Tähelepanu juhtimine

ERAELU KAITSE JA RIIGI LÄBIPAISTVUSE EEST Lp Maidu Laht Meie 10.09.2024 nr 2.2-10/24/2003-2 Pärnu Spordikeskus [email protected] Lp Roland Šimanis Andmekaitsespetsialist [email protected] Tähelepanu juhtimine Andmekaitse Inspektsioon (AKI) sai märgukirja, mille kohaselt ei vasta Pärnu Spordikeskuses töötajate isikuandmete töötlemine isikuandmete kaitse üldmääruse1 nõuetele, mh on töötajad koolitamata, koostamata on andmekaitsetingimused ja andmetöötlusregister, reguleerimata või kohaldamata kaamerate kasutamise ja töötajate ligipääsusid puudutavad nõuded. Seetõttu juhime tähelepanu isikuandmete kaitse nõuete täitmise vajadusele ettevõttes ja töökeskkonnas ning selgitame andmekaitsenõudeid. Andmekaitse Inspektsiooni selgitused Esmalt selgitan, et igasuguseks isikuandmete töötlemiseks peab olema õiguslik alus kas isiku nõusolek või muu seadusest tulenev alus (isikuandmete kaitse üldmääruse (IKÜM) artiklid 5 ja 6). Pärnu Spordikeskus, kui oma töötajate isikuandmete vastutav töötleja, peab isikuandmete töötlemisel järgima IKÜM artiklis 5 lõikes 1 sätestatud põhimõtteid, vastutama nende põhimõtete täitmise eest ja olema võimeline nende täitmist tõendama (IKÜM artikkel 5 lg 2). Nii nagu iga andmetöötluse puhul, siis peab ka asutusesiseselt isikuandmeid töödeldes piirduma see rangelt minimaalse ja vajalikuga. Asutusesisese andmete töötlemise reeglid (nt ametijuhendites, sisekorraeeskirjades vms) ja ligipääsud peab kehtestama iga andmetöötleja ise, seejuures lähtudes isikute tööülesannete vajadusetest. Tähtis on, et kõik töötajad oleks reeglitest ja kordadest teadlikud ning et vajaduse korral suudaks asutus tõendada, et on teinud endast oleneva selleks, et tagada andmete konfidentsiaalsus ja minimaalne ning eesmärgipärane töötlemine. Eelviidatud põhimõtete juurde kuulub ka vastutava töötleja kohustus töödelda isikuandmeid viisil, mis tagab isikuandmete asjakohase turvalisuse, sealhulgas kaitseb loata või ebaseadusliku töötlemise eest ning juhusliku kaotamise, hävitamise või kahjustumise eest, kasutades asjakohaseid tehnilisi või korralduslikke meetmeid („usaldusväärsus ja konfidentsiaalsus“, IKÜM art 5 lg 1 p f). Isikuandmete töötlemisülevaade Üldmääruse üks läbivaid põhimõtteid on andmetöötleja vastutus. Andmetöötleja vastutab inimeste suhtes seadusliku, õiglase ning läbipaistva andmetöötluse korraldamise eest.2 Seda kõike ei saa teha, kui andmetöötlejal ei ole omaenda andmetöötlusest täit pilti. Seetõttu peab ta kaardistama oma andmetöötlustoimingud. Nimetame selle tulemusena valminud dokumenti isikuandmete töötlemisülevaateks. Kokkuvõtlikult üldmäärus kohustab kõiki andmetöötlejaid, kellel on vähemalt üks töötaja ja/või vähemalt üks füüsilisest isikust klient, koostama isikuandmete 1 Euroopa parlamendi ja nõukogu isikuandmete kaitse üldmäärus (EL) 2016/679 2 Vt üldmääruse art. 5 lg 1 p. a ja lg 2. Tatari tn 39 / 10134 Tallinn / 627 4135 / [email protected] / www.aki.ee / registrikood 70004235 töötlemise ülevaate. Mida peab töötlemisülevaade sisaldama? Vastutava töötleja ülevaade peab sisaldama vähemalt järgmist: - vastutava töötleja, kaasvastutava töötleja (kui on), vastutavate töötlejate (kui on) ja andmekaitsespetsialisti (kui on) nimi ja kontaktandmed; - isikuandmete töötlemise eesmärgid; - andmesubjektide kategooriate ja isikuandmete liikide kirjeldus; - vastuvõtjate kategooriad, kellele isikuandmed avalikustatakse; - kui isikuandmeid edastatakse kolmandasse riiki, siis andmed selle kohta koos riigi nimega, ning muu teave edastamise asjaolude ja kaitsemeetmete kohta; - eri andmeliikide kustutamiseks ette nähtud tähtajad; - turvameetmete üldine kirjeldus. Täpsemalt saate lugeda andmetöötlemisülevaate koostamise kohta AKI koostatud isikuandmete töötleja üldjuhendist. Lõimitud ja vaikimisi andmekaitse Vastutav andmetöötleja, antud juhul Pärnu Spordikeskus, peab organisatsiooni siseselt sätestama isikuandmete töötlemise korra ja viisi ning paika panema selle, millisel määral ja ulatuses on töötajatel oma tööülesannete täitmiseks vajalik isikuandmetele juurde pääseda. Vastutaval andmetöötlejal tulebki muuhulgas arvestada IKÜM artiklis 25 kirjeldatud lõimitud ja vaikimisi andmekaitsenõuetega. Lõimitud andmekaitse eeldab, et eraelu kaitse on organisatoorsetesse ja infotehnoloogilistesse vahenditesse n-ö sisse kirjutatud ja mida tundlikumaid andmeid töödeldakse, seda tugevam andmete kaitse olema peab. Vaikimisi andmekaitse aga tähendab muu hulgas, et vastutav töötleja peab piirama, kellel on juurdepääs isikuandmetele ja millist liiki isikuandmetele, tuginedes vajalikkuse hindamisele. Samuti tagama, et isikuandmed on tegelikult kättesaadavad neile, kes neid vajaduse korral vajavad. Ehk siis asutusesiselt peab olema reguleeritud (näiteks ametijuhendis, sisekorraeeskirjas vms) kes, kuidas ning millises ulatuses organisatsioonis täpselt andmeid töötleb. Vastutus võimalike andmekaitseliste rikkumiste puhul lasub eelkõige vastutaval andmetöötlejal. Kõik organisatsioonid, kes oma tegevuse käigus isikuandmetega kokku puutuvad, on kohustatud tagama, et nende juures töödeldakse isikuandmeid turvaliselt. See tähendab muu hulgas, et infosüsteemides olevaid isikuandmeid kasutatakse ainult sel eesmärgil, mille jaoks nad kogutud on, ning keegi ei pääse andmetele ligi omakasupüüdlikel või pahatahtlikel eesmärkidel ega pelgast uudishimust. Selleks, et ära hoida isikuandmete väärkasutamist ning tagada, et tagantjärele oleks võimalik kindlaks teha, kes, millal ja miks infosüsteemis andmeid vaadanud või kasutanud on, peabki elektroonilise andmetöötluse puhul pidama logikirjeid isikuandmete töötlemise kohta. Andmetöötlejal on ka kohustus tuvastada ning registreerida kõik isikuandmetega seotud rikkumised. Need on oma sisult turvanõuete rikkumised, mis toovad kaasa töödeldavate isikuandmete juhusliku või ebaseadusliku kaotsimineku, hävimise, muutmise või loata juurdepääsu või avalikustamise. Isikuandmetega seotud rikkumiste menetlemisest saate lähemalt lugeda eespool viidatud isikuandmete töötleja üldjuhendi 7. peatükist. Kaamerad Enne kaamerate kasutama hakkamist peab andmetöötleja olema teinud selgeks videovalve kasutamise eesmärgi ning õigusliku aluse, samuti läbi mõtlema võimalikud alternatiivsed lahendused sama eesmärgi saavutamiseks. Kaamerate kasutamine peab olema suunatud konkreetse probleemi lahendamiseks ning kogutud andmeid ei tohi hiljem kasutada muul eesmärgil. Andmetöötleja peab hindama ohtude tõsidust ja realiseerumise tõenäosust ning analüüsima alternatiive videovalvele. Kui alternatiivsed meetmed ei ole piisavad ning kaamerate paigaldamine on möödapääsmatu, peab andmetöötleja viima läbi õigustatud huvi analüüsi 2 (5) (eeldusel, et kaamerate kasutamise õiguslikuks aluseks on IKÜM art 6 lg 1 punkt f). Õigustatud huvi hindamine ja dokumenteerimine on kaamera paigaldaja kohustus. Kuidas õigustatud huvi täpselt hinnata, oleme selgitanud eraldi juhendis. 1. Kaameratega isikuandmete töötlemise alused Isikuandmeteks on igasugune teave tuvastatud või tuvastatava füüsilise isiku kohta. Tuvastatav füüsiline isik on isik, keda saab otseselt või kaudselt tuvastada3. Kaamerate abil on isik (eriti töötaja) igal juhul tuvastatav. Seega on videovalve puhul tegemist isikuandmete töötlemisega, mille osas tuleb järgida IKÜM-is sätestatud nõudeid. Ettevõte kui isikuandmete, sh oma töötajate isikuandmete vastutav töötleja on kohustatud järgima IKÜM art 5 lõikes 1 sätestatud põhimõtteid. Nende põhimõtete täitmise eest vastutab ja peab olema võimeline nende täitmist tõendama vastutav töötleja ise4. Selles osas, mil andmetöötlus ei vasta täielikult IKÜM artikkel 5 lõikes 1 sätestatud põhimõtetele, on andmetöötlus keelatud. Kaamerate kasutamisel tuleb lähtuda muuhulgas järgnevatest isikuandmete töötlemise põhimõtetest. a. Seaduslikkus, õiglus ja läbipaistvus (IKÜM artikkel 5 lg 1 punkt a) Igasugune isikuandmete töötlemine peab olema õiglane ja seaduslik ehk täielikult kooskõlas IKÜM-i ja isikuandmete kaitse seadusega ning läbipaistev. Selleks peab kogu isikuandmete töötlemisega seotud teave olema andmesubjektile, antud juhul töötajatele lihtsalt kättesaadav, arusaadav ning selgelt sõnastatud. Andmesubjekte tuleb isikuandmete töötlemisest ka teavitada5. Seda reguleerivad täpsemalt IKÜM artiklid 12-14. Kaamerate kasutamisel tuleb andmesubjektidele teabe esitamisel lähtuda IKÜM artikkel 13 nõuetest. b. Eesmärgi ja säilitamise piirang. Võimalikult väheste andmete kogumine (IKÜM artikkel 5 lg 1 punktid b, c ja e) Selleks, et hinnata, kas kaamerate kasutamine vastab eesmärgi piirangu ning võimalikult väheste andmete kogumise põhimõttele, tuleb: 1) tuua välja kõik kaamerate kasutamise eesmärgid ja seda hästi konkreetselt; 2) hinnata, kas nimetatud eesmärkide täitmisel on kaamerate kasutamine vajalik või on selle täitmiseks muid ja andmesubjekti vähem riivavamaid meetmeid. Keelatud on töötajate jälgimine kaameratega terve tööaja vältel ning salvestisi ei või kasutada töötajate töökohustuste või -distsipliini täitmise kontrollimiseks. Kaamerad tuleb suunata konkreetsetele turvariskidele. Jälgimisseadmeid ei saa kasutada üldise viitega võimalikele rikkumistele, mis ettevõtte territooriumil võivad aset leida. Iga turvarisk tuleks määratleda eraldi ja detailselt, tuginedes reaalsetele ja tõestatavatele andmetele riski olemasolu ja ulatuse kohta. Kaamerate paigaldamise eesmärgiks aga ei saa olla ka töötajate reaalajas jälgimine. Oluline on ka tagada töötajatele võimalus kaamera vaateväljast eemal olla, nt paigutada kaamerad selliselt, et need ei rikuks töötaja privaatsust puhkeajal ega jälgiks töötaja tegevusi, mis ei ole seotud tööprotsessiga. Isikuandmete töötlemine tuleb lõpetada ja andmed kustutada või viia isikustamata kujule kohe kui langeb ära õiguslik alus ja/või on täidetud eesmärgid, milleks neid koguti. Isikuandmete töötlemise aeg peab piirduma rangelt minimaalsega. Selle tagamiseks, et isikuandmeid ei töödelda vajalikust kauem, peab vastutav töötleja kindlaks määrama tähtajad isikuandmete kustutamiseks ning perioodiliseks läbivaatamiseks6. 3 IKÜM art 4 punkt 1. 4 IKÜM art 5 lõige 2. 5 IKÜM põhjenduspunkt 39. 6 IKÜM põhjenduspunkt 39. 3 (5) Euroopa Andmekaitsenõukogu7 seisukohal tuleb isikuandmed enamikul juhtudel (nt vandalismi avastamiseks) kustutada – ideaaljuhul automaatselt – mõne päeva pärast. Mida pikem on ettenähtud säilitamisaeg (eriti kui see on pikem kui 72 tundi), seda rohkem tuleb põhjendada eesmärgi õiguspärasust ja säilitamise vajalikkust. Seega olukorras, kus eriseadusest ei tulene 72st tunnist pikemat säilitamistähtaega, tuleb vastutaval töötlejal salvestiste pikema säilitamise tähtaja vajadust selgelt ja arusaadavalt põhjendada. c. Isikuandmeid töödeldakse viisil, mis tagab isikuandmete asjakohase turvalisuse, sh kaitseb loata või ebaseadusliku töötlemise eest (IKÜM artikkel 5 lg 1 punkt f) Selleks, et oleks võimalik tagantjärgi kontrollida, kes, millal ja millist kaamerasalvestist on vaadanud, peab olema loodud logimissüsteem. AKI hinnangul on logimine ainuke võimalik viis, mis võimaldab kontrollida seda, et kaamera otsepilti või salvestisi ei oleks vaadatud ebaseaduslikult, sh ilma põhjuseta. 2. Õigustatud huvi analüüs Kui ettevõttele ei tule eriseadusest kaamerate paigaldamise/kasutamise kohustust, on võimalik kaamerate kasutamisel tugineda üksnes IKÜM artikkel 6 lg 1 punktis f sätestatud alusele - õigustatud huvile. See sätestab, et „isikuandmete töötlemine on seaduslik üksnes juhul, kui see on vajalik vastutava töötleja või kolmanda isiku õigustatud huvi korral, välja arvatud juhul, kui sellise huvi kaaluvad üles andmesubjekti huvid või põhiõigused ja -vabadused, mille nimel tuleb kaitsta isikuandmeid“. Selleks, et õigustatud huvile saaks tugineda, peavad korraga olema täidetud kõik kolm tingimust: - vastutaval töötlejal või andmeid saaval kolmandal isikul või kolmandatel isikutel on andmetöötluseks õigustatud huvi; - isikuandmete töötlemine on vajalik õigustatud huvi teostamiseks; - vastutava töötleja ja/või kolmanda isiku õigustatud huvid kaaluvad üles kaitstava andmesubjekti huvid, põhiõigused ja – vabadused. Esiteks tuleb esmalt täpselt välja selgitada, kas ja millised on andmetöötleja enda konkreetsed õigustatud huvid. Ennekõike on oluline, et õigustatud huvi oleks kooskõlas kehtivate õigusaktidega, sõnastatud piisavalt selgelt (st piisavalt konkreetne) ning reaalne ja hetkel esinev (st mitte spekulatiivne). Teiseks tuleb analüüsida ja läbi mõelda, millised on võimalikud andmesubjekti huvid või põhiõigused– ja vabadused, mida võidakse isikuandmete töötlemisega kahjustada. Kolmandaks tuleb tasakaalustada andmetöötleja õigustatud huvid andmesubjekti huvide ja põhiõigustega. Siinjuures võrreldakse isikuandmete töötlemisest (kogumisest, edastamisest, avalikustamisest) andmesubjektile tekkida võivat mõju vastutava töötleja ja/või kolmanda isiku õigustatud huvidega ning hinnatakse, kas ja millises ulatuses vastutava töötleja ja/või kolmanda isiku õigustatud huvi kaalub andmesubjekti huvid üles. Rõhutame, et vastutava töötleja või kolmanda isiku õigustatud huvid ei kaalu automaatselt üles kaitstavate andmesubjektide põhiõiguste ja -vabadustega seotud huve. Võimalus jälgida töötajaid terve tööaja vältel toob kaasa väga suure riive. Töötajal ei ole võimalik teha ühtegi liigutust nii, et tema tegemisi ei oleks võimalik jälgida (v.a sanitaar– ja puhkeruumides). See võib omakorda mõjutada töötaja vaimset heaolu. Seetõttu tuleb kaamerate kasutamisel töökeskkonnas alati hoolikalt kõik aspektid läbi mõelda ja kaaluda, kas isikuandmete töötlemisega tekitatav mõju andmesubjektidele on proportsionaalne taotletavate eesmärkide suhtes. 7 Euroopa Andmekaitsenõukogu suunised 3/2019 isikuandmete töötlemise kohta videoseadmetes, lk 28 p 121. 4 (5) Alati tuleb kaaluda, kus ja millal on videovalvemeetmed tingimata vajalikud ning kas eesmärki ei ole võimalik mõistlikult saavutada töötajaid vähem häirivate meetmetega. Rõhutame, et riietusruumis, wc-s ja duširuumis ei ole kaamerate kasutamine lubatud. 8 Õigustatud huvi analüüsiga peab olema võimalik tutvuda igal andmesubjektil (nii kliendil kui töötajal). Kuidas õigustatud huvi täpselt hinnata, oleme selgitanud eraldi juhendis. Juhul, kui andmetöötleja jätab õigustatud huvi analüüsi korrektselt tegemata (sh ei arvesta töötaja õigustega), on kaamerate kasutamine keelatud ning tegemist on IKÜM nõuete rikkumisega. 3. Andmekaitsetingimused Andmekaitsetingimustes tuleb kajastada muuhulgas järgnev (vt IKÜM artikkel 13 lõiked 1 ja 2): - vastutava töötleja nimi ja tema kontaktandmed; - isikuandmete töötlemise eesmärgid ja õiguslikud alused; - kui isikuandmete töötlemine põhineb õigustatud huvil, siis teave vastutava töötleja õigustatud huvide kohta; - teave isikuandmete vastuvõtjate või vastuvõtjate kategooriate kohta; - isikuandmete säilitamise tähtaeg; - teave andmesubjekti õiguse kohta taotleda: a) juurdepääsu teda puudutavatele isikuandmetele (nii klientidel kui töötajatel on õigus saada enda kohta käivaid salvestisi); b) isikuandmete kustutamist; c) isikuandmete töötlemise piiramist. - teave õiguse kohta esitada vastuväide kaamerate kasutamise osas; - teave õiguste kohta esitada kaebus järelevalveasutusele. Iga vastutav töötleja peab ise koostama enda äritegevusest lähtuvalt andmekaitsetingimused ning kontrollima nende vastavust IKÜM artiklites 12-13 sätestatud nõuetele. Andmekaitsetingimused tuleb koostada vastavalt tegelikule andmetöötlusele. Tingimused ei saa piirduda näidetega, vaid loetelu peab olema lõplik. Sõnade „näiteks, eelkõige, muuhulgas“ kasutamine ei ole lubatud. Kui andmetöötluse sisu või eesmärgid aja jooksul muutuvad, siis tuleb andmekaitsetingimusi vastavalt sellele ka ajakohastada. Töötajatel peab olema võimalik andmekaitsetingimustega ja õigustatud huvi analüüsiga igal ajal tutvuda (nt puhkeruumis või asutuse siseses infosüsteemis). Kokkuvõte Palume Teil üle vaadata, kas Pärnu Spordikeskuse isikuandmete töötlemise protsessid ja seda reguleerivad korrad vastavad isikuandmete kaitse üldmääruse nõuetele ning kui seda veel tehtud ei ole, tutvustada töötajatele ettevõttes isikuandmete töötlemise korda ning selgitada, kust saab vajadusel teavet isikuandmete töötlemise kohta. Soovitame Teil täiendavalt läbi töötada AKI koostatud isikuandmete töötleja üldjuhendi9, mis annab Teile parema aimduse, kuidas korraldada enda asutuses isikuandmete kaitse nõuetest lähtuv tegevus ja dokumentatsioon. Käesolevale tähelepanu juhtimisele inspektsioon vastust ei oota. Lugupidamisega Mari-Liis Uprus jurist peadirektori volitusel 8 Euroopa Inimõiguste Kohtu 21. juuni 2012.a kohtuotsus kohtuasjas E.S v Rootsi, avaldus nr 5786/08. 9 https://www.aki.ee/et/isikuandmete-tootleja-uldjuhendi-veebitekst 5 (5)