Arvamus Maardu linna taotluste vastuvõtmise ja menetlemise andmekogu põhimääruse eelnõule

ERAELU KAITSE JA RIIGI LÄBIPAISTVUSE EEST Lp Inna Pajula Teie 22.08.2024 nr 16-2.6/1840 Maardu Linnavalitsus [email protected] Meie 05.09.2024 nr 2.3-5/24/2142-3 Arvamus Maardu linna taotluste vastuvõtmise ja menetlemise andmekogu põhimääruse eelnõule Edastasite Andmekaitse Inspektsioonile arvamuse avaldamiseks Maardu linna määruse „Maardu linna taotluste vastuvõtmise ja menetlemise andmekogu asutamine ja põhimäärus“ eelnõu. Esmalt märgime, et käesolevaga antakse arvamus esitatud eelnõule. Tegemist ei ole andmekogu kooskõlastusega avaliku teabe seaduse (AvTS) § 433 alusel. Kooskõlastamise täpsemad tingimused ja kord on reguleeritud Vabariigi Valitsuse 28. veebruari 2008. a määruses nr 58 „Riigi infosüsteemi haldussüsteem“1. Kui Teie soov on saada andmekogu andmete muutmise või kasutusele võetava andmekogu kooskõlastust, siis see tegevus toimub vastava süsteemi (riigi infosüsteemide haldussüsteemi RIHA2) kaudu. Lisaks selgitame, et tavapäraselt on taotluste esitamise/vastuvõtmise ja menetlemise andmekogu SPOKU puhul tegemist standardlahendusega, mille omavalitsus võtab kasutusele. Selleks tuleb vastav teave kanda RIHA-sse ning registreerida standardlahendus. Inspektsioon kooskõlastab ainult AvTS mõistes andmekogude asutamisi, andmekogus kogutavate andmete koosseisu muutmisi, andmekogu kasutusele võtmisi või andmekogu lõpetamisi. Kui tegemist on standardlahendusega, siis sellele eraldi kooskõlastust RIHA-s ei anta, mistõttu anname antud juhul tagasisidet ainult esitatud põhimäärusele eelnõule ning rõhutame veel kord, et tegemist ei ole andmekogu kooskõlastusega AvTS-i mõistes. Meil on esitatud eelnõu osas järgmised tähelepanekud. 1. Eelnõu järgi kehtestatakse määrus AvTS § 433 lõike 1 ja § 435 lõike 1 ning kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse (KOKS) § 22 lõike 2 alusel. Märgime, et ükski viidatud sätetest ei sisalda üldvolitust andmekogu asutamiseks. Seega puudub määrusel volitusnorm. 2. Eelnõu § 1 lõike 1 järgi asutatakse Maardu linna taotluste esitamise ning menetlemise andmekogu, mille ametlik nimetus on sama paragrahvi lõike 2 järgi „Maardu linna taotluste vastuvõtmise ja menetlemise andmekogu“. Selgusetuks jääb, kas asutatakse taotluste esitamise ning menetlemise andmekogu või taotluste vastuvõtmise ja menetlemise andmekogu. 3. Eelnõu § 2 loetleb andmekogu eesmärgid, milleks muu hulgas on märgitud ka andmekogu andmete vahetamine teiste riigi andmekogudega. Selgitame, et andmekogu asutamise eesmärgiks ei saa olla andmevahetus iseenesest, vaid AvTs-st tulenevalt andmekogu asutatakse ja seda kasutatakse seaduses, selle alusel antud õigusaktides või rahvusvahelises lepingus sätestatud ülesannete täitmiseks. Seega peab põhimäärus andma konkreetse vastuse küsimusele, millisel eesmärgil ja milliste ülesannete täitmiseks andmekogu luuakse. 1 https://www.riigiteataja.ee/akt/114072023004 2 https://www.riha.ee Tatari tn 39 / 10134 Tallinn / 627 4135 / [email protected] / www.aki.ee / registrikood 70004235  4. Eelnõu § 5 lõike 1 järgi peetakse andmekogu infotehnoloogilise andmebaasina elektrooniliselt ning andmete töötlemisel kasutatakse automatiseeritud andmetöötlust. Märgime, et tegemist on üleliigse sättega, kuna AvTS § 431 sätestab, et andmekogu on infosüsteem, infosüsteem on defineeritud küberturvalisuse seaduses ning selle järgi kujutabki infosüsteem endast digitaalset andmete töötlust. 5. Eelnõu § 7 lõike 1 järgi töödeldakse andmekogusse kantud andmeid AvTS-s, isikuandmete kaitse seaduses (IKS), muudes õigusaktides ja andmekogu põhimääruses sätestatud eesmärkidel, korras ning tingimustel. Selgusetuks jääb, mida tähendab, et andmeid töödeldakse IKS-s sätestatud korras ja tingimustel. Isikuandmete töötlemist reguleerib peamiselt EL isikuandmete kaitse üldmäärus ja IKS ainult täpsustab seda. Sama paragrahvi lõike 3 järgi volitatud töötleja poolt logitakse andmete sisestamisi, töötlemisi ja muutmisi. Selgitame, et isikuandmete töötlemine on andmetega tehtav mistahes toiming, sh nende kogumine, korrastamine, säilitamine, muutmine, lugemine, kasutamine, edastamine, ühendamine, kustutamine jne. Antud juhul jääb selgusetuks, milliseid andmetega tehtavaid toiminguid lisaks sisestamisele ja muutmisele veel andmekogus logitakse. 6. Eelnõu § 10 lõike 1 punkt 1 loetleb rahvastikuregistrist saadavad andmed, milleks on isiku ees- ja perekonnanimi, elukoht ja andmed suhete kohta. Samas andmekogu andmete koosseisu kirjeldava lisa punkti 1 järgi saadakse rahvastikuregistrist ka sünniaeg, isiku staatus rahvastikuregistris, sh surma aeg ning eestkostetava nimi. Palume põhimääruses ja eelnõu lisas toodud andmekoosseisud viia omavahel kooskõlla. 7. Eelnõu § 11 järgi on andmekogu andmetel informatiivne ja statistiline tähendus. Kuigi AvTS seda nõuab, siis on selline säte sisutühi. Ilmselgelt lähtub linnavalitsus oma töös andmekogusse kantud andmetest, vastasel juhul oleks andmekogu pidamine mõttetu. Nii ei ole õige märkida, et andmetel on vaid statistiline või informatiivne tähendus. Eristama peab vaid need juhud, kui andmekogu andmetel on kolmandate isikute (s.t asutuseväliste) suhtes konstitutiivne tähendus. 8. Eelnõu § 14 reguleerib andmete andmekogus säilitamist. Nimetatud paragrahvi lõike 1 järgi säilitatakse andmekogusse kantud andmeid vastutava töötleja dokumentide liigitusskeemis kehtestatud säilitustähtajani. Märgime, et viide liigitusskeemis kehtestatud säilitamise tähtaegadele ei taga seda, et andmekogus tõepoolest neid tähtaegu ka järgitakse. Lisaks võib tähtaegades orienteerumine olla andmekogu pidajale endale keeruline, rääkimata avalikkusest. Seetõttu oleks õige andmekogus olevate andmete, sh logide ja ka andmekogu alusdokumentide säilitamise konkreetsed tähtajad reguleerida põhimääruses. Kokkuvõtvalt soovitame selguse huvides eelnõu uuesti üle vaadata, täpsustada sõnastust, mõisteid, andmekoosseisu ja säilitustähtaegu. Põhimääruse eesmärk on luua selgust ja läbipaistvust ning selles osas on eelnõul vajakajäämisi. Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt) Pille Lehis peadirektor Terje Enula [email protected], telefon 627 4144 2 (2)