Käskkiri

KÄSKKIRI 04.04.2023 nr 1-2/2023-007 Teenistuslähetuste kord Vabariigi Valitsuse seaduse § 74 lg 1 ning justiitsministri 19.08.2015 määruse nr 27 „Konkurentsiameti põhimäärus“ § 17 punkti 3 alusel 1. Kinnitan Konkurentsiameti teenistuslähetuste korra. 1.1 Üldsätted 1.1.1 Käesolev kord reguleerib Konkurentsiameti (edaspidi ameti) teenistujate teenistusalaste lähetuste (sh koolituslähetuste) (edaspidi lähetuste) korraldamist ja aruandlust. Justiitsministeeriumi valitsemisala allasutusena osutab ametile finantsarvestust, sh teenistuslähetuste arvestust Riigi Tugiteenuste keskus (edaspidi RTK). 1.1.2 Teenistuslähetuseks loetakse teenistuja suunamist ameti peadirektori või teenistuse juhataja korraldusel kindlaksmääratud ajavahemikus teenistusülesande täitmisele või tööalasele enesetäiendamisele väljapoole alalise teenistuskoha asukohta. Teenistuja lähetamine välisriiki loetakse välislähetuseks. 1.1.3 Teenistuslähetuste korraldamisel jälgitakse ressursside (rahalised vahendid, tööaeg jms) vastutustundlikku ja säästlikku kasutamist ning lähtutakse: 1.1.3.1 Vabariigi Valitsuse 19.12.2012 määrusest nr 112 „Ametniku teenistuslähetusse saatmise, lähetuskulude hüvitamise ning päevaraha maksmise tingimused ja kord ning päevaraha määr”1, 1.1.3.2 Vabariigi Valitsuse 25.06.2009 määrusest nr 110 „Töölähetuse kulude hüvitiste maksmise kord ning välislähetuse päevaraha alammäär, maksmise tingimused ja kord“2, 1.1.3.3 justiitsministri 25.11.2013 käskkirjast nr 110 „Valitsemisala juhi puhkuste kasutamise, koolitusel osalemise ja lähetusse saatmise ning lähetuskulude hüvitamise kord“3. 1.2 Teenistuslähetuste korraldamine 1.2.1 Peadirektor kinnitab teenistustele ning koostöö ja tugiteenuste osakonnale (sh peadirektor) lähetusteks (sh koolituslähetusteks) eelarve, mille kasutamist korraldab ja 1 https://www.riigiteataja.ee/akt/106022018012?leiaKehtiv 2 https://www.riigiteataja.ee/akt/129122015048?leiaKehtiv 3 https://www.just.ee/strateegilised-alusdokumendid#ministeeriumi-valits  2 selle mõistliku kasutamise eest vastutab teenistuse juhataja ning koostöö ja tugiteenuste osakonna puhul selle juht. 1.2.2 Teenistuslähetuste korraldamist koordineerib koostöö ja tugiteenuste osakonna (KTO) finants- ja haldusnõunik, kes vajadusel abistab teenistujaid lähetuste korraldamisel ning lähetusdokumentide vormistamisel. KTO finants- ja haldusnõunik annab teenistuste juhatajatele eelarve täitmise kohta teavet. 1.2.3 Teenistuslähetuste korraldamine, lähetuskorralduste vormistamine ja aruandlus toimub riigitöötajate iseteenindusportaali lähetuste moodulis (edaspidi portaal). 1.2.4 Lähetusvajaduse tekkimisel algatab lähetatav portaalis lähetuskorralduse ning võtab lähetuskulude eelarvestamiseks reisibüroodelt hinnapakkumised (nt transport, majutus, kindlustus). Mitmekesi samale üritusele minnes, kui sihtkoht, eesmärk ja lähetuse kuupäevad kattuvad, vormistatakse ühislähetus. Sel juhul põhiandmete vaheleht on lähetatavatel ühine, kulude vaheleht tuleb täita igal lähetataval eraldi ning kooskõlastusringile saadab samuti iga lähetatav ise. 1.2.5 Välislähetusted, kus osaletakse erialastel konverentsidel või foorumitel vormistatakse koolitus-lähetustena. Sel juhul tuleb lähetuskorralduse vormistamist alustada portaalis koolitusmoodulis. 1.2.6 Asutuse poolt keskselt korraldatud Eesti siseste lähetuste korral (nt suveseminar vms), kui lähetatavatel endil eraldi kulusid ei teki, vormistab KTO finants- ja haldusnõunik grupilähetuse. 1.2.7 Saadud pakkumised lisatakse portaali, täidetakse ära kulude eelarve vaheleht ning lähetuskorraldus edastatakse kooskõlastusringile. Pakkumises toodud hindade saadavuse tagamiseks teavitab teenistuja vastavat reisibürood valituks osutumise kohta eelbroneeringute tegemiseks. Ajakriitilistest broneeringutest informeerib lähetatav kooskõlastusringis olevaid isikuid. 1.2.8 Lähetuse korraldamisel tuleks eelistada kogu reisikorralduse (transport, majutus jms) võtmist ühelt pakkujalt, et tõrgete korral oleks võimalik operatiivselt tegutseda ja vajalikud reisikorralduslikud muudatused teha. 1.2.9 Kindlustus vormistatakse üldjuhul iga lähetuse korral eraldi. Kui aasta jooksul on lähetusi palju ja aastane kindlustus on soodsam siis võib vormistada aastase kindlustuse. 1.2.10 Juhul, kui lepinguliste reisibüroode hinnapakkumised on kallimad, kui muude turul olevate teenusepakkujate hinnad, siis on lubatud kasutada alternatiivset võimalust. Valikuotsuse tegemisel lähtutakse otstarbekuse ja säästlikkuse põhimõtetest. 1.2.12 Kui teenistujal järgneb lähetusele vahetult puhkus ja teenistuja soovib jääda lähetuse sihtkohta pikemalt, siis asutus hüvitab ühe transpordikuludest suuna hinna. Sama põhimõte on puhkuse eelnemisel lähetusele, kui teenistuja suundub lähetusse otse puhkuselt. 1.2.12 Erandkorras võib kaaluda sihtkohta jäämist nädalavahetuseks, kui kahe järjestikuse (nii samas kui ka erinevates sihtkohtades) lähetuse vahele jääb nädalavahetus. See toimub ainult lähetatava soovil. Nädalavahetust peaks töötaja kasutama puhkamiseks ja selle eest eraldi tasu ei maksta ning päevarahasid ega majutuskulusid ei kompenseerita,  3 väljaarvatud kui töötaja reisib nädalavahetusel algsest sihtkohast teise lähetuse sihtkohta. 1.2.13 Lähetatav märgib saadud info põhjal eeldatavad kulud lähetuskorraldusele ning lisab juurde summa muudeks lähetusega kaasneda võivateks kuludeks (transfeer, linnamaks, viisa jms) ning soovi korral avansi summa. Üldjuhul makstakse avanssi ettenähtud päevaraha ulatuses. Juhul, kui majutuse maksab lähetatav ise, siis võib suurendada avansi summat planeeritava majutuskulu ulatuses. 1.2.14 Kui lähetuskulusid hüvitatakse muu organisatsiooni poolt (nt Euroopa Komisjon) tehakse vastav märge lähetuskorraldusele. 1.2.15 Lähetuskorralduse kooskõlastab KTO finants- ja haldusnõunik ning kinnitab vastava teenistuse juhataja või peadirektor. Peale lähetuskorralduse kinnitamist informeerib lähetatav reisibürood reisikorralduslike dokumentide lõplikuks vormistamiseks (piletid, vautšerid, poliisid jms). 1.2.16 Reisibüroo väljastab arved ametile e-arvetena. Euroopa Komisjonilt vm organisatsioonilt kulu hüvitise taotlemiseks, küsib lähetatav selle arve reisibüroolt koos reisidokumentidega või KTO finants- ja haldusnõunikult. 1.2.17 Peadirektoriga tuleb välislähetus kooskõlastada juhul kui 1.2.17.1 lähetuse kogukulu, millest on maha arvatud Euroopa Komisjoni vm asutuse hüvitatav summa, on suurem kui 1000 eurot, või 1.2.17.2 lähetuse kestvus on rohkem kui 5 päeva (mineku ja tuleku päev kaasa arvatud), või 1.2.17.3 lähetuse sihtkoht on väljaspool Euroopa Liitu või Euroopa Majandusühendust. 1.2.18 Siselähetused kooskõlastab teenistuse juhataja suuliselt ning portaalis vormistatakse ning kooskõlastatakse lähetus juhul, kui sellega kaasnevad kulud transpordile, majutusele vms. Kulude hulka ei loeta ametiauto kasutamise kulusid (sh tankimist asutuse kütusekaardiga). 1.3. Teenistuslähetuste kulude hüvitamine ja aruandlus 1.3.1 Teenistuslähetusega seotud arvete menetlus toimub e-arvekeskkonnas. 1.3.2 Lähetataval on õigus taotleda ametilt lähetuskulude katteks avanssi, märkides vastava soovi portaalis lähetuskorralduse vormistamisel. 1.3.3 Lähetatava enda poolt tehtud lähetusega seotud kulud (nt majutus, transfeer lennujaama ja tagasi, linnamaks vms) hüvitatakse kulu tõendava dokumendi alusel. 1.3.4 Lähetuste puhul, kui ei ole võimalust, või ei ole mõistlik kasutada ühistransporti või ametiautot ning transpordiks kasutatakse isiklikku sõiduautot, siis hüvitatakse isikliku sõiduauto kasutamisega seotud otseselt seotud kulud (kütuse kulu) vastavalt ameti „Ametiautode kasutamise ja teenistusülesannete täitmisel isikliku sõiduauto kasutamise kulude hüvitamise korrale“. 1.3.5 Välislähetuses viibimise aja eest makstakse lähetuse päevaraha, riigisisese lähetuse puhul päevaraha ei maksta. Välislähetuste päevaraha määraks ameti teenistujatele on  4 tulumaksuseaduse § 13 lõike 3 punktis 1 sätestatud välislähetuse päevaraha maksuvaba piirmäär. 1.3.6 Kui lähetuskohas viibimise ajal tagatakse lähetatule tasuta toitlustamine, võib amet päevaraha määra vähendada kuni 70 protsenti. 1.3.7 Kui teenistujale maksab päevaraha muu isik või asutus ning vastav summa on väiksem kehtivast päevaraha määrast, maksab amet lähetatule puuduoleva osa. 1.3.8 Välislähetusse väljasõidu päeva eest makstakse teenistujale päevaraha, kui välisriiki suunduv sõiduk väljub vähemalt kolm tundi enne keskööd. Välislähetusest saabumise päeva eest makstakse päevaraha siis, kui saabumispäeva algusest (kell 00.00) on sõiduki saabumise ajaks möödunud vähemalt kolm tundi. 1.3.9 Teenistuslähetusest naasnud teenistuja vormistab portaalis lähetuskulude aruande kolme tööpäeva jooksul pärast lähetusest saabumist. Lähetuskorralduse baasil genereerib süsteem lähetuse aruande peale lähetuse lõppemisele järgnevaks päevaks 1.3.10 Lähetuskulude aruandesse märgitakse kulud, mis on makstud teenistuja poolt. Ameti poolt arvega tasutud kulud (nt majutus, sõidukulu, kindlustus, jne) kuvab süsteem aruandesse automaatselt. Lähetuskulude hüvitamisel arvestab süsteem muus valuutas tehtud kulutused eurodesse lähetusest saabumise päevale järgnenud tööpäeval kehtinud Euroopa Keskpanga päevakursi alusel või arvestatakse vastavalt valuutavahetust tõendaval dokumendil näidatud kursiga. 1.3.11 Aruandele lisatakse kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis lähetusega seotud dokumendid (pardakaardid, piletid, vajadusel hotelliarved, kindlustuspoliis jms). Kui pardakaarti ei ole võimalik lisada, siis selle asemel tuleb lisada reisibüroo poolt väljastatud e-pilet. 1.3.12 KTO finants- ja haldusnõunik kontrollib kuludokumentide olemasolu ja võrdleb summasid aruandes esitatuga ning kooskõlastab aruande. Kui hüvitamiseks esitatud kulud erinevad olulisel määral lähetuskorraldusega kinnitatud kulude eelarvest, informeerib KTO finants- ja haldusnõunik vastava teenistuse juhatajat või peadirektorit, kes teeb otsuse kulude hüvitamise kohta. Aruande kinnitab teenistujatel vastava teenistuse juhataja, teenistuse juhataja aruande kinnitab peadirektor. 1.3.13 RTK arvestab teenistujale makstud avansi ja tegelikult tehtud kulutuste vahe ning hüvitatakse tehtud ülekulu. Liigselt saadud avansiraha maksab teenistuja ametile tagasi viie tööpäeva jooksul. 2. Teenistuslähetuste korra asjakohasuse eest vastutab KTO finants- ja haldusnõunik. 3. Tunnistan kehtetuks Konkurentsiameti peadirektori 12.veebruari 2018. a käskkirja nr 1.1-2/18-006 punkti nr 1 „Kinnitan Konkurentsiameti teenistuslähetuste korra“. (allkirjastatud digitaalselt) Evelin Pärn-Lee Peadirektor