Vastus Riigikontrolli märgukirjale auditi „Riigi 2021. aasta raamatupidamise aastaaruande õigsus ja tehingute seaduslikkus“ tulemuste kohta Sotsiaalministeeriumi valitsemisalas

ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS Märge tehtud 15.07.2022 Kehtiv kuni 31.08.2022 Alus: STS 2014_2020 § 39 lg 1 Teabevaldaja: Sotsiaalministeerium Ines Metsalu-Nurminen Riigikontroll Teie 15.07.2022 nr 2-1/80082/27/ [email protected] Meie 15.08.2022 nr 1.3-4/2456-4 Vastus Riigikontrolli märgukirjale auditi „Riigi 2021. aasta raamatupidamise aastaaruande õigsus ja tehingute seaduslikkus“ tulemuste kohta Sotsiaalministeeriumi valitsemisalas Lugupeetud Ines Metsalu-Nurminen Täname Riigikontrolli „Riigi 2021. aasta raamatupidamise aastaaruande õigsus ja tehingute seaduslikkus“ auditi tulemuste tähelepanekute ja soovituste eest. Esitatud tähelepanekutest ja soovitustest on abi sisekontrolli süsteemi tõhustamisel ning infosüsteemide parendamisel. Esitame vastused Riigikontrolli auditi märgukirjas esitatud järgmistele soovitustele. 1. Puudused infosüsteemi SKAIS2 arenduses ja funktsionaalsuses põhjustavad endiselt sotsiaaltoetuste ja hüvitiste arvestuses vigu Riigikontrolli soovitus Sotsiaalministeeriumi kantslerile koostöös Sotsiaalkindlustusametiga: tagada, et Sotsiaalkindlustusametis oleksid piisavad ressursid SKAIS2 funktsionaalsuse täiustamiseks, nii et see võimaldaks usaldusväärset ja õiget arvestust ning amet saaks oma tööprotsesse efektiivsemaks muuta. Vastus Riigikontrollile: Sotsiaalkindlustusamet (SKA) koostöös Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskusega (TEHIK) on juba tõhustanud SKAIS2 arvestuse osa. Sotsiaalministeerium on koostöös SKA ning TEHIKuga iga-aastaselt esitanud riigi eelarvestrateegia protsessis lisataotlused SKAIS2 arendamiseks, sh ka andmete üle viimiseks SKAIS1 SKAIS2. Täies ulatuses pole meie lisataotlusi rahuldatud. RES2022-2025 protsessis tehti Vabariigi Valitsuse otsusega hoopis üleriigiline investeeringute kärbe, mille tulemusena pidime kärpima IKT investeeringute eelarvet 0,91 eurot alates 2023. aastast. Sotsiaalvaldkonna IKT investeeringuteks, sh SKAIS2 kohta on esitatud nii RE kui ka välisvahendite isataotlused ka RES2023-2026 protsessis. Kindlasti on SKAIS2 funktsionaalsuse täiustamisega seotud eelarveressursid ka tulevikus Sotsiaalministeeriumi valitsemisala üks esimesi prioriteete. 2. Sotsiaalkindlustusamet ei esitanud auditi lõpptähtajaks vastuseid Riigikontrolli küsimustele, mis puudutasid vanaduspensionite määramise ja kajastamise õigsust Suur-Ameerika 1 / 10122 Tallinn / 626 9301 / [email protected] / www.sm.ee / registrikood 70001952  2 Riigikontrolli soovitus Sotsiaalministeeriumi kantslerile koostöös Sotsiaalkindlustusametiga: tagada töökorraldus, et Riigikontroll saaks vastused auditis kokkulepitud tähtajal. Vastus Riigikontrollile: Teadvustame väljatoodud probleemi ja SKA muudab oma sisemist töökorraldust, et edaspidi selliseid probleeme ei tekiks. Tänaseks on SKAs vahetunud nii asutuse juht kui ka finantsjuht. 3. Sotsiaalkindlustusameti välisrahastusega projekti tulud ja kulud ei ole tasakaalus Riigikontrolli soovitus Sotsiaalministeeriumi kantslerile koostöös Sotsiaalkindlustusametiga: tagada, et toetuste tulud ja kulud oleksid omavahel vastavusse viidud vähemalt majandusaasta lõpus. Vastus Riigikontrollile: Välja toodud puudus tehingute valesti kajastamise osas oli tingitud inimlikust eksimusest. Võtame eesmärgiks edaspidi olla tähelepanelikumad saldode kontrollimisel. 4. Pensionide, sotsiaaltoetuste ja hüvitistega seotud nõuete ja kohustiste 2021. aasta inventuur on tehtud, kuid inventuuri tulemuste kajastamist raamatupidamises ei olnud võimalik kontrollida Riigikontrolli soovitused Sotsiaalministeeriumi kantslerile koostöös Sotsiaalkindlustusametiga:  tagada, et pensionide, sotsiaaltoetuste ja hüvitistega seotud nõuete ja kohustiste inventuur viiakse läbi õigel ajal ja dokumenteeritakse korrektselt;  tagada töökorraldus, et Riigikontroll saaks vastused auditis kokkulepitud tähtajal. Vastus Riigikontrollile: Teadvustame väljatoodud probleemi ja SKA muudab oma sisemist töökorraldust, et edaspidi selliseid probleeme ei tekiks. Tänaseks on SKAs vahetunud nii asutuse juht kui ka finantsjuht. 5. Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse immateriaalsete varade inventuuride läbiviimisel esines vajakajäämisi Riigikontrolli soovitus Sotsiaalministeeriumi kantslerile: parandada koostöös Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskusega inventeerimise korraldust, sh tagades korrektsete inventuurinimekirjade olemasolu. Vastus Riigikontrollile:  Riigikontroll tuvastas, et TEHIKu inventuurinimekirjas esines kaks vara, mis olid juba eelnevalt maha kantud, kuid mille kohta ei teinud inventuurikomisjon inventuuri käigus vastavat märget. Antud varade jääkväärtus oli 0 eurot ja ei omanud mõju bilansile ning bilansimaht antud varade osas oli korrektselt kajastatud. Riigikontrolli tähelepaneku võtame teadmiseks ja kui järgmistes inventuurides peaks inventuuriga samaaegselt toimuma vara mahakandmine, toome selle välja ka inventuuris.  Riigikontroll tuvastas, et puudus immateriaalsete varade inventuurinimekirjast üks kasutusel olev vara, mida inventuurikomisjon üle ei lugenud ja nimekirjast puuduvaks ei märkinud. Märgime, et kuigi antud vara ei olnud inventeeritavate varade nimekirjas, oli vara alles ning bilansis kajastatud. Mistõttu ei omanud selle inventuurinimekirjast puudumine mõju bilansile ning bilansimaht antud vara osas oli korrektselt kajastatud. Samas saame aru, et inventuurinimekirjad peavad olema korrektselt vormistatud. Seetõttu 2  3 võtame Riigikontrolli tähelepaneku teadmiseks ning täiendame inventuuride nimekirja koostamise protsessi ning inventuuri läbiviimise töökorraldust. 6. Lisatasude maksmisel on eksitud muutuvpalga piirmäära suhtes Riigikontrolli soovitus Sotsiaalministeeriumi kantslerile: jälgida ametnikele lisatasude määramisel, et ei ületataks aastast muutuvpalga piirmäära. Vastus Riigikontrollile:  Terviseamet oli ekslikult ühele teenistujale 2021. aastal maksnud muutuvpalka rohkem, kui seaduses lubatud muutuvpalga ülempiir, ületades palga lubatud piirmäära 155 euro võrra. Tegemist oli eksliku arvutusveaga. Terviseamet jälgib edaspidi hoolikalt teenistujatele lisatasude maksmist, et vältida aastase muutuvpalga piirmäära ületamist.  Sotsiaalministeerium maksis ühele töötajale tulemustasu silmapaistvalt heade tulemuste eest Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi digiteenuste konkursil saavutatud tunnustuse eest Eesti kui digiriigi edendamisel ja kogu ametiaja jooksul tehtud töö eest Sotsiaalministeeriumist lahkudes.  Teine Sotsiaalministeeriumi töötaja oli vastutav lisaks põhitööle ka eri projekti eest ja selle eest ta saab lisatasu 430 eurot kuus alates 1.09.2019. Tema kogupalk aastal 2021 oli seetõttu suurem 34 160 eurot. Seetõttu ei ole ületatud 20% määra.  Muutuvpalga maksmist vastavalt seadusel jälgitakse Ravimiametis pidevalt. COVID pandeemia tingimustes paraku suurenes teatud valdkondades töökoormus oluliselt, sellele tuli kiiresti reageerida ning töid ümber korraldada. Kuna asutus proovis sellega toime tulla olemasolevate ressurssidega (ravimivaldkonna väljaõpe võib kesta aastaid, mistõttu uue töötaja värbamine ei ole alati parim lahendus, arvestades pandeemia pigem ajutist iseloomu ja lainetena kulgemist), pidid mõned teenistujad ajutiselt täitma suuremas mahus täiendavaid lisaülesandeid. 7. Terviseametil puudub kehtiv riigi tegevusvaru leping Tartu Ülikooli Kliinikumiga Riigikontrolli soovitus Sotsiaalministeeriumi kantslerile: tagada lepingute õigeaegne uuendamine, et oleks täidetud seadus(te)s ettenähtud hädaolukorraks valmisoleku nõuded. Vastus Riigikontrollile: Vaatamata asjaolule, et kehtivat lepingut Tartu Ülikooli Kliinikumiga alates 01.06.2021 sõlmitud ei olnud, oli mõlemal poolel soov ja tahe varasema lepingu tingimustele vastavalt oma kohustuste täitmist jätkata, mida ka tehti. Ka ilma kirjaliku lepinguta tegutsedes oli riigi tegevusvaru nõuetekohaselt hoitud ja uuendatud ning kõik muud vajalikud toimingud, sh kulude hüvitamine, olid teostatud. Peale eelarve kinnitamist sõlmiti riigi tegevusvaru hoidja ülesannete täitmise leping Tartu Ülikooli Kliinikumiga. 8. Tehingute seaduslikkus riigi äriühingutes Tegemata hankemenetlusi tuvastati Põhja-Eesti Regionaalhaiglas (PERH) ning nagu varasematel aastatel, tegi Tartu Ülikooli Kliinikumi vandeaudiitor märkuse ka 2021. aastal tegemata hankemenetluste kohta. Vastus Riigikontrollile: Riigikontrolli auditi etteheited on kindlasti sellised, millega tuleb Tartu Ülikooli Kliinikumil (TÜK) ja PERH-l oma edasises tegevuses arvestada ja seal tehtud ettepanekutest lähtuda. Nõukogu pädevuses on juhatuse tegevuse kontrollimine, kes omakorda peab tagama haiglate vahendite kasutamise sihipärasuse kontrolli. Seega on Sotsiaalministeeriumil võimalik nõukogu kaudu sekkida haiglate tegevusse ja paluda oma esindajatel teadvustada riigihangetega seotud probleeme ning nõuda juhatustelt asjakohaseid meetmeid. 3  4 Samas juhime tähelepanu, et Sotsiaalministeerium ei teosta üldist hangetealast järelevalvet, seda ka mitte teiste tervishoiuteenuste osutajate üle. Vastavalt Riigihangete seadusele teeb riigihangete valdkonnas riiklikku ja haldusjärelevalvet Rahandusministeerium. Saadame TÜKi allkirjastatud vastuse eraldi lisana. PERH vastus ei ole jõudnud Sotsiaalministeeriumisse Riigikontrollile vastuskirja koostamise tähtajaks. Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt) Maarjo Mändmaa kantsler Lisa: Tartu Ülikooli Kliinikumi vastus Liina Nagel 626 9282 [email protected] 4