04.02.2021 nr 1.2-23/21/451
Pakkumuse esitamise ettepanek
Kaitseministeerium teeb pakkumuse esitamise ettepaneku järgnevatele ettevõtetele:
- OrangeTime
- Global Virtual Solutions
- Jolos
- Vool Events.
Pakkumuse esitamise ettepanek
Kaitseministeerium teeb ettepaneku esitada pakkumus “NATO Cyber Pledge 2021”
virtuaalkonverentsi korraldamiseks.
Virtuaalkonverentsi eesmärk, kirjeldus ja nõuded virtuaalkonverentsi korraldamiseks on toodud
pakkumuse esitamise ettepanekule lisatud lähteülesandes (Lisa 1) ja töövõtulepingu eelnõus
(Lisa 2).
Pakkujal tuleb hankes osalemiseks esitada konverentsi korraldamise detailne plaan, milles on
kirjeldatud vastavalt lähteülesandes esitatud konverentsi kava punktidele, kuidas toimub
meeskonnaliikmete töökorraldus, tehniline ja ruumiline korraldus virtuaalkonverentsi
läbiviimiseks, ning pakkumuse maksumus lahtikirjutatult vastavalt pakkumuse esitamise
ettepaneku lisas 3 toodule.
Pakkumuse esitamise ettepaneku sisu kohta saab selgitusi saates päringu e-posti aadressil Kaja.
[email protected].
Pakkumused peavad jõus olema vähemalt 30 kalendripäeva pakkumuste esitamise tähtajast
arvates.
Nõuded pakkujale:
1. pakkuja peab määrama tööde teostamiseks projektijuhi, kellel on vähemalt ühe samalaadse
virtuaalkonverentsi korraldamise kogemus ning kes osaleb vahetult hankijaga sõlmitava lepingu
täitmises;
2. pakkuja esitab projektijuhi CV, millest nähtub vastavus eeltoodud tingimusele.
Pakkumused peavad vastama kõigile lähteülesandes ja käesolevas ettepanekus ettenähtud
nõuetele.
Hankijal on õigus pidada pakkujatega läbirääkimisi nii enne kui pärast pakkumuste esitamist,
järgides pakkujate võrdse kohtlemise printsiipi.
Pakkumuste hindamise kriteeriumid on toodud pakkumuse esitamise ettepaneku lisas 3.
Sakala 1 / 15094 Tallinn / 717 0022 /
[email protected] / www.kaitseministeerium.ee
Registrikood 70004502
Pakkumus (konverentsi korraldamise detailne plaan ja pakkumuse maksumus lahtikirjutatult) ja
projektijuhi CV palume digitaalselt allkirjastatuna saata 10.02.2021 e-posti aadressile Kaja.
[email protected].
Lugupidamisega
(allkirjastatud digitaalselt)
Eve Vungo
Rahvusvahelise koostöö osakonna juhataja
Lisa: 1. Lähteülesanne
2. Töölevõtulepingu eelnõu
3. Pakkumuse hindamise kriteeriumid
Kaja Karlson 717 0099
[email protected]
2 (2)
Lisa 1 Lähteülesanne Ülesanne: Virtuaalkonverentsi „NATO Cyber Pledge 2021“ korraldamine Kuupäev: K evad 2021 ( 1 5 .04.2021 ) Kellaaeg: 14:00-1 7 :00 (3 h) 1. Virtuaalkonverentsi tehniline kirjeldus: 2021 .a kevadel korraldab Kaitseministeerium rahvusvahelise virtuaal konverentsi „NATO Cyber Pledge 2021“. Kõrgetasemeline üritus toob virtuaalsel platvormil kokku NATO riikide pealinnade eksperdid ja poliitika-kujundajad. Ametlik ja kõrgetasemeline virtuaalkonverents ei sisalda piiratud tasemega teavet, kuid sellel osalemine on piiratud 30-le NATO riigile, mistõttu tuleks videokonverentsile sisenemine organiseerida vaid kutse alusel koos parooliga . 2. Virtuaalkonverentsi korraldamise juures on oluline arvestada järgnevate aspektidega: Konverentsil osalemine on tagatud virtuaalko nverentsi platvormi kaudu kuni 3 00-le liitujale ; Ürituse kavas on 3 kõrgetasemelist kõne ja 3 paneeli (vt. dokumendi all olevat lisa 1) ; tuleb arvestada võimalusega, et mõned plaanitavatest kolmest kõnest võivad olla ette salvestatud; P akkuja vastutab ruumide ettevalmistamise eest kõrgetasemelisele rahvusvahelisele konverentsile vastavalt ning arvestades ürituse olemust; Virtuaalkonverentsi on plaanitud ruumis jälgima kuni 50 kõrgetasemelist riiklikku esindajat (seoses COVID-19 puhanguga kinnitatakse 50 riikliku esindaja osalus kuu aega enne üritust 15.03.2021); sellest lähtuvalt peab k onverentsiruum füüsiliselt tagama hajutatud istekohad kuni 50-le ini mesele (valge laudlinaga lauad) ja r uumis viibijad peavad laval nägema videot sisse-helistavatest kõnelejatest. P akkuja ülesanded: Konverentsiruumi broneerimine (eelistatult varasema suurkonverentside või virtuaalkonverentsi kogemusega ruumides , nt. Kultuurikatel vm ); Kujunduselementide organiseerimine virtuaalkonverentsi platvormil (ürituse teema visuaalide kasutamine videotel/ekraanil ; esinejate nimede lisamine kaadrisse jm) ; Kujunduselementide organiseerimine konverentsiruumi s (s.h. ekraan, lava, valgete laudlinadega istumisala ga arvestamine kuni 50-le inimesele – lähtuvalt COVID-19 oludest hajutatult ); Lavakujundus e organiseerimine koos taustabänneri tootmise, kõnepu ldi, lavamööbli ja valgustusega; Videotöötlus: Üritust tutvustava video tootmine (esitamiseks ürituse alguses; 2-5 minutit); ette valmistatud videote lisamine ürituse kavva (ürituse alguse, lõpu ja paneelidevaheliste vaheklip pide na); Paneelidesse sisse helistavate kõnede haldamine (3 paneeli jooksul ); Üritusele registreerimise organiseerimine koos konverentsiga liitumise linkide ja parooli loomise ga ja selle edastamisega registreeritutele ; registreerimisinfo jagamine Kaitseministeeriumi kontaktiga ; Salvestama virtuaalkonverentsi ülekanne ning olema valmis jagama ürituse videomaterjali ( s.j . üksikute võtmesõnavõt t u de lindistus e) Kaitseministeeriumi kontakti ga . P akkuja ei oma pärast üritust õigust videomaterjali läbi enda kanalite jagada ; (Vajadus kinnitatakse tel lija poolt hiljemalt 15.03.2021 ) Tellima 50-le osalejale kaelapaelad ja konverentsikavad ; organiseerima kingitused meenemündi näol kirjaga „NATO Cyber Pledge 2021“ ; (Vajadus kinnitatakse tel lija poolt hiljemalt 15.03.2021 ) Toitlustusvajaduse selgumisel peab pakkuja selgitama välja hankija soovid ning võtma toitlustamise korraldamiseks vähemalt kolm võrreldavat pakkumust; pakkuja kohustub esitama tellijale saadud pakkumused üle vaatamiseks. P akkuja kohustub: Arvestama korraldaja ette antud sisu, temaatikat ja valdkonda; luua terviklik korralduslik kontseptsioon kõrgetasemelise rahvusvahelise konverentsi toimumiseks ja tagada sisuideede viimine virtuaalkonverentsi formaati. Tagam a konverentsi toimumiseks kaasaegne ja terviklik ruumi- ja tehniline lahendus. Tehniline lahendus sisaldab virtuaalkonverentsi platvormi ja konverentsi läbiviimiseks vajalikku kohapealset tehnilist lahendust koos teenindusega. Tagam a konverentsi materjalide (videoklippide, registreerimislehe külje, üritusega liitumise lingi ja salasõna jm) tootmine vastavalt tellija poolt hankelepingu sõlmimise järel ett e antud kujunduskontseptsioonist . Mehitam a professionaalne meeskond nii konverentsi ettevalmistamise perioodil kui ka konverentsi ajal. Pakkuja meeskonna poolt peab olema valmisolek esinejasuhtluse üle võtmiseks, esinemise tehniliseks juhendamiseks ja eel-testimiseks, esitluste/materjalide koondamiseks (juhul, kui esinejad soovivad kasutada presentatsioone , tuleks need kokku koguda, pärast üritust edastada Kaitseministeeriumi kontaktile ning kustutada eduka pakkumuse esitanud pakkuja arvutist) , ning korraldada sujuv koostöö teiste lepingupartneritega, kes on konverentsile kaasatud. Arvestama tehniliste ettevalmistustega konverentsile eelnevatel päevadel koos eel-testimistega ning arvestama võimalusega kombineerida ruumis olevate inimeste kõne virtuaalselt sisse helistavate osalistega. Sõlmima teenuse osutamiseks omal vastutusel, riisikol ja kulul vajalikud lepingud ja kokkulepped konverentsikeskuse operaatori ja kõigi teiste vajalike alltöövõtjatega . Lisa 1: virtuaalkonverentsi põhikava ülesehitus ( konverentsi ülesehituse täpsed kellaajad võivad korraldamis e käigus muutuda; s.j . arvesta valt töövõtja vajadustest konverentsi sisuosade parema tehnilise lahenduse saavutamiseks ) : 15 .04.2021 kell 14:00-17 :00 Aeg Ürituse osa 14:00-14:05 Sissejuhatav video 14:05-14:15 Avasõnad 14:15-14:25 Kõrgetasemeline võtmesõnavõtt 14:25-15:00 I Sessioon 15:00-15:05 I Vahevideo 15:05 -15 :55 II Sessioon 15:55-16 :00 II Vahevideo 16:00-16 :45 III Sessioon 16:45-17 :00 Kokkuvõttev sõnavõtt
Lisa 3 Pakkumuste hindamise kriteeriumid Hankija hindab pakkumusi järgmiste kriteeriumite alusel 100 punkti skaalas : konverentsi korraldamise plaan – 70 punkti; pakkumuse kogumaksumus – 30 punkti. Pakkumuste hindamise metoodika Pakkuja esitab konverentsi korraldamise detailse plaani , milles kirjeldab lahti vastavalt lähteülesandes esitatud konverentsi kava punktidele , kuidas toimub pakkuja poolt pakkumuses esitatud meeskonnaliikmete töökorraldus , tehniline ja ruumiline korraldus virtuaalkonverentsi läbiviimiseks . 70 punkti antakse pakkuja konverentsi korraldamise plaanile, kui plaanist nähtub detailselt, kronoloogiliselt ja selgelt tegevuste kavana esitatuna konverentsi korralduse stsenaarium, mis tagab konverentsi korralduse vastavalt lähteülesandes esitatud ajakavale (vt. Lähteülesande dokumendis olevat Lisa 1) , samuti laitmatu tehnilise kvaliteedi ja sujuvuse , suurepärase heli -, pildi -, esitlustehnika ja ruumilise keskkonna . Plaanist on võimalik stsenaariumi täpsusega detailselt aru saada, mida meeskonna liikmed konverentsi ajakava tegevuse punkte arvestades täpselt teevad (sh mis roll mis tegevuste ees mis ajahetkel vastutab ja kuidas ületatakse ruumiga, tehnikaga või inimeste terviseriketega ilmneda võivad tõrked või muud ootamatused), kuidas tagatakse osalejatele suurepärane konverentsikogemus ja kaasamine virtuaalplatvormil ja konverentsi jälgimine ruumis, detailne virtuaalplatvormi funktsionaalsuse kirjeldus, mis on tõendatud varasemate sündmuste põhjal teostatud demodega. Informatiivses ja üritust jäädvustavas plaanis , osalejate registreerimine ja registreerimistulemuste edastamine Kaitseministeeriumile ning teabe mitte-edastamine kolmandatele osapooltele . Plaanist nähtub ka detailne koostöö viis konverentsi päevadel hanke läbiviijaga , konverentsikeskuse operaatori , esinejate , eksponentidega jne ., eesmärgiga tagada sujuv ja laitmatu konverentsi korraldus . 30 punkti antakse pakkuja konverentsi korraldamise plaanile, kui plaanist nähtub üldisel tasemel, kronoloogiliselt ja selgelt tegevuste kavana esitatud konverentsi korralduse stsenaarium, mis tagab konverentsi korralduse vastavalt tehnilises kirjelduses esitatud ajakavale , samuti laitmatu tehnilise kvaliteedi ja sujuvuse , suurepärase heli -, pildi -, esitlustehnika ja ruumilise keskkonna tagamise vajadust . Plaanist on võimalik üldiselt aru saada, mida meeskonna liikmed konverentsi ajakava tegevuse punkte arvestades teevad (sh mis roll mis tegevuste ees mis ajahetkel vastutab ja kuidas ületatakse ruumiga, tehnikaga või inimeste terviseriketega ilmneda võivad tõrked või muud ootamatused), kuidas tagatakse osalejatele suurepärane konverentsikogemus osalemiskogemus ja kaasamine virtuaalplatvormil, virtuaalplatvormi funktsionaalsuse kirjeldus , informatiivses ja üritust jäädvustavas plaanis , osalejate registreerimine ja registreerimistulemuste edastamine Kaitseministeeriumile ning teabe mitte-edastamine kolmandatele osapooltele . Plaanist nähtub ka üldisel tasemel koostöö viis konverentsi päevadel hanke läbiviijaga , konverentsikeskuse operaatori , esinejate , eksponentidega jne ., eesmärgiga tagada sujuv ja laitmatu konverentsi korraldus . 0 punkti antakse pakkuja konverentsi korraldamise plaanile, kui plaan on napp või üldine , et sellest ei ole võimalik aru saada , kuidas pakkuja on kavandanud oma meeskonna tegevused , tehnilise valmisoleku ja ruumilise keskkonna , selleks et konverents laitmatult ja sujuvalt toimiks ja et ära hoia või ületada võimalikud tehnilised või inimeste terviseriketega seonduvad riskid ja ootamatused; virtuaalplatvormi funktsionaalsuse kirjeldus on puudulik , plaanist ei ole võimalik aru saada , kuidas toimub koostöö konverentsi päevadel riigihanke läbiviijaga ja toitlustaja ga , eesmärgiga tagada sujuv ja laitmatu konverentsi korraldus . Pakkuja esitab pakkumuse kogumaksu mu se koos lahtikirjutusega . Madalaima kogu maksumusega pakkumusele antakse maksimaalne arv punkte: 30 punkti. Teistele pakkumustele antakse punkte proportsionaalselt vähem (“pakkumuse väärtuspunktid” = „maksimaalne arv väärtuspunkte“ x (“kõige väiksem pakutud maksumus” / “pakkumuse maksumus “)). Pakkumuse kogum aksumuse lahtikirjutuses palume välja tuua muuhulgas : r uumide kasutus ; v ideokonverentsi läbiviimise kulud (nö agentuurikulu) ; kulutused lahtikirjeldatuna lähtuvalt ruumide üles seadmisest kõrgetasemeliseks konverentsiks (valgustus, ekraani taustabänner , sissejuhatava video tootmine jm, mis on kirjas lähteülesandes pakkuja ülesann etena ); Eraldiarvestusena palume välja tuua 15.03.2021 kinnitatavad kulud : toitlustaja leidmiseks hanke korraldamine , vajadusel laudade ja toolide rent 50le inimesele ; kaelapaelad 50le inimesele ; ürituse kava trükkimin e 50-le inimesele ; ürituse kingitused 50le inimesele (meenemündi kirjaga „NATO Cyber Pledge 2021“ kujundamine ja valmistamine ) . Edukaks tunnistatakse enim punkte saanud pakkumus. Juhul, kui mitu pakkumust saavad ühepalju punkte tunnistatakse võitja liisuheitmise teel .