Täiendatud taotlus

Andmekaitse Inspektsioon Tatari 39 Tallinn 10134 Regionaal- ja Põllumajandusministeerium (taotluse esitaja) TAOTLUS ISIKUANDMETE TÖÖTLEMISEKS TEADUSUURINGUS Juhindudes isikuandme te kaitse seaduse (IKS) paragrahvis 6 sätestatust palun kooskõlastada Uuringu pealkiri Üle-eestiline elanike kohalike avalike teenuste ja elukeskkonnaga rahulolu uuring 2024 Kas p oliitika kujundamise uuring (IKS § 6 lg 5) või X u uring hõlmab eriliigilisi isikuandmeid ja puudub valdkondlik eetikakomitee (IKS § 6 lg 4) Palu me eelmise kahe lahtri puhul valida üks vastavalt õiguslikule alusele , v.a olukorras, kui poliitika kujundamise uuringu puhul puudub valdkondlik eetikakomitee. Kui poliitika kujundamise uuringus töödeldakse eriliiki isikuandmeid, siis täita ka eetikakomitee otsuse lahter . Kas i sikuandmete töötleja on määranud andmekaitsespetsialisti (sh tema nimi ja kontakt andmed ) ? Volitatud töötleja andmekaitsespetsialist on Kelly Niinas, tel 6268 544, [email protected] Kas on olemas e etikakomitee otsus ? Kooskõlastuse olemasolul lisada see taotlusele. Ei Kas o sa uuringust toimub andmesubjekti nõusoleku alusel ? Kui jah , siis palume taotlusele lisada nõusoleku vorm või selle kavand ning küsimustik või selle kavand . Ei 1. Vastutava töötleja üldandmed 1.1 . Vastutava töötleja nimi , registrikood , aadress ja kontakt andmed (sh kontaktisik) analoogne registrikandega , kontaktisiku e-post, telefon Regionaal- ja Põllumajandusministeerium, 70000734 , Suur-Ameerika 1, 10122 Tallinn , 625 6101, [email protected]. Kontakt: Karl Annus, [email protected] , 5850 4847 1. 2 . Isikuandmete töötlemiskoha aadress (kui erineb registriandmetest) maja, tänav, asula/linn, maakond, postiindeks Volitatud töötleja aadressil. Vastutav töötleja on tellija ega töötle isikuandmeid. 2. Volitatud töötleja üld andmed 2.1. Volitatud töötleja nimi , registrikood , aadress ja kontaktandmed (sh kontaktisik) Aadress analoogne registrikandega, kontaktisiku e-post ja telefoninumber AS Emor, 10076576 Maakri 21, Tallinn, Harjumaa, 10145 +372 626 8500, [email protected] [email protected] , +372 626 8580 2. 2 . Isikuandmete töötlemiskoha aadress (kui erineb registriandmetest ) maja, tänav, asula/linn, maakond, postiindeks X 3 . Mis on t eadusuuringu läbiviimise õiguslik alus ? Nimetage õ igusakt, mis annab Teile õ iguse teadusuuringut l ä bi viia. Ei piisa viitest IKS § 6-le. Poliitikakujundamise eesmärgil läbiviidava uuringu puhul tuua välja volitusnorm, millest nähtub, et asutus on selle valdkonna eest vastutav. Akadeemilise uuringu korral v õ ib see olla n ä iteks Teadus- ja arendustegevuse korralduse seadus v õ i teadus- v õ i arendusprojekti avamise otsus, leping vms. Vabariigi Valitsuse seaduse § 65 1 kohaselt on Regionaal- ja Põllumajandusministeeriumi valitsemisalas regionaalpoliitika ja -arengu, kohaliku omavalitsuse poliitika ning kohalike omavalitsuste finantsjuhtimise poliitika kavandamine ja elluviimine . Regionaal- ja Põllumajandusministeeriumi põhimääruse § 6 kohaselt on ministeeriumi tegevuse eesmärk aidata kaasa kohalike omavalitsuste võimele korraldada ning juhtida kohalikku elu. Põhimääruse § 13 lõike 2 punkti 5 kohaselt on kohalike omavalitsuste osakonna üks põhiülesanne töötada välja kohaliku omavalitsuse poliitika ning kohalike omavalitsuste finantseerimise ja finants juhtimise põhimõtted ja poliitika , nõustada kohaliku omavalitsuse üksusi omavalitsuslikes küsimustes , panustada maakondade tasakaalustatud ja terviklikku arengusse ning anda arvamusi konkreetset maakonda puudutava valdkondliku poliitika kohta . Samuti osaleda regionaalpoliitika ning eelarvepoliitika kavandamisel ja väljatöötamisel, korraldada koostööd piirkondlike riigiasutuste ja kohaliku omavalitsuse üksustega ning analüüsida kohalike omavalitsuste teenuseid . 4 . Mis on i sikuandmete töötlemise eesmärk ? Kirjeldage uuringu eesmärke ja püstitatud hüpoteese, mille saavutamiseks on vajalik isikuandmete töötlemine . Palume siin punktis selgitada kogu uuringut, mitte ainult taotluse esemeks olevat osa ( näitaks ka nõusoleku alusel toimuvat uuringu osa). Kui osa uuringust toimub nõusoleku alusel, siis palume taotlusele lisada nõusoleku vorm või selle kavand ning küsimustik või selle kavand. R egionaal- ja Põllumajandusministeerium (kuni juuli 2023 R ahandusministeerium ) on koostöös partneritega välja töötanud metoodika andmaks hinnanguid omavalitsuste teenustele ja arendanud veebilehe tulemuste kuvamiseks (minuomavalitsus.ee), mille eesmärk on aidata kaasa kohalike teenuste arendamisele üle Eesti. Selleks antakse veebilehel sadade kriteeriumite kaudu süstematiseeritud ülevaade kohalike omavalitsuste teenuste olukorrast kohalike omavalitsuste põhiselt. Andmed omavalitsuste kohta pärinevad eelkõige riiklikest andmebaasidest, omavalitsuste küsitlustest ja elanike rahulolu uuringust. Info aktuaalsena hoidmiseks uuendatakse andmebaasidest ja KOV küsitlusest andmeid iga-aastaselt. Elanike rahulolu uuringut uuendatakse üle aasta. Viimane elanike rahulolu uuring toimus 2022. a sügisel (andmed avalikustati 2023 I pa ). Rahulolu küsitluse tulemused on avaldatud M inuomavalitsuse veebilehel konkreetsete mõõdikutena ja ka eraldiseisval töölaual : Elanike rahulolu 2022 | Minuomavalitsus . Eesmärk on 202 4 . aasta sügisel läbi viia uus küsitlus, et oleks võimalik hinnata ja analüüsida KOV teenuste ning elukeskkonna arenemist ja muudatusi ajas, kasutades selleks elanike rahulolu-hinnanguid. Eesmärk on uuringut läbi viia iga kahe aasta tagant. Uuringu tulemusel saadakse detailne ülevaade elanike rahulolust kohalike avalike teenuste ja elukeskkonnaga kõigi KOVide põhiselt. Elanikkonna suhtes esinduslik uuring eeldab küsitlusmeetodi kasutamist, mis omakorda usaldusväärseima tulemuse saamiseks isikupõhise valimi kasutamist. Kuna küsitluse tulemused peavad näitama elanike rahulolu elukeskkonna ja KOV teenustega iga KOV põhiselt, on vajalik saavutada esinduslik (piisavalt suur ning üldjoontes proportsionaalne) valim kõigis omavalitsustes (v.a väikesaared Kihnu, Vormsi ja Ruhnu vald) . Esinduslikuks loetakse siinkohal lõppvalimi suurust, mille puhul tulemuste üldistamisel veapiir 90%- lisel usaldusnivool ei ületa 8% piiri, st igas omavalitsuses vähemalt 110 vastajat. Tallinna puhul on lõppvalim suurem: igas linnaosas on plaanis küsitleda 110 vastajat, kuna arvestades Tallinna suurust ja sealse elukeskkonna mitmekesisust, on Tallinna puhul mõistlik tulemusi vaadelda ka linnaosade tasandil. Eesti kolmes kõige väiksemas omavalitsuses (Kihnu, Vormsi ja Ruhnu) on elanike arv alla tuhande ja esinduslikkuse saavutamiseks soovitud usaldusnivool tuleks küsitleda enamust valla elanikest, mistõttu jäävad kolm väikesaart küsitlusest välja. Juhul kui mõni vastaja märgib elukohaks siiski ühe nimetatud väikesaare (vastaja saab ise enda elukoha omavalitsust valida, rahvastikuregistri andmetest lähtutakse valimi moodustamisel mitte tulemuste esitamiseks), siis jäetakse need vastused lõplikust vastuste tabelist välja ja vastused hävitatakse. Küsitlusuuring on plaanis läbi viia veebi- ja telefoniküsitluse kombineeritud meetodil, milleks on omakorda vajalik isikupõhine valim. Kuna omavalitsused on elanike arvult väga erinevad, oleks esindusliku valimi saavutamine kõigis KOV-ides ilma isikupõhise valimita keeruline (ajaliselt ja rahaliselt kulukas), kuna nt juhuslikult valitud telefoninumbreid läbi helistades satub väikeste omavalitsuste elanikke valimisse suuremate omavalitsustega võrreldes oluliselt vähem. Samuti puuduvad uuringufirmadel sellise valimi saavutamiseks (110 vastajat igas omavalitsuses) piisavalt suured veebipaneelid. Ilma kontaktibaasi omamata oleks soovitud parameetritele vastava valimi saavutamine mõeldav ainult ukselt-uksele tehtava küsitlusega, kuid see tähendaks oluliselt suuremat aja- ja rahakulu kui praegu planeeritav veebi- ja telefoniküsitlus. Samuti tuleb arvestada, et inimeste eelistused küsitlusetele vastamise osas on ajas muutunud, ning veebis vastamine on enamiku inimeste jaoks kiirem ja mugavam variant kui ankeedi täitmine kodukülastuse käigus. Esmane kutse uuringus osalemiseks saadetakse valimisse võetud isikutele e-kirjaga. Juhul, kui valimiisik kirjas toodud tähtajaks ankeeti (lõpuni) ei täida, ega anna (kirjas oleva keeldumise lingi kaudu või muul viisil, nt uuringufirmasse helistades või kirjutades) teada sellest, et keeldub uuringus osalemisest, saadetakse talle e-kirjaga meeldetuletus. Kui veebiküsitluse tulemusena laekub mõnes KOV-is või elanikkonnarühmas ankeete planeeritust vähem, kogutakse puuduolevad ankeedid telefoniküsitlusega. Kokku on plaanis küsitleda vähemalt 9130 vastajat ning moodustada valim rahvastikuregistri elanikkonnaandmetest stratifitseeritud juhuvalikuga (omavalitsuste põhjal moodustatud kihtidest). Arvestades seda, et mõnedes omavalitsustes ning elanikkonna rühmades võib vastamisaktiivsus olla madal, ning ka rahvastikuregistri elanikkonnaandmed on kohati vigased, soovime pärida valimi 1 0 kordses mahus, st kokku ca 91 300 inimese kontaktandmed). Kuivõrd uuringus on oluline jälgida vastuste jaotumist vastaja taustatunnuste lõikes (sugu, vanuserühm, keel) ka iga omavalitsuse sees, on suurem väljavõtt oluline tagamaks piisav vastajate hulk kõigis, sh madalama vastamisaktiivsusega sihtrühmades. AS Emori kogemus näitab, et alates 2022. aastast on jätkumas üldine trend vastamismäära languse suunas, seda eriti veebiuuringutes. Antud uuringus on eesmärk jõuda veebiuuringuga valdava enamus e ni vastajatest ning rakendada telefoniküsitlust juhul, kui veebiküsitlusega soovitud vastuste arvuni (seejuures vastajate taustatunnuseid jälgides) ei jõua. Sama metoodika kasutamine võimalikult suurel osal valimist välistab metoodiliste erisuste mõju tulemustele. Optimeerime küsitavate kontaktide arvu, küsides eeldatavalt kõrgema vastamismääraga regioonides ning sihtrühmades kontakte väiksema ning eeldatavalt madalama vastamisaktiivsusega regioonides ja sihtrühmades suurema varuga. Siiski, tagamaks vajaliku arvu vastajateni jõudmist kõigis omavalitsustes, on teatav varu kontaktides oluline, kuivõrd vastamismäära täpne ette ennustamine ei ole võimalik . Küsitluse t ulemuste avaldamisel kasutatakse vastaja esitatud andmeid enda elukoha omavalitsuse, soo ja vanuserühma kohta. Rahvastikuregistrist saadud andmeid ei avalikustata ega seota küsitluse vastustega. 5. Selgitage, miks on isikut tuvastamist võimaldavate andmete töötlemine vältimatult vajalik uuringu eesmärgi saavutamiseks . Isikuandmed on vajalikud küsitluse läbiviimiseks : igas KOV-is esinduslikult suure, ning vähemalt maakondlikus vaates soo ja vanuserühma lõikes proportsionaalse lõppvalimi saavutamiseks . 6. Selgitage ülekaaluka huvi olemasolu . Lisaks punktis 4 välja toodud Minuomavalitsuse portaalis andmete uuendamisele ja arengu/muutuste analüüsimisele on elukeskkonna ja KOV teenustega rahulolu seatud ka arengustrateegia Eesti 2035 mõõdikuteks, andmaks hinnanguid arengutele ja piirkondlikele erisustele. Samuti on uuringu andmeid võimalik kasutada mitmetel ministeeriumitel poliitika kujundamiseks. Uuringu küsi mustiku ettevalmistamis e käigus on koostööd tehtud Regionaal- ja Põllumajandusministeeriumi teiste osakondadega, Majandus- ja Kommunikatsiooni ministeerium iga , Kultuuriministeerium iga, Kliimaministeeriumiga ja Siseministeerium iga , kes kõik saavad saadud andmeid kasutada valdkonnapoliitikate kujundamisel. Elanike kohalike avalike teenuste ja elukeskkonnaga rahulolu uuring võimaldab: saada ülevaade elanike teenustega rahulolust ja arenguvõimalustest kõigis omavalitsustes, et selle pinnal juhtida kohalikku arengut; võrrelda kohalike teenustega rahulolu tasemeid Eesti omavalitsustes, mis aitab kaasa kogemuste jagamisele; suurendada ühiskondlikku teadlikkust omavalitsuste teenuste korraldusest ning kodanike informeeritud kaasatust kohalike prioriteetide osas kaasa rääkimisel; kujundada regionaal-, haldus- ja ruumilise planeerimise poliitikaid, arvestades piirkondlike erisustega; hinnata rakendatud poliitikate mõju elanike rahulolule (hinnangutele). Uuringu tulemused on sisendiks ka omavalitsustele kohaliku elu ja teenuste arendamisel. Kuigi KOVid viivad ka ise läbi rahuloluküsitlusi (nii teenuste kui ka elukeskkonnaga rahulolu), on need tehtud erinevatel metoodilistel alustel, ei võimalda KOVide omavahelist võrdlust ning ei toeta seetõttu ei riigi ega KOV tasandil võrdlevat analüüsi poliitikate kujundamise alusena. Tegemist on kordusuuringuga 2022. a küsitlusest, mistõttu on tagatud ka võrreldavus ja muutuste analüüsi võimalus. 2024. a küsitluse ankeedis on tehtud mõningaid kohendusi lähtuvalt aktuaalsetest reformidest (liikuvus, ringmajandus/jäätmekäitlus) ning eelmise 2022. a küsitluse käigus selgunud muudatusvajadustest. Mõningad teemad on ka välja jäetud, mille küsitlussagedus peaks olema pikem (enam kui kaks aastat) või mille järgi puudub kordusküsitluse vajadus. 7. Selgitage, kuidas tagate, et isikuandmete töötlemine ei kahjusta ülemääraselt andmesubjekti õigusi ega muuda tema kohustuste mahtu . Vajadusel loetleda täiendavaid kaitsemeetmeid privaatsuse riive vähendamiseks . Uuringu isikustatud andmete töötlemise eesmärgiks on küsitlusuuringu küsitlustoimingute läbiviimine . Küsitluse tulemusel valmiv küsitlusandmete fail on umbisikustatud , st küsitlusele vastanute nimesid ja kontaktandmeid ei viida kokku nende poolt küsitluse käigus antud vastustega. Uuringu läbiviija edastab küsitluste tulemuste ano nümiseeritud üksikvastuste faili Regionaal- ja Põllumajandusministeeriumile andmete analüüsiks ja avalikustamiseks. K üsitluse tulemuste üksikvastuste fail tehakse avalikult kättesaadavaks. Avalikustatud failis on vastused muudetud täielikult anonüümseks, ehk vastajad ei ole ei otseselt ega kaudselt tuvastatavad. Selleks, et vastajad ei oleks otseselt tuvastavad, eemaldatakse juba enne Regionaal- ja Põllumajandus ministeeriumile tulemuste esitamist andmefailist otseselt vastajale isikule viitavad tunnused (nimi, e-maili aadress, telefoninumber, IP-aadress). Vastajate kaudse tuvastamise vältimiseks esitatakse andmefailis vastajate taustandmed agregeeritud tunnustena (väiksemad grupid on ühendatud suuremateks, vältimaks olukorda, kus vastaja taustainfo on sedavõrd detailne, et tema isik on taustatunnuste alusel tuvastatav). Agregeerimine puudutab järgnevaid tunnuseid: vanus (ei esitata täisarvu, vaid vahemikuna) ja haridus (1. liidetakse kategooriad „Algharidus“ ja „Põhiharidus“; 2. liidetakse kategooriad „Kõrgharidus (bakalaureus või kesk-eriharidus)“ ja “Magistri ja/või doktorikraad“). Avalikustatavast andmefailist eemaldatakse Tartu ja Kohtla-Järve linnaosade tunnused. Vajadusel agregeeritakse väiksema elanike arvudega KOVide andmeid veelgi. Rahvastikur egistrist tehakse päring küsitlustöö läbiviimiseks vajaliku minimaalse andmekoosseisu kohta , ning valim päritakse (minimaalses) suuruses, mis võimaldab saavutada hanketingimustele vastava lõppvalimi. Rahvastikuregistrist juhuvaliku alusel uuringu valimisse sattudes on igal inimesel täielik õigus otsustada, kas ta soovib uuringus osaleda või sellest keelduda. Valimisse sattunud isikutele saadetakse rahvastikuregistris esitatud e-maili aadressile uuringut tutvustav kiri, mis selgitab isiku sattumist küsitlusvalimisse ja uuringu eesmärke (sh andmete kasutust ja seda, et umbisikustatud küsitlusandmed edastatakse teistele osapooltele) ning sisaldab personaalset linki küsitlusankeedile. Kutsekirjas on toodud välja ka see, et küsitluses osalemine on vabatahtlik, samuti on seal olemas keeldumise link, millele vajutades saab valimiisik anda märku oma soovimatusest küsitluses osaleda, ning uuringu läbiviijate kontaktid (telefon/e-mail), mille kaudu saab valimiisik küsida uuringu kohta täpsustavat infot või oma keeldumisest teada anda. Vajadusel (kui mõne KOVi osas on vastamise määr madal) helistatakse teatud osale valimist ning palutakse vastuseid telefoni teel. Soovi korral on valimiisikul võimalik uuringust keelduda ka siis. Peale uuringutulemuste üleandmist isikuandmeid sisaldavad failid (rahvastikuregistrist saadud valimid) kustutatakse ning uuringu läbiviija kinnitab andmete kustutamist vastava akti allkirjastamisega. Isikuandmed kustutatakse hiljemalt 2025 . a I kvartali lõpuks (sh personaalsete küsitluslinkide kaudu kogutud IP-aadressid). 8. K uidas toimub andmete edastamine isikuandmete allikalt teadusuuringu läbiviijani ? Sealhulgas palume välja tuua mil liseid töötlussüsteeme ja/või keskkondi (sh pilveteenus) isikuandmete (sh pseudonüümitud) töötlemiseks kasutatakse ning millises riigis asuvad töötlussüsteemide/pilveteenuse pakkuja serverid. Isikuandmete allikaks on rahvastikuregister. Regionaal- ja Põllumajandusministeerium on läbi viinud uuringu hankemenetluse (riigihange „ Elanike kohalike avalike teenuste ja elukeskkonnaga rahulolu uuring 2024 Regionaal- ja Põllumajandusministeeriumile ”, viitenumber 276317 ) ja sõlminud töövõtulepingu eduka pakkujaga. Teadusuuringu läbiviijaks ja isikuandmete volitatud töötlejaks on Emor AS. Regionaal- ja Põllumajandusministeerium uuringu tellijana isikuandmeid ei töötle ega oma. Regionaal- ja Põllumajandusministeerium sõlmi s uuringu läbiviijaga andmetöötluse lepingu andmete kaitseks ning uuringu järgseks isikustud andmete, sh kontaktandmete hävitamiseks. Lepingute projektid on leitavad hankedokumentidena: Riigihangete register 5.6.11 (riigihanked.riik.ee) Regionaal- ja Põllumajandusministeerium volitab Emor AS-i esitama taotlust rahvastikuregistri andmetele juurdepääsu menetlemise infosüsteemis ( https://rr-taotlus.smit.ee/ ) . Valim moodustatakse isikuvalimi disaini reeglite alusel ca 109560 isiku valimibaas. Saadud andmeid kasutab Emor AS ainult antud küsitluse käigus valimiisikutega kontakteerumiseks, nõusoleku saamiseks ja küsitlemiseks. Isikuandmeid sisaldav valim e dastatakse krüpteerituna uuringu läbiviija volitatud töötaja e-maili aadressile . 9 . Loetlege i sikute kategooriad, kelle andmeid töödeldakse ning valimi suurus . Inimeste rühmad, keda uurida kavatsetakse ning kui palju neid on . Küsitlus viiakse läbi 76 omavalitsuses vähemalt 16-aastaste elanike seas. Valimisse ei hõlmata Kihnu, Vormsi ja Ruhnu saare rahvastikuregistri järgseid elanikke. Minimaalne lõplik vastajate arv peaks olema 9130 inimest. Arvestades kogemust küsitluste läbiviimisel, et isikutel ei pruugi kontaktandmed olla korrektsed ning arvestades küsitluse vastamisaktiivsust, päritakse valim 1 0 kordses mahus, st kokku ca 9130 0 inimese kontaktandmed . Tellitavate kontaktide arvu määramisel on arvestatud AS Emori varasema kogemusega rahvastikuregistri põhjal tehtavate uuringute vastamismääraga ja eesmärgiga tagada usaldusväärseks tulemuste laiendamiseks piisav vastajate arv kõigis omavalitsustes. 9 .1. Tooge välja p eriood, mille kohta isikuandmete päring tehakse . Andmed päritakse rahvastikuregistrist päringu tegemise seisuga. Andmed rahvastikuregistrist: andmed kasutusviis elukoha andmed KOV täpsusega (Tallinna puhul linnaosa täpsusega) moodustamaks KOV- ja Tallinna linnaosade-põhist valimit isikunimi (ees- ja perekonnanimi) on vajalik tagamaks, et küsitlusele vastab see inimene, kes oma taustaandmete järgi valimisse sattus, mitte inimene, kelle meiliaadress või telefoninumber on rahvastikuregistrisse teise inimese kontaktiks antud. Lisaks suurendab nimeline pöördumine vastamisaktiivsust . sugu saavutamaks proportsionaalset valimit maakonna/ Eesti tervikuna vaatest kontaktandmed (e-post, telefon) e-posti aadress uuringut tutvustava kirja ja digitaalse küsitlus lingi saatmiseks, telefoni number küsitluse läbi viimiseks kui veebiküsitlus ei anna KOV põhiselt piisavalt vastuseid sünniandmed (vanus) vanuse andmed rahvastikuregistrile taotluse esitamise või jooksva seisuga, saavutamaks proportsionaalset valimit maakonna/ Eesti tervikuna vaatest rahvus (selle puudumisel emakeel) saavutamaks proportsionaalset valimit elanikkonna jaotumisest rahvuse põhiselt haridus saavutamaks proportsionaalset valimit elanikkonna jaotumisest haridustaseme põhiselt ning planeerimaks täpsemalt ja paremini vastajale lähenemise kanaleid: kõrgema haridustasemega vastajad on paremini kättesaadavad veebiküsitluses; madalama haridustasemega vastajateni jõudmiseks on parem telefoniküsitlus 9.3. Loetlege isikuandmete allikad. Nimetage konkreetsed isikuandmete allikad (nt registrid, küsitluslehed jne), kust isikuandmeid saadakse. Kõik andmed pärinevad rahvastikuregistrist. 9.4. Kas andmeandjatega (andmekogu vastutav a töötleja ga ) on konsulteeritud ning nad on valmis väljastama uuringu eesmärgi saavutamiseks vajalikud andmed? Tegemist on 2022 . a kordusuuringuga, mil kasutati samuti rahvastikuregistri andmeid. 2024. a osas täiendavalt ei ole suhelnud. 1 0 . Kas kogutud andmed pseudonümiseeritakse või anonümisee ri takse ? Mis etapis seda tehakse? Kes viib läbi pseudonümiseerimise või anonümiseerimise (vastutav töötleja, volitatud töötleja, andmeandja vms) ? Kui andmeid ei pseudonümi seerita , siis selgitada, miks seda ei tehta. Rahvastikuregistri andmeid ei kasutata tulemuste esitamisel. Uuringu käigus kogutud vastused anonümiseeritakse volitatud töötleja ehk uuringu läbiviija poolt ja u uringu läbiviija edastab Regionaal- ja Põllumajandusministeeriumile andmete analüüsiks ja avalikustamiseks küsitluste tulemuste juba anonümiseeritud üksikvastuste faili. Pseudonümiseerimine ei ole vajalik, sest puudub vajadus hilisemaks vastajate identifitseerimiseks. Küsitluse tulemuste üksikvastuste fail tehakse avalikult kättesaadavaks. Avalikustatud failis on vastused muudetud täielikult anonüümseks, ehk vastajad ei ole ei otseselt ega kaudselt tuvastatavad. Selleks, et vastajad ei oleks otseselt tuvastavad, eemaldatakse juba enne Regionaal- ja Põllumajandusministeeriumile tulemuste esitamist andmefailist otseselt vastajale isikule viitavad tunnused (nimi, e-maili aadress, telefoninumber, IP-aadress). Vastajate kaudse tuvastamise vältimiseks esitatakse andmefailis vastajate taustandmed agregeeritud tunnustena (väiksemad grupid on ühendatud suuremateks, vältimaks olukorda, kus vastaja taustainfo on sedavõrd detailne, et tema isik on taustatunnuste alusel tuvastatav). Agregeerimine puudutab järgnevaid tunnuseid: vanus (ei esitata täisarvu, vaid vahemikuna) ja haridus (1. liidetakse kategooriad „Algharidus“ ja „Põhiharidus“; 2. liidetakse kategooriad „Kõrgharidus (bakalaureus või kesk-eriharidus)“ ja “Magistri ja/või doktorikraad“). Avalikustatavast andmefailist eemaldatakse Tartu ja Kohtla-Järve linnaosade tunnused. Vajadusel agregeeritakse väiksema elanike arvudega KOVide andmeid veelgi. Volitatud töötleja anonümiseerib andmed järgnevalt: Uuringu valimiinfo ehk valimifail, mis sisaldab potentsiaalsete vastajate kontakte (e-maili aadresse, telefoninumbrit) laaditakse Nfield küsitlussüsteemi. Nfield küsitlussüsteem saadab potentsiaalsetele vastajatele e-maili kutsega vastata uuringule või helistab neile telefoniküsitleja süsteemi poolt etteantud numbrile. Vastajad, kes on nõus uuringus osalema, täidavad ankeedi Nfield süsteemis või sisestab nende vastused telefoniküsitleja . Küsitlusperioodi lõppedes laetakse Nfield küsitlussüsteemist alla fail vastajate vastustega. Selles failis ei ole vastaja e-maili aadressi ega telefoninumbrit, kuid on unikaalne ID. Nfieldi küsitlussüsteemist kustutatakse kontaktandmed ühekorraga kohe peale küsitlustöö lõppu. Valimiinfole ja unikaalse IDga andmetele on ligipääs ainult konkreetsel andmetöötlusspetsialistil, kellele on vastav õigus omistatud. Andmetöötluse esimeses etapis nimetatud ID eemaldatakse ning edasistes analüüsides ja töötlustes kasutatakse faili, mis ei sisalda viidet konkreetsele vastajale. Sellest hetkest peale ei ole küsimustiku vastused enam mitte kellegi jaoks kokkuviidavad kontaktidega. Tellijale esitatavas SPSS-formaadis andmefailis on ainult kirjed vastustega küsimustikule, kuid mitte vastaja nime ega kontaktandmetega. Küsitlus on ainult elektroonne ning paberkandjal küsimustikke ei ole. Vabaväljaga vastatud küsimused töötatakse läbi uuringu analüütiku poolt eesmärgiga eemaldada ebasobivad täitmised (nt suvaliselt sisestatud tähed, ebasünnis keelekasutus, vihakõne) . Vabaväljaga küsimused ei küsi vastaja kontakte ega nime. Kui seal peaks olema spetsiifiliselt isiku tuvastamist võimaldavat infot , siis see kustutatakse. 1 0 .1. Loetlege p seudonümiseeritud andmete koosseis . - 1 0 .2. Kirjeldage pseudonümi seerimise protsessi ja vahendeid . Kui kasutatakse koodivõtit, siis tuua välja, kes koodivõtit säilitab ja kui kaua säilitab. - 1 0 . 3 . Tooge välja p seudon ü mi seeritud andmete säilitamise aeg ja põhjendus. Kui andmeid ei pseudonü miseer ita , siis tuua välja andmete kustutamise tähtaeg. Vähemalt kvartali ja aasta täpsusega. - 1 1 . Kas andmesubjekti teavitatakse isikuandmete töötlemisest? Jah/ei Jah 1 1 .1. Kui vastasite ei, siis palun põhjenda ge 1 1 .2. Kui vastasite jah, siis kirjeldage, kuidas teavitatakse. Kõik andmesubjektid kaasatakse küsitlusse ja neile saadetakse küsimustiku kutse, kus neid teavitatakse küsitluse läbiviimisel andmete päritolust, vastamise vabatahtlikkusest ning edasises uuringu andmete analüüsis anonüümitud andmete kasutamisest, uuringu tellijast ning andmete edastamisest teistele osapooltele. Isikupõhise valimi moodustamisel rahvastiku registri andmetest andmesubjekte sellest ei teavitata. Taotleja kinnitab, et kõik IKS § 6 lõike 3 loetletud tingimused on käesoleva uuringu puhul täidetud. Vastavalt IKS § 6 lõikele 3 on teadus- või ajaloouuringu või riikliku statistika vajadusteks andmesubjekti nõusolekuta tema kohta käivate andmete töötlemine andmesubjekti tuvastamist võimaldaval kujul lubatud üksnes juhul, kui on täidetud järgmised tingimused: 1) pärast tuvastamist võimaldavate andmete eemaldamist ei ole andmetöötluse eesmärgid enam saavutatavad või neid oleks ebamõistlikult raske saavutada; 2) teadus- või ajaloouuringu või riikliku statistika tegija hinnangul on selleks ülekaalukas avalik huvi; 3) töödeldavate isikuandmete põhjal ei muudeta andmesubjekti kohustuste mahtu ega kahjustata muul viisil ülemäära andmesubjekti õigusi. Nimetatud tingimused on täidetud ning alus töötlemiseks tuleneb IKS § 6 lõikest 5. 1 1 .3. Kust on leitavad andmekaitsetingimused ? https://www.kantaremor.ee/privaatsuspoliitika/ https://www.kantaremor.ee/principy-konfidencialnosti/ 1 2 . Kas i sikuandme id edasta takse kolmandatesse riikidesse Jah/ei . Kui vastate küsimusele jah, siis täita ka järgnevad lahtrid. Otseselt e i edastata, kuid u uringu küsitluse läbiviimisel kasutab volitatud töötleja järgmisi allhankijaid: Veebiküsitluse läbiviimisel: - Nfield Online veebiküsitluste lahendust pakub Hollandi firma NIPO Software B.V. Admin ligipääs on Nipo töötajatel Hollandist ja Hispaaniast. Nfield Online alltöövõtjad on Microsoft Azure pilvelahendus asukohaga Amsterdamis, georeplikeeritud Iirimaale ja Elastic Email, mis võimaldab teenuseid pakkuda regioonide põhiselt, Euroopa klientide puhul kasutatakse andmekeskust Prantsusmaal (Pariisis). Telefoniküsitluse läbiviimisel: - AS Emor grupi telefoniküsitluste pakkumise pilvelahendus, mille serverid paiknevad Iirimaal, Dublinis. Pilvandmetöötluse pakkuja tagab piisava andmekaitse taseme, et täita üldmääruse nõudeid. 1 2 .1. Lo e tlege r iigid, kuhu isikuandmeid edastatakse . - 1 2 .2. Milliseid lisakaitsemeetmeid kasutatakse ? - Kinnitan, et taotluses esitatud andmed vastavad tegelikkusele. Marko Gorban ( allkirjastatud digitaalselt, Kantsler kuupäev digiallkirjas) _____________________________ ____________________ (allkirjastaja ees- ja perenimi) (allkiri ja kuupäev) Taotluse lisad : Lisa 1: Hankeleping Lisa 2: Küsimustik Saatja: "Karl Annus" <[email protected]> Saaja: "AKI info" Teema: FW: Taotlus teadusuuringult Regionaal- ja Põllumajandusministeeriumilt Kuupäev: 2024-09-11 06:38 Tere, Saadan täiendatud taotluse. Jätsime täiendused kollaseks. Parimat! Karl Annus Projektijuht +372 5850 4847 Regionaal- ja Põllumajandusministeerium <https://minuomavalitsus.ee/> minuomavalitsus.ee | <https://www.facebook.com/Minuomavalitsus-132211728340867> facebook.com/Minuomavalitsus From: Agnes Järvela <[email protected] <mailto:[email protected]> > Sent: esmaspäev, 9. september 2024 11:40 To: Karl Annus <[email protected] <mailto:[email protected]> > Subject: RE: Taotlus teadusuuringult Regionaal- ja Põllumajandusministeeriumilt Tere! Olen taotlusega tutvunud ja sooviksin täpsustada kahte küsimust. Taotluse p-s 9 (ja ka eespool p-s 4) olete kirjutanud: Minimaalne lõplik vastajate arv peaks olema 9130 inimest. Arvestades kogemust küsitluste läbiviimisel, et isikutel ei pruugi kontaktandmed olla korrektsed ning arvestades küsitluse vastamisaktiivsust, päritakse valim 12 kordses mahus, st kokku ca 109 560 inimese kontaktandmed. Tellitavate kontaktide arvu määramisel on arvestatud AS Emori varasema kogemusega rahvastikuregistri põhjal tehtavate uuringute vastamismääraga ja eesmärgiga tagada usaldusväärseks tulemuste laiendamiseks piisav vastajate arv kõigis omavalitsustes. Kuna sarnast uuringut on ka varem tehtud, siis 2022 taotluses oli valimi moodustamise kohta kirjutatud järgnev: Minimaalne lõplik vastajate arv peaks olema 9240 inimest. Arvestades kogemust küsitluste läbiviimisel, et 15%-l isikutel ei pruugi kontaktandmed olla korrektsed ning veebiküsitluse vastamisaktiivsus jääb 12-15% juurde ja telefoniküsitluse puhul 20-25% juurde, siis päritakse valim 8-kordses mahus, st kokku ca 73 800 inimese kontaktandmed. Küsitavaks jääb, mis asjaolud on tinginud selle, et nüüd on vaja 12kordses mahus kontaktandmeid pärida, arvestades seejuures isikuandmete töötlemisel minimaalsuse põhimõttega. Rahvastikuregistri päringutest puudutatud andmesubjektide arvu valikut võiks uuesti kaaluda ja kui jääte jätkuvalt selle juurde, et vajalik on just nii paljude inimeste kontakte, siis palun taotluses seda enam põhjendada. Teiseks palun täiendada taotluse p 11.2. Nimelt nähtub sealt, et andmesubjekte teavitatakse andmete päritolust küsitluse läbiviimisel, st inspektsioon saab aru nii, et need, kellele uuringus osalemise kutse saadetakse, saavad ka teada, et nende andmeid on päritud rahvastikuregistrist. Kas küsitluses osalemise kutse saadetakse kõikidele rahvastikuregistrist päritud kontaktandmetele? Kui mitte, siis kuidas saavad andmetöötlusest (rahvastikuregistri päringust) teada need andmesubjektid, kes küsitluses osalemise kutset ei saa? Palun hinnata nende andmesubjektide teavitamise vajalikkust. Selgitan siia juurde, et andmesubjektide teavitamise kohustus tuleneb <https://eur-lex.europa.eu/legal-content/ET/TXT/?uri=CELEX%3A02016R0679-20 160504> isikuandmete kaitse üldmääruse art-st 12 ja 14. Üldmäärus küll kehtestab ka andmesubjektide teavitamata jätmise alused (art 14 lg 5), kuid neid saab rakendada pigem erandlikel asjaoludel. Praegusel juhul ei nähtu, et oleksid sellised erandlikud asjaolud, mis takistaks inimeste teavitamist. Seega palun ministeeriumil uuesti kaaluda kõikide andmesubjektide teavitamise võimalusi. Palun täiendada vastavalt eeltoodule taotlust ja saata see [email protected] <mailto:[email protected]> võimalusel hiljemalt 16.09.2024. Head soovides Agnes Järvela jurist <mailto:[email protected]> [email protected] +372 627 4145 ERAELU KAITSE JA RIIGI LÄBIPAISTVUSE EEST Tatari 39 | 10134 Tallinn | Eesti <https://www.linkedin.com/company/estonian-data-protection-inspectorate/> LinkedIn I <https://www.youtube.com/@andmekaitse> Youtube From: Karl Annus <[email protected] <mailto:[email protected]> > Sent: Monday, September 9, 2024 11:03 AM To: Agnes Järvela <[email protected] <mailto:[email protected]> > Subject: Taotlus teadusuuringult Regionaal- ja Põllumajandusministeeriumilt Tere Saatsime 27.08 loa taotluse, et elanike rahulolu uuringu läbiviimiseks rahvasikuregistrist andmeid pärida. Saan aru, et vastamise aeg on 30 päeva, aga ma uurin, et kaugel Te selle taotluse läbivaatamisega olete ja kas on lootust vastus varem saada, kui 26.09? Lugupidamisega, Karl Annus Projektijuht +372 5850 4847 Regionaal- ja Põllumajandusministeerium <https://minuomavalitsus.ee/> minuomavalitsus.ee | <https://www.facebook.com/Minuomavalitsus-132211728340867> facebook.com/Minuomavalitsus