Käskkiri

KÄSKKIRI 20.05.2025 nr 83 Ametijuhendite kinnitamine Avaliku teenistuse seaduse § 52 lõigete 1 ja 2 ning sotsiaalkaitseministri 30.01.2019 määruse nr 2 "Sotsiaalkindlustusameti põhimäärus" § 10 lõike 1 punkti 9 alusel 1. Kinnitan üldosakonna teabehalduse talituse ametijuhendid vastavalt lisadele 1 kuni 5 järgmiselt: 1.1. bürooassistent (lisa 1); 1.2. peaspetsialist (lisa 2); 1.3. peaspetsialist (lisa 3); 1.4. peaspetsialist (lisa 4); 1.5. arhivaar (lisa 5). 2. Tunnistan kehtetuks peadirektori 27.12.2024 käskkirja nr 197 lisad 2 kuni 4, peadirektori 30.01.2025 käskkirja nr 13 ja peadirektori 05.03.2025 käskkirja nr 36. 3. Käskkiri jõustub allakirjutamisel. Käskkirja peale on õigus 30 päeva jooksul käskkirja teatavaks tegemisest esitada vaie Sotsiaalkindlustusametile haldusmenetluse seaduses sätestatud korras või kaebus halduskohtule halduskohtumenetluse seadustikus sätestatud korras. (allkirjastatud digitaalselt) Maret Maripuu peadirektor  KINNITATUD Sotsiaalkindlustusameti peadirektori 20.05.2025 käskkirjaga nr 83 Lisa 3 AMETIJUHEND 1. Üldosa Struktuuriüksus Üldosakond, teabehalduse talitus Teenistuskoht Peaspetsialist Vahetu juht Talituse juhataja Alluvad - Teenistuja asendab Peaspetsialist, talituse juhataja (pädevuse piires) Teenistuja asendaja Peaspetsialist, talituse juhataja Teenistuskoha eesmärk Valdkonna asjatundjana juhib protsessi ja täidab konkreetseid ülesandeid; kontrollib oma valdkonnas teenuse kvaliteeti ja esitab ettepanekuid teenuse parendamiseks; nõustab kolleege; registreerib Sotsiaalkindlustusametile (amet) edastatud teavet õigesse infosüsteemi; teostab kontrolli enda pädevuse piires; juhib tähelepanu puudustele, tuvastab rikkumisi ja kõrvalekaldeid nõuetest ja eeskirjadest; annab selgitusi valdkondlike nõuete ja eeskirjade täitmise kohta; valmistab ette oma valdkonna koolitusi, viib neid läbi või osaleb neis; koostab oma pädevuse piires oma valdkonna kohta aruandeid; lahendab keerukamaid probleeme või on kaasatud nende lahendamisse. Ametikoha grupp Töötaja Eritingimused Eritingimused määratakse töölepingus. 2. Peamised teenistusülesanded Oodatavad tulemused 2.1. Teenistujate juhendamine,  Vajadusel on tagatud pädev ja asjakohane nõustamine teabehalduse teenistujate juhendamine teabehalduse valdkonnas ja teabevahetuse ja valdkonnas. -ringluse korraldamine ning  Ameti e-posti aadressidele tulnud teave (sh haldamine. lepingud, aktid) on registreeritud ja menetlusse suunatud või väljasaatmine korraldatud.  Masspostituste edastamine sisuosakonna sisendi alusel.  Juristide kohtulahendite ja vajadusel kohtu dokumentide registreerimine ja edastamine (õiguse kausta haldamine).  Lepingute vormistus, ülevaade ja kehtivus on ajakohane.  Pädevuse piires teabe andmekaitsealane nõustamine tehtud.  Ametlikud dokumendid on nõuetekohaselt vormistatud. 2.2. Töös kasutatavate infosüsteemides  Infosüsteemides olev teave on nõuetekohaselt oleva info haldamine. registreeritud ja suunatud menetlusse. Osakondadega koostöös  Teave on kiirelt süsteemidest leitav ja kasutatav. protsesside mugavdamine.  Protsessimuudatused on kirjeldatud ja teenistujaid koolitatud.  Juhendid on koostatud. 2.3. Vajadusel asutuse teenistujatele  EDHSi ja infosüsteemi SKAIS2 koolitused on DHSi ja infosüsteemis SKAIS2 vajaduspõhiselt teenistujatele läbi viidud. koolituste tagamine.  Veebikoolitus on asjakohane. 2.4. Kasutajaõiguste andmine ja/või  Dokumendihaldussüsteemile on tagatud korraldamine kasutajaõigused. dokumendihaldussüsteemile.  EDHSis on hallatud kasutajagrupi nimekirjad. 2.5. EDHSist väljavõtete tegemine.  Vajalikud väljavõtted on tehtud.   Lahkuvate teenistujate EDHSis vastutusel olevatest dokumentidest, tööülesannetest on väljavõte edastatud vahetule juhile.  Regulaarne kontroll puudustega menetluste, töövoogude ja tööülesannetele on teostatud.  Puudused on kõrvaldatud ja üleliigsed dokumendid/töövood/tööülesanded kustutatud. 2.6. EDHSiga seotud administratiivsete  Dokumendimallid on koostatud ja ajakohased (sh tegevuste teostamine. siseveebis olevad dokumendivormid).  "Saatmata dokumendid" EDHSi menüüpunkt on kontrollitud ja teavitused teenistujatele edastatud.  Tagatud on õiged ja ajakohased funktsioonid, sarjad ja toimikud.  Loodud ja korrastatud on dokumentide ja asjatoimikute liigid.  EDHSis olev teave on korrastatud üleandmiseks arhiivile või edasiseks säilitamiseks ameti arhiivis. 2.7. Koostöö teiste osakondadega ja/või  Välja on kujunenud koostööpartnerite võrgustik. asutuste ja organisatsioonidega  Toimub infovahetus ja koostöö partneritega. oma pädevusvaldkonnas. 2.8. Muude pädevusvaldkonda  Muud tööga seotud tegevused ja projektid on omal kuuluvate tegevuste korraldamine initsiatiivil ja/või juhtkonna korraldusel edukalt läbi ja uuenduste algatamine. viidud.  Tehtud on põhjendatud ettepanekud töö- korralduse parandamiseks või muud arendusettepanekud, mis lähtuvad ameti võimalustest ja eesmärkidest. 2.9. Hea teeninduse kokkulepete  On järgitud ameti väärtusi ja kvaliteedinõudeid. järgimine. 2.10. Vahetu juhi antud muude  Ülesanded on täidetud nõuetekohaselt ja ühekordsete ülesannete täitmine. tähtaegselt vastavalt juhistele. 3. Teenistuskoha täitjale esitatavad nõuded Haridus Kutse- või kõrgharidus, soovitatavalt erialane kutse- või kõrgharidus. Erialane töökogemus 3-aastane avaliku sektori kogemus teabehaldusega seotud ametikohal. Keeleoskus Eesti keele oskus tasemel C1. Vene keele oskus tasemel B1. Teadmised ja oskused Vilunud MS Office tootepere kasutaja, on võimeline ka teisi juhendama. Omandab kiiresti uute programmide spetsiifika ning otsib uusi infotehnoloogilisi lahendusi oma töö lihtsustamiseks. Valdab pimekirja. Soovitavalt varasem töökogemus dokumendihaldussüsteemiga Delta. Isikuomadused Hoolivus, asjatundlikkus, koostöövõime, uuendusmeelsus, korrektsus, esinemisjulgus, efektiivsus, pingetaluvus, juhendamisoskus, loovus, suhete loomise oskus 4. Õigused ja vastutus Õigused  teha kaugtööd kokkuleppel vahetu juhiga;  kasutada kõiki ameti esindusi töö tegemiseks;  saada tööülesannete täitmiseks vajalikku infot, sh ligipääse tööks vajalikele infosüsteemidele;  saada tööalast juhendamist ja põhjendatud juhul supervisiooni;  osaleda ja esindada ametit oma valdkonna piires töörühmades, koolitustel jne;  vastu võtta otsuseid oma pädevuse piires.  Vastutus  tööülesannete tulemusliku täitmise eest vastavalt ametijuhendile, ameti põhimäärusele, äriprotsesside töövoogudele ja muudele kehtivatele õigusaktidele, juhenditele ning püstitatud eesmärkidele;  tööülesannete täitmiseks antud riigi vara heaperemeheliku kasutamise eest;  teenistusülesannete täitmisega seoses teatavaks saanud isikuandmete, riigisaladuse ning muu juurdepääsupiiranguga teabe ja konfidentsiaalse info hoidmise eest;  andmebaaside ja infosüsteemide turvalise ja sihipärase kasutamise eest;  oma kvalifikatsiooni hoidmise ning täiendamise eest;  ameti maine hoidmise eest enda poolt vahendatavas teabes ja oma tegevustes. Ametijuhend vaadatakse üle kord aastas vahetu juhiga või töökorralduse muutumisel.  KINNITATUD Sotsiaalkindlustusameti peadirektori 20.05.2025 käskkirjaga nr 83 Lisa 4 AMETIJUHEND 1. Üldosa Struktuuriüksus Üldosakond, teabehalduse talitus Teenistuskoht Peaspetsialist Vahetu juht Talituse juhataja Alluvad - Teenistuja asendab Peaspetsialist, talituse juhataja (pädevuse piires) Teenistuja asendaja Spetsialist, peaspetsialist, talituse juhataja Teenistuskoha eesmärk Valdkonna asjatundjana juhib protsessi ja täidab konkreetseid ülesandeid; kontrollib oma valdkonnas teenuse kvaliteeti ja esitab ettepanekuid teenuse parendamiseks; nõustab kolleege; registreerib Sotsiaalkindlustusametile (amet) edastatud teavet õigesse infosüsteemi; teostab kontrolli enda pädevuse piires; juhib tähelepanu puudustele, tuvastab rikkumisi ja kõrvalekaldeid nõuetest ja eeskirjadest; annab selgitusi valdkondlike nõuete ja eeskirjade täitmise kohta; valmistab ette oma valdkonna koolitusi, viib neid läbi või osaleb neis; koostab oma pädevuse piires oma valdkonna kohta aruandeid; lahendab keerukamaid probleeme või on kaasatud nende lahendamisse. Ametikoha grupp Töötaja Eritingimused Eritingimused määratakse töölepingus. 2. Peamised teenistusülesanded Oodatavad tulemused 2.1. Teenistujate juhendamine,  Vajadusel on tagatud pädev ja asjakohane nõustamine teabehalduse valdkonnas teenistujate juhendamine teabehalduse ja teabevahetuse ja -ringluse valdkonnas. korraldamine ning haldamine.  Ameti e-posti aadressidele tulnud teave (sh lepingud, aktid) on registreeritud ja menetlusse suunatud või väljasaatmine korraldatud.  Masspostituste edastamine sisuosakonna sisendi alusel.  Juristide kohtulahendite ja vajadusel kohtu dokumentide registreerimine ja edastamine (õiguse kausta haldamine).  Lepingute vormistus, ülevaade ja kehtivus on ajakohane.  Pädevuse piires teabe andmekaitsealane nõustamine tehtud.  Ametlikud dokumendid on nõuetekohaselt vormistatud. 2.2. Töös kasutatavate infosüsteemides  Infosüsteemides olev teave on nõuetekohaselt oleva info haldamine. Osakondadega registreeritud ja suunatud menetlusse. koostöös protsesside mugavdamine.  Teave on kiirelt süsteemidest leitav ja kasutatav.  Protsessimuudatused on kirjeldatud ja teenistujaid koolitatud.  Juhendid on koostatud. 2.3. Perelepitusteenuse  Perelepitusteenusega seotud dokumendid on administreerimine. registreeritud ja töösse suunatud vastavalt töökorrale ja dokumentide loetelule.  Perelepitusteenuse dokumentide ja info väljasaatmine on korraldatud. 2.4. Vajadusel asutuse teenistujatele DHSi  EDHSi ja infosüsteemi SKAIS2 koolitused on ja infosüsteemis SKAIS2 koolituste vajaduspõhiselt teenistujatele läbi viidud. tagamine.  Veebikoolitus on asjakohane. 2.5. Kasutajaõiguste andmine ja/või  Dokumendihaldussüsteemile on tagatud korraldamine dokumendihaldus- kasutajaõigused. süsteemile.  EDHSis on hallatud kasutajagrupi nimekirjad. 2.6. EDHSist väljavõtete tegemine.  Vajalikud väljavõtted on tehtud.  Lahkuvate teenistujate EDHSis vastutusel olevatest dokumentidest, tööülesannetest on väljavõte edastatud vahetule juhile.  Regulaarne kontroll puudustega menetluste, töövoogude ja tööülesannetele on teostatud.  Puudused on kõrvaldatud ja üleliigsed dokumendid/töövood/tööülesanded kustutatud. 2.7. EDHSiga seotud administratiivsete  Dokumendimallid on koostatud ja ajakohased tegevuste teostamine. (sh siseveebis olevad dokumendivormid).  "Saatmata dokumendid" EDHSi menüüpunkt on kontrollitud ja teavitused teenistujatele edastatud.  Tagatud on õiged ja ajakohased funktsioonid, sarjad ja toimikud.  Loodud ja korrastatud on dokumentide ja asjatoimikute liigid.  EDHSis olev teave on korrastatud üleandmiseks arhiivile või edasiseks säilitamiseks ameti arhiivis. 2.8. Koostöö teiste osakondadega ja/või  Välja on kujunenud koostööpartnerite asutuste ja organisatsioonidega oma võrgustik. pädevusvaldkonnas.  Toimub infovahetus ja koostöö partneritega. 2.9. Muude pädevusvaldkonda kuuluvate  Muud tööga seotud tegevused ja projektid on tegevuste korraldamine ja uuenduste omal initsiatiivil ja/või juhtkonna korraldusel algatamine. edukalt läbi viidud.  Tehtud on põhjendatud ettepanekud töökorralduse parandamiseks või muud arendusettepanekud, mis lähtuvad ameti võimalustest ja eesmärkidest. 2.10. Hea teeninduse kokkulepete  On järgitud ameti väärtusi ja kvaliteedinõudeid. järgimine. 2.11. Vahetu juhi antud muude  Ülesanded on täidetud nõuetekohaselt ja ühekordsete ülesannete täitmine. tähtaegselt vastavalt juhistele. 3. Teenistuskoha täitjale esitatavad nõuded Haridus Kutse- või kõrgharidus, soovitatavalt erialane kutse või kõrgharidus Erialane töökogemus 3-aastane avaliku sektori kogemus teabehaldusega seotud ametikohal. Keeleoskus Eesti keele oskus tasemel C1. Vene keele oskus tasemel B1. Teadmised ja oskused Vilunud MS Office tootepere kasutaja, on võimeline ka teisi juhendama. Omandab kiiresti uute programmide spetsiifika ning otsib uusi infotehnoloogilisi lahendusi oma töö lihtsustamiseks. Valdab pimekirja. Soovitavalt varasem töökogemus dokumendihaldussüsteemiga Delta. Isikuomadused Hoolivus, asjatundlikkus, koostöövõime, uuendusmeelsus, korrektsus, esinemisjulgus, efektiivsus, pingetaluvus, juhendamisoskus, loovus, suhete loomise oskus  4. Õigused ja vastutus Õigused  teha kaugtööd kokkuleppel vahetu juhiga;  kasutada kõiki ameti esindusi töö tegemiseks;  saada tööülesannete täitmiseks vajalikku infot, sh ligipääse tööks vajalikele infosüsteemidele;  saada tööalast juhendamist ja põhjendatud juhul supervisiooni;  osaleda ja esindada ametit oma valdkonna piires töörühmades, koolitustel jne;  vastu võtta otsuseid oma pädevuse piires. Vastutus  tööülesannete tulemusliku täitmise eest vastavalt ametijuhendile, ameti põhimäärusele, äriprotsesside töövoogudele ja muudele kehtivatele õigusaktidele, juhenditele ning püstitatud eesmärkidele;  tööülesannete täitmiseks antud riigi vara heaperemeheliku kasutamise eest;  teenistusülesannete täitmisega seoses teatavaks saanud isikuandmete, riigisaladuse ning muu juurdepääsupiiranguga teabe ja konfidentsiaalse info hoidmise eest;  andmebaaside ja infosüsteemide turvalise ja sihipärase kasutamise eest;  oma kvalifikatsiooni hoidmise ning täiendamise eest;  ameti maine hoidmise eest enda poolt vahendatavas teabes ja oma tegevustes. Ametijuhend vaadatakse üle kord aastas vahetu juhiga või töökorralduse muutumisel.  KINNITATUD Sotsiaalkindlustusameti peadirektori 20.05.2025 käskkirjaga nr 83 Lisa 5 AMETIJUHEND 1. Üldosa Struktuuriüksus Üldosakond, teabehalduse talitus Teenistuskoht Arhivaar Vahetu juht Talituse juhataja Alluvad - Teenistuja asendab Arhivaar, spetsialist (digiteerija) Teenistuja asendaja Arhivaar, spetsialist (digiteerija), talituse juhataja Teenistuskoha eesmärk Sotsiaalkindlustusameti (amet) teabehalduse korraldamises ja teabehalduse põhimõtete rakendamisel osalemine, valdkonda reguleerivate juhendite koostamine, teabe nõuetekohase säilimise ja kasutatavuse tagamine, olenemata selle jäädvustamise viisist või kandjast ning ameti teenistujate juhendamine ja nõustamine arhiivihalduslikes küsimustes. Ametikoha grupp Töötaja Eritingimused Eritingimused määratakse töölepingus. 2. Peamised teenistusülesanded Oodatavad tulemused 2.1. Teabe vastuvõtmise, korrastamise,  Tagatud on teabe nõuetekohane ja õigeaegne säilimise ja kasutatavuse tagamise vastuvõtmine, korrastamine ning kasutatavuse ning hävitamise korraldamine ja ja säilimise tagamine vastavalt teabekandjale ja läbiviimine. hoidva süsteemile.  Dokumendid ja arhivaalid on kantud kohasesse arhiivikoosseisu ülevaatesse. Teostatud on regulaarne püsivuse ja olemikontroll.  Paberkandjal dokumentide laenutamine ja laenutuse üle arvestuse pidamine toimub nõuetekohaselt.  Tagatud on dokumentide nõuetekohane hävitamiseks eraldamine nii paber- kui ka digiarhiivis vastavalt kehtestatud säilitustähtaegadele.  Ametisisene arhiivieeskiri on koostatud ja ajakohastatud. 2.2. Arhivaalide Rahvusarhiivi üleandmine.  Arhivaalid on korrastatud vastavalt kehtestatud nõuetele.  Arhivaalide üleandmisel Rahvusarhiivi nõutud dokumendid on õigeaegselt ja nõuetekohaselt vormistatud. 2.3. Teenistujate juhendamine ning  Tagatud on teenistujate pädev ja asjakohane koostöö teiste osakondadega ja/või juhendamine ja nõustamine. asutuste ja organisatsioonidega oma  Välja on kujunenud koostööpartnerite pädevusvaldkonnas. võrgustik.  Toimub infovahetus ja koostöö partneritega. 2.4. Pädevusvaldkonda kuuluvate  Pädevusvaldkonda kuuluvad menetlusdokumentide koostamine ja menetlusdokumendid (kirjad, järelepärimised, allkirjastamine; ärakirjade ja tõendid ja teatised) on koostatud, allkirjastatud väljavõtete tõendamine. ja esitatud.  Ärakirjad ja väljavõtted on nõuetekohaselt koostatud. 2.5. Arhiivihaldusega seotud kordade ja  Arhiivihaldust reguleerivad korrad on juhendite loomine, täiustamine ja täiendatud ja uuendatud vastavalt uuendamine struktuuriüksuste ettepanekutele ja õigusaktidest tulenevalt ning on ajakohased.   Tööks vajalikud juhendid on teistele teenistujatele edastatud. 2.6. Koostöö teiste osakondadega ja/või  Välja on kujunenud koostööpartnerite asutuste ja organisatsioonidega oma võrgustik. pädevusvaldkonnas.  Toimub infovahetus ja koostöö partneritega. 2.7. Muude pädevusvaldkonda kuuluvate  Muud tööga seotud tegevused ja projektid on tegevuste korraldamine ja uuenduste omal initsiatiivil ja/või juhtkonna korraldusel algatamine. edukalt läbi viidud.  Tehtud on põhjendatud ettepanekud töökorralduse parandamiseks või muud arendusettepanekud, mis lähtuvad ameti võimalustest ja eesmärkidest. 2.8. Hea teeninduse kokkulepete  On järgitud ameti väärtusi ja kvaliteedinõudeid. järgimine. 2.9. Vahetu juhi antud muude ühekordsete  Ülesanded on täidetud nõuetekohaselt ja ülesannete täitmine. tähtaegselt vastavalt juhistele. 3. Teenistuskoha täitjale esitatavad nõuded Haridus Keskharidus Erialane töökogemus 3-aastane avaliku sektori kogemus arhiivinduse valdkonnas. Keeleoskus Eesti keele oskus tasemel C1. Vene keele ja inglise keele oskus tasemel B1 Teadmised ja oskused Teksti- ja andmetöötlusprogrammide kasutamine edasijõudnu tasemel. Kogemused, oskused ja/või tahe uute infosüsteemide tundmaõppimiseks ja kasutamiseks; elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide varasem kasutamine edasijõudnu tasemel või nende administreerimine. Kasuks tuleb XMLide ja XSLide loomise, lugemise ja töötlemise oskus või potentsiaal ja tahe nende oskuste omandamiseks. Isikuomadused Hoolivus, asjatundlikkus, koostöövõime, uuendusmeelsus, analüüsivõime, korrektsus, empaatiavõime, juhendamisoskus, pingetaluvus, abivalmidus, loovus 4. Õigused ja vastutus Õigused  teha kaugtööd kokkuleppel vahetu juhiga;  kasutada kõiki ameti esindusi töö tegemiseks;  saada tööülesannete täitmiseks vajalikku infot, sh ligipääse tööks vajalikele infosüsteemidele;  saada tööalast juhendamist ja põhjendatud juhul supervisiooni;  osaleda ja esindada ametit oma valdkonna piires töörühmades, koolitustel jne;  vastu võtta otsuseid oma pädevuse piires. Vastutus  teenistusülesannete tulemusliku täitmise eest vastavalt ametijuhendile, ameti põhimäärusele, äriprotsesside töövoogudele ja muudele kehtivatele õigusaktidele, juhenditele ning püstitatud eesmärkidele;  teenistusülesannete täitmiseks antud riigi vara heaperemeheliku kasutamise eest;  teenistusülesannete täitmisega seoses teatavaks saanud isikuandmete, riigisaladuse ning muu juurdepääsupiiranguga teabe ja konfidentsiaalse info hoidmise eest;  andmebaaside ja infosüsteemide turvalise ja sihipärase kasutamise eest;  oma kvalifikatsiooni hoidmise ning täiendamise eest;  ameti maine hoidmise eest enda poolt vahendatavas teabes ja oma tegevustes. Ametijuhend vaadatakse üle kord aastas vahetu juhiga või töökorralduse muutumisel.  KINNITATUD Sotsiaalkindlustusameti peadirektori 20.05.2025 käskkirjaga nr 83 Lisa 1 AMETIJUHEND 1. Üldosa Struktuuriüksus Üldosakond, teabehalduse talitus Teenistuskoht Bürooassistent Vahetu juht Talituse juhataja Alluvad - Teenistuja asendab - Teenistuja asendaja Teabehalduse talituse juhataja, peaspetsialist Teenistuskoha eesmärk Sotsiaalkindlustusameti (amet) igapäevase töökorralduse toetamine tugiteenustes, sh teabehalduse-, halduse-, personali- ja kommunikatsioonitegevustes. Ametikoha grupp Töötaja Eritingimused Eritingimused määratakse töölepingus. 2. Peamised teenistusülesanded Oodatavad tulemused 2.1. Kohtumiste korraldamine vastavalt  Kohtumised ning juhtrühma koosolekud on ameti töökorraldusele, sealhulgas korraldatud ja ettevalmistatud, koosolekuteks koosolekute ettevalmistamine ja vajalikud sisendid on kogutud. juhtrühma koosolekuteks sisendite  Koosolekud ja kohtumised on protokollitud. kogumine, koosolekute protokollimine ja kohtumiste toimimise (videokoosolekute tehnilise toimimise) ning arendustegevusega seotud juhtrühmade kohtumiste protokollimine. 2.2. Juhtrühma otsuste täitmise  Juhtrühma otsused on perioodiliselt monitooritud, jälgimine. vajadusel on saadetud meeldetuletused määratud vastutajatele ning protokollilised otsused on täidetud vastavalt kokkulepetele.  Otsus(t)e täitmise tähtjad on jälgitud ja juhtrühmas meelde tuletatud. 2.3. Juhtrühma tehniline teenindamine.  Juhtrühma liikmed on juhendatud tööks vajalikes infosüsteemides.  Vajadusel on meelde tuletatud ametis kehtivad korrad ja/või protsessikirjelduste asukohad. 2.4. Dokumendihalduse korraldamine.  Dokumendid on registreeritud ja suunatud menetlusse vastavalt suunistele.  Dokumendid on koostatud õigusaktidest ja teabehalduse korrast tulenevaid nõudeid järgides. 2.5. Tööruumide korrashoiu,  Omab ülevaadet Tallinna kontori töö- ja töövahendite kättesaadavuse ja koosolekuruumide seisukorrast ning tagab toimimise tagamine. koosolekuruumi vahendite toimimise koostöös halduse meeskonna ja/või TEHIKuga.  Jälgib esinduspindade korrashoidu. 2.6. Tehnilise personalitöö  Täidab lähetustega seotud ülesandeid, sealhulgas korraldamine vastavalt ametikohale küsib juhtrühma liikmetele hinnapakkumisi, sõlmib seatud eesmärkidele. kokkuleppeid ja kooskõlastab arveid, lähtudes enda pädevuse piiridest ja volitusest. 2.7. Juhtrühma ja ameti üleste ürituste  Üritused on korraldatud vastavalt üritusele seatud korraldamine, sh planeerimine, eesmärkidele. vajadusel korraldusmeeskonna moodustamine, kaasates teiste üksuste teenistujad.  2.8. Meenete ja tänukirjade, kaartide  Meened, kaardid ja tänukirjad on kujundatud ja tellimine ja kujundamine ning vastavalt sisendile tellitud ning edastatud. kutsete, tänukirjade, kaartide disainimine, koostamine ja edastamine vastavalt ameti nõuetele. 2.9. Vajadusel tööülesannetega seotud  Teenused või esemed on tellitud, kulujuhina on hangete ja lepingute eelarve kontrollitud. ettevalmistamine. 2.10. Suhtekorraldus ja  Majasisene kommunikatsioon on enda pädevuse kommunikatsioon. piires tagatud, sh peadirektori ja juhtrühma kokkulepped, nädala ülevaated ja tagasiside on edastatud. 2.11. Vahetu juhi antud muude  Ülesanded on täidetud nõuetekohaselt ja ühekordsete ülesannete täitmine. tähtaegselt vastavalt juhistele. 3. Teenistuskoha täitjale esitatavad nõuded Haridus Kutse- või kõrgharidus, soovitatavalt sekretäritöö 5 tase. Erialane töökogemus 3-aastane avaliku sektori kogemus dokumendihalduri, referendi, büroojuhi, juhiabi, assistendi ametikohal. Keeleoskus Eesti keele oskus tasemel C1. Vene keele oskus tasemel B1. Teadmised ja oskused Arvuti kasutamise oskus (MS Office, Outlook, Chrome), dokumendihaldussüsteemi kasutuskogemus, Canva, teadmised teabehaldusest ja nõuetest, etiketi baasteadmised, oskus analüüsida ja kaasa rääkida ning olla oma töös ja kolleegidele aktiivselt kättesaadav. Isikuomadused Hoolivus, asjatundlikkus, koostöövõime, uuendusmeelsus 4. Õigused ja vastutus Õigused  teha kaugtööd kokkuleppel vahetu juhiga;  kasutada kõiki ameti esindusi töö tegemiseks;  saada tööülesannete täitmiseks vajalikku infot, sh ligipääse tööks vajalikele infosüsteemidele;  saada tööalast juhendamist ja põhjendatud juhul supervisiooni;  osaleda ja esindada ametit oma valdkonna piires töörühmades, koolitustel jne;  vastu võtta otsuseid oma pädevuse piires. Vastutus  tööülesannete tulemusliku täitmise eest vastavalt ametijuhendile, ameti põhimäärusele, äriprotsesside töövoogudele ja muudele kehtivatele õigusaktidele, juhenditele ning püstitatud eesmärkidele;  tööülesannete täitmiseks antud riigi vara heaperemeheliku kasutamise eest;  teenistusülesannete täitmisega seoses teatavaks saanud isikuandmete, riigisaladuse ning muu juurdepääsupiiranguga teabe ja konfidentsiaalse info hoidmise eest;  andmebaaside ja infosüsteemide turvalise ja sihipärase kasutamise eest;  oma kvalifikatsiooni hoidmise ning täiendamise eest;  ameti maine hoidmise eest enda poolt vahendatavas teabes ja oma tegevustes. Ametijuhend vaadatakse üle kord aastas vahetu juhiga või töökorralduse muutumisel.  KINNITATUD Sotsiaalkindlustusameti peadirektori 20.05.2025 käskkirjaga nr 83 Lisa 2 AMETIJUHEND 1. Üldosa Struktuuriüksus Üldosakond, teabehalduse talitus Teenistuskoht Peaspetsialist Vahetu juht Talituse juhataja Alluvad - Teenistuja asendab Talituse juhataja Teenistuja asendaja Talituse juhataja, peaspetsialist (pädevuse piires) Teenistuskoha eesmärk Sotsiaalkindlustusameti (amet) teabehalduse tugiteenuse arendamises osalemine ja teenuse toimimise tagamine koostöös teenuseomanikuga. Ametikoha grupp Töötaja Eritingimused Eritingimused määratakse töölepingus. 2. Peamised teenistusülesanded Oodatavad tulemused 2.1. Ameti teabehalduse korraldamine,  Talituse juhataja antud sisendid on täidetud. sealhulgas teabehalduse valdkonna  Teabehalduse alased protsessid on juhendite ja kordade koostamine või kirjeldatud. nende koostamisel osalemine.  Teabehalduse alased ettepanekute tagasiside on kooskõlastatud.  Tööks vajalikud juhendid ja korrad (sealhulgas taotluse vormid, väljavõtted) on koostatud ning ajakohased.  Andmehalduse korraldus koostöös erinevate osapooltega on tagatud. 2.2. Teabevahetuse ja -ringluse korraldamine  Teabevahetus ja -ringlus on korraldatud. ning haldamine ja vajadusel ameti  Tagatud pädev ja asjakohane teenistujate teenistujate juhendamine. juhendamine teabehalduse sisuteemadel. 2.3. Töös kasutatavate infosüsteemides oleva  Teave on kiirelt süsteemidest leitav ja teabe haldamine ning osakondadega kasutatav. koostöös protsesside mugavdamine.  Protsessimuudatused on kirjeldatud ja teenistujaid koolitatud.  Juhendid on koostatud. 2.4. Valdkonna teenuse kvaliteedikontrolli  Valdkonna teenuse kvaliteedi kontrollid on teostamine ja keerukamate probleemide teostatud. lahendamine.  Keerukamad probleemid on lahendatud või nende lahendamisel osaletud. 2.5. Vajadusel ameti teenistujate koolitamine  Koolitused on vajaduspõhiselt teenistujatele teabehalduse valdkonnas, sealhulgas läbi viidud. EDHSi ja infosüsteem SKAIS2 koolituste  Koolitus on asjakohane. läbiviimine. 2.6. Kasutajaõiguste andmine ja/või korralda-  Dokumendihaldussüsteemile on tagatud mine dokumendihaldussüsteemile. kasutajaõigused.  EDHSis on hallatud kasutajagrupi nimekirjad. 2.7. EDHSist väljavõtete tegemine.  Vajalikud väljavõtted on tehtud.  Lahkuvate teenistujate EDHSis vastutusel olevatest dokumentidest, tööülesannetest on väljavõte edastatud vahetule juhile.  Regulaarne kontroll puudustega menetluste, töövoogude ja tööülesannetele on teostatud.  Puudused on kõrvaldatud ja üleliigsed dokumendid/töövood/tööülesanded kustu- tatud. 2.8. EDHSiga seotud administratiivsete  Dokumendimallid on koostatud ja tegevuste teostamine. ajakohased (sealhulgas siseveebis olevad dokumendivormid).  Tagatud on õiged ja ajakohased funktsioonid, sarjad ja toimikud.  Loodud ja korrastatud on dokumentide ja asjatoimikute liigid.  EDHSis olev teave on korrastatud üleandmiseks arhiivi või edasiseks säilitamiseks ameti arhiivis. 2.9. Koostöö teiste osakondadega ja/või  Välja on kujunenud koostööpartnerite asutuste ja organisatsioonidega oma võrgustik. pädevusvaldkonnas.  Toimub infovahetus ja koostöö partneritega. 2.10. Muude pädevusvaldkonda kuuluvate  Muud tööga seotud tegevused ja projektid tegevuste korraldamine ja uuenduste on omal initsiatiivil ja/või juhtkonna algatamine. korraldusel edukalt läbi viidud.  Tehtud on põhjendatud ettepanekud töö- korralduse parandamiseks või muud arendusettepanekud, mis lähtuvad ameti võimalustest ja eesmärkidest. 2.11. Hea teeninduse kokkulepete järgimine.  On järgitud ameti väärtusi ja kvaliteedinõudeid. 2.12. Vahetu juhi antud muude ühekordsete  Ülesanded on täidetud nõuetekohaselt ja ülesannete täitmine. tähtaegselt vastavalt juhistele. 3. Teenistuskoha täitjale esitatavad nõuded Haridus Kutse- või kõrgharidus, soovitatavalt erialane kutse- või kõrgharidus Erialane töökogemus 3-aastane avaliku sektori kogemus teabehaldusega seotud töö- või ametikohal. Keeleoskus Eesti keele oskus tasemel C1. Vene keele oskus tasemel B1. Teadmised ja oskused Vilunud MS Office tootepere kasutaja, on võimeline ka teisi juhendama. Omandab kiiresti uute programmide spetsiifika ning otsib uusi infotehnoloogilisi lahendusi oma töö lihtsustamiseks. Pimekirja valdamine. Soovitavalt varasem töökogemus dokumendihaldussüsteemiga Delta. Isikuomadused Hoolivus, asjatundlikkus, koostöövõime, uuendusmeelsus, korrektsus, esinemisjulgus, efektiivsus, pingetaluvus, juhendamisoskus, loovus, suhete loomise oskus 4. Õigused ja vastutus Õigused  teha kaugtööd kokkuleppel vahetu juhiga;  kasutada kõiki ameti esindusi töö tegemiseks;  saada tööülesannete täitmiseks vajalikku infot, sh ligipääse tööks vajalikele infosüsteemidele;  saada tööalast juhendamist ja põhjendatud juhul supervisiooni;  osaleda ja esindada ametit oma valdkonna piires töörühmades, koolitustel jne;  vastu võtta otsuseid oma pädevuse piires. Vastutus  tööülesannete tulemusliku täitmise eest vastavalt ametijuhendile, ameti põhimäärusele, äriprotsesside töövoogudele ja muudele kehtivatele õigusaktidele, juhenditele ning püstitatud eesmärkidele;  tööülesannete täitmiseks antud riigi vara heaperemeheliku kasutamise eest;  teenistusülesannete täitmisega seoses teatavaks saanud isikuandmete, riigisaladuse ning muu juurdepääsupiiranguga teabe ja konfidentsiaalse info hoidmise eest;   andmebaaside ja infosüsteemide turvalise ja sihipärase kasutamise eest;  oma kvalifikatsiooni hoidmise ning täiendamise eest;  ameti maine hoidmise eest enda poolt vahendatavas teabes ja oma tegevustes. Ametijuhend vaadatakse üle kord aastas vahetu juhiga või töökorralduse muutumisel.