Käskkiri

KÄSKKIRI 14.05.2025 nr 74 Ametijuhendite kinnitamine Avaliku teenistuse seaduse § 52 lõigete 1 ja 2 ning sotsiaalkaitseministri 30.01.2019 määruse nr 2 "Sotsiaalkindlustusameti põhimäärus" § 10 lõike 1 punkti 9 alusel 1. Kinnitan üldosakonna personalitalituse ametijuhendid vastavalt lisadele 1 kuni 2 järgmiselt: 1.1. personalipartner (lisa 1); 1.2. personalispetsialist (lisa 2). 2. Tunnistan kehtetuks peadirektori 20.12.2024 käskkirja nr 185 lisa 7 ja 8. 3. Käskkiri jõustub allakirjutamisel. Käskkirja peale on õigus 30 päeva jooksul käskkirja teatavaks tegemisest esitada vaie Sotsiaalkindlustusametile haldusmenetluse seaduses sätestatud korras või kaebus halduskohtule halduskohtumenetluse seadustikus sätestatud korras. (allkirjastatud digitaalselt) Maret Maripuu peadirektor  KINNITATUD Sotsiaalkindlustusameti peadirektori 14.05.2025 käskkirjaga nr 74 Lisa 2 AMETIJUHEND 1. Üldosa Struktuuriüksus Üldosakond, personalitalitus Teenistuskoht Personalispetsialist Vahetu juht Talituse juhataja Alluvad - Teenistuja asendab Personalispetsialist, personalipartner (teatud töölõikude osas) Teenistuja asendaja Personalispetsialist Teenistuskoha eesmärk Tagada Sotsiaalkindlustusameti (amet) ja osakonna eesmärkide täitmine, ühtehoidva tööpere kujunemine ja väärtustava töötajakogemuse, toetava personaliteenuse pakkumine. Toetada personalipartnerit, nõustada teenistujaid ning panustada personaliprotsesside kvaliteetsesse ja ladusasse toimimisse. Ametikoha grupp Töötaja Eritingimused Eritingimused määratakse töölepingus. 2. Peamised teenistusülesanded Oodatavad tulemused 2.1. Regulaarsete ja vajaduspõhiste  Regulaarsed infopäringud on õigeaegselt ja aruannete koostamine ja nõuetekohaselt edastatud kokkulepitud kanalis ja infopäringutele vastamine. õigele adressaadile. 2.2. Värbamise- ja valikutegevused.  Suhtlus kandidaatidega valikuprotsessi käigus on tagatud viisil, mis hoiab ja kujundab ameti positiivset tööandjakuvandit.  Kandidaatide ja konkursside haldus värbamise infosüsteemis toimib korrektselt.  Taustakontrollid on sätestatud piirides teostatud.  Tööandjaturunduse tegevused on kvaliteetselt ette valmistatud ja läbiviimises kaasumine on toimunud sätestatud piirides. 2.3. Töö- ja teenistussuhete haldamine.  Personalidokumendid on korrektselt (sh tähtaegselt ja kooskõlas personalipartnerilt saadud sisendiga) vormistatud, menetletud ja säilitatud.  Riigitöötaja iseteenindusportaali haldamise ja administreerimisega seotud ülesanded on tähtaegselt ja korrektselt täidetud. 2.4. Vestluste süsteemi haldamine.  Tagatud on katseajalõpuvestluste ja aastavestluste tähtaegne ja korrektne läbiviimine läbi juhtide asjakohase informeerimise ja vestluste infosüsteemis vajalike toimingute tegemise. 2.5. Personalisündmuste ja -tegevuste  Kokkulepitud ulatuses on ameti personali arendus- korraldamine ning läbiviimises ja motivatsioonitegevused korrektselt ja tõhusalt osalemine. toetatud (sh hankemenetlus ja tegevused riigitöötaja iseteenindusportaalis). 2.6. Tööohutuse- ja tervishoiu-  Koostöös töökeskkonna- ja heaolu partneriga on valdkonna ning terviseedenduse tagatud teenistujate tähtaegne tervisekontrollide alased tegevused. läbiviimise koordinatsioon.  Kontrollitud on, kas teenistujad on tähtaegselt tervisekontrollid läbinud.  Vajaduspõhiselt on läbi viidud terviseedenduse alased tegevused.  Teenistujatele on tagatud hüvitiste ja toetuste tähtaegne väljamakse.  2.7. Kommunikatsioonialased tegevu-  Tagatud on ajakohane ja sisukas info sed. personaliteenuste kohta siseveebis.  Operatiivne info on edastatud teenistujatele läbi asutuse elektroonilise infokirja, siseveebi artiklite ja vajadusel välisveebi artiklite.  Personalivaldkonna juhendid, esitlused ja teised visuaalid on selgelt ja pilkupüüdvalt kujundatud. 2.8. Muude pädevusvaldkonda  Muud tööga seotud tegevused ja projektid on omal kuuluvate tegevuste korraldamine initsiatiivil ja/või osakonna juhataja või vahetu juhi ja koostöö partneritega korraldusel edukalt läbi viidud. organisatsiooni siseselt ja väliselt.  Tehtud on põhjendatud ettepanekud töökorralduse parandamiseks või muud arendusettepanekud, mis lähtuvad ameti võimalustest ja eesmärkidest.  Toimub infovahetus ja koostöö partneritega. 2.9. Vahetu juhi, osakonna juhataja või  Ülesanded on täidetud nõuetekohaselt ja peadirektori antud muude tähtaegselt. ühekordsete ülesannete täitmine. 3. Teenistuskoha täitjale esitatavad nõuded Haridus Kõrgharidus (võib olla omandamisel). Erialane töökogemus Personalitöö kogemus või kogemus assisteerival ameti- või töökohal. Keeleoskus Eesti keele oskus tasemel C1. Vähemalt ühe võõrkeele (soovitavalt inglise keel) oskus tasemel B1. Teadmised ja oskused MS Office tootepere kasutamise oskus. Omandab kiiresti uute programmide spetsiifika ning otsib uusi infotehnoloogilisi lahendusi oma töö lihtsustamiseks. Isikuomadused Täpsus, korrektsus, hoolivus, asjatundlikkus, koostöövõime, uuendusmeelsus, lahendustele orienteeritus ja pingetaluvus. 4. Õigused ja vastutus Õigused  teha kaugtööd kokkuleppel vahetu juhiga;  kasutada kõiki ameti esindusi töö tegemiseks;  saada tööülesannete täitmiseks vajalikku infot, sh ligipääse tööks vajalikele infosüsteemidele;  saada tööalast juhendamist ja põhjendatud juhul supervisiooni;  osaleda ja esindada ametit oma valdkonna piires töörühmades, koolitustel jne;  vastu võtta otsuseid oma pädevuse piires. Vastutus  tööülesannete tulemusliku täitmise eest vastavalt ametijuhendile, ameti põhimäärusele, äriprotsesside töövoogudele ja muudele kehtivatele õigusaktidele, juhenditele ning püstitatud eesmärkidele;  tööülesannete täitmiseks antud riigi vara heaperemeheliku kasutamise eest;  teenistusülesannete täitmisega seoses teatavaks saanud isikuandmete, riigisaladuse ning muu juurdepääsupiiranguga teabe ja konfidentsiaalse info hoidmise eest;  andmebaaside ja infosüsteemide turvalise ja sihipärase kasutamise eest;  oma kvalifikatsiooni hoidmise ning täiendamise eest;  ameti maine hoidmise eest enda poolt vahendatavas teabes ja oma tegevustes. Ametijuhend vaadatakse üle kord aastas vahetu juhiga või töökorralduse muutumisel.  KINNITATUD Sotsiaalkindlustusameti peadirektori 14.05.2025 käskkirjaga nr 74 Lisa 1 AMETIJUHEND 1. Üldosa Struktuuriüksus Üldosakond, personalitalitus Teenistuskoht Personalipartner Vahetu juht Talituse juhataja Alluvad - Teenistuja asendab Personalipartner, talituse juhataja Teenistuja asendaja Personalipartner, talituse juhataja Teenistuskoha eesmärk Tagada Sotsiaalkindlustusameti (amet) ja osakonna eesmärkide täitmine, ühtehoidva tööpere kujunemine ja väärtustava töötaja- kogemuse, toetava personaliteenuse pakkumine, teenistujate nõustamine personalipartneri vastutusalas olevatele struktuuri- üksustele. Ametikoha grupp Töötaja Eritingimused Eritingimused määratakse töölepingus. 2. Peamised teenistusülesanded Oodatavad tulemused 2.1. Ameti personalipõhimõtete kujundamises  Juhid ja teenistujad on personalijuhtimise osalemine ja nende elluviimine. alastes küsimustes nõustatud.  Teenistujad on saanud juhtide vastutusalast väljapoole jäävates personaliküsimustes kvaliteetset nõu ja/või juhiseid.  Personalipartner võib delegeerida ülesandeid personalispetsialistile, kuid jääb vastutavaks lõppeesmärgi täitmise eest. 2.2. Personaliteenuse korraldamine ja  Personaliteenus (personali planeerimine, arendamine, sh töö- ja teenistussuhte personaliarvestus, värbamine, valik, haldamine. eesmärgistamine, hindamine, sisemine järelkasv, tasustamine, motiveerimine) on partneri vastutusvaldkonnas olevate struktuuriüksustes tagatud ja kaetud.  Partneri vastutusvaldkonnas olevate struktuuriüksuste juhtidel on asjakohane ülevaade koosseisu- ja palgaandmetest, teenistujate hindamise põhimõtetest.  Teenistuskohtade koosseisus olevad ametikohad on koostöös juhtidega paigutatud teenistusgruppidesse vastavalt kehtivale klassifikaatorile.  Personalidokumendid on korrektselt (sh tähtaegselt ja kooskõlas õigusaktidega) vormistatud, menetletud ja säilitatud.  Ametijuhendid vastavad ametikoha nõuetele, on pidevalt ajakohased ning kõigile elektrooniliselt kättesaadavad.  Riigitöötaja iseteenindusportaali haldamise ja administreerimisega seotud ülesanded on tähtaegselt ja korrektselt täidetud.  Osutatav teenus on kvaliteetne, tõhus, seadustega kooskõlas ning lähtub ameti personalijuhtimise põhimõtetest. 2.3. Värbamise ja valikutegevused ning uute  Koosseis on mehitatud kompetentsete ja teenistujate sisseelamise toetamine. pühendunud teenistujatega, värbamise- ja  valikutegevused vastavad organisatsiooni võimalustele ja vajadustele.  Värbamise- ja valikutegevus on läbipaistev ja eetiline, põhimõtted on teada protsessis osalevatele juhtidele ja organisatsioonis laiemalt.  Tegeletakse aktiivselt organisatsiooni maine kujundamisega nii värbamise- ja valikuprotsessi siseselt kui ka laiemalt.  Uute teenistujate sisseelamise hõlbustamiseks rakendatakse koostöös juhtidega mentorlussüsteemi; Uue töötaja päev on toetatud ja vastavalt vajadusele läbiviidud. 2.4. Vestluste süsteemi haldamine.  Tagatud on katseajalõpuvestluste tähtaegne ja korrektne läbiviimine läbi juhtide asjakohase informeerimise, juhendmaterjalide kättesaadavuse ja töösuhete alase nõustamise partneri vastutusvaldkonnas.  Tagatud on hindamisvestluste sisukas läbiviimine ja tulemuste kirjalik fikseerimine läbi juhendmaterjalide kättesaadavuse, juhtide ja teenistujate koolitamise ning järelkontrolli teostamise. Vestlustulemused on süstematiseeritud ning kättesaadavad juhtidele ja teenistujatele, info on läbi töötatud ning selle põhjal esitatud sisukad järeldused.  Personalipartneri vastutusvaldkonnas on läbi viidud lahkumisvestlused kõigi organisatsioonist väljuvate teenistujatega, tulemused on fikseeritud ja tulemuste alusel tehtud analüüsi alusel esitatud sisukad järeldused. 2.5. Kommunikatsioonialased tegevused.  Tagatud on ajakohane ja sisukas info personaliteenuste kohta siseveebis.  Operatiivne info on edastatud teenistujatele läbi ameti elektroonilise infokirja, siseveebi artiklite ja vajadusel välisveebi artiklite.  Vastatud on teabenõuetele ja selgitustaotlustele oma vastutusvaldkonnas. 2.6. Muude pädevusvaldkonda kuuluvate  Muud tööga seotud tegevused ja projektid tegevuste korraldamine, uuenduste on omal initsiatiivil ja/või osakonna juhataja algatamine ning koostöö partneritega või vahetu juhi korraldusel edukalt läbi organisatsiooni siseselt ja väliselt. viidud.  Tehtud on põhjendatud ettepanekud töökorralduse parandamiseks või muud arendusettepanekud, mis lähtuvad ameti võimalustest ja eesmärkidest.  Vastavalt vajadusele on läbi viidud organisatsiooniuuringud või osaletud nende läbiviimises.  Vastavalt vajadusele on osaletud koolitus ja arendustegevustes  Välja on kujunenud koostööpartnerite võrgustik (nt PARE, ESAL, Koolitusjuhtide  kogu, riigiasutuste personalijuhtide koostöövõrgustik). Toimub infovahetus ja koostöö partneritega. 2.7. Vahetu juhi, osakonna juhataja või  Ülesanded on täidetud nõuetekohaselt ja peadirektori antud muude ühekordsete tähtaegselt. ülesannete täitmine. 3. Teenistuskoha täitjale esitatavad nõuded Haridus Personalitöö-, juhtimis-, koolitus- või psühholoogiaalane kõrgharidus. Erialane töökogemus Erialase hariduse olemasolul vähemalt 2-aastane töökogemus ametiasutuse või ametikoha töövaldkonnas. Erialase hariduse puudumisel vähemalt 5-aastane töökogemus valdkonnas. Keeleoskus Eesti keele oskus tasemel C1. Vähemalt ühe võõrkeele oskus (soovitavalt inglise või vene keel) tasemel B1. Teadmised ja oskused MS Office tootepere kasutamise oskus. Omandab kiiresti uute programmide spetsiifika ning otsib uusi infotehnoloogilisi lahendusi oma töö lihtsustamiseks. Töölepingu seaduse ja avaliku teenistuse seaduse tundmine ja praktika. Prioriteetide seadmise- ja aja planeerimise oskus. Hea suuline ja kirjalik eneseväljendusosakus. Isikuomadused Asjatundlikkus, uuendusmeelsus, lahendustele orienteeritus, teenindusvalmidus, täpsus, korrektsus, süsteemne mõtlemine, hoolivus, empaatiavõime, hea koostöövõime ja pingetaluvus. 4. Õigused ja vastutus Õigused  teha kaugtööd kokkuleppel vahetu juhiga;  kasutada kõiki ameti esindusi töö tegemiseks;  saada tööülesannete täitmiseks vajalikku infot, sh ligipääse tööks vajalikele infosüsteemidele;  saada tööalast juhendamist ja põhjendatud juhul supervisiooni;  osaleda ja esindada ametit oma valdkonna piires töörühmades, koolitustel jne;  vastu võtta otsuseid oma pädevuse piires. Vastutus  tööülesannete tulemusliku täitmise eest vastavalt ametijuhendile, ameti põhimäärusele, äriprotsesside töövoogudele ja muudele kehtivatele õigusaktidele, juhenditele ning püstitatud eesmärkidele;  tööülesannete täitmiseks antud riigi vara heaperemeheliku kasutamise eest;  teenistusülesannete täitmisega seoses teatavaks saanud isikuandmete, riigisaladuse ning muu juurdepääsupiiranguga teabe ja konfidentsiaalse info hoidmise eest;  andmebaaside ja infosüsteemide turvalise ja sihipärase kasutamise eest;  oma kvalifikatsiooni hoidmise ning täiendamise eest;  ameti maine hoidmise eest enda poolt vahendatavas teabes ja oma tegevustes. Ametijuhend vaadatakse üle kord aastas vahetu juhiga või töökorralduse muutumisel.