Vastus nõudekirjale

ERAELU KAITSE JA RIIGI LÄBIPAISTVUSE EEST Lp Emma Loore Sinitamm Teie 15.08.2024 nr Tallinna Mustamäe Riigigümnaasium [email protected] Meie 10.09.2024 nr 2.3-8/24/2100-2 Vastus nõudekirjale Andmekaitse Inspektsioon (AKI) sai Teie pöördumise seoses koolis isikuandmete töötlemisega. Küsite sisuliselt, kuidas koostada asutuse isikuandmete töötlemisega seotud dokumente. Kuna Te ei ole selgitanud, kas Te olete pöördunud oma asutuse andmekaitsespetsialisti poole, siis esmalt märgime, et asutus saab/peab saama asutuses andmetöötlusega seotud küsimustes pöörduda vajadusel oma andmekaitsespetsialisti poole. Äriregistri andmetel on Tallinna Mustamäe Riigigümnaasiumi (77001547) andmekaitsespetsialistiks määratud Rosetta Heidorf ([email protected]). Asutuse andmekaitsespetsialist teab kõige paremini, milliseid andmeid, millisel alusel ning kuidas asutuses töödeldakse, mistõttu tulebki esmalt pöörduda asjakohase isiku poole. Andmekaitsespetsialistidest, sh kes saab olla andmekaitsespetsialistiks ning millised kompetentsid peavad andmekaitsespetsialistil olema, leiab inspektsiooni veebilehelt siit: Andmekaitsespetsialist | Andmekaitse Inspektsioon (aki.ee). Järgnevalt peame siiski vajalikuks selgitada teadmiseks isikuandmete töötlemise põhimõtteid üldiselt. Isikuandmete kaitse nõuded Eestis on sätestatud peamiselt Euroopa Parlamendi ja Nõukogu määruses (EL) 2016/679 (IKÜM) ning isikuandmete kaitse seaduses, kust saab lugeda täpsemate reeglite kohta Nii sätestabki isikuandmete kaitse üldmääruse (IKÜM) art 5 lg 1 p a, et isikuandmete töötlemine peab olema seaduslik ja andmesubjektile läbipaistev; samuti tohib isikuandmeid töödelda (sh koguda, edastada jne) üksnes kindlaksmääratud õiguspärastel eesmärkidel (art 5 lg 1 p b) ning koguda tuleb eesmärgi seisukohalt võimalikult vähe andmeid (art 5 lg 1 p c). Isikuandmete töötlemise õiguslike aluste loetelu on sätestatud IKÜM artiklis 6 (lg 1 p a ehk nõusolek on üks võimalikest õiguslikest alustest). Andmetöötlejal tuleb esmalt mõelda läbi andmetöötluse protsessid ning informeerida neist ka andmesubjekte enne andmete töötlemist. Oluline on, et enne andmete kogumist tuleb andmetöötlejal koostada andmekaitsetingimused või viidata juba koostatud andmekaitsetingimustele, kus selgitatakse, milliseid andmeid, millisel eesmärgil ning õiguslikul alusel töödeldakse. Andmekaitsetingimused on kirjeldus, mis aitab inimesel omada ülevaadet, mida tema andmetega tehakse. Seetõttu on oluline, et andmekaitsetingimused oleksid sõnastatud lihtsalt ja inimesele arusaadavalt ning need peavad olema kättesaadavad tasuta ja inimesele hõlpsasti leitavad (nt asutuse võrgulehel). Tatari tn 39 / 10134 Tallinn / 627 4135 / [email protected] / www.aki.ee / registrikood 70004235 Andmetöötleja saab andmekaitsetingimustele tuginedes paremini kontrollida oma andmetöötluse protsesse. Mida läbipaistvam on ettevõtte või asutuse andmetöötlus, seda enam peegeldub see andmekaitsetingimustest. Ettevõtte või asutuse andmekaitsetingimuste dokument peaks vastama vähemalt neljale „milline on“ küsimusele. 1. Milline on andmete kogumise õiguslik alus? 2. Milline on andmete elutsükkel ehk kui kaua andmeid erinevates andmetöötlusprotsessides kasutatakse? 3. Milline on ettevõtte või asutuse roll erinevate andmete töötlemisel, s.t kas tegemist on vastutava, kaasvastutava või volitatud töötlejaga? 4. Milline on inimese võimalus saada teavet enda andmete kohta? Olulised on ka vastused kolmele „kas“ küsimusele. 1. Kas toimub andmete automaattöötlus? 2. Kas annate andmeid edasi kolmandatele osapooltele ja kui, siis millisel õiguslikul alusel? 3. Kas on esitatud andmetöötleja enda kontaktandmed? Eelpool loetletud on baasküsimused, tegelik küsimuste arv sõltub andmetöötluse ulatuslikkusest ning sellest, kui paljusid töötlustoiminguid ja milliseid inimeste gruppe see puudutab. Nt peaks olema andmete säilitamine minimaalne ehk kustutatud kohe kui eesmärk on täidetud (kui osutub vajalikuks andmeid säilitada kauem, siis tuleb seda põhjendada ja tuua välja konkreetne põhjendatud aeg, millal andmed kustutatakse). Märgime, et vastutav töötleja peab isikuandmete töötlemisel järgima IKÜM artiklis 5 lõikes 1 sätestatud põhimõtteid, vastutama nende põhimõtete täitmise eest ja olema võimeline nende täitmist tõendama (IKÜM artikkel 5 lg 2). Eelviidatud põhimõtete juurde kuulub ka vastutava töötleja kohustus töödelda isikuandmeid viisil, mis tagab isikuandmete asjakohase turvalisuse, sealhulgas kaitseb loata või ebaseadusliku töötlemise eest ning juhusliku kaotamise, hävitamise või kahjustumise eest, kasutades asjakohaseid tehnilisi või korralduslikke meetmeid („usaldusväärsus ja konfidentsiaalsus“, IKÜM art 5 lg 1 p f). Isikuandmete töötlemisel (sh kogumisel, säilitamisel, edastamisel vms) peab eelkõige jälgima kõige tavapärasemaid turvameetmeid. Näiteks tuleb teha nii, et andmed ei jõuaks õigustamata isikute kätte (igasugused andmelekked, mis tulenevad ebapiisava turvalisega süsteemidest, õigustamata edastamised vms). Andmetöötlejal on oluline teadvustada, et andmesubjektil on õigus teada, kuidas tema isikuandmeid töödeldakse, sh kellele tema isikuandmeid edastatakse (ettevõttevälised isikud, nt haigekassa) ning kes neid andmeid veel töötleb (ettevõttesisesed isikud ning ettevõttega seotud isikud, nt raamatupidamisteenuse osutaja), mistõttu tasub eeskirjad kirja panna ning andmesubjektidele tutvustada enne tema isikuandmete töötlemist (sh Teie poolt viidatud andmete kogumist). Soovi korral võib andmesubjekt pöörduda selgituste saamiseks andmetöötleja poole (sh milliseid andmeid ning kui kaua säilitatakse jne), kellel tuleb andmesubjektile kuu aja jooksul vastata. Seejärel saab andmesubjekt vajadusel pöörduda Andmekaitse Inspektsiooni poole. Soovitame kindlasti tutvuda Andmekaitse Inspektsiooni isikuandmete töötlemise üldjuhendiga, kus on kirjas kõige olulisem, mida isikuandmete töötleja peab teadma. Lisaks juhime tähelepanu, et järelevalveasutusena, kel võib tekkida olukord, kus samas küsimuses tuleb hiljem läbi viia järelevalvemenetlus, ei saa me anda õigusnõu. Seega juhul, kui teie andmekaitsespetsialist ei saa teid aidata, aga teil on vaja konkreetsemat õiguslikku seisukohta lähtuvalt konkreetsetest asjaoludest ning töödeldavatest andmetest, siis soovitame pöörduda õigusnõustajate (advokaadid, juristid jne) poole. Näiteks juba valminud andmekaitsetingimustele ja töötlemistoimingute ülevaatele õigusliku hinnangu saamiseks. Samuti leiab informatsiooni andmetöötleja vastutusest ning kohustustest isikuandmete töötlemisel siit. 2 (3) Loodan, et minu selgitustest on abi. Lugupidamisega Liina Kroonberg jurist-konsultant peadirektori volitusel 3 (3)