre. 1.4. Hankija jätab endale õiguse hankemenetlus tunnistada kehtetuks, kui pakkumuste maksumused ületavad eeldatavat maksumust või kui hankemenetluse toimumise ajal on hankijale saanud teatavaks uued asjaolud, mis välistavad või muudavad ebaotstarbekaks hankemenetluse lõpuleviimise hanke alusdokumentides sätestatud tingimustel. 1.5. Töid teostatakse kolmes (3) etapis ja arveldatakse ka vastavalt 3 osas. Etappide eeldatavad tulemid on kirjeldatud punktis 4.7 ning poolte kokkuleppel võib lepingu täitmisel teha etappide sisu osas muudatusi. Pakkumusele tuleb lisada detailne etappide ja nende maksumuste kirjeldus. Viimase etapi maksumus ei tohi olla vähem kui 50% lepingu kogumaksumusest. 1.6. Hankelepingu tööde (tehnilise kirjelduse punkti 4 ning selle alapunktid) üleandmise lõpptähtaeg on 31.05.2027. Hankija poolt antav tööde teostamise tähtaeg on hankija hinnang. Hankija ei anna ette konkreetset meeskonnaliikmete arvu tööde teostamisel. Pakkuja on kohustatud tagama tööde teostamise hankija poolt hankes ette antud tähtajaks pakkuja poolt vajalikuks peetavate meeskonnaliikmete arvuga. Juhul, kui pakkuja leiab, et hankija poolt etteantud tähtaeg on ebarealistlik, siis on pakkuja kohustatud sellest hankijat teavitama esimesel võimalusel enne pakkumuste esitamise tähtaega. Hankelepingu täitmisel on vastavate sooviavalduste esitamine välistatud, v.a hankija poolt lisatööde tellimise olukorras või muul riigihangete seaduse §-s 123 toodud lepingu muudatust võimaldavas olukorras. (muudetud 21.05.2026 käskkirjaga) 1.7. Hankeleping jõustub allkirjastamise hetkest ja kehtib kuni lepingujärgsete kohustuste nõuetekohase täitmiseni. Pakkujal peab olema valmisolek alustada hankelepingujärgsete tööde teostamisega hankelepingu sõlmimisest hiljemalt ühe kuu jooksul (antud aja jooksul peab pakkujal olema seadistatud arenduskeskkond ning läbitud taustakontroll) ja nimetatud tingimusega tuleb pakkujatel pakkumust, s.h projektiplaani, esitades arvestada. (muudetud 21.05.2026 käskkirjaga) 1.8. Iga viidet, mille hankija teeb käesolevas dokumendis mõnele riigihangete seaduse paragrahvi 88 lõikes 2 nimetatud alusele kui pakkumuse tehnilisele kirjeldusele vastavuse kriteeriumile, tuleb lugeda selliselt, et see on täiendatud märkega „või sellega samaväärne“. 2  1.9. Iga viidet, mille hankija teeb käesolevas dokumendis ostuallikale, protsessile, kaubamärgile, patendile, tüübile, päritolule või tootmisviisile, tuleb lugeda selliselt, et see on täiendatud märkega „või sellega samaväärne“. 2. Projekti lühitutvustus 2.1. Dokumendihaldussüsteemi DORIS eesmärgiks on, et kõik riigiasutused kasutavad ühte keskset lahendust, mis loob eeldused asutuste ülesteks menetlusteks, vähendab andmete dubleerimist ning toetab sujuvat teabe üleandmist. Dokumendihaldussüsteemides menetletakse täna ligikaudu 2 miljonit dokumenti aastas. 2.2. Arendusprojekti osapoolteks on teenuse omanikuna Riigi Tugiteenuste Keskus (RTK, toote äriomanik) ning tooteomanikena Registrite ja Infosüsteemide Keskus (RIK) ja Siseministeeriumi infotehnoloogia- ja arenduskeskus (SMIT). 2.3. Dokumendihaldussüsteemi kasutajate sihtgrupiks on ligikaudu 160 riigiasutust ja 32 000 töötajat. 2.4. Projekti töökeel/suhtluskeel on eesti keel. (lisatud 21.05.2026 käskkirjaga). 3. Ülevaade arhitektuurist Dokumendihaldussüsteemi DORIS arhitektuur on kirjeldatud hanke tehnilise kirjelduse lisas nr 6. 4. Projekti tehnilised tingimused ja hanke oodatav tulem 4.1. Käesoleva peatüki eesmärgiks on teada anda hankest huvitatud isikutele sõlmitava lepingu eset puudutavatest peamistest tehnilistest tingimustest, mis ei asenda lepingu täitmisel kohalduvaid täiendavaid mittefunktsionaalseid nõudeid jmt. Tegemist ei ole seega lõplike nõuetega, vaid sisendiga näitamaks huvitatud isikutele tarkvarade, tehnoloogiate, programmeerimiskeelte ja keskkondade nimetusi, millega igapäevaste tööülesannete täitmisel eelkõige kokku puutuda tuleb. 4.2. Arendustööde eesmärgiks on täiendada olemasolevat dokumendihaldussüsteemi funktsionaalsust, arendada uusi komponente ja liidestusi. 4.3. Üldnõuded arendusele 4.3.1. Arendustele rakenduvad SMIT-i arendusnõuded. (Lisa 2- Nõuded arendustele). Kui on vaja arhitektuuri osas midagi muuta, siis Pakkuja teeb omapoolse ettepaneku, kooskõlastab selle SMIT-i arhitektiga ja 3  SMIT-i arhitekt viib teema arhitektuurinõukogusse. Vajadusel kaasab SMIT-i arhitekt pakkuja arhitektuurinõukogu koosolekule. 4.3.2. Hankija teostab üleantud arendustele OWASP testi, mille edukas läbimine on tööde vastuvõtmise eelduseks. 4.3.3. arendamisel lähtutakse kasutajakesksest vaatenurgast ja e-teenuste kasutajasõbralikkuse ja kasutatavuse headest tavadest; 4.3.4. põhineb mikroteenustel arhitektuuril; 4.3.5. avatud lähtekoodi printsiipidel; 4.3.6. vastab kaasaegse süsteemi turvalisuse nõuetele; 4.3.7. arendamiskeel on inglise keel (näiteks, meetodi nimetused ja funktsioonide nimetused), kommentaarid võivad olla eestikeelsed. 4.3.8. Arendamisel kasutatakse peamiselt järgneivad tehnoloogiaid: 4.3.8.1. Java; 4.3.8.2. JOOQ; 4.3.8.3. PostrgeSQL; 4.3.8.4. VueJS3; 4.3.8.5. PrimeVue; 4.3.8.6. GoLang; 4.3.8.7. Micronaut, Spring Boot raamistikud; 4.3.8.8. REST; 4.3.8.9. JSON, JSONB; 4.3.8.10. Swagger; 4.3.8.11. TailWind; 4.3.8.12. WebSocket; 4.3.8.13. Redis; 4.3.8.14. S3. 4.4. Süsteemi jõudlus- ja mahunäitajad 4.4.1. Kasutajate arv on süsteemis ligikaudu 32 000 kasutajat. Samaaegsete kasutajate arv on keskmiselt 3000 kasutajat. Tippkoormuse ajal kasutajate arv võib olla ka 10 000 kasutajat. 4.4.2. Tavavaadete avamine < 1 sekundit. 4.4.3. Kõikide põhitegevuste ja põhivormide avamine < 3 sekundit. 4.4.4. Ühe asutuse dokumentide arv on maksimaalselt ca 700 000 dokumenti aastas. Ühes paigalduses võib olla n arv asutusi ja nende asutuste peale on aastane maht ca 2 miljonit dokumenti. Maksimaalne aktiivses loetelus olevate dokumentide maht asutuste peale ühes paigalduses on ca 15 miljonit dokumenti. 4.4.5. Järg-vastusdokumentide arv keskmiselt 10, maksimaalselt 300 dokumenti. 4.4.6. Taustatööd ei tohi mõjutada rakenduse jõudlust. 4.4.7. Pakkuja poolt loodud arendused peavad vastama kirjeldatud üldistele koormusnõuetele. Koormustestid loob pakkuja ja jooksutab enda keskkonnas. 4.5. Kasutajaliidese prototüüp 4  4.5.1. Pakkujal tuleb luua loodavatele funktsionaalsustele prototüüp kasutades Figma tarkvara ja võttes aluseks juba Hankija poolt loodud komponente. 4.5.2. Enne arendamist kooskõlastatakse prototüüp teenuse omanikuga. 4.5.3. Kasutajaliidese loomisel tuleb lähtuda DORIS-e olemasolevast disainisüsteemist, mille aluseks on riigi disainisüsteem Veera. 4.5.4. Loodud funktsionaalsused peavad vastama WCAG AA taseme nõuetele. 4.5.5. Kehtivad nõuded kasutajakogemuse ja kasutajaliidese disainile ning UX/UI nõuete kontrollnimekiri arenduse eel ja järel (Lisa nr 4 ja 5). 4.6. Koodi katmine testidega 4.6.1. arendused peavad olema kaetud automaattestidega (end-to end testid, kasutades PlayWright tarkvara), unittestidega ja integratsioonitestidega. 4.6.2. Testimisele kehtivad RIK-i testimise nõuded (Lisa nr 3 – Nõuded testimisele) ja SMIT-i arendusnõuded (Lisa nr 2 ). 4.7. Hanke oodatav tulem 4.7.1. Hanke tulem on jagatud 3 etappi. Oluline on teostada arendused vastavalt etappidele, kuna pakkujaga paralleelselt teostab arendustöid ka Hankija. Kui Pakkuja leiab, et soovib arendustöid etappide vahel vahetada, siis see tuleb kokku leppida Hankijaga. 4.7.2. Allolevas tabelis on kirjeldatud funktsionaalsuste teemad ja etapid. Funktsionaalsuste nõuded on kirjeldatud hanke tehnilise kirjelduse lisas nr 1: Teema Etapp Andmeväljad Etapp 1 Seosed Etapp 1 Dokumendipuu ja aastavahetus Etapp 1 Märksõnastamine Etapp 1 Kontaktid ja ühekordsete andmete import Etapp 1 Saatmine Etapp 2 Töövood (muudetud 21.05.2026 käskkirjaga) Etapp 2 E-kirja mall Etapp 2 Saabunud dokumendid ja hõlmamine Etapp 2 Kustutamine ja prügikast Etapp 2 Juurdepääsupiirangud ja ADR Etapp 3 Kasutajahaldus Etapp 3 Eemalolekud Etapp 3 Teavitused Etapp 3 Detailne otsing Etapp 3 Töölaud Etapp 3 Lemmikud Etapp 3 5 4.8. Tehnoloogilise piirangud: 4.8.1. Tuleb kasutada vabavara, litsentsiga tooted on välistatud 4.9. Üleantav dokumentatsioon 4.9.1. Analüüsi dokumentatsioon, mis peab vastama järgmistele nõuetele: 4.9.1.1. Hankija poolt esitatud ärinõuete põhjal spetsifikatsiooni loomine ehk ärinõuete süsteeminõuetega täiendamine, mille tulemusena valmib tehniline spetsifikatsioon. Spetsifikatsioonid luuakse Hankija Confluence keskkonda; 4.9.1.2. andmetabelite ja -objektide seosdiagrammi (andmemudeli) loomine; 4.9.1.3. andmevahetuse teenuste spetsifikatsioonide kirjeldamine. 4.9.2. Koormustestide tulemused 4.9.3. Testimisega seotud dokumentatsioon 4.9.4. Visuaalse disaini ja funktsionaalsuste dokumentatsioon ning prototüüp 4.9.5. Liidestuste tehnilised kirjeldused 4.10. Dokumentatsioon antakse pakkuja poolt hankijale üle iga etapi lõpus. Lõplik dokumentatsioon antakse üle projekti viimase tarnega. 4.11. Projekti raames koostatud dokumentatsioon peab vastama järgmistele vormistusnõuetele: 4.11.1. Dokumentide teemad ja peatükid on loogiliselt struktureeritud ja esitatud koos sisukorraga (või seda asendava funktsionaalsusega). 4.11.2. Dokumendid ei sisalda kirjavigu ja on koostatud võimalikult üheselt arusaadava ja selge lauseehitusega. 4.11.3. Kõik kasutatud allikmaterjalid peavad olema viidetes ära märgitud ning viitamine teistele dokumentidele on selge ja ühtses stiilis. 4.11.4. Valmivad dokumendid peavad olema koostatud eesti keeles ning need peavad olema üheselt arusaadavad kõikidele osapooltele. 5. Projektipõhised nõuded ja töökorraldus 5.1. Projekti töid juhib pakkuja. Pakkuja peab kinni pidama hanke alusdokumentidest ja esitatud pakkumusest. Projekti elluviimisel on oluline tihe koostöö RIKi dokumendihalduse tiimi, SMITi ja RTKga. Koostööna jõutakse ühistele arusaamadele kooskõlastatavate tegevuste osas ning üleantavate tulemite detailides, sh peavad RIK, SMIT ja RTK olema 6  pakkujaga samas infoväljas ning omama ülevaadet teostatavate tööde seisust ja pakkumuse koosseisus esitatava projektiplaani järgimisest. 5.2. Paralleelselt Pakkujaga arendab dokumendihaldussüsteemi RIKi ja SMITi ühine arendustiim. 5.3. Projekti arendustööd peavad vastama lisas esitatud SMITis kehtestatud arendusnõuetele. RIKi kehtestatud muud nõuete dokumendid on lisatud riigihanke alusdokumentide juurde. 5.4. Kõik arhitektuuriga seotud otsused peavad olema enne arendamist kinnitatud RIK-i ja SMIT-ga. 5.5. Hankes esitatud ärinõuded on arenduse aluseks, kuid vajavad arenduse eel detailset analüüsi ja võivad täpsustuda ja muutuda. Kõik ärinõuete muudatused ja täpsustused lepitakse kokku Riigi Tugiteenuste Keskusega ning muudatused fikseeritakse kirjalikult. 5.6. Hankelepingujärgsete tööde teostamisel hanke eesmärgi saavutamiseks on pakkujal õigus teha omapoolseid täiendus- ja muudatusettepanekuid. Kui RIK, SMIT ja RTK nõustuvad pakkuja poolsete täiendus-ja/või muudatusettepanekutega, ei ole pakkuja kohustatud tööde teostamisel lähtuma sõlmitava hankelepingu aluseks olevast tehnilisest kirjeldusest määral, mis vastab uutele kokkulepetele. Pakkuja peab rõhutama juhul kui pakkuja poolne muudatusettepanek tähendab lisatöid hankijale. Vastava teavituse puudumisel eeldab hankija, et muudatuse realiseerimiseks ei teostata lisatöid. 5.7. Pakkuja paneb arendustööde teostamiseks püsti oma arenduskeskkonna. 5.8. Töö tulem kantakse SMIT-i lähtekoodi repositooriumisse vastavalt SMIT-i juhistele, mis lepitakse kokku peale hankelepingu sõlmimist. 5.9. Pakkuja peab arenduse/töö/tulemi commitimisel ja üleandmisel ise tõestatavalt veendunud olema, et nende arendus/töö/tulem teeb seda, mis on nõutud ning samaaegselt ei riku/lõhu juba olemasolevat muud arendust/tööd/tulemit. Iga kirjutatud koodiüksuse kohta peaks olemas olema ka vastav test, mis kindlustab, et loodu toimib ja seda ka eriolukordades. Samuti on testid abiks juba olemasolevate komponentide muutmisel, indikeerides koheselt võimaliku probleemolukorra. 5.10. Pakkuja jaotab arenduste üleandmise 3 etappi (3-4 kuud). Iga etapp peab olema jaotatud omakorda iteratsioonideks (1-2 nädalat). 1-2 nädala tagant peavad toimuma tarkvara arenduse demonstratsioonid Pakkuja arenduskeskkonnas Riigi Tugiteenuste Keskuse esindajale. Iga iteratsiooni lõpus annab Pakkuja üle nimekirja realiseeritud arendustaskidest. Arenduse sobivuse korral teeb Pakkuja tarne SMIT-i repositooriumisse.(muudetud 21.05.2026. käskkirjaga) 5.11. Pakkuja poolt üleantavate ja testitud arendustööde ärinõuete vastuvõtutestimist teostab Riigi Tugiteenuste Keskus. Testimine viiakse läbi Hankija hallatavas testkeskkonnas. (muudetud 21.05.2026 käskkirjaga) 5.12. Töödele kehtib garantii 12 kuud. 5.13. Arendus- ja testkeskkondades kasutatakse ainult testandmeid. Andmetöötluse vajaduse ilmnedes antakse töödeldavad andmed hägustatud või muul viisil anonümiseeritud kujul. 7 5.14. Hangitava töö teostamise tegevuskava kirjeldatakse ära pakkumuse osana esitatavas projektiplaanis. Tegevuste ajalise järjestuse ja korduvuse valib pakkuja. Projektiplaan peab sisaldama ajakava kõikide hanke tehnilises kirjelduses kirjeldatud tööde ja vajalike eeltegevuste läbiviimiseks, jagunema 3 etappi ja vastama vähemalt järgmistele nõuetele: 5.14.1. Projektiplaanis kirjeldatud tööde läbiviimise tulemusena peavad olema saavutatud projekti eesmärk ja oodatavad tulemid ehk hankelepingu raames soovitud tööd. Projektiplaanis peavad kajastuma need tegevused, mis on vajalikud lõpptulemuse saavutamiseks. 5.14.2. Tegevused tuleb planeerida selliselt, et iga planeeritud etapi eel kooskõlastatakse arhitektuuriga seotud muudatused RIK-i ja SMIT-ga. 5.14.3. Pärast iga etapi lõppemist tuleb planeerida etappide tulemite presenteerimine RIK-ile, SMIT-ile ja RTK-le. 5.14.4. Iga projektiplaani töö kohta peab olema kirjeldatud töö nimetus, töö tegija(te) roll/nimi, ajaline kestus ja tähtaeg. 5.14.5. Projektiplaanis peab kajastuma töö tegemiseks vajalikud eeldused/lähteandmed ning töö mõõdetav(ad) tulem(id). Projektiplaan peab sisaldama mh. tähtaegu, mis on rakendatavad hankijale/välisele osapoolele projekti edukaks realiseerimiseks vajalike sisendite tagamise kohta. 5.14.6. Kõik projektiplaanis kirjeldatud tööd peavad olema omavahel loogiliselt seotud ja jaotatud iteratsioonidena, mida ollakse valmis tellijale üle andma. 5.14.7. Projektiplaan peab sisaldama ka töid, mille teostamist eeldatakse Hankijalt või teiste kaasatud väliste osapoolte poolt. 5.14.8. Projektiplaan peab sisaldama varuaega (puhvrit) ja selles peab arvestama riiklike pühade, puhkepäevade ja projektimeeskonna puhkustega. 5.14.9. Projektiplaan peab olema ajakohastatud kogu projekti teostamise vältel. 5.14.10. Lisaks projektiplaanile tuleb kirjeldada, millist agiilset arendusmetoodikat kasutatakse ja kuidas seda plaanitakse praktiliselt rakendada (pakkumuse eraldi dokument). 5.14.11. Lisaks projektiplaanile tuleb kirjeldada, kuidas kavatsetakse projektijuhtimise riske maandada (pakkumuse eraldi dokument). Riskide maandamise võimalused ja halduse ettepanekud (lähtuvalt käesolevast projektist) on esitatud selgelt, detailselt, läbimõeldult, struktureeritult ja põhjendatult. 5.15. Autoriõiguste realiseerimise viis on MIT. 5.16. Pakkuja peab komplekteerima hankelepingu täitmiseks arendusmeeskonna, kes vastab vähemalt järgmistele nõuetele: 5.16.1. Meeskonnaliikmete esitamisega kinnitab pakkuja, et esitatud meeskonnaliikmed hakkavad riigihanke tulemusel sõlmitud lepingu alusel töid teostama. Pakkumuses esitatud meeskonnaliikme saab hankija eelneval nõusolekul vahetada üksnes uue meeskonnaliikme vastu, kes vastab hankes esitatud tingimustele. 8 5.16.2. Kõikidele meeskonnaliikmetele teostatakse taustakontroll vastavalt lepingu tingimustele. 5.16.3. Kõikidel meeskonnaliikmetel peab olema eesti keel vähemalt heal tasemel. 5.16.4. Vähemalt ühel meeskonnaliikmel peab olema VueJS3 raamistiku kogemus riigihanke algamisele eelneva 2 aasta jooksul arendajana projektides kokku vähemalt 1500 tundi; 5.16.5. Vähemalt ühel meeskonnaliikmel peab olema Micro Frontend arendamise kogemus riigihanke algamisele eelneva 2 aasta jooksul arendajana projektides kokku vähemalt 500 tundi; 5.16.6. Vähemalt ühel meeskonnaliikmel peab olema PrimeVue kasutamise kogemus riigihanke algamisele eelneva 2 aasta jooksul arendajana projektides kokku vähemalt 500 tundi; 5.16.7. Vähemalt ühel meeskonnaliikmel peab olema REST, JSON ja Swagger kasutamise kogemus riigihanke algamisele eelneva 4 aasta jooksul projektides vähemalt 160 tundi iga tehnoloogia kohta; 5.16.8. Vähemalt ühel meeskonnaliikmel peab olema CSS3 ja HTML5 kogemus kasutajaliidese disaini loomisel riigihanke algamisele eelneva 5 aasta jooksul vähemalt 160 tundi mõlema tehnoloogia osas; 5.16.9. Vähemalt ühel meeskonnaliikmel peab olema testide arendamise (vähemalt üks järgnevast: unit-, integratsiooni- või süsteemitestid) kogemus projektides kokku vähemalt 200 tundi. 5.16.10. Vähemalt ühel meeskonnaliikmel peab olema Micronaut (java) programmeerimise kogemus riigihanke algamisele eelneva 4 aasta jooksul arendajana projektides kokku vähemalt 1500 tundi; 5.16.11. Vähemalt ühel meeskonnaliikmel peab olema JOOQ tehnoloogia (rakenduse andmebaasi kihi) kasutamise kogemus riigihanke algamisele eelneva 4 aasta jooksul projektides kokku vähemalt 1000 tundi; 5.16.12. Vähemalt ühel meeskonnaliikmel peab olema WebSocket kasutamise kogemus riigihanke algamisele eelneva 4 aasta jooksul projektides kokku vähemalt 300 tundi; 5.16.13. Vähemalt ühel meeskonnaliikmel peab olema S3 arendamise kogemus riigihanke algamisele eelneva 4 aasta jooksul projektides kokku vähemalt 160 tundi; 5.16.14. Vähemalt ühel meeskonnaliikmel peab olema andmemudeli modelleerimise kogemus kasutades UML keelt riigihanke algamisele eelneva 4 aasta jooksul analüütikuna projektides kokku vähemalt 1600 tundi; 5.16.15. Vähemalt ühel meeskonnaliikmel REST-JSON-API kirjeldamise kogemus riigihanke algamisele eelneva 4 aasta jooksul analüütikuna projektides kokku vähemalt 640 tundi; 9  5.16.16. Vähemalt ühel meeskonnaliikmel TypeScript/JavaScript kasutamise kogemus riigihanke algamisele eelneva 2 aasta jooksul testijana projektides kokku vähemalt 500 tundi; 5.16.17. Vähemalt ühel meeskonnaliikmel peab olema praktiline kogemus automaattestide kirjutamisel kasutades PlayWrighti või samaväärses tarkvaras; 5.16.18. Vähemalt ühel meeskonnaliikmel peab olema praktiline kogemus testlugude ja testplaani koostamisega; 5.16.19. Vähemalt ühel meeskonnaliikmel peab olema praktiline kogemus koormustestide automatiseerimises JMeteris või samaväärses tehnoloogias; 5.16.20. Vähemalt ühel meeskonnaliikmel peab olema praktiline prototüübi loomise kogemus Figmas või samaväärses tarkvaras; 5.16.21. Vähemalt ühel meeskonnaliikmel peab olema praktiline kogemus WCAG rakendamises; 5.16.22. Vähemalt ühel meeskonnaliikmel peab olema praktiline süsteeminõuete (requirements), funktsionaalsuste ja kasutaja tegevuste (use case ja/või user story) kaardistamine ja visualiseerimise kogemus; 5.16.23. Vähemalt ühel meeskonnaliikmel peab olema vähemalt 36-kuuline töökogemus tarkvara analüüsi läbiviimisel; 5.16.24. Vähemalt ühel meeskonnaliikmel peab olema vähemalt 36-kuuline projektijuhtimise töökogemus tarkvara arenduses; 5.16.25. Vähemalt kahel meeskonnaliikmel peab olema vähemalt 48- kuuline arendamise töökogemus tarkvara arenduses; 5.16.26. Vähemalt ühel meeskonnaliikmel peab olema vähemalt 24-kuuline testimise töökogemus tarkvara arenduses; 5.16.27. Kui lepingu täitmisel tekib hankijal põhjendatud kahtlus, et meeskonnaliige ei vasta hanke tehnilises kirjelduses toodud nõuetele on pakkuja kohustatud vastavalt lepingu punktile 15.2 isiku asendama. 5.16.28. Pakkuja esitab meeskonnaliikmete nõuetele vastavuse tõendamiseks vajaliku teabe hankija poolt etteantud cv vormil. 5.17. Pakkuja tagab meeskonnaliikmetele vajaliku riistvara. 5.17.1. Riistvara konfiguratsioon peab võimaldama vajalikesse süsteemidesse ligipääsu ning vajalikke seadistusi (nt Apple arvutid ei sobi). Asutuste sisevõrgu nõudeid arvestades on vajalik, et riistvara järgiks järgmisi nõudeid: 10  5.17.2. Windows 10 pro või Windows 11 operatsioonisüsteem (kõige uuem stabiilne versioon turvaparandustega); 5.17.3. kasutatav arvuti peab võimaldada kompileerida rakenduse koodi x86 platvormile; 5.17.4. TPM 2.0 olemasolu ning krüpteeritud andmekandja (millel projekti faile hoitakse); 5.17.5. krüpteerimiseks võib kasutada Windows bitlockerit; 5.17.6. kaasaegne (kehtiv, töötav ja võimalikult uus) viirustõrje. 6. AI kasutamine tööde teostamisel (lisatud 21.05.2026 muudatusega) 6.1. Pakkuja kinnitab pakkumuse esitamisega, et hankelepingujärgsete tööde teostamisel kasutab pakkuja tehisintellekti (edaspidi AI) ainult eelneval kokkuleppel RIK-iga. 6.2. AI kasutamisel tuleb järgida järgmisi tingimusi: 6.2.1. AI kasutamine tööde teostamisel peab olema kooskõlastatud RIK-i kontaktisikuga. 6.2.2. AI kohta, mida soovitakse kasutada, tuleb edastada RIK-ile järgnev info: 6.2.2.1. AI mudel ja versioon; 6.2.2.2. Loetelu ülesannetest, mille jaoks AI-d kasutatakse; 6.2.2.3. Loetelu arendusetappidest, mille jaoks AI-d kasutatakse; 6.2.2.4. AI kasutamise eesmärk konkreetsete ülesannete puhul. 6.2.3. AI kasutamisel tööde teostamiseks peab pakkuja tagama, et AI kasutamine vastab EITS-is ja/või ISO 27001 kirjeldatud turvalisus-, konfidentsiaalsus- ja andmekaitse nõuetele. 6.2.3.1. Keelatud on kasutada AI mudelit, mis kasutab infot enda treenimiseks. 6.3. Hankija hindab pakkumuses esitatud AI lahenduste kasutamise lubatavust lepingu täitmisel enne lahenduste kasutuselevõttu. 6.4. Juhul, kui pakkuja poolt soovitud AI lahendus ei ole RIKile vastuvõetav, esitatakse pakkujale vastavad põhjendused. Juhul, kui lepingutäitmisel selgub, et pakkuja jätkab AI lahenduse kasutamist on tegemist olulise lepingu rikkumisega. Hankijal on õigus, kuid ei ole kohustust soovitada alternatiivseid AI lahendusi. Lisad: 1. Funktsionaalsuste nõuded 2. Nõuded arendustele 3. Nõuded testimisele 11 4. Nõuded kasutajakogemuse ja kasutajaliidese disainile 5. UX/UI nõuete kontrollnimekiri arenduse eel ja järel 6. Dokumendihaldussüsteemi DORIS arhitektuur 12