Häkatoni korraldamine

KÄSKKIRI 06.12.2022 nr 110 Sotsiaalteenuse „Militaarvaldkonna riisvara häkatoni“ tellimine, vastutava isiku ja hankekomisjoni nimetamine Riigihangete seaduse § 14 lõike 2 punkti 3 alusel ning kooskõlas ettevõtlus- ja infotehnoloogiaministri ning majandus- ja taristuministri 09.10.2017. a käskkirjaga (registreeritud dokumendihaldussüsteemis 03.10.2017. a) nr 1.1-1/17-199 kinnitatud „Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi hankekorraga“: 1. Korraldada hange sotsiaalteenuse (CPV kood 79952000-2 „Ürituste korraldamisega seotud teenused“) „Militaarvaldkonna riistvara häkaton“ tellimiseks. 2. Kinnitan käskkirja punktis 1 nimetatud sotsiaalteenuse tellimiseks hanke alusdokumendid (lisatud). 3. Tellitava sotsiaalteenuse eeldatav maksumus jääb alla 150 000 eurot (koos käibemaksuga). Lepingu täitmise periood on 5 kuud arvates lepingu sõlmimisest. 4. Määran käskkirja punktis 1 nimetatud sotsiaalteenuse tellimise eest vastutavaks isikuks Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi majandusarengu osakonna fookusvaldkonna juhi Kadri Matsi. 5. Moodustan hankekomisjoni punktis 1 nimetatud hanke korraldamiseks, pakkumuse vastavaks tunnistamiseks ja eduka pakkumuse väljaselgitamiseks järgmises koosseisus: komisjoni esimees: Sille Kraam – majandusarengu asekantsler. komisjoni liikmed: Martti Kalvik – strateegilise planeerimise juht; Sigrid Rajalo – arendus- ja innovatsioonivaldkonna juht; Kadri Mats – majandusarengu osakonna fookusvaldkonna juht. 6. Punktis 2 nimetatud hanke alusdokumentide peale võib esitada vaidlustuse Rahandusministeeriumi juures asuvale riigihangete vaidlustuskomisjonile riigihangete seaduses sätestatud korras ja tähtajal. (allkirjastatud digitaalselt) Ahti Kuningas kantsler 2  Käskkirja „„Militaarvaldkonna riisvara häkatoni“ tellimine, vastutava isiku ja hankekomisjoni nimetamine“ lisa Hanke alusdokument Hankedokument (HD) sotsiaalteenuse tellimiseks Hankija Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium Hanke nimetus Militaarvaldkonna riistvara häkaton Pakkumuse esitamise Pakkumuse esitamise tähtaeg on 19.12.2022. Pakkumus esitatakse tähtpäev ja aadress: meili teel aadressile [email protected]. Erimenetlus: sotsiaalteenused Hankelepingu liik: sotsiaalteenuste hankeleping CPV kood ja nimetus: 79952000-2 „Ürituste korraldamisega seotud teenused“ Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium (edaspidi MKM või hankija) korraldab hanke, mille eesmärk on leida koostööpartner häkatoni ehk fokusseeritud koostööformaadis ürituse korraldamiseks ja läbiviimiseks. Hangitakse ürituse korraldamise ja läbiviimise teenust. Ürituse korraldamisel tuleb pakkujal teha aktiivset koostööd hankija töörühmaga. Kutsume Teid osalema hankes „Militaarvaldkonna riistvara häkaton“ ja esitama käesoleva hanke alusdokumentide alusel pakkumus hankelepingu sõlmimiseks. Tegemist on sotsiaalteenuse tellimisega, mille eeldatav maksumus jääb alla RHS § 14 lõike 2 punktis 3 toodud piirmäära. 1. Hankija andmed Hankijaks on MKM, Suur-Ameerika 1, 10122 Tallinn, registrikood 70003158, e-post: [email protected]. Hankija vastutav isik Nimi Kadri Mats Ametikoht Fookusvaldkonna juht MKMi struktuuriüksus Majandusarengu osakond e-posti aadress [email protected] Telefon +372 53 43 6001 2. Hanke taust Teadus- ja arendustegevuse, innovatsiooni ning ettevõtluse arengukava 2021–2035 (TAIE) koondab ühte arengudokumenti teadus- ja arendustegevuse, innovatsiooni ning ettevõtluse arendamisega seonduvad sihid ja tegevussuunad. Arengukava ühe eesmärgi kohaselt soodustab Eesti ettevõtluskeskkond ettevõtlikkust ning teadmusmahuka ettevõtluse teket ja kasvu, kõrgema lisandväärtusega toodete ja teenuste loomist ja eksporti ning investeeringuid kõigis Eesti piirkondades. Arengukava tegevuste raskuskese on teadmussiirdel, kus kavandatavate tegevuste tulemusena otsitakse teadussüsteemi ja ettevõtlussektori koostoimes lahendusi Eesti ühiskonna arenguvajadustele. Ühe tegevusena nähakse ette ka iduettevõtluse ökosüsteemi konkurentsvõime kasvatamist ning toetatakse iduettevõtete innovatsiooni ning intellektuaalomandi loomist ja rakendamist kõigis majandusharudes. Kavandatav häkaton ongi üks konkreetne tegevus, mis panustab TAIE eesmärkidesse. Militaarvaldkonna riistvara häkatoni raames soovime leida kaitse- ja julgeolekuvaldkonna probleemidele sobivaid lahenduste ideid, mis lähtuksid Ukraina sõja väljakutsetest, ning luua ürituse jooksul ideedest nn „esmased prototüübid“ või parimal juhul ka töötavad lahendused. Eesmärk on genereerida värskeid ideid ning ettepanekuid, mis panustaksid uute lahenduste loomisse. Ühtlasi soovime demonstreerida, et iduettevõtlussektori kaasamine kaitse- ja julgeolekuvaldkonna probleemide lahkamisse, tehes seda lahenduste leidmise protsessi algfaasis, loob lisandväärtust ja võib viia kiirete, uuenduslike ning toimivate lahendusteni. Häkatoniga toome kokku avaliku sektori, kaitsetööstuse ja iduettevõtjad, pakkudes üritusel osalejatele võimalusi luua uusi kontkate. 3. Tellitavad teenus Toimumisaeg veebruar 2023 (kestvusega 48 järjestikust tundi). Osalejad Kaitsevaldkonna spetsialistid, kaitsetööstuse ettevõtjad, iduettevõtjad, vastava valdkonna tudengid, IT-valdkonna esindajad (arendajad ja tootedisainerid), andmeteadlased, materjaliteadlased, insenerid, 3D printeri ekspert, kübervaldkonna ekspert, visionäärid, projektijuhid ja paljud teised. Orienteeruv osalejate arv Kuni 125 osalejat (pakkumust tehes osalejate arvust sõltuvate kulude kalkuleerimisel arvestada 125 osalejaga). Toimumiskoht Eesti. Keel Eesti keel ja/või inglise keel. Pakkuja peab pakkuma ürituse sisulise ja tehnilise korraldamise teenust ja korraldama kõik selle toimumiseks vajaliku, seega peab pakkuja tagama: 3.1. „Militaarvaldkonna riistvara häkaton“ korraldamise, mis hõlmab ööpäevaringset (kestvusega 48 järjestikust tundi) üritust veebruaris 2023. a, mille sisuks on lahenduste leidmine ideekorje raames koorunud probleemidele ning neile prototüübi või reaalselt töötava lahenduse loomine (edaspidi Üritus); 3.2. enne Ürituse toimumist kaardistama militaarvaldkonna peamised probleemid ja väljakutsed (ideekorje), tuginedes Ukraina senisele kogemusele ja kaasates võimalikult laia militaarvaldkonnaga kokkupuutuvaid inimesi, sh kaitsevaldkonna eksperte, kaitseväelasi (ka Ukraina poolt), kaitsetööstuse ettevõtteid, iduettevõtteid, tudengeid jne; 3.3. Ürituse moderaatorite leidmise, sealhulgas nendega läbirääkimiste pidamise, kokkulepete sõlmimise ning tasustamise juhul kui teenus ostetakse sisse. Moderaator peab omama varasemat modereerimiskogemust, olema soovitavalt tehnoloogiavaldkonna spetsialist või omama riistvaraarendusega tegeleva start-up ettevõtte asutaja, kaasasutaja või valdkonnajuhi tausta. 3.4. Meeskondade mentorite leidmise, sealhulgas potentsiaalsete mentoritega läbirääkimiste pidamise, kokkulepete sõlmimise ning vajadusel tasustamise. Mentorid on erinevatest valdkondadest, kes Ürituse vältel meeskondi aitavad ja suunavad. Mentorite valikul lähtuks põhimõttest, et nad on oma valdkonnas töötavad praktikud, kes on teadlikud tänastest militaarvaldkonna trendidest ja probleemidest ning suudavad meeskondadelt küsida kriitilisi meeskonnatööd edasiviivaid küsimusi. Soovitav on kaasata vähemalt 30 mentorit (sh rahvusvahelisi). 3.5. Üritusel osalejate leidmine (orineteeruvalt 125 osalejat) ning neile taustakontrolli korraldamise; 3.6. Ürituse läbiviimiseks vajaliku inventari tellimine, sh riistvara tellimine osalejatele, vajadusel kirjutusvahendid ja paberid osalejatele, pabertahvlid jm oluline inventar Ürituse läbiviimiseks; 3.7. Ürituse läbiviimiseks vajalikud ruumid ning ruumides vajaliku sisustuse (lava, toolid, lauad, valgustus jms) ning Ürituseks vajalike ruumide ettevalmistamise, sh mööbli paigutamise; 3.8. Ürituse tehnilise lahenduse ja selle toimimise: ürituse raames loodud prototüüpide esitluseks vajaminev esitlustehnika, traadita- ning võimalusel ka kaabliga internetiühenduse olemasolu. Lisaks muu vajalik tehnika. Ettenägematute tehniliste vajaduste katmiseks tuleb pakkumuses arvestada kuni 1500 eurose kuluga (millele lisandub käibemaks), mille eest toimub hüvitamine vastavalt pakkuja kantud tegelikele kuludele; 3.9. Toitlustamise buffet stiilis. Koguste arvestamisel tuleks arvestada pooleteistkordseid koguseid võrreldes tavapärase üritusega, kuna inimesed viibivad kohapeal kauem kui tavaliselt. Menüü peab ürituse vältel varieeruma. Pakkuja peab menüü koostamisel arvestama, et oleks tagatud toit ka taimetoitlastele. 3.9.1. Pakkuja tagab osalejatele terve Ürituse vältel tasuta kohvi, tee, vee, karastusjookide, energiajookide ja suupistete pakkumise mõistlikus koguses. 3.9.2. Toitlustus peab olema osalejatele tasuta. Toitlustuse eest tasub hankija vastavalt tegelikele kuludele, kuid hankija ei saa tagada suuremas summas tasumist, kui on toodud pakkuja pakkumuses. Toitlustusteenuse maksumuse arvestuse aluseks on hankija kinnitatud toitlustatavate arv, mis põhineb üritustele registreerunud osalejate arvul. 3.10. Ürituse toimumisest avalikkuse teavitamise. Ürituse täpne kommunikatsiooni- ka turundusplaan lepitakse hankija ja pakkuja vahel kokku ürituse korraldamise ja läbiviimise käigus; 3.11. Üritustega seotud materjalide koostamise, vormistamise ja kättejagamise/avalikustamise. Tellitava materjali kujundus kooskõlastatakse hankijaga;  3.12. Professionaalse fotograafi ja videograafi, kes pildistab regulaarselt kogu Ürituse kestel ja monteerib kokku lühivideo Ürituse toimumisest. Pakkuja annab kõik fotod ja video hankijale üle 5 tööpäeva jooksul Ürituse lõppemise kuupäevast arvates; 3.13. Ürituse korraldusmeeskonna liikmete ning osalejate registreerimise ja ruumidesse sissepääsuks vajalike tunnuste trükkimise ja jagamise korraldusmeeskonna liikmetele ja osalejatele; 3.14. Osalejate vastuvõtmise ning Ürituse sujuva ja turvalise läbiviimise, sh jooksvate küsimuste lahendamise Ürituse kestel; 3.15. Võimalusel Üritusel välja töötatud lahenduste kõigi osalejate ees tutvustamise võimaluse koos tehnikaga ja parimate väljakuulutamise ning auhindade andmise Ürituse toimumiskohas; 3.16. Parimate valimiseks žürii moodustamine ja kokku kutsumine ja selle sujuva töö korraldamise. Zürii koosseis kooskõlastatakse hankijaga 3.17. Auhinnad tuleb võitjatele üle anda enne teenuste üleandmise-vastuvõtmise akti koostamist. Auhinnafond peab koosnema kolmest rahalisest auhinnast netosummas kokku 30 000 eurot ja eriauhindadest (peab sisalduma pakkumuses); 3.17.1. Rahalised auhinnad jagunevad vastavalt 15 000 eurot netomaksena organisatsioonile, mida esindab esimese koha saavutanud meeskond, 10 000 eurot netomaksena organisatsioonile, mida esindab teise koha saavutanud meeskond, ja 5000 eurot netomaksena organisatsioonile, mida esindab kolmanda koha saavutanud meeskond; 3.17.2. Eriauhinnad koosnevad diplomist ja sümboolsest meenest, mis antakse välja kuni kümnele organisatsioonile, mida esindavad esikolmikusse mittepääsenud, kuid silmapaistva tulemusega meeskonnad. 3.18. Muud Ürituse toimumiseks ja lepingu täitmiseks vajalikud teenused ja tegevused; 4. Pakkuja meeskond 4.1. Pakkuja projektimeeskonda peab kuuluma vähemalt: 4.1.1. pakkuja poolt määratud vastutav projektijuht, kes vastutab kogu Ürituse sisulise ettevalmistamise, korraldamise, juhtimise ning tegevuste tulemusliku, tähtaegse ja nõuetekohase elluviimise eest. Seahulgas juhib ja koordineerib projektijuht korraldusmeeskonna tööd, koordineerib tegevust alltöövõtjatega ning hankijaga, kinnitab hankijaga materjalid, juhib pakkuja poolt eelarve- ja lepinguküsimusi, garanteerib teenuste osutamise lõppedes vajaliku dokumentatsiooni esitamise jms Ürituse korraldamisega seotud tegevused, sh eel- ja järeltegevused; 4.1.2. moderaator(id), kes Üritusel toimuvat juhib ja modereerib; 4.1.3. meeskonnaliige, kes vastutab Ürituse toimumiskohas Ürituse sujuva elluviimise eest ning korraldab jooksvalt tekkivate küsimuste lahendamise. Võib olla sama isik, kes punktis 4.1.1, kuid ühel inimesel ei tohi olla rohkem kui 2 rolli;  4.1.4. meeskonnaliige, kes teeb koostööd hankijaga Ürituse sujuva korralduse tagamiseks, sh antud meeskonnaliige on üritusel kontaktisikuks hankijaga. Võib olla sama isik, kes punktis 4.1.1, kuid ühel inimesel ei tohi olla rohkem kui 2 rolli; 4.1.5. meeskonnaliige, kelle ülesandeks on Ürituse turundamine ja kommunikatsioon (ürituse disain, reklaam, osalejate leidmine, sotsiaalmeedia eest vastutamine, fotograaf, videograaf), sh punktides 3.10, 3.11, 3.16 nimetatud suhtlus hankijaga; 4.1.6. riistvara ekspert, kelle ülesanne on vastavalt esitatud probleemipüstitustele ja ideedele riistvara tellimine ning laborite ettevalmistus häkatoni toimumiseks; 4.1.7. muud teenuste osutamiseks ja edukaks läbiviimiseks vajalikud meeskonnaliikmed. 5. Muud tingimused 5.1. Üritusel osalemiseks ei ole lubatud kehtestada osalustasusid. 5.2. Pakkumuse esitamine tähendab Pakkuja täielikku nõustumist kõigi hanketingimustega. Pakkuja iga lisatingimus, mis on eelnimetatutega vastuolus, jääb pakkumuse hindamisel tähelepanuta ja võib kaasa tuua pakkumuse eemaldamise hankest. 5.3. Ürituse lõplik visuaalne lahendus ja ürituse tarbeks loodavad materjalid kinnitatakse hankijaga teenuse osutamise käigus. 5.4. Hankija võib teenuse osutamise käigus koostöös pakkujaga tekkinud täiendavate ideede puhul otsustada anda osalejatele auhindadeks pakkumuses toodud auhindadest erinevad auhinnad, kui täiendavad ideed sobivad paremini Ürituse kontseptsiooniga. Sellisel juhul ei tohi lepingu kogumaksumus suureneda. 5.5. Üritusel sisuliselt mittepanustavate pakkuja meeskonnaliikmete (pakkuja need eeskonnaliikmed, kes ei ole samaaegselt Ürituse moderaatori, mentori või osaleja rollis, vaid kelle ülesanded on seotud pigem ürituse vormilise korraldamisega) toitlustus, majutus ja transport tuleb tagada pakkujal ning vastav kulu arvestada Ürituste korraldamisega seotud kulude sisse. 5.6. Eduka pakkumuse teinud pakkuja on kohustatud hankijaga sõlmima lepingu hanke alusdokumendis „Käsunduslepingu (eritingimused, Lisa 4 ja üldtingimused1) toodud tingimustel. 5.7. Pakkuja peab arvestama, et hankija ei tee ettemaksu. Teenuste üleandmise-vastuvõtmise üksikasjad lepitakse kokku hankelepingu sõlmimisel. 5.8. Kõik pakkumuses toodud tegevused ehk hanke tulemusel sõlmitava lepingu raames tehtavad tegevused (sh järeltegevused) peavad olema lõppenud enne üleandmisevastuvõtmise akti koostamist ja kajastuma aktis. Teenuste üleandmise- vastuvõtmise akt tuleb esitada hiljemalt ürituse toimumisele järgneva töönädala viimasel tööpäeva lõpuks. 1 leitav https://mkm.ee/ministeerium-uudised-ja-kontakt/ministeerium-ja-ministrid/hanketeated  5.9. Pakkumus peab sisaldama kõiki hankedokumendi punktis 3 „Tellitavad teenused“ toodud töid. Pakkuja peab kõik hanke alusdokumentides nõutud tingimused täitma maksumuse vormil esitatud summa piires ning seda summat ei saa suurendada ehk hankelepingu maksumust ei ole võimalik teenuste osutamise käigus suurendada. 5.10. Juhul, kui hankedokumendi punktis 3 loetletud tellitavate teenuste osutamise kogumaksumus ületab hankija eelarvelisi vahendeid, võib hankija loobuda ühest või mitmest kirjeldatud teenuse tellimisest ja sõlmida eduka pakkujaga hankelepingu teenuste teostamiseks osas, millega saavutada hanke eesmärk hankijale sobivaimal ja parimal võimalikul viisil. 5.11. Juhul kui pakkuja on hanke alusdokumendis „Detailse eelarve vorm“ teinud ridade summeerimisel ilmselgeid arvutusvigu või muutnud hankija poolt etteantud summasid, on hankijal õigus arvutada ümber pakkumuse kogumaksumus ning sellisel juhul võetakse pakkumuse maksumuse hindamisel aluseks hankija poolt ümberarvutatud kogumaksumus. 6. Pakkumuses tuleb esitada 6.1. Ürituse korraldamise visioon vastavalt tellitavate teenuste kirjeldusele. Visioon peab muuhulgas sisaldama järgmiseid aspekte: 6.1.1. pakkuja meeskonna kirjeldust ehk ülevaadet pakkuja meeskonna koosseisust ja tööjaotusest (ametinimetused, nimed, rollid/tööülesanded); 6.1.2. Ideekorje läbiviimise kirjeldust, kellelt ja kuidas probleemipüstitusi küsitakse; 6.1.3. Ürituse kirjeldust, võttes arvesse, et Üritus toimub veebruaris 2023, sh: 6.1.3.1. eelduslik päevakava ja iga päevakava osa kohta lühikirjeldus ning osaga seotud isikud (nimeliselt) ning nende funktsioon ja ülesanded; 6.1.3.2. kirjeldus, kuidas on plaanis korraldada ürituse tulemuste tutvustamine, žürii koosseis ja roll, autasustamine; 6.1.3.3. moderaatorite orienteeruv arv ning moderaatorite ja päevajuhi rollid, nimed ning valiku põhjendus; 6.1.3.4. mentorite orienteeruv arv ning nende rollid ja valiku põhjendus; 6.1.3.5 kirjeldus, kus ja kuidas kavatsetakse Üritust tutvustada (nii enne üritust kui ka ürituse järgselt), osalejad valida; 6.1.3.6. osalejatele antavate auhindade kirjeldus ja valiku põhjendus; 6.1.3.7. muu asjakohane teave. 6.2. Teenuste ajakava (hankija poolt etteantud, hanke alusdokument vormil „Teenuste ajakava vorm“, Lisa 2). Teenuste ajakava esitamisel tuleb arvesse võtta ka sisuliseks ettevalmistuseks plaanitavaid tegevusi. Teenuste ajakava peab sisaldama alljärgnevat informatsiooni: 6.2.1. tegevuse nimetus; 6.2.2. tegevuse selgitus;  6.2.3. tegevusega seotud isikud ja nende rollid; 6.2.4. tegevuse toimumise periood. 6.3. Teenuste osutamise detailne eelarve (hanke alusdokumentidele lisatud tabelis „Detailse eelarve vorm“, Lisa 3, pakkuja võib vajadusel etteantud vormi täiendada). 6.4. Nimekiri pakkumuse esitamisele eelnenud kolme kalendriaasta jooksul korraldatud samalaadsetest häkatonidest. Pakkuja esitab nimekirja koos teabega ürituste maksumuse, toimumise aegade ja teiste lepingutepoolte kohta. NB! Pakkumuse hindamine toimub vastavalt pakkumuse hindamise metoodikale (Lisa 1), hankija on lisanud detailse selgituse, mida hankija pakkumuse juures hindab hanke alusdokumendis „Pakkumuse hindamise metoodika“. Soovitame enne pakkumuse lõplikku esitamist veenduda ja üle kontrollida, et pakkumus sisaldab kõiki hankedokumendi punkti "Tellitavad teenused" küsitud komponente ning et on üles laaditud õiged failid. Lisad: Lisa 1 Pakkumuste hindamise metoodika Lisa 2 Teenuste ajakava vorm Lisa 3 Detailse eelarve vorm Lisa 4 Käsunduslepingu (eritingimused) projekt Lisa 5 Teenuste üleandmise ja vastuvõtmise akti vorm  Hanke alusdokument: Lisa 1 PAKKUMUSE HINDAMISE METOODIKA 1. Pakkumuste võrdlemine, hindamine ja hindamiskriteeriumid 1.1 Käsundusleping sõlmitakse majanduslikult kõige soodsama pakkumuse esitanud Pakkujaga vastavalt pakkumuste hindamise korrale. Kõikide vastavaks tunnistatud pakkumuste võrdlemisel ja hindamisel kasutatakse majanduslikult kõige soodsama pakkumuse kindlaksmääramisel väärtuspunktide süsteemi (Merit Point System). 1.2 Hankijal on õigus nõuda Pakkujatelt põhjendatud selgitusi või täiendusi pakkumuses esinevate ebatäpsuste kohta. 1.3 Pakkumuste hindamisel selgitatakse majanduslikult soodsaim pakkumus järgmiste hindamiskriteeriumide alusel: Nr Hindamiskriteeriumid Osakaal 1 Maksumus 40% 2 Tehniline lahendus 60% Kokku 100% Pakkumuse maksumus – 40 väärtuspunkti. Pakkumuse maksumuse väärtuspunktide määramisel saab maksimaalsed väärtuspunktid kõige madalama maksumusega pakkumus. Ülejäänud pakkumused saavad 40-st võimalikust punktist sama suhtarvu võrra vähem punkte, mille võrra nende pakkumus on kõige madalama maksumusega pakkumusest kõrgem. Pakkumuste väärtuspunktid (välja arvatud selle pakkumuse puhul, millele omistati maksimaalsed väärtuspunktid) arvutatakse järgmise valemi alusel: “väärtuspunktid” = “kõige odavam pakkumuse maksumus” / “pakkumuse maksumus” ×40 Tehniline lahendus – 60 väärtuspunkti Tehnilise lahenduse hindamise alamkriteeriumid ja nende osakaalud on järgmised: Alamkriteerium Hindamise alused alamkriteeriumile Maksimaalselt antavate punktide osas antavad punktid 1. Lähteülesande 1.1. Pakkuja arusaam ürituse eesmärkidest, ulatusest ja 20 punkti mõistmine sisust (maksimaalselt 10 punkti). 1.2. Pakkuja visioon ja meetodid ürituse eesmärkide saavutamiseks (maksimaalselt 10 punkti). 2. Kohavalik Ürituse toimumiskoha valik, ruumid ning ruumide 10 punkti inventar, vajadusel ja/või võimalusel testimiskeskused (maksimaalselt 10 punkti).  3. Juhtimine, 3.1. Ürituse läbiviimise ehk projektijuhtimise ülesehitus: 30 punkti tegevus- ja aja- ja tegevuskava läbimõeldus, asjakohasus ja ajaplaan teostatavus (maksimaalselt 10 punkti). 3.2. Pakkuja esitab ürituse korraldamise ja läbiviimisega seotud riskide hinnangu ja nende maandamisviiside kirjelduse (maksimaalselt 10 punkti). 3.3. Pakkumuses esitatakse ürituse läbiviimiseks täiendavaid, lisaväärtust pakkuvaid võimalusi või tegevusi(maksimaalselt 10 punkti). KOKKU 60 punkti 2. Selgitused hindamiskriteeriumidele 2.1 Lähteülesande mõistmine. Pakkuja valitud lähenemisviis (arusaam – mida tuleb teha?) 2.1.1 Pakkuja arusaam lähteülesandes toodud eesmärkidest, ulatusest ja sisust. Hankija hindab, kas Pakkuja on mõistnud ürituse kontseptsiooni ja eesmärki. 2.1.2 Pakkuja kirjeldab, kuidas ürituse eesmärgid saavutada, vajadusel pakub välja täiendusi/muudatusi lähteülesandele, kusjuures need täiendused/muudatused peavad olema vajalikud ja nende vajalikkus arusaadavalt ja objektiivselt põhjendatud. Hankija ei oota kunstlikult pakutud täiendusettepanekuid. Täiendusettepanekud peavad olema läbimõeldud ja vajalikud, st teenima parimal võimalikul moel ürituse eesmärki. 2.2 Kohavalik. 2.2.1 Pakkuja on välja pakkunud ürituseks sobiva toimumiskoha, mis lähtub hanke alusdokumendis „Hankedokument (HD) sotsiaalteenuse tellimiseks“ kirjeldatud ürituse formaadist ja orienteeruvast osalejate arvust. 2.2.2 Ürituse toimumiskohas on piisavalt ruume ja inventari või on muul moel võimalik luua tingimused, mis võimaldavad hankedokumendis kirjeldatud ürituse formaati ja orienteeruvat osalejate arvu silmas pidades nii meeskondade sisest individuaalset tööd kui ka meeskondade töö tulemuste esitlemist kõigi üritusel osalejate ees. Kõiki ürituse läbiviimiseks kasutatavaid ruume ja inventari peab olema võimalik kasutada terve ürituse (48 järjestikuse tunni) vältel pidevalt. 2.3 Juhtimine, tegevus- ja ajaplaan. 2.3.1 Ürituse läbiviimise plaanis on selgelt välja toodud tegevused, mida ja mil viisil soovib Pakkuja läbi viia ning missugune on selles Pakkuja visiooni kohaselt Hankija roll. 2.3.2 Ürituse läbiviimisega seotud riskid on hästi läbi analüüsitud, on hinnatud nende olulisust, realiseerumise tõenäosust ja potentsiaalset mõju, võttes muuhulgas arvesse varasemalt korraldatud ürituste käigus saadud kogemusi. Välja on toodud võimalikud riskid. Riskide maandamiseks on leitud ja lahti selgitatud adekvaatsed lahendused. 2.3.3 Pakkuja loob üritusel osalejatele täiendavaid, hanke alusdokumendi „Hankedokument (HD) sotsiaalteenuse tellimiseks“ punktis 3 „Tellitavad teenused“ kirjeldamata võimalusi ja tegevusi, näiteks meelelahutusprogrammi, järelprogrammi või täiendavate auhindade pakkumise kujul. 3. Hindamise kirjeldus: 3.1 Suurepärane (9-10 punkti) – kriteeriumi lõikes vastab pakkumus tellitava teenuse kirjeldusele või ületab hanke alusdokumendi „Hankedokument (HD) sotsiaalteenuse tellimiseks“ punktis 3 „Tellitavad teenused“ kirjeldatud ootusi. Pakkumus on korrektselt struktureeritud, selgelt sõnastatud ja argumenteeritud. Pakkuja spetsiifiline lähenemine ürituse läbiviimisele on üheselt mõistetav ja ühtib Hankija poolt hanke alusdokumendi „Hankedokument (HD) sotsiaalteenuse tellimiseks“ punktis 3 „Tellitavad teenused“ kirjeldatud vajadustega. Ürituse eesmärke ja formaati on kõigis aspektides mõistetud ja arvesse võetud. Pakkumuses on arvestatud kõigi hanke alusdokumendi „Hankedokument (HD) sotsiaalteenuse tellimiseks“ punktis 3 „Tellitavad teenused“ kirjeldatud tingimustega. Pakkumusest nähtub, et Pakkuja on analüüsinud ürituse korraldamise ja läbiviimise kõiki etappe. Ürituse läbiviimist ohustavad riskid on kaardistatud ning välja on töötatud asjakohased maandamismeetmed. Hankija leiab, et kavandatavad tegevused, metoodika ja töökorraldus on sobilikud ja toetavad ürituse eesmärkide saavutamist. 3.2 Väga hea (7-8 punkti) – kriteeriumi lõikes vastab pakkumus valdavas osas hanke alusdokumendi „Hankedokument (HD) sotsiaalteenuse tellimiseks“ punktis 3 „Tellitavad teenused“ kirjeldatud ootustele, kuid esineb väiksemaid puudujääke. Pakkuja spetsiifiline lähenemine ürituse korraldamisele või töökorraldusele on Hankija hinnangul enamike aspektide puhul üheselt mõistetav. Pakkumusest nähtub, et Pakkuja on analüüsinud, kuidas ürituse eesmärke saavutada, kuid kõik pakkumuses esitatud ettepanekud ei ole ammendavalt argumenteeritud, ürituse eesmärke ja formaati silmas pidades vajalikud või asjakohased ja seetõttu on neid võimalik kasutada osaliselt. Enamik ürituse läbiviimist ohustavaid riske on kaardistatud ja nende maandamismeetmed on valdavalt asjakohased. 3.3 Hea (5-6 punkti) – kriteeriumi lõikes esineb küll mitmeid küsitavusi seoses hanke alusdokumendi „Hankedokument (HD) sotsiaalteenuse tellimiseks“ punktis 3 „Tellitavad teenused“ kirjeldatud ootuste täitmisega, kuid üldjoontes vastab see Hankija ootustele ja olulisi puudujääke ei ole. Pakkumus on üheselt mõistetavuse tagamiseks kohati ebapiisaval tasemel struktureeritud, ebaselgelt sõnastatud või puudulikult argumenteeritud. Pakkuja spetsiifiline lähenemine ürituse läbiviimisele on kohati pealiskaudne ja üldsõnaline, mis võib tingida vääriti mõistmist, kas hanke alusdokumendi „Hankedokument (HD) sotsiaalteenuse tellimiseks“ punktis 3 „Tellitavad teenused“ kirjeldatud vajadustega on arvestatud. Hankija ei saa argumentatsiooni kohatise puudulikkuse tõttu olla veendunud, et Pakkuja on mõistnud kõiki ürituse eesmärke ja formaati. Ürituse läbiviimist ohustavad riskid ja vastavad maandamismeetmed on mõningate puudustega kaardistatud, kuid olulisi puudujääke ei esine. 3.4 Rahuldav (3-4 punkti) – kriteeriumi lõikes esineb tõsiseid puudujääke tellitava töö kirjeldusele vastamisega või hanke alusdokumendi „Hankedokument (HD) sotsiaalteenuse tellimiseks“ punktis 3 „Tellitavad teenused“ kirjeldatud ootustele vastamisega. Pakkumus on kohati ebakorrektselt struktureeritud, ebaselgelt sõnastatud või nõrgalt argumenteeritud. Pakkuja spetsiifiline lähenemine ürituse läbiviimisele on arusaamatu ja ei ühti suures osas hanke alusdokumendi „Hankedokument (HD) sotsiaalteenuse tellimiseks“ punktis 3 „Tellitavad teenused“ kirjeldatud vajadustega. Ürituse eesmärke on osaliselt valesti mõistetud. Pakkumuses on jäetud hanke alusdokumendi „Hankedokument (HD) sotsiaalteenuse tellimiseks“ punktis 3 „Tellitavad teenused“ kirjeldatud tingimustega osaliselt arvestamata. Pakkuja ei ole pakutud lahendusi piisavalt selgitanud ega põhjendanud. Pakkumusest nähtub, et Pakkuja on ürituse eesmärgi saavutamisele mõelnud vähesel määral või on sellest kõrvale kaldunud. Pakkuja ettepanekud või piirangud on otsitud, nende vajalikkus on küsitav ja Hankija ei saa neid pidada otstarbekaks. Seosed väljapakutud tegevuste vahel ei ole piisavalt lahti selgitatud, mis teeb ürituse eesmärkide saavutamise küsitavaks. Pakkumuses on määratletud vaid üksikuid ürituse läbiviimist ja eesmärgi saavutamist ohustada võivaid riske ning Hankija hinnangul on nende maandamiseks väljapakutud meetmed ebapiisavad. 3.5 Nõrk (1-2 punkti) – Hankija leiab, et kriteeriumi lõikes esineb väga tõsiseid puudujääke hanke alusdokumendi „Hankedokument (HD) sotsiaalteenuse tellimiseks“ punktis 3 „Tellitavad teenused“ kirjeldatud ootuste täitmisega. Pakkumusest nähtub, et Pakkuja on ürituse eesmärke ja formaati vääriti mõistnud. Pakkumus on ebakorrektselt struktureeritud, arusaamatult sõnastatud ja argumenteerimata. Pakkuja spetsiifiline lähenemine ürituse läbiviimisele ei ole üheselt mõistetav ja on vastuolus Hankija hanke alusdokumendi „Hankedokument (HD) sotsiaalteenuse tellimiseks“ punktis 3 „Tellitavad teenused“ kirjeldatud tingimuste ja vajadustega. Pakkumusest nähtub, et Pakkuja on jätnud ürituse korraldamise ja läbiviimise etapid kas täielikult või suures osas analüüsimata. Ürituse läbiviimisel potentsiaalselt ilmnevad riskid on jäetud täielikult määratlemata või on need määratletud ebapiisavalt ja nende maandamiseks pole kirjeldatud üldse meetmeid või on kirjeldatud meetmed ebasobivad. 4. Pakkumuste hindamise protsess 4.1 Esmalt arvutatakse välja pakkumusele hindamiskriteeriumi „Maksumus“ eest omistatavad väärtuspunktid. Madalaima maksumusega pakkumusele omistatakse 40 punkti. Ülejäänud pakkumustele kasutatakse hindamiskriteeriumi „Maksumus“ eest punktide omistamiseks järgmist arvutuskäiku: Madalaima maksumusega pakkumuse maksumus / hinnatava pakkumuse maksumus x 40. 4.2 Seejärel arvutatakse välja pakkumusele hindamiskriteeriumi „Tehniline lahendus“ eest omistatavad väärtuspunktid: 4.2.1 hankekomisjoni liikmete poolt iga hindamiskriteeriumi „Tehniline lahendus“ alamkriteeriumi eest pakkumusele omistatud väärtuspunktid liidetakse ja saadakse iga alamkriteeriumi eest hankekomisjoni liikmete poolt omistatud punktide summa; 4.2.2 iga alamkriteeriumi lõikes arvutatakse välja aritmeetiline keskmine. Kui vähemalt ühe alamkriteeriumi aritmeetiline keskmine hinne on 0, ei tunnistata pakkumust edukaks. 4.2.3 Seejärel liidetakse kõigi kolme alamkriteeriumi väärtuspunktide aritmeetilised keskmised, mille tulemusena saadakse pakkumusele hindamiskriteeriumi „Tehniline lahendus“ eest omistatavad väärtuspunktid. 4.2.4 Pakkumuse hindamiskriteeriumite „Tehniline lahendus“ ja „Maksumus“ eest omistatud väärtuspunktid liidetakse ning saadud punktisummade alusel moodustatakse pakkumuste pingerida. 4.2.5 Edukaks tunnistatakse pingereas esimese koha saavutanud pakkumus ehk pakkumus, millele hindamiskriteeriumite „Maksumus“ ja „Tehniline lahendus“ eest omistatud punktisumma on suurim. Hindamistäpsus on kaks kohta pärast koma. 4.2.6 Kui hindamiskriteeriumite alusel antud punktide summeerimisel on suurima punktisummaga (võrsete väärtuspunktide arvuga) pakkumusi mitu, siis sõlmitakse hankeleping Pakkujaga, kelle pakkumuse kogumaksumus ilma käibemaksuta on madalam. Kui ka see osutub võrdseks, valitakse edukas pakkumus hindamiskomisjoni koosolekul, hindamiskomisjoni liikmete poolt liisu heitmise teel.  Hanke alusdokument: Lisa 2 Teenuste ajakava vorm Teenuste teostamise ajakava Kõik pakkumuses toodud teenused (sh järeltegevused) peavad olema lõppenud enne üleandmise-vastuvõtmise akti koostamist ja kajastuma aktis. Teenuste üleandmise-vastuvõtmise akt tuleb esitada hiljemalt ürituse toimumisele järgneva töönädala lõpuks ehk mitte hiljem kui 10.03.2022. Teenuste ajakava peab sisaldama alljärgnevat informatsiooni: 1. teenuse nimetus; 2. teenuse selgitus; 3. teenusega seotud isikud ja nende rollid; 4. teenuse osutamise periood. Jrk Teenuse nimetus Teenuse selgitus Teenusega seotud isikud ja nende rollid Teenuse osutamsie periood 1 2 3 4 5 6 7 (vajadusel lisada ridu)  Hanke alusdokument: Lisa 3 Detailse eelarve tabel Pakkuja(d): ____________________ Maksumus Jrk Tegevuse nimetus Kogus Ühik Ühiku hind tellijale nr käibemaksuta Häkatoni korraldamine (sh projektijuhtimine, teavitamine, osalejate eelregistreerimine, kohapealsed korraldustööd (sh ruumide ettevalmistamine), üritusel sisuliselt mitte panustavate täitja meeskonnaliikmete* toitlustus, majutus ja transport, aruandlus jms) Esinejate/mentorite/moderaatoriga seotud kulud (sh sisuline ettevalmistus): Lähetusega seotud tasud: Tehniline lahendus: Ettenägematud kulutused (pakkumuses arvestada ettenägematute täiendavate tehniliste vajaduste kuludeks kokku 1500 eurot km-ta, tasustatakse vastavalt 1 tk 1500 1 500,00 summat mitte tegelikule kulule) muuta Pabertahvlid Muu oluline inventar ürituse läbiviimiseks: Toitlustamine (osalejad, esinejad/mentorid/moderaatorid) Materjalide kujundamine ja tootmine: Üldvisuaali ja kujundusfailide loomine Tunnistused Kohaviidad ürituse toimumiskohta T-särgid Auhinnad osalejatele A3 plakatid Fotograaf Osalejate transport ja majutus (vajadusel) summat mitte Auhinnafond 1 tk 30 000 30 000,00 muuta Eriauhinnad (vajadusel lisada ridu ja kulukomponente, võib kustutada olemasolevaid) Maksumus kokku tellijale (käibemaksuta) 31 500,00 Käibemaks (20%) 6 300,00 Maksumus kokku tellijale (käibemaksuga) 37 800,00 * Täitja need meeskonnaliikmed, kes ei ole samaaegselt ürituse peamoderaatori, moderaatori, mentori, esineja või osaleja rollis, vaid kelle ülesanded on seotud pigem ürituse vormilise korraldamisega (nt alltöövõtjad). Kinnitame, et viime kõik hankedokumentides ja pakkuja pakkumuses toodud tööd ellu vastavalt käesoleval detailse eelarve vormil toodud summadele. Page 1  Hanke alusdokument: Lisa 4 KÄSUNDUSLEPINGU ERITINGIMUSED (projekt) Tallinnas, Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium, registrikood 70003158, asukoht Suur- Ameerika 1, Tallinn 10122, mida esindab Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi hankekorra alusel kantsler Ahti Kuningas (edaspidi käsundiandja) ja XXX, registrikood…, asukoht …, mida esindab juhatuse liige, keda edaspidi nimetatakse ka üheskoos pooled ja eraldi pool, sõlmivad käsunduslepingu (edaspidi leping) alljärgnevate tingimuste kohaselt: 1. Lepingu dokumendid ja lepingu alus 1.1. Leping koosneb käesolevatest eritingimustest (edaspidi eritingimused) ja üldtingimustest (edaspidi üldtingimused) ning nende lisadest. Eritingimused sisaldavad üldtingimuste täiendusi ja parandusi. 1.2. Lepingu dokumentide prioriteetsus on järgmine: eritingimused (I), lepingu lisad (II) ja üldtingimused (III). Vastuolude korral lepingu dokumentide vahel prevaleerib prioriteetsem dokument. 1.3. Leping sõlmitakse käsundiandja läbiviidud riigihanke – „Militaarvaldkonna riistvara häkaton” (erimenetlus sotsiaalteenuse1 CPV kood 79952000-2 „Ürituste korraldamisega seotud teenused“ tellimiseks) − tulemusena ning vastavalt riigihanke alusdokumentidele ning käsundisaaja edukaks tunnistatud pakkumusele. 2. Teenuse objekt ja tähtaeg 2.1. Käsundisaaja kohustub lepinguga osutama käsundiandjale teenust, mis seisneb militaarvaldkonna riistvara häkatoni läbiviimises vastavalt hanke alusdokumentidele ja esitatud pakkumusele (edaspidi teenus). 2.2. Käsundisaaja kohustub teenuse üle andma hiljemalt 13.03.2023. 3. Tasu suurus, väljamaksmise tähtaeg ja kord 3.1. Käsundiandja tasub käsundisaajale lepingus sätestatud kohustuste täitmise eest tasu summas … /summa sõnadega/ eurot koos käibemaksuga. 3.2. Käsundiandja tasub nõuetekohaselt osutatud teenuste eest pärast poolte poolt teenuste üleandmise-vastuvõtmise akti allkirjastamist ja selle alusel esitatud arve saamist. 3.3. Käsundiandja maksab tasu käsundisaaja arvelduskontole nr … …pangas käsundisaaja esitatud arve alusel 20 päeva jooksul arve kättesaamisest. 1 MKM hankekord § 11, https://mkm.ee/ministeerium-uudised-ja-kontakt/ministeerium-ja-ministrid/hanketeated 4. Volitatud esindajad 4.1. Käsundiandja volitatud esindaja lepingu tingimuste täitmisel, täitmise kontrollimisel ja teenuse vastuvõtmisel on Kadri Mats, telefon + 372 53 43 6001, e-post [email protected]. 4.2. Käsundisaaja volitatud esindaja lepingu tingimuste täitmisel ja täitmise kontrollimisel on…, telefon …, e-post …. 5. Lepingu lisad 5.1. Lepingu juurde kuuluvad allkirjastamise hetkel lisadena alljärgnevad dokumendid: Lisa 1 – Riigihanke alusdokument (sh Teenuste kirjeldus) Lisa 2 – Käsundisaaja pakkumus Lisa 3 – Teenuse üleandmise-vastuvõtmise akti vorm 6. Muud sätted 6.1. Käsundisaaja kinnitab, et on üldtingimustega tutvunud elektroonselt Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi kodulehel aadressil: https://mkm.ee/ministeerium-uudised-ja-kontakt/ministeerium-ja-ministrid/hanketeated 6.2. Leping allkirjastatakse digitaalselt. Käsundiandja Käsundisaaja /allkirjastatud digitaalselt/ /allkirjastatud digitaalselt/  Hanke alusdokument: Lisa 5 Teenuste üleandmise-vastuvõtmise akt (vorm) Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi ja ………………………. vahel sõlmitud Lepingu nr … juurde Teenuste üleandmise-vastuvõtmise akt Käesolev Teenuste üleandmise-vastuvõtmise akt (edaspidi akt) on koostatud………… (edaspidi: Käsundisaaja) juhatuse liikme ……… poolt ja esitatud Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi majandusarengu osakonna fookusvaldkonna juhile (edaspidi: Käsundiandja), tõendamaks, et Käsundisaaja andis üle Poolte vahel …..……2022. aastal sõlmitud Lepingu nr …. „Militaarvaldkonna riistvara häkaton“ osutatud Teenused alljärgnevalt: 1. ……………………………………………(üle antava(te) Teenus(t)e nimetus, detailne kirjeldus, ajavahemik, maht, täidetud tingimused, vajadusel viited Lepingu punktidele vms) 2. Käsundiandja on Teenuste osutamise tulemustega tutvunud ning kiidab Teenuste osutamise tulemused heaks, millega ühtlasi loetakse Käsundisaaja poolt üle antud Teenused vastuvõetuks. Käesolev akt on aluseks Käsundisaaja poolt Käsundiandjale kooskõlas Lepingu punktiga…… arve esitamiseks summas …….. (summa sõnades) eurot. Käesolev Akt omab digitaalselt allkirjastatuna juriidilist jõudu ning edastatakse elektrooniliselt mõlemale Poolele. Käsundisaaja Käsundiandja /allkirjastatud digitaalselt/ /allkirjastatud digitaalselt